Una eficaz Gestión de Activos Fijos es crucial para mantener la precisión financiera, la eficacia operativa y el cumplimiento de la normativa.
Dicha práctica puede ser ejecutada por un Software de Control de Activos Fijos, una poderosa herramienta para ayudar a las organizaciones a rastrear, mantener y optimizar sus inversiones a largo plazo.
Este artículo explora los beneficios, características y consideraciones de implementar esta solución en tu empresa.
¿Qué son los activos fijos?
Antes de entrar de lleno en el software, recapitulemos brevemente qué son los activos fijos y por qué son importantes. Se trata de recursos tangibles a largo plazo que una empresa posee y utiliza en sus operaciones.
Algunos ejemplos son:
- Edificios y propiedades.
- Maquinaria y equipos.
- Vehículos.
- Mobiliario y enseres.
- Equipos informáticos.
- Terrenos.
Los activos fijos son cruciales en las operaciones y los informes financieros de una empresa. Además, representan inversiones significativas que generan valor durante largos períodos, a menudo años o décadas.
La gestión adecuada de estos activos es esencial para:
- Crear reportes financieros precisos.
- Garantizar el cumplimiento y la optimización fiscal.
- Planificar y presupuestar el mantenimiento.
- Contar con la cobertura de seguros.
- Tomar decisiones estratégicas.
Obstáculos de la Gestión de Activos Fijos manual
Tradicionalmente, muchas empresas confiaron en métodos manuales u hojas de cálculo básicas para realizar el seguimiento de sus activos fijos. Aunque estos enfoques pueden funcionar en organizaciones muy pequeñas, rápidamente se vuelven inadecuados a medida que éstas crecen.
Algunos de los obstáculos habituales de la Gestión de Activos Fijos manual son:
- Errores e incoherencias en la captación de los datos.
- Dificultades para rastrear la ubicación y los movimientos de los activos.
- Cálculos de depreciación ineficaces.
- Falta de visibilidad en tiempo real del estado de los mismos.
- Deficiencias para mantener registros de auditoría.
- Lentitud en los procesos de elaboración de informes.
- Obstáculos para cumplir con la normativa cambiante.
Estos problemas pueden provocar imprecisiones financieras, ineficiencias operativas e incluso el incumplimiento de la normativa. Entonces aquí es donde entra en juego el Software de Control de Activos Fijos.
Gestión de Costes: definición, beneficios y herramientas
Definición del Software de Control de Activos Fijos
El Software de Control de Activos Fijos es una herramienta especializada diseñada para ayudar a las empresas a realizar un seguimiento, gestión y reportes sobre sus activos fijos a lo largo de su ciclo de vida.
Esta solución automatiza muchas de las tareas asociadas a la Gestión de Activos, desde su adquisición y depreciación hasta su eliminación.
Principales características de las soluciones para gestionar activos fijos
Aunque las características pueden variar entre las diferentes soluciones de software, los sistemas de Gestión de Activos fijos más robustos incluyen las siguientes capacidades:
- Seguimiento de activos: mantiene un inventario detallado con información importante, como la fecha de compra, el costo, la ubicación y el usuario asignado.
- Cálculo de la depreciación: automatiza el proceso utilizando varios métodos (lineal, degresivo, etc.) y de acuerdo con diferentes normas contables.
- Integración de códigos de barras y RFID: permite etiquetar y escanear los activos, facilitando el recuento del inventario físico y los movimientos de dichos activos.
- Programa de mantenimiento: realiza un seguimiento del historial de esta tarea y programa las que ejecutará a futuro para prolongar la vida útil de los activos y evitar averías inesperadas.
- Reportes y análisis: genera informes personalizados sobre el estado de los activos, la depreciación y otras métricas clave para apoyar la toma de decisiones y el cumplimiento.
- Capacidades de integración: se conecta con otros sistemas empresariales como ERP, software de contabilidad y plataformas de adquisición para un flujo de datos sin fisuras.
- Registro de auditoría: mantiene un historial detallado de todas las transacciones y cambios relacionados con fines de cumplimiento y auditoría.
- Compatibilidad con varias ubicaciones: gestiona activos en múltiples sitios, departamentos o filiales.
- Campos personalizados: permite a los usuarios añadir estos campos para captar información de activos específica de la organización.
Ventajas de implementar una solución de Gestión de Activos Fijos
La adopción de un Software de Control de Activos Fijos aporta numerosas ventajas a una organización, como las siguientes:
- Mayor precisión: al automatizar el ingreso de datos y los cálculos, se reducen los errores humanos y se garantizan registros coherentes y exactos.
- Ahorro de tiempo: los procesos automatizados de depreciación, elaboración de reportes y seguimiento son más ágiles en comparación con los métodos manuales.
- Más visibilidad: los tableros y reportes en tiempo real proporcionan información instantánea sobre el estado, la ubicación y el valor de los activos.
- Mejor cumplimiento: la compatibilidad integrada con diversas normas contables y regulaciones fiscales ayuda a garantizar el acatamiento y a reducir los riesgos de auditoría.
- Ahorro de costos: un mejor seguimiento puede evitar compras innecesarias, optimizar los programas de mantenimiento e identificar los activos infrautilizados.
- Toma de decisiones informada: los datos y análisis exhaustivos permiten acceder a mejores determinaciones sobre compras, actualizaciones y eliminaciones.
- Aumento de la productividad: los procesos optimizados y el acceso móvil ayudan al personal a trabajar de forma más eficiente y a centrarse en tareas estratégicas.
- Uso más eficiente de los activos: una mejor visibilidad contribuye a maximizar el valor de las inversiones.
- Mayor seguridad: los sólidos controles de acceso y los registros de auditoría refuerzan la protección de la información sensible de los activos y permiten realizar un seguimiento de cualquier cambio.
- Escalabilidad: a medida que la organización crece, el software es capaz de acomodar fácilmente un número creciente de activos así como de responder a las necesidades de gestión más complejas.
Opciones de software para gestionar activos fijos
InvGate Asset Management
Visión general: InvGate Asset Management es una herramienta versátil de Gestión de Activos de IT que brinda a las organizaciones una visión unificada de su inventario, con activos informáticos y no informáticos.
Para configurar los fijos, puedes:
- Utilizar categorías de activos pre-creadas o generar otras personalizadas.
- Añadir activos manualmente a través de la interfaz.
- Importar datos desde archivos CSV.
Para maximizar sus funciones, comienza por configurar tus categorías para que coincidan con las necesidades de tu organización. Luego, importa la información de activos existentes o ingrésala manualmente (implementa códigos QR para identificarla fácilmente).
¡Pero no termina aquí! Luego de tener tu inventario completo, puedes crear informes personalizados sobre los activos fijos. InvGate trata de una herramienta de gran valor para los procesos de toma de decisiones, ya que ayuda a comprender su uso, depreciación, necesidades de mantenimiento y más.
InvGate Asset Management integra los datos de depreciación en los registros, permitiendo ver tanto el costo original como el valor contable actual de cada activo. Esta información es particularmente importante para los reportes financieros, los impuestos y la toma de decisiones sobre posibles reemplazos o actualizaciones. También puedes realizar estimaciones anuales de la depreciación.
Asset Panda
Visión general: con una interfaz fácil de usar y adecuada para empresas de todos los tamaños, Asset Panda ofrece soluciones personalizadas de seguimiento de activos, que proporciona información en tiempo real sobre su gestión y todo el ciclo de vida.
Funciones: el software incluye escaneado de códigos de barras para un rastreo eficiente de los activos, campos personalizados para adaptarse a las necesidades específicas de la empresa y acceso remoto para la gestión sobre la marcha. También ofrece programación de mantenimiento, seguimiento de reparaciones y la posibilidad de realizar inspecciones directamente desde la aplicación. Su API abierta permite la integración con los sistemas existentes, mejorando su funcionalidad.
IBM Maximo
Visión general: IBM Maximo es una solución líder de Gestión de Activos adaptada a las grandes empresas, diseñada para administrar el ciclo de vida completo. Esto implica la posibilidad de realizar un mantenimiento predictivo, mejorando el rendimiento y reduciendo el tiempo de inactividad.
Funciones: gestión de inventarios, seguimiento de actividades, códigos de barras, capacidades RFID y programación del mantenimiento preventivo son algunas de sus opciones. La plataforma también proporciona análisis avanzados para ayudar a las organizaciones a tomar decisiones informadas sobre la Gestión de Activos. Su escalabilidad e integración con varios sistemas empresariales la convierten en una opción sólida para necesidades complejas.
AssetCloud de Wasp
Visión general: AssetCloud by Wasp es una solución de Gestión de Activos que proporciona visibilidad. Destinada a empresas de distintos tamaños, es particularmente eficaz para aquellas que buscan mantener el control sobre su inventario.
Funciones: seguimiento de equipos, gestión de fondos, informes detallados de rendición de cuentas, escaneado de códigos de barras para una identificación y seguimiento precisos de los activos y herramientas de administración del mantenimiento. Además cuenta con una interfaz fácil de usar y opciones flexibles de despliegue, por lo cual es accesible para las empresas que buscan mejorar sus procesos de Gestión de Activos.
Cómo elegir el software adecuado
La selección del Software de Control de Activos Fijos para tu organización requiere una cuidadosa consideración de ciertos factores que presentamos a continuación:
- Tamaño y sector de la empresa: la solución debe ser adecuada para la escala de tu organización y los requisitos específicos de la industria.
- Facilidad de uso: la interfaz tiene que ser intuitiva para que tu equipo pueda aprender y adoptarla rápidamente.
- Opciones de implementación: decide entre plataformas basadas en la nube u on-premises en función de tu infraestructura de IT y tus necesidades de seguridad.
- Capacidades de integración: comprueba si el software se anexa con tus sistemas existentes, como soluciones de contabilidad o ERP.
- Opciones de personalización: evalúa su flexibilidad para adaptarla a tus procesos y requisitos específicos de Gestión de Activos.
- Capacidad de elaboración de reportes: el software debe poder generar los tipos de informes que tu organización necesita para fines de administración y cumplimiento.
- Asistencia y formación: considera el nivel de asistencia al cliente y los recursos de capacitación proporcionados por el proveedor.
- Precio y retorno de la inversión: estudia el coste total de propiedad, incluidos los gastos de implementación, formación y mantenimiento, en relación con los beneficios esperados.
- Escalabilidad: elige una solución capaz de crecer con tu organización y adaptarse a los requerimientos futuros.
Mejores prácticas para la implementación
La puesta en marcha de un Software de Control de Activos Fijos requiere una planificación y ejecución cuidadosas. Estas son algunas de las mejores prácticas a tener en cuenta para tal propósito:
- Realiza un inventario exhaustivo de los activos: antes de la implementación, haz dicha tarea para garantizar la exactitud de los datos iniciales.
- Limpia y estandariza la información: revisa los datos de los activos existentes, estableciendo convenciones de nomenclatura y formatos coherentes.
- Define procesos claros: documenta los procedimientos de Gestión de Activos y la forma en que se reflejarán en el nuevo sistema.
- Ofrece una formación adecuada: todos los usuarios deben recibir capacitación sobre el nuevo software para maximizar su adopción y eficacia.
- Empieza con una prueba piloto: considera la posibilidad de implementar la solución en un departamento o ubicación antes de extenderla a toda la empresa.
- Revisa y actualiza periódicamente: establece un calendario para examinar y poner al día en forma frecuente la información de los activos con el fin de mantener su exactitud.
- Aprovecha la experiencia del proveedor: colabora estrechamente con tu prestador de software para aprovechar su conocimiento y mejores prácticas.
El futuro del Software de Control de Activos Fijos
A medida que la tecnología continúe evolucionando, es probable que el Software de Control de Activos Fijos incorpore funciones más avanzadas. Estas son las perspectivas:
- Inteligencia Artificial (IA) y Aprendizaje Automático: estas tecnologías podrían mejorar las capacidades de mantenimiento predictivo y automatizar procesos de toma de decisiones más complejos.
- Integración con Internet de las Cosas (IoT): conectar los activos directamente al sistema de gestión proporcionaría datos en tiempo real sobre el uso, el rendimiento y las necesidades de mantenimiento.
- Blockchain: permitiría crear registros más seguros y transparentes de las transacciones y la propiedad de los activos.
- Análisis avanzados: estas herramientas podrían brindar una visión más profunda del rendimiento y la utilización de dichos activos.
Conclusión
El Software de Control de Activos Fijos se convirtió en una herramienta indispensable para las organizaciones que buscan optimizar el seguimiento de dichos activos, mantener registros financieros precisos y tomar decisiones informadas sobre sus valiosos recursos. La automatización de muchas de las complejas tareas asociadas permite ahorrar tiempo, reducir errores y proporcionar información que impulse el rendimiento empresarial.
Al igual que con cualquier inversión tecnológica importante, la elección e implementación de la solución adecuada requiere una cuidadosa consideración de las necesidades y objetivos específicos de tu organización.
Con un sistema robusto para gestionar los activos fijos, las empresas pueden asegurarse de que están obteniendo el máximo valor de sus inversiones a largo plazo y posicionarse para el crecimiento sostenible y el éxito.
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