La gestión de los equipos informáticos va más allá de su compra y mantenimiento, involucra también la pérdida de su valor con el paso del tiempo -es decir, la depreciación de los activos-.
Este cálculo favorece un enfoque mucho más estratégico de la Gestión de Activos de IT (ITAM), especialmente para los departamento que manejan un vasto inventario de hardware.
Sin embargo, el cálculo manual de la depreciación de los equipos lleva mucho tiempo y es propenso a errores, por lo que resultan fundamentales las soluciones automatizadas.
En este artículo, exploraremos el concepto, por qué es esencial, cómo calcular la depreciación de un equipo automáticamente y la forma en que InvGate Asset Management puede ayudarte en el proceso para mejorar la precisión y ahorrar tiempo. En este punto, te guiaremos paso a paso para que saques el máximo provecho en tus esfuerzos de presupuestación de IT.
Así que comencemos
¿Qué es la depreciación de los activos?
La depreciación de los activos físicos es la reducción gradual de su valor a lo largo de su vida útil. Es decir que a medida que estos elementos se utilizan, su valor disminuye. Dicho cálculo es esencial para que las empresas mantengan registros financieros precisos, cumplan las normativas fiscales y planifiquen futuros presupuestos.
La depreciación es importante especialmente en el hardware informático, desde computadoras y servidores hasta impresoras y equipos de red. Por lo tanto, representa una parte fundamental de la Gestión de Activos de Hardware.
Al distribuir el costo de un activo a lo largo de su vida útil, las empresas pueden ajustar el gasto a los ingresos que genera dicho activo.
Métodos para calcular la depreciación
Para calcular la depreciación es posible usar algunos de los siguientes métodos:
- Depreciación lineal:
Es el más sencillo y utilizado. Asume que un activo perderá su valor de manera uniforme a lo largo de su vida útil.
Ejemplo: una empresa compra un servidor por 10.000 dólares. Espera utilizarlo durante 5 años y calcula que al final saldrá 1.000 dólares. Es decir, que cada año, el servidor pierde 1.800 dólares de valor. Entonces, al cabo de 5 años, el servidor estará totalmente amortizado.
- Saldo decreciente:
Acelera la depreciación, lo que significa que un activo pierde más valor los primeros años de su vida. Este método refleja la idea de que muchos equipos pierden valor más rápidamente cuando son nuevos.
Ejemplo: una organización compra un conjunto de laptops por 15.000 dólares con una tasa de depreciación del 40%. En el primer año, pierden 6.000 dólares; en el segundo, 3.600 dólares, etc.
- Unidades de producción:
Vincula la depreciación al uso real del activo o a los niveles de producción, en lugar de al tiempo. Es útil especialmente para los equipos cuyo desgaste está más relacionado con su utilización.
Ejemplo: una empresa adquiere una impresora de red por 5.000 dólares y espera que imprima 100.000 páginas a lo largo de su vida útil. Si la impresora imprime 20.000 el primer año, pierde 1.000 dólares de valor ese año. Si imprime 30.000 el segundo año, pierde 1.500 dólares.
En conclusión, cada método tiene sus propias aplicaciones y ventajas. La elección del más adecuado depende del tipo de activo y de los objetivos financieros de la empresa.
Las 9 etapas para gestionar el ciclo de vida de los activos de IT
6 ventajas de calcular la depreciación de los equipos de IT
Desde beneficios financieros hasta el cumplimiento de las normativas, el cálculo del valor de depreciación de los equipos informáticos conlleva múltiples ventajas, que enumeramos a continuación.
1. Precisión de los informes financieros
Los equipos tecnológicos constituyen una parte importante de los activos de una empresa. Por lo tanto, el cálculo de su depreciación garantiza que el balance refleje el valor actual de esos aparatos, lo cual es crucial para realizar una Gestión Financiera de IT más eficiente.
Cuando se registra la depreciación con precisión, los informes financieros muestran una imagen real del valor de los activos, los gastos y la rentabilidad a lo largo del tiempo.
2. Mejor planificación presupuestaria
La información sobre la depreciación de un activo ayuda a las organizaciones a planificar mejor las sustituciones o actualizaciones, asignar el presupuesto de IT para futuras compras y evitar gastos inesperados.
Así, estas previsiones permiten proyectar con antelación grandes inversiones de capital, evitando interrupciones en las operaciones causadas por equipos obsoletos.
3. Beneficios fiscales
Muchas autoridades fiscales habilitan a las empresas a deducir la depreciación como gasto y reducir los ingresos imponibles.
Por lo tanto, un seguimiento preciso de la depreciación puede suponer un importante ahorro fiscal.
Sumado a esto, la automatización garantiza que las deducciones se apliquen correctamente sin tener que hacer los cálculos manuales.
4. Optimización de la Gestión del Ciclo de Vida
Los equipos tecnológicos suelen seguir un ciclo de vida predecible, desde su adquisición hasta su eventual sustitución. El cálculo de la depreciación ayuda a controlar en qué punto del ciclo se encuentran los activos.
Esos datos pueden influir en la decisión de reparar o sustituir el aparato, por lo que ayudan a tomar decisiones informadas que se alineen con los objetivos empresariales.
Además, tener el dato de cuándo se acerca al final de su vida útil garantiza que sean reemplazados o actualizados antes de que se conviertan en pasivos, minimizando el tiempo de inactividad y maximizando la productividad.
InvGate Asset Management: Cómo calcular la depreciación de un equipo automáticamente
Luego de profundizar en la forma en que esta práctica es capaz de mejorar completamente tus esfuerzos de ITAM, es hora de aprender a automatizarla con InvGate Asset Management.
Pero ¿cómo calcular la depreciación de un equipo automáticamente? La herramienta lo hace en tiempo real en base a reglas personalizadas. Incluso es posible configurar alertas para que te notifiquen cuando el valor de un activo alcanza un umbral específico de modo de tomar medidas al respecto.
Veamos cómo se hace.
1. Inicia sesión y accede a los ajustes de depreciación
Para comenzar el proceso, inicia sesión en InvGate Asset Management con una cuenta de Administrador, la cual te asegura el acceso a todas las funciones y configuraciones del sistema.
Una vez adentro, cliquea en Configuración > Activos > Depreciación para ingresar al panel de configuración donde se crean y administran las reglas de depreciación.
2. Crea una nueva regla de depreciación
InvGate Asset Management permite configurar reglas personalizadas que calcularán automáticamente la depreciación de los equipos informáticos. Estas reglas son flexibles y pueden adaptarse a tipos de activos, períodos de depreciación y métodos específicos.
Para empezar, accede a los Ajustes de Depreciación y añade una nueva regla en función de los siguientes factores:
- Tipo de activo y fabricante: especifica si se trata de computadoras, servidores, etc. También cabe la opción de limitarla a un fabricante concreto. Esta flexibilidad garantiza un seguimiento preciso de activos con diferentes ciclos de vida.
- Método de amortización: elige cómo disminuirá el valor del activo a lo largo del tiempo. El lineal, que distribuye uniformemente la depreciación a través de su vida útil, es la alternativa por defecto, siendo ideal para un seguimiento sencillo y predecible.
- Período de depreciación: decide cuándo comenzará, si a partir del año o mes de adquisición o disponibilidad. La mayoría de las empresas optan por iniciarla en el momento de la compra, que puede ajustarse en función de tus necesidades.
- Vida útil del activo: por ejemplo, las computadoras se fijarían en cinco años, reflejando los ciclos típicos de sustitución.
- Reescribir el valor actual del activo con la nueva regla de depreciación: es útil especialmente cuando se actualiza la depreciación para un inventario de activos existente.
Ten en cuenta que para calcular su precio actual, el activo debe tener configurado el precio y la fecha de adquisición, así como el valor residual.
Una vez configuradas, InvGate aplica automáticamente las reglas, actualizando los valores de depreciación en tiempo real. También puedes reordenar dichas reglas para asegurar de que se aplican en la secuencia correcta, lo cual implica que el proceso es aún más adaptable.
Cabe aclarar que si estás añadiendo nuevos activos o editando en bloque los existentes, el cálculo de la depreciación se realizará durante la siguiente tarea programada (que se ejecuta cada hora). De este modo, el sistema siempre calcula valores de depreciación actualizados.
3. Automatización de alertas de depreciación de los activos
InvGate Asset Management permite enviar alertas automáticamente cuando se cumplen determinadas condiciones. Esto es clave para actuar sobre la depreciación a tiempo.
Por ejemplo, puedes configurar el envío de una notificación cuando el valor de un activo cae por debajo de un determinado umbral, por ejemplo, el 50% de su precio de compra original. De este modo, te aseguras estar al tanto de los equipos que deban sustituirse en breve.
Veamos cómo configurar una alerta por correo electrónico:
- Cliquea en Configuración > Activos > Automatizaciones y luego en la opción para crear una nueva regla.
- Nombra la automatización y proporciona una breve descripción para aclarar su propósito. Por ejemplo, llámala “Alerta de Depreciación - Valor del activo por debajo del 50%”.
- Selecciona el activador “Precio Actual del Activo Actualizado”. Esto asegura que la regla se activará siempre que el cálculo de depreciación actualice el precio actual de un activo.
- Configura la regla de acción para cuando el precio actual del activo sea inferior o igual al 50% de su precio de compra original y así se produzca la acción.
- Cliquea la acción “Enviar Correo Electrónico” para que el sistema mande una notificación cada vez que se cumpla esta condición, tanto al equipo financiero como a los gestores de activos. De este modo, sabrán que determinados activos se acercan al final de su vida útil o que pronto tendrán que ser sustituidos.
Estas herramientas de automatización añaden una capa de eficiencia al sistema, permitiendo a los departamentos de IT y a los equipos financieros mantenerse informados sobre el estado de depreciación de los activos en tiempo real.
Conclusión
El cálculo de la depreciación de los equipos informáticos es una parte vital del mantenimiento de registros financieros precisos que permite una planificación adecuada para el futuro.
La automatización de dicho proceso ahorra tiempo y aumenta la precisión, es decir, facilita a los equipos de IT y de finanzas un trabajo conjunto más eficiente.
Eso hace InvGate Asset Management a través de varias funciones clave como las siguientes:
- Cálculos en tiempo real: garantizan valores precisos de los activos.
- Reglas personalizadas: ofrecen flexibilidad basada en el tipo de activo y el fabricante.
- Automatización: elimina el seguimiento manual, lo cual implica una reducción de los errores y un ahorro del tiempo.
- Integración con los sistemas financieros: mantiene la coherencia de los datos en todas las plataformas.
- Reportes: preparados para auditorías, lo que simplifica las revisiones financieras.
- Soporte presupuestario y fiscal: ayuda a prever los gastos y simplifica la declaración de impuestos.
En conclusión, la función de cálculo de depreciación en tiempo real de InvGate Asset Management ofrece una manera flexible y personalizada de gestionar dicha tarea automáticamente. Y lo mejor es que es posible acceder de inmediato a nuestra prueba gratuita
