En IT, la gestión de proyectos se refiere específicamente a la planificación, la programación, la ejecución, el seguimiento y la presentación de reportes. Los proyectos de IT pueden involucrar a la infraestructura informática, los sistemas de información o las computadoras.
Algunos ejemplos de proyectos de IT son el desarrollo o la adquisición de software, la emergencia o recuperación de IT y la instalación de hardware, entre otros. El alcance de los proyectos en estos casos tiende a ser complejo porque las IT se extienden a todas las áreas de la organización.
Vamos a desglosar el tema para comprenderlo y conocer en profundidad las fases de la gestión de proyectos para que te asegures que la planificación de tu proyecto sea exitosa.
¿Qué es la Gestión de Proyectos?
La Gestión de Proyectos (también conocida como Project Management) es el enfoque sistemático de planificación, organización y supervisión de tareas y recursos para lograr objetivos específicos del proyecto dentro de los límites establecidos.
Implica coordinar diversos equipos, cronogramas y presupuestos, mientras se navega por los desafíos y oportunidades que surgen durante la ejecución del proyecto. Los gerentes de proyecto se aseguran de que todas los miembros de un equipo tomen acción y trabajen en armonía hacia el éxito de la finalización del proyecto.
La Gestión de Proyectos se basa en una comunicación clara, la planificación estratégica y la resolución de problemas. Implica definir el alcance de los proyectos, establecer objetivos alcanzables y monitorear continuamente el progreso para mantener el rumbo.
Ciclo de vida de la gestión de proyectos
El ciclo de vida de la gestión de proyectos incluye los pasos necesarios para que los responsables de llevarlos adelante lo hagan con éxito. El Project Management Body of Knowledge (PMBOK) divide los proyectos en cinco fases:
- Iniciación
- Planificación
- Ejecución
- Seguimiento/control
- Cierre
Ahora, vamos a profundizar en estas fases de la gestión de proyectos.
1. Concepción e iniciación
La iniciación es el primer paso del ciclo de vida del proyecto. En la fase de iniciación hay que definir el caso, incluyendo el plan, el propósito y el objetivo que se quiere alcanzar.
Para ello, se debe crear una carta de proyecto: un documento con información sobre los objetivos, las limitaciones, el calendario y el presupuesto.
En esta fase de inicio del proyecto también se define un director de proyecto.
Supongamos que una empresa necesita actualizar su solución de service desk porque la que está utilizando quedó obsoleta y no puede gestionar de forma eficaz las numerosas solicitudes. En la carta del proyecto incluiremos, entonces, el siguiente objetivo: "Actualizar el software de service desk". Luego, añadiremos un presupuesto y un calendario.
Una vez que la idea se ha convertido en algo más concreto, es el momento de identificar a los principales interesados en el proyecto, es decir, a las personas que participarán en él. Esa información se recoge en el registro de partes interesadas, donde se establecen las funciones, los requisitos de comunicación y las designaciones.
Las partes interesadas y los equipos del proyecto deben estar alineados con las fases del proyecto a lo largo de su ciclo de vida.
2. Definición y planificación
La fase de planificación del proyecto establece la hoja de ruta. En esta instancia, el director define un calendario detallado, junto con los objetivos, los resultados, los requisitos técnicos, los equipos y un plan de comunicación.
Será el director de proyecto quien desarrollará el plan de gestión del proyecto, en el que se expondrán todos los elementos mencionados. En este caso, es crucial tener en cuenta las dependencias para que la planificación sea lo más precisa posible.
Así, estas serán las subtareas de esta fase:
2.1. Establecimiento de objetivos
Uno de los aspectos clave de esta fase es establecer los objetivos del proyecto. Hay varios métodos para hacerlo, pero los más populares son SMART y CLEAR.
SMART es la sigla de Specific (específico), Measurable (medible), Achievable (alcanzable), Relevant (relevante) y Time-Bound (limitado). Esto ayuda a identificar objetivos específicos que deben cumplirse dentro de un marco temporal claro, determinando los hitos.
Entonces, los objetivos SMART son:
- Específicos: establecer objetivos concretos, que respondan a preguntas puntuales como qué, cuándo y por qué.
- Medibles: fijar un criterio para medir el éxito de un objetivo.
- Alcanzables: especificar los objetivos más importantes y cómo alcanzarlos.
- Relevantes: debe mencionarse por qué ese objetivo es relevante.
- Limitados en el tiempo: tener un marco temporal para lograr el objetivo.
Un ejemplo de objetivo SMART podría ser el siguiente: cambiar la solución de service desk para julio de este año. Entonces, el equipo de IT deberá comparar las ventajas y desventajas de diferentes soluciones y proveedores. El cumplimiento de este objetivo mejorará las soluciones del service desk en un 20% y permitirá ahorrar 200.000 dólares al año.
CLEAR, por su parte, es un método más reciente basado en el hecho de que vivimos en un entorno cambiante. El acrónimo significa:
- Colaborativo: los empleados deben trabajar juntos para alcanzar el objetivo.
- Limitado: hay que fijarse un tiempo limitado y un alcance del proyecto.
- Emocional: tendrá que alinearse con las pasiones e intereses de los empleados. Es decir, debe existir una conexión emocional con la tarea para optimizar el trabajo y obtener mejores resultados.
- Apreciable: es necesario identificar las pequeñas metas que hay que alcanzar, que luego conducirán al objetivo mayor. Esto otorga una sensación de plenitud, que será inspiradora. Además, esta forma resulta más fácil medir y hacer un seguimiento de los progresos realizados.
- Redefinible: la flexibilidad es un concepto clave. Si se originan nuevas situaciones, será necesario redefinir los objetivos y las tareas.
2.2. Definición de funciones y responsabilidades
En este punto hay que determinar las personas que participan en el proyecto, así como las tareas que debe realizar cada y qué se espera exactamente de ellas.
2.3. Declaración del alcance
La declaración del alcance define en qué consiste el proyecto en términos de objetivos, beneficios, hitos y resultados. En otras palabras, lo que se espera que aporte el proyecto y también lo que no.
La declaración del alcance puede cambiar durante el desarrollo del proyecto, pero tanto el director del proyecto como el patrocinador deben aprobar los ajustes. Este último es la persona responsable de controlar el proyecto.
2.4. Calendario de desglose del trabajo (EDT)
Se trata de una representación visual que divide el alcance del proyecto en secciones o entregables manejables para el equipo. Es un esquema jerárquico de las tareas necesarias para completar el proyecto.
2.5. Crear un plan de proyecto (diagrama de Gantt)
Un diagrama de Gantt es un gráfico de barras que ilustra el plan de un proyecto y su calendario. El objetivo es visualizar el flujo del proyecto. De este modo, todo el mundo tendrá claro lo que hay que completar y cuándo.
2.6. Plan de comunicación
Los proyectos suelen sufrir fallas de comunicación. Y una comunicación ineficaz puede retrasar los resultados y costar millones de dólares a las empresas. Por eso es importante desarrollar un plan de comunicación claro y eficaz que debe mantenerse durante las fases de la gestión del proyecto.
A veces, este aspecto se pasa por alto, pero en realidad es una parte crucial de la planificación de la gestión de proyectos. Es esencial mantener una comunicación satisfactoria sobre la alineación en los objetivos e hitos, así como de cualquier cambio posterior que pueda ocurrir para ajustar un proyecto. Esto es especialmente importante para mantener la transparencia y, también, para que todos los interesados estén informados.
El proceso de planificación de una estrategia de gestión de la comunicación debe incluir la definición de las siguientes cuestiones:
- Herramientas de gestión de la comunicación y de colaboración del proyecto para compartir información, así como para hacer un seguimiento del estado.
- Un flujo de trabajo de comunicaciones que defina cómo se transmiten los datos generados en cada fase del proyecto.
- Personal de comunicación del proyecto que se encargará de transmitir la información en cada etapa.
2.7. Plan de gestión de riesgos
La idea es identificar los posibles riesgos y establecer las acciones que deben tomarse. El flujo principal de la gestión de riesgos del proyecto incluye los siguientes procesos:
- Identificación de riesgos
- Análisis cualitativo y cuantitativo de los riesgos
- Planificación de las respuestas a los riesgos
- Aplicación de las respuestas a los riesgos
- Seguimiento de los riesgos
Un plazo de tiempo irreal, la falta de recursos comprometidos o una estimación de costos insuficiente son ejemplos de riesgos comunes que podrían estar asociados al caso hipotético mencionado anteriormente: la elección de un nuevo software de service desk; así como a otros tipos de proyectos.
3. Lanzamiento o ejecución
En la fase de ejecución del proyecto se llevan a cabo todas las actividades definidas en la etapa anterior. El equipo, con el apoyo de las partes interesadas, comenzará a ejecutar las tareas previstas.
En este momento, la mayor parte del tiempo se dedicará a coordinar a las personas y a hacer un seguimiento de las actividades y los recursos disponibles. También es la etapa dar a conocer a las partes interesadas de los progresos realizados, así como de los cambios o ajustes requeridos.
Asimismo, durante la fase de ejecución del proyecto se redactarán las actas de las reuniones, las órdenes de trabajo y la documentación de garantía de calidad para realizar las tareas mencionadas anteriormente.
4. Rendimiento y control
En la fase de rendimiento y control del proyecto, el jefe tiene que supervisar el progreso y la calidad del mismo teniendo en cuenta diversos aspectos. Las preguntas clave en esta etapa deben ser:
- ¿Se están cumpliendo los objetivos del proyecto?
- ¿Estamos dentro del alcance previsto?
- ¿Estamos dentro del presupuesto previsto?
- ¿Cómo se está gestionando la comunicación?
- ¿Cómo es el índice de rendimiento de los costos?
En este punto, el gestor del proyecto debe identificar si el proyecto se está llevando a cabo según lo previsto, teniendo en cuenta los objetivos alcanzados y reconociendo los posibles inconvenientes.
Si surgen problemas, tiene que pensar en una solución. En esta fase también puede plantearse un cambio de rumbo si, por ejemplo, se ha modificado alguna circunstancia o requisito.
En este sentido, podría ser necesario aprobar cambios, destinar más presupuesto o conseguir recursos adicionales.
5. Cierre del proyecto
El cierre del proyecto es la etapa final del proceso. Los gestores de proyectos suelen celebrar una reunión en esta instancia para señalar los éxitos y los fracasos, con la idea de identificar las áreas en las que se puede mejorar.
Para eso, tendrán que crear una lista señalando las cuestiones que no funcionaron o no se lograron. Esta información la utilizarán para la mencionada reunión y la incluirán en el informe final de cierre del proyecto, de modo que pueda tenerse en cuenta para futuros proyectos.
¿Qué hace un gerente de proyecto? Responsabilidades para un equipo de proyecto
Los gerentes de proyecto (o "project managers") desempeñan un papel fundamental en la supervisión de todo el ciclo de vida de un proyecto, desde el inicio hasta el cierre. Son responsables de coordinar y liderar a los equipos de proyecto, asegurándose de que se cumplan todos los objetivos dentro de las limitaciones de tiempo, presupuesto y alcance.
Hay muchas metodologías y marcos de trabajo utilizados en la Gestión de Proyectos, como Agile, Scrum, Waterfall y PRINCE2, entre otros. Cada uno de estos enfoques tiene sus propias prácticas y principios, pero comparten el objetivo común de garantizar un buen resultado para los proyectos. Un gerente de proyecto a menudo adaptará la metodología a las necesidades específicas de cada proyecto y organización.
A continuación, un desglose detallado de las responsabilidades clave de un gerente de proyecto:
- Planificación y programación del proyecto: Los gerentes de proyecto inician los proyectos definiendo el alcance, los objetivos y los entregables.
- Gestión de recursos: Asignan los recursos de manera eficaz, incluido el personal, el presupuesto y el equipo.
- Gestión de riesgos: Identificar los riesgos potenciales y desarrollar estrategias de mitigación.
- Comunicación y gestión de las partes interesadas: Facilitan una comunicación clara y coherente entre los miembros del equipo, las partes interesadas y los clientes.
- Control de calidad: Los gerentes de proyecto mantienen los estándares de calidad mediante el monitoreo de los entregables del proyecto en comparación con los criterios predefinidos.
- Control de costos: Monitorean los gastos del proyecto en comparación con el presupuesto aprobado, identificando variaciones e implementando acciones correctivas según sea necesario.
- Liderazgo y motivación del equipo: Los gerentes de proyecto lideran y motivan a sus equipos, fomentando la colaboración y empoderando a los individuos para que rindan al máximo. Brindan orientación, apoyo y reconocimiento para mantener una moral y una productividad elevadas del equipo.
- Cierre y evaluación: Una vez finalizado el proyecto, supervisan el cierre formal, asegurándose de que todos los entregables sean aceptados y documentados. Realizan revisiones posteriores al proyecto para evaluar los éxitos, los desafíos y las lecciones aprendidas para la mejora continua.
¿Cómo simplificar la gestión de los procesos?
Uno de los consejos más importantes que podemos dar es mantener todos los documentos relacionados con el proyecto almacenados en un solo lugar. En este sentido, contar con un sólido software de gestión de proyectos resuelve la cuestión y es extremadamente útil, porque además de guardar la información, proporciona a los miembros valiosas herramientas para facilitar la comunicación, la verificación de la realización de tareas y, básicamente, la ejecución del plan.
Por lo tanto, podemos decir con seguridad que es crucial tener una herramienta completa para planificar el trabajo, organizar y supervisar los proyectos. Este tipo de software simplificará las fases de gestión del proyecto y garantizará que todo se haga de forma más eficiente y que no se pierde ningún dato.
Preguntas frecuentes
¿Qué es el Instituto de Gestión de Proyectos PMI?
El Project Management Institute (PMI) es una asociación profesional líder en la gestión de proyectos. Es la autoridad para una comunidad creciente de millones de profesionales de proyectos y personas que utilizan las habilidades de gestión de proyectos.
¿Para qué sirve el software de gestión de proyectos?
El software de gestión de proyectos ayuda a los gestores de proyectos y a las empresas a establecer y organizar planes para asegurarse de que se cumplen los plazos, se asignan correctamente los recursos y se puede hacer un seguimiento del progreso.
¿Cuáles son las 5 fases de la gestión de proyectos?
Las 5 fases básicas del proceso de gestión de proyectos son:
- Iniciación
- Planificación
- Ejecución
- Seguimiento/Control
- Cierre
