Las reuniones son un mal necesario en cualquier lugar de trabajo. Pueden ser largas, tediosas y a menudo improductivas. Pero la reunión post mortem (PM) es diferente: es una de las más valiosas de una organización orientada al servicio.
La reunión post mortem constituye una parte esencial del conjunto de herramientas de cualquier gerente de proyectos, ya que ofrece la oportunidad de reflexionar sobre qué funcionó bien y qué podría mejorarse a futuro.
Cuando se hacen correctamente, estos encuentros permiten garantizar que se aprendan sobre los acontecimientos y, a su vez, que los proyectos venideros se beneficien de la sabiduría colectiva del equipo.
Sin embargo, organizar una reunión post mortem eficaz no siempre es fácil. En las próximas líneas vamos a explorar algunos conceptos clave, consejos y trucos sobre el tema. También proporcionaremos plantillas que puedes utilizar para asegurarte de que tu encuentro de ese tipo sea lo más productivo posible.
Así pues, empecemos.
¿Qué es una reunión post mortem?
Una reunión post mortem se celebra al final de un proyecto (en la fase de cierre) para comprender qué funcionó y qué no, qué aportó valor y qué puede mejorarse. También es posible celebrarla después de incidentes importantes o cambios fallidos para analizar todo el proceso.
El resultado de la reunión es una lista de aquello que estuvo bien para poder repetir o planificar, así como una nómina de oportunidades de mejora para seguir y gestionarse en un registro de mejora continua.
A veces las reuniones post mortem se tratan como un ejercicio donde se marcan casilleros, pero representan mucho más que eso. Si se aprovechan con eficacia, es posible obtener lo siguiente:
- Destacar las oportunidades de mejora para futuros proyectos
- Hacer que las buenas prácticas de trabajo y las acciones de despliegue sean repetibles (y automatizadas cuando sea posible)
- Ayudar a lograr una comunicación eficaz
- Aumentar la moral del equipo
- Permitir a las partes interesadas obtener un cierre.
¿Cómo preparar una reunión post mortem?
Como en todas las actividades de un proyecto, la clave es estar organizado y bien preparado. Aquí algunas sugerencias para garantizar que la reunión post mortem se desarrolle con éxito.
1. Crear una cultura de apoyo
A menudo las personas que participan en las reuniones post mortem pueden sentirse incómodas porque esperan que los acusen o culpen, tras un proyecto complejo o exigente. Por lo tanto, inculca una cultura para que esos encuentros sean seguros y no una caza de brujas.
Además, la reunión post mortem debe ser tratada como parte del ciclo de vida del proyecto y como requerimiento para que éste se cierre correctamente, por eso es necesario que sea planificada.
Piénsalo así: quieres entender qué salió bien y, si algo fue mal, cuál ha sido la causa principal, cómo se solucionó y cómo podría evitarse que vuelva a ocurrir.
Eso es todo. Haz que lo bueno se pueda repetir y trata de encontrar formas de abordar lo que no es ideal para que la gente no siga cometiendo los mismos errores.
2. Identificar las áreas clave
Recoge información de los sistemas de control que tengas instalados, así como de los registros, la documentación y los aportes de las personas que participaron o se vieron afectadas por el incidente. Una vez que tengas todos los datos, empieza a identificar qué partes del proceso deben examinarse más detenidamente. Esto podría incluir de todo: desde el desencadenante inicial hasta los pasos dados para mitigar los problemas.
3. Utilizar un cuestionario para dar forma a la agenda
Envía una encuesta o cuestionario antes de la reunión post mortem. De este modo, los asistentes presentarán allí sus ideas y las conclusiones más importantes. Considera la posibilidad de que el sondeo sea anónimo, ya que a menudo ayuda a que los miembros del equipo sean más honestos con sus comentarios.
4. Crear un orden del día
Asegúrate de que se envíen con suficiente antelación a la sesión para que los equipos tengan tiempo suficiente para leer y considerar las notas. Un plan bien elaborado también garantizará que todos sepan qué se espera de ellos.
5. Establecer las reglas básicas
Una vez establecidas estas reglas básicas, ya estás listo para comenzar la reunión post mortem:
- Asegúrate de que el director del proyecto esté presente y de que todos sepan quién es.
- Reitera que la reunión post mortem es un espacio seguro para que todos sean escuchados.
- Deja claro que no habrá acusaciones y que el objetivo es concentrarse en el proceso y no en las personas.
- Explica qué ocurrirá durante la reunión y cuál es el papel de cada uno.
- También puedes imponer límites para evitar las distracciones, como prohibir el uso de teléfonos, computadoras y otras tecnologías.
Cómo dirigir una reunión post mortem
El objetivo de la reunión post mortem es evaluar de forma constructiva qué consiguió el equipo del proyecto y qué aspectos hay que mejorar. A continuación se indican seis pasos básicos para tener en cuenta al organizar el encuentro.
1. Tener un facilitador/moderador
Establece un facilitador o moderador antes de la reunión para asegurarte de que los asistentes se ciñen al orden del día y los debates se mantienen en el buen camino. No tiene por qué ser un alto directivo o director de proyecto, pero debe sentirse cómodo en su rol y garantizar que la discusión sea positiva y se centre en los resultados.
2. Propósito
Cuando dirijas la reunión post mortem, tómate unos minutos para reiterar el propósito de la misma y las reglas básicas que has acordado en la fase de preparación. Esto ayudará a que todo el mundo esté en sintonía y entienda qué se espera de ellos. Además, servirá para recordar el motivo por el que están reunidos: aprender de los errores del pasado y mejorar los proyectos futuros.
3. Recapitular
Tras dar la bienvenida y presentar el objetivo de la reunión, recapitula los aspectos más destacados del proyecto y qué se propuso lograr el equipo.
El resto de la reunión servirá para examinar el proyecto en detalle.
4. Resultados
Analiza los resultados del proyecto en relación con los parámetros y objetivos acordados. De este modo, el equipo se centrará en dichos objetivos para mantener un tono constructivo.
5. Mejoras
Repasa cada paso del proyecto y pregunta a tu equipo qué funcionó y qué podría mejorarse a futuro. Si algo se destaca como una buena práctica, entonces ¡brillante!: añádela a cualquier modelo de cambio del proyecto para automatizarlo o facilitar su uso la próxima vez.
Si algo no tuvo éxito o, peor aún, alguna cosa se rompió generando defectos o incidentes a través de tu service desk, entonces analiza lo sucedido, descubre la causa raíz y busca formas de evitar que se repita.
6. Aspectos positivos
Basándote en la sección anterior, toma los aspectos positivos y las lecciones aprendidas y documéntalos en las notas de la reunión o en un registro de mejoras, para poder priorizarlos, comunicarlos y actuar en consecuencia.
Consejos y buenas prácticas
Aun con toda la planificación del mundo, la reunión post mortem requiere de ciertas cuestiones para que resulte exitosa. He aquí algunas de nuestras sugerencias:
Cuida a tu gente
Aprovecha la reunión de planificación como una oportunidad para verificar el estado de tu equipo. La pandemia fue un período especialmente complicado para el trabajo y la entrega de proyectos, así que, ante todo, comprueba que tu gente está bien.
Establece el tono
Si el proyecto en cuestión no resultó exitoso, tu equipo de proyecto puede sentirse estresado y presionado, por lo que el entorno no será propicio para una retroalimentación abierta y honesta. Si encabezas la reunión, la gente se guiará por ti, por lo que es esencial hacer que todos se sientan cómodos. El tono que debes establecer debe ser enérgico, eficiente y amable.
Mantén un ritmo dinámico
No hay nada peor que una reunión de proyecto de dos horas (especialmente los lunes por la mañana o los viernes por la tarde). Si sometes regularmente a la gente a encuentros maratónicos, se les acabará la paciencia y la buena voluntad. Incluso existe la posibilidad real de que alguien se quede dormido. Mantén un ritmo dinámico en estas citas.
Si alguien brinda una larga explicación y tienes la sensación de que no aporta nada, haz una pregunta para retomar el rumbo.
Ten en cuenta el tiempo de los asistentes
Algunos miembros de la reunión serán necesarios para opinar sobre todos los aspectos; por ejemplo, los jefes de proyecto y los arquitectos técnicos. Otros como los equipos técnicos y los proveedores externos serán requeridos para discutir solo algunas cuestiones. Traslada esos puntos del orden del día al principio de la reunión para que estos participantes discutan las acciones pertinentes y luego marcharse.
Asegúrate de que todo el mundo sea escuchado
Brinda la oportunidad a todos de aportar su voz a la sesión. Si bien siempre habrá colegas que expresen su opinión, hay que convocar al resto para que puedan compartir sus ideas.
Debes ser honesto con tus comentarios
En una reunión post mortem es esencial ser honesto con los comentarios. Esto significa que debes evitar elogiar o tratar de excusar los problemas producidos. Por el contrario, tendrás que ser abierto y sincero sobre las cuestiones que te han satisfecho y las que podrían haber ido mejor.
Cierra el círculo
El objetivo de la reunión post mortem es examinar la prestación de servicios en términos de resultados para el cliente. Utiliza las conclusiones de este encuentro para añadirlas a un registro de mejora continua o a un rastreador de proyectos en el que se describen los resultados clave y los puntos de acción para futuros proyectos y entregas.
Documenta todo
Asegúrate de documentar todo el proceso post mortem de principio a fin. Esto no sólo será útil para futuras referencias, sino que también puede ayudar a mejorar el propio proceso con el tiempo.
10 preguntas para una reunión post mortem que debes tener a mano
A veces, la reunión post mortem fluye, pero siempre es bueno contar con algunas preguntas fijas para añadir orden y estructurar mejor el encuentro. Aquí, algunas de ellas:
- ¿Qué crees que funcionó bien?
- ¿Qué crees que se puede mejorar?
- Si pudieras hacer algo diferente, ¿qué harías?
- ¿Tenemos las herramientas y el apoyo necesarios?
- ¿Cumplimos todos los plazos del proyecto?, ¿Hubo algún fallo?
- ¿Hemos conseguido todos los objetivos?
- ¿Nos hemos ajustado al presupuesto del proyecto? Si hubo un exceso de gasto, ¿qué lo causó? ¿hay algo que pueda hacerse para evitarlo la próxima vez?
- ¿Trabajamos de acuerdo con las mejores prácticas?
- ¿Quedó el cliente satisfecho con nuestro trabajo y el resultado del proyecto?
- ¿Qué podríamos hacer de forma diferente para mejorar la gestión de la experiencia o CX la próxima vez?
Reflexiones finales
La reunión post mortem es una parte importante del cierre de un proyecto. Si se hace bien, puedes promover las mejores prácticas y formalizar los planes de mejora. Al programar un encuentro de este tipo, te comprometes a optimizar el rendimiento del proyecto en el futuro y a ofrecer resultados más convenientes a tus clientes.
Para preparar una reunión post mortem, hay algunas cosas clave que debes hacer:
- Asegúrate de tener un objetivo claro para la reunión. ¿Qué esperas conseguir?
- Reúne datos y comentarios de todas las partes relevantes. Esto incluye a los miembros del equipo, las partes interesadas y los clientes.
- Prepárate para compartir con el grupo tus conclusiones y las soluciones propuestas.
- Deja tiempo para el debate y el diálogo abierto. Debes prepararte para escuchar las diferentes perspectivas y abordar las preocupaciones.
- Ten un plan de seguimiento y aplicación. ¿Qué pasos vas a dar para implementar las soluciones?
- Por último, no olvides documentar la reunión. Esto te ayudará a seguir el progreso y a asegurarte de que todo el mundo está en sintonía.
Siguiendo estos sencillos consejos, podrás asegurarte de que tu reunión post mortem sea productiva y exitosa.
Preguntas frecuentes
¿Cuál podría ser otro nombre para una reunión post mortem?
La reunión post mortem también se denomina reunión de revisión del proyecto, de cierre o "wash-ups". Asimismo, se conocen como revisiones posteriores a incidentes o a eventos.
¿Qué debe incluirse en una reunión post mortem del proyecto?
Debe incluirse lo siguiente:
- Orden del día
- Resumen/recapitulación
- Resultados
- Áreas de mejora
- Nuevas plantillas
¿Cómo se escribe un correo electrónico de invitación a una reunión post mortem?
Un buen correo electrónico de invitación a una reunión post mortem comunica el orden del día y establece el tono del encuentro. A continuación se indican algunas cuestiones que deben incluirse:
- El título y la referencia del proyecto (para evitar confusiones)
- El orden del día de la reunión
- La lista de asistentes
- Los detalles logísticos, como los horarios, los breaks, el lugar físico o el enlace virtual.
¿Cómo se inicia una reunión post mortem?
En pocas palabras, brinda la bienvenida a los asistentes y agradéceles su tiempo. Recuerda las normas básicas, haz un breve resumen del proyecto y, a continuación, repasa el orden del día y la lista de preguntas. Es fácil.
