En la gestión de proyectos puede ser fácil cometer errores. Hay muchas partes móviles en términos de tareas y personas a las que hacer seguimiento y, si estás en TI, a menudo encontrarás que hay una gama de tecnologías con las que podrías estar lidiando.
Si bien no hay dos proyectos iguales, los problemas que se enfrentan y el impacto que tienen a menudo son bastante similares. E incluso los gerentes de proyectos senior pueden cometer errores cuando se enredan en un proyecto grande y complejo o cuando se enfrentan a múltiples solicitudes de cambio.
Para ayudar, hemos creado una lista de seis errores que los gerentes de proyecto comúnmente cometen y cómo pueden evitarse.
1. Falta de recursos y habilidades
Un déficit en los recursos necesarios para un proyecto puede llegar a ser un fracaso. De la misma manera, si tienes muchos recursos disponibles pero ninguno de ellos tiene las habilidades necesarias para una tarea determinada, también será difícil que el proyecto tenga éxito. Según nuestra experiencia, esto último puede ser aún más perjudicial , ya que podrías encontrarte yendo más allá del presupuesto asignado al proyecto para cumplir con los objetivos establecidos al comienzo.
Por lo tanto, asegúrate al comienzo del proyecto de que todas las tareas creadas tengan los recursos correctos disponibles para evitar diferencias en el alcance y el presupuesto.
2. Hacer todo tú mismo (incluso considerar problemas y oportunidades)
Los gerentes de proyecto deben estar abiertos a las sugerencias de su equipo y, por lo tanto, es importante que las líneas de comunicación estén abiertas, ya que esto puede ayudar a la carga de trabajo de ambas partes.
Un gerente de proyecto no siempre tendrá todas las respuestas y si un equipo encuentra que sus sugerencias son ignoradas, esto puede desalentar el intercambio de ideas que podrían haber contribuido al proyecto de manera positiva. Tampoco tendrán siempre el ancho de banda para poner manos a la obra, y tal vez tampoco las habilidades adecuadas.
Por lo tanto, en términos de "hacer", aprender a delegar es clave para garantizar que los recursos y el talento se usen de manera efectiva y sin desperdicio.
3. La estimación incorrecta del tiempo y el presupuesto
Cuando se trata de estimar un presupuesto y una cantidad de tiempo, puede ser fácil pasar por alto posibles problemas o "cosas que debes saber". A simple vista, puede haber tareas que quizás no hayas considerado costos potenciales.
Es importante al comienzo del proyecto obtener algunos consejos de expertos sobre cualquier área en la que no estés completamente informado. Este aporte de terceros y un enfoque de presupuesto ascendente significarán que obtendrás una estimación razonable del costo del proyecto.
4.No gestionar el alcance del proyecto
Un cambio en el alcance puede ser una causa común de falla en cualquier proyecto. Aunque también sería ingenuo pensar que no habrá cambios una vez que se haya acordado el alcance durante la etapa de planificación.
Por lo tanto, es vital que exista un procedimiento para manejar las solicitudes de cambio, con una revisión para evaluar su impacto en el presupuesto y el cronograma.
5. El objetivo del proyecto no está claro
Si no tienes un objetivo que el equipo del proyecto y todas las partes interesadas entiendan en profundidad, puede tener un efecto negativo.
Por el contrario, con un objetivo sólido y claro, surge la necesidad de medirlo; es decir, ¿cómo podemos monitorear y acordar que el objetivo se ha cumplido y que el proyecto puede cerrarse? Por ejemplo, ¿será cuando una red esté funcionando y el tráfico pase por ella? ¿Se basará en una encuesta de satisfacción completada por clientes externos?
Es importante pasar suficiente tiempo al comienzo para acordar un objetivo medible y garantizar que todos los miembros del proyecto entiendan todo lo que necesitan para lograrlo.
6. Falta de honestidad con el patrocinador del proyecto
Una de las muchas responsabilidades que tiene un gerente de proyecto es mantener informado al patrocinador del proyecto sobre el progreso y sus posibles problemas. Sin embargo, se producirán problemas si se cae en el círculo vicioso de pintar una imagen mejor que la realidad.
Esto puede dañar al proyecto de varias maneras; la más preocupante es que reduce la confianza del patrocinador en el gerente del proyecto y sus habilidades de planificación. También pone al gerente del proyecto en la difícil posición de tener que explicar en una fecha posterior por qué la junta y el patrocinador no fueron alertados de los problemas antes.
La honestidad es realmente la mejor política para la gestión de proyectos. Sin embargo, ser honesto con el patrocinador puede ser un desafío; debes estar listo para ofrecer datos y hechos, y para compartir tus recomendaciones o una solución alternativa, si corresponde.
Estos son los seis errores de gestión de proyectos que comúnmente vemos. ¿Qué agregarías? Por favor, haznos saber en los comentarios.
