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O orçamento de TI é o mecanismo para preparar suas despesas de TI para o futuro. Ele pode ajudá-lo a prever com precisão os gastos planejados e garantir que tenhamos o equipamento certo no momento certo e as pessoas certas para assegurar que a oferta e a demanda sejam efetivamente equilibradas.
Suas atividades fazem parte das práticas gerais de gerenciamento financeiro de TI da organização, que coordenam todas as decisões financeiras e o planejamento dos departamentos de TI. Sob essa estrutura, o orçamento de TI garante especialmente que os fundos destinados às operações de TI sejam precisos e corretamente priorizados.
O artigo a seguir detalhará a aparência de um orçamento de TI e fornecerá diretrizes gerais sobre como criá-lo. Além disso, como os ativos de TI são um componente-chave do orçamento, veremos como o InvGate Asset Management pode apoiar essas atividades e quais recursos entram em ação para isso.
Você está pronto para impulsionar sua estratégia de TI com o orçamento de TI? Vamos lá.
O que é um orçamento de TI?
Um orçamento de TI é um plano definido para um período de tempo relacionado a hardware, software e outros custos de serviços de TI. É um plano financeiro ou alocação de fundos que uma organização reserva para cobrir despesas, planejamento e investimentos de TI. Esse documento é uma parte importante do orçamento organizacional geral que reflete os recursos comprometidos com a prestação de serviços de TI.
Um orçamento de TI tem como objetivo alinhar os requisitos de tecnologia e os gastos com a estratégia de negócios da organização. Ele é usado por colegas das áreas de finanças, TI e negócios para criar um plano financeiro que garanta que o equipamento de TI correto esteja disponível para fornecer um suporte de TI eficaz e que os custos sejam otimizados.
Orçamento de TI vs. receita
Algumas terminologias podem ser confusas quando falamos de gerenciamento financeiro de TI. O exemplo mais comum que encontramos é o de pessoas que não entendem a diferença entre orçamento de TI e receita, portanto, vamos dar uma olhada nas diferenças entre os dois.
- Orçamento de TI - Como mencionamos, é a alocação financeira completa reservada pela empresa para fornecer serviços de TI. Ele representa o gasto planejado com recursos de TI, infraestrutura, software, hardware, serviços, pessoal e outros custos relacionados. Ele estima o dinheiro necessário para suportar os gastos com TI em um período específico. Um orçamento ajuda na alocação de recursos, no planejamento e na garantia de que a organização possa atender aos seus requisitos de TI dentro das metas financeiras.
- Receita de TI - representa a receita total de uma organização por meio de seus produtos e serviços de TI. É a entrada financeira das operações de TI da organização e reflete o valor gerado pelo uso de recursos de TI para fornecer produtos ou serviços a clientes ou consumidores. Um orçamento de TI eficaz não deve apenas garantir que os fundos alocados estejam corretos, mas também manter ou aumentar progressivamente a receita.
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Por que o orçamento de TI é importante?
O orçamento de TI tem várias finalidades importantes:
- Gerenciamento de custos - Em primeiro lugar, o orçamento de TI é fundamental para ajudá-lo a gerenciar e controlar os custos de TI (e do negócio em geral). Ele permite que as organizações acompanhem e analisem seus gastos com TI, garantindo que os custos sejam mantidos dentro dos limites acordados com a empresa.
- Tomada de decisões - O orçamento de TI dá suporte à sua estratégia geral de TI, permitindo que o departamento de TI identifique e planeje as restrições e oportunidades financeiras do ecossistema de TI. Ele ajuda a sua equipe a tomar decisões informadas sobre prioridades e projetos com base no financiamento disponível.
- Alocação de recursos - Também ajuda as equipes de TI a entender como os fundos serão alocados para as operações de TI, garantindo que o financiamento adequado esteja disponível para cada área a fim de manter a prestação de serviços de TI. Isso melhora a eficiência geral ao concentrar seus recursos e esforços nas áreas com potencial de maior impacto.
- Financiamento de projetos - o orçamento de TI garante que o financiamento adequado também esteja disponível para os projetos de TI. Isso inclui o suporte a atividades como atualizações de tecnologia, solução de dívidas técnicas e garantia de que as medidas adequadas de segurança cibernética estejam em vigor.
- Comunicação entre as equipes - A existência de um orçamento garante mais transparência em relação à TI e que todos tenham as mesmas expectativas ao planejar projetos e mudanças.
- Gerenciamento de riscos - Um orçamento bem projetado pode ajudar as empresas a rastrear áreas de risco, por exemplo, possíveis serviços desatualizados, reduzindo a probabilidade de dívida técnica.
- Melhores resultados - O orçamento de TI permite que as organizações analisem o desempenho financeiro de seu departamento de TI. As organizações podem avaliar o valor que a TI oferece comparando as despesas reais com os valores orçados.
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Como criar um orçamento de TI? 9 componentes principais
Cada departamento de TI é diferente, mas, em termos gerais, um orçamento de TI inclui os seguintes componentes:
- Hardware: O custo de compra, hospedagem, manutenção e atualização de hardware de TI, como servidores, laptops, dispositivos de armazenamento, equipamentos de rede e pequenos periféricos.
- Software: O custo do suporte a software e aplicativos e a garantia de que os modelos adequados de licenciamento e assinatura estejam em vigor.
- Infraestrutura: O custo de gerenciar e melhorar a infraestrutura de TI, por exemplo, data centers, salas de servidores, serviços em nuvem, servidores de rede e de voz, energia e refrigeração e soluções de continuidade de serviços de TI / DR.
- Segurança da informação: Abrange os investimentos em segurança da informação e medidas de resiliência cibernética, incluindo firewalls, sistemas de detecção e prevenção de intrusões, software antivírus, ferramentas de criptografia, patches de software, auditorias de segurança, treinamento de funcionários e planejamento de resposta a incidentes de segurança.
- Pessoal: Salários, pensões, benefícios e treinamento de todos os colegas de TI.
- Serviços de terceirização e consultoria: Isso se refere à ajuda e ao suporte de fornecedores terceirizados.
- Manutenção e suporte: Abrange contratos de suporte BAU, taxas de manutenção e garantias para sistemas de hardware e software, bem como despesas relacionadas à solução de problemas, reparos, patches, atualizações e suporte técnico.
- Treinamento e educação: Cobre os custos associados a programas de treinamento, certificações, workshops, conferências e outras atividades de desenvolvimento profissional para apoiar o desenvolvimento pessoal e a melhoria das habilidades dos colegas de TI.
- Projetos de TI: Gerencia os fundos alocados para projetos específicos de TI.
Gerenciamento do orçamento de TI: 9 etapas do processo orçamentário
Veja a seguir as etapas gerais para criar um orçamento de TI:
1. Reúna sua equipe A
Não é possível escrever um bom plano orçamentário isoladamente. Se a sua equipe de orçamento for composta apenas por colegas de TI, você perderá aspectos importantes da estrutura, incluindo governança e estrutura. Envolva-se com as equipes de Finanças, Compras e Gestão de Fornecedores ao criar o orçamento, para que você tenha algo que atenda às necessidades da empresa e não apenas às da TI.
2. Chegue a um acordo sobre metas e objetivos claros
Isso serve para que os gastos com TI possam agregar valor. Fazemos isso trabalhando com nossas contrapartes na empresa para alinhar a estratégia de TI com os objetivos comerciais e determinar os requisitos e as prioridades tecnológicas.
3. Conheça seu ambiente
Dedique algum tempo a conhecer seus serviços de TI para criar uma previsão precisa. Uma prestação de serviços de TI típica provavelmente incluirá a avaliação dos seguintes itens:
- Serviços de arquivo e impressão
- Microsoft Office
- Serviços de rede
- Serviços de voz
- Aplicativos corporativos
- Serviços de segurança da informação e resiliência cibernética
- Infraestrutura atual e possíveis áreas que precisam de atualizações, substituições ou aprimoramentos para atender aos requisitos de suporte da organização.
4. Tenha um plano em vigor para o débito técnico
O débito técnico ocorre quando você aceita algo que não está certo para economizar tempo. Podemos ter a melhor das intenções, mas a realidade é que, se não for controlada, a dívida técnica custará mais para ser corrigida quanto mais tempo for deixada e colocará você em risco de danos à reputação ou até mesmo financeiros se tiver um software sem patch ou sistemas inseguros. Ao criar um orçamento de TI, tenha uma seção para tratar ou mitigar a dívida técnica.
5. Faça uma estimativa de seus custos
Divida os custos associados a cada projeto ou iniciativa de TI em categorias para que sejam fáceis de avaliar. As categorias de despesas típicas incluem os componentes que listamos acima, ou seja, hardware, software, contratos de manutenção, taxas de consultoria, despesas de treinamento, TI e custos operacionais contínuos. Ao fazer isso, pesquise preços de mercado, cotações de fornecedores e gastos e faturas anteriores para estimar custos precisos.
6. Use seus recursos de forma eficaz
Nesta etapa, já trabalhamos para entender os objetivos organizacionais e conhecer nosso ambiente de TI. Portanto, agora podemos priorizar os projetos de TI com base em seu alinhamento com as metas corporativas. Isso nos permitirá alocar os recursos adequadamente, para que saibamos que os ativos de TI serão implantados onde agregarão mais valor.
7. Prepare seus gastos para o futuro
A única certeza em TI é a mudança. Como líderes de TI, é nosso trabalho prever as necessidades tecnológicas futuras e considerá-las em relação aos nossos ambientes de trabalho. Se possível, aloque uma parte do orçamento para acomodar tecnologias emergentes e possíveis requisitos de TI imprevistos que possam surgir durante o período orçamentário.
8. A prática leva à perfeição
Depois de ter o rascunho do orçamento, revise-o com a contribuição das partes interessadas. Verifique a precisão, a viabilidade e o alinhamento com os valores da empresa e, em seguida, faça os ajustes necessários, conforme apropriado.
9. Revise e melhore
Depois que o orçamento for finalizado, estabeleça processos para monitorar e gerenciar as despesas de TI durante todo o período orçamentário. Analise regularmente os gastos reais em relação ao que foi documentado no orçamento para que você possa tomar medidas corretivas o quanto antes.
Práticas recomendadas de orçamento de TI
Ao realizar suas atividades de orçamento de TI, siga estas práticas recomendadas para ter certeza de que está tirando o máximo proveito de cada etapa:
- Crie seu ciclo orçamentário de forma a se alinhar com o ano fiscal geral da empresa para que você tenha tempo suficiente para aprovações, consultas e assinaturas.
- Aprenda e incorpore o conhecimento de erros anteriores. Analise o último orçamento e as informações contábeis para entender o que funcionou bem e evitar a repetição de erros anteriores.
- Use linguagem comercial em vez de técnica em seu orçamento para que os gastos com TI sejam mais transparentes e comunicados de forma mais eficaz ao restante da empresa.
- Criar um orçamento de TI não é uma atividade única, portanto, promova a melhoria contínua. Ele deve se alinhar e dar suporte à sua estratégia geral de negócios para que seja flexível ao longo do tempo, de acordo com as necessidades da organização. Seu orçamento é um documento vivo, portanto, trate-o como tal e inclua ciclos de revisão regulares para que permaneça adequado à finalidade e ao uso.
Como InvGate Asset Management pode ajudá-lo a criar seu orçamento de TI?
Para criar um orçamento de TI eficiente, você precisa saber claramente onde está e para onde quer ir. O rastreamento dos ativos de TI e a incorporação de informação financeira relevante (tanto atual como futura) melhorará sua precisão, tornando-o menos propenso a imprecisões ou erros.
Nesse sentido, InvGate Asset Management pode ajudá-lo a implementar ou melhorar seu processo de orçamento. Em primeiro lugar, você pode construir um inventário de TI abrangente e ter a certeza de que nenhum ativo foi esquecido e excluído do seu orçamento. Ao combinar recursos de varredura de rede e baseados em agentes, a ferramenta automatiza esse processo, reduzindo possíveis erros manuais.
Além disso, o recurso de orçamento de TI e depreciação de ativos da InvGate Asset Management incorpora dados financeiros relevantes relacionados a esses ativos. Você pode configurar a ferramenta para fornecer informações sobre seus investimentos atuais, incluindo a taxa de depreciação de seus ativos de hardware e todos os contratos vinculados aos seus dispositivos. Para dar um passo adiante, por meio da medição de software, você também pode rastrear o uso de licenças para realocar ou retirar, se necessário.
Finalmente, ao revisar ou fazer melhorias, você pode personalizar os painéis e relatórios do InvGate Asset Management para analisar o desempenho de seus orçamentos através das principais métricas e ajustar onde for necessário. Ao programar e compartilhar relatórios regulares com outras partes interessadas, você também pode incentivar a comunicação e a colaboração ao tomar essas decisões.
Conclusão
Como um dos componentes centrais do gerenciamento financeiro de TI, a elaboração e o acompanhamento de um orçamento de TI buscam prever com precisão os gastos de TI e planejar adequadamente. Eles não só garantem que o financiamento correto esteja em vigor e que seja econômico, mas também devem considerar objetivos comerciais mais amplos para garantir que a tecnologia equilibre o valor comercial.
A ferramenta ITAM certa pode ajudar a apoiar suas atividades de orçamento de TI e fazer parte do trabalho pesado para você. Ela garantirá que todos os ativos de TI sejam incorporados e rastreados com precisão, fornecendo os insumos necessários para aumentar a eficácia do seu orçamento.
Se você quiser saber mais sobre o que InvGate Asset Management pode fazer por suas finanças de TI (e muito mais!), você pode facilmente agendar uma chamada com nossos especialistas.
Perguntas mais frequentes
Com que frequência deve ser realizado o orçamento de TI?
A maioria dos ciclos orçamentários dura um ano, antes de precisar ser revisado
Como se faz o orçamento de um departamento de TI?
Você precisa considerar todos os custos de prestação de serviços de TI, incluindo hardware, software, serviços profissionais, custos com pessoal e segurança de TI.
Quem controla os orçamentos de TI nas empresas?
Os orçamentos funcionam melhor quando os colegas colaboram, portanto, na maioria dos casos, as equipes de TI e de finanças trabalham juntas para criar um orçamento eficaz.
Quanto do seu orçamento de TI deve ser destinado à segurança?
A resposta é curta? Provavelmente não o suficiente. Novas ameaças estão sempre surgindo, portanto, recorra à sua equipe de segurança de TI e peça orientação ao alocar recursos para a sua provisão de segurança.
