Toda estratégia de TI bem-sucedida começa com a aquisição de TI. Não é possível gerenciar os ativos de TI em uma organização sem antes adquiri-los, e esse processo envolve um conjunto de etapas bem planejadas.
As atividades envolvidas aqui fazem parte da estrutura mais ampla do Gerenciamento Financeiro de TI (ITFM) e desempenham um papel fundamental no alinhamento das decisões financeiras e do planejamento entre os departamentos de uma organização.
Além disso, as empresas de todo o mundo estão prontas para continuar aumentando as aquisições de TI. De acordo com uma previsão recente do Gartner, os gastos com TI devem totalizar US$ 5,1 trilhões em 2024, um aumento de 8% em relação a 2023. O segredo, porém, é fazer isso da maneira correta para evitar a dispersão e o desperdício de TI.
Mergulhe neste guia abrangente de aquisição de TI para descobrir por que você precisa de uma estratégia de aquisição correta, os benefícios e desafios de aplicar essa prática e como o InvGate Insight pode ajudar e melhorar esse processo vital de obtenção de ativos de TI, otimizando os custos com alguns de seus principais recursos.
Se você é um novato no assunto ou simplesmente está procurando melhorar a sua compreensão antes de se aprofundar no processo, aqui você encontrará tudo o que precisa saber para iniciar ou transformar a sua jornada de aquisição de TI.
Vamos lá!
O que é aquisição de TI?
Procurement é o processo de aquisição e implantação de bens ou serviços - neste caso, software, hardware, sistemas ou qualquer serviço relacionado à TI. Portanto, o suprimento de TI inclui o processo de análise da estratégia de tecnologia da informação de uma organização e suas necessidades, a seleção de fornecedores, a negociação de contratos ou licenças e, por fim, a execução de pedidos de compra.
Categorias de aquisição de TI
As categorias específicas de aquisição de TI podem variar de acordo com o contexto e as necessidades da organização. Entretanto, as categorias comumente reconhecidas em qualquer processo de aquisição podem incluir:
- Aquisição direta - Refere-se à aquisição de bens ou serviços que serão utilizados diretamente no processo de produção. Na área de tecnologia, envolve a aquisição de bens e serviços essenciais que afetam a infraestrutura de TI, como hardware, ativos fixos, servidores ou licenças de software necessárias.
- Aquisição indireta - Contribui para o funcionamento cotidiano de uma empresa, concentrando-se nas operações internas. Dentro da TI, esse tipo de aquisição gira em torno da manutenção de operações diárias tranquilas, como a compra de suprimentos consumíveis, soluções de software baseadas em nuvem e gerenciamento de serviços públicos.
- Aquisição de serviços - Geralmente se concentra em serviços prestados por indivíduos, mas também pode incluir software como serviço (SaaS). O processo de aquisição pode abranger métodos de aquisição diretos e indiretos.
- Aquisição de bens - A aquisição de bens normalmente se refere a ativos físicos, como hardware, mas também pode envolver software corporativo. As práticas eficazes de gerenciamento de aquisições de TI desempenham um papel fundamental nesse processo, garantindo a integração harmoniosa dos métodos de aquisição direta e indireta dentro da estrutura de TI.
Por que você precisa do gerenciamento de aquisições de TI?
No complexo cenário digital atual, uma estratégia de gerenciamento de aquisições de TI ajuda os executivos de TI a garantir que suas infraestruturas estejam equipadas com todos os itens necessários. Isso também garante que as mudanças possam ser implementadas de forma rápida e contínua, minimizando as interrupções nas operações da empresa e obtendo controle sobre os ativos de TI em toda a organização.
Como os aplicativos e o Software como Serviço (SaaS) se tornaram mais acessíveis em várias unidades de negócios, os departamentos de TI muitas vezes podem perder o controle sobre os gastos e a segurança de toda a tecnologia adquirida. Essa situação levou a um problema significativo conhecido como SaaS sprawl - a proliferação descontrolada de aplicativos em uma organização.
De fato, 59% dos profissionais de TI identificam a expansão do SaaS como o desafio mais significativo no gerenciamento desse tipo de aplicativo. A falta de supervisão centralizada pode resultar em aplicativos não autorizados, visibilidade limitada e dificuldades para identificar e atenuar possíveis problemas, como a TI invisível.
Para executar uma estratégia adequada de aquisição de TI, é fundamental realizar auditorias de TI regularmente para ter uma visão da conformidade da licença, da segurança do servidor ou da integridade dos ativos da sua organização e para ver o que está faltando.
A aquisição de TI se torna fundamental para aumentar a segurança, otimizar os custos e garantir que todas as compras de TI de sua organização estejam bem alinhadas com sua estratégia de negócios.
Benefícios e desafios do procurement em TI
Benefícios da aquisição de TI
Há vários benefícios decorrentes da implementação de uma estratégia ideal de aquisição de TI. Aqui estão os principais:
- Alinhamento estratégico - A aquisição de TI alinha as aquisições de tecnologia com as metas estratégicas da organização, garantindo que os investimentos em TI contribuam diretamente para os objetivos e o crescimento dos negócios.
- Gerenciamento de riscos - Práticas adequadas de aquisição garantem a aquisição de produtos e serviços de TI confiáveis e de alta qualidade, reduzindo o risco de interrupções operacionais e vulnerabilidades de segurança.
- Otimização de custos - processos eficientes de aquisição ajudam as organizações a negociar melhores acordos, aproveitar o poder de compra em massa e identificar soluções econômicas, otimizando, em última análise, os gastos gerais.
- Gerenciamento de relações com fornecedores - o estabelecimento de relações sólidas com fornecedores de TI promove a colaboração, a inovação e termos favoráveis, aumentando a eficiência geral do ecossistema de aquisições.
- Tomada de decisões - Ao compreender as restrições e oportunidades financeiras do seu ecossistema de TI, torna-se possível um planejamento eficaz. Esse processo facilita a tomada de decisões informadas sobre prioridades e projetos.
- Garantia de GRC - Quando bem executados, os processos de aquisição de TI reforçam a adesão aos requisitos de Governança, Risco e Conformidade (GRC), garantindo que as licenças de software, o manuseio de dados e as práticas de segurança estejam em conformidade com os padrões do setor.
Desafios da implementação da aquisição de TI
No entanto, essa prática também traz um conjunto de desafios a serem considerados antes de implementá-la:
- Orçamento e planejamento de TI - A ausência de uma estratégia robusta de orçamento de TI representa um obstáculo significativo para a aquisição, pois a previsão de gastos planejados pode se tornar um desafio. Por outro lado, a elaboração de um orçamento de TI pode ajudá-lo a definir as necessidades específicas de aquisição da sua organização.
- Falta de um processo de RFP - Sem um processo de RFP (Request For Proposal, Solicitação de Proposta) bem definido, as organizações podem ter dificuldades para articular seus requisitos e se envolver com possíveis fornecedores de forma transparente, estruturada e justa.
- Inventário diversificado de ativos - É fundamental ter um inventário unificado de ativos para saber qual deve ser o próximo passo na aquisição de TI. Sem isso, as organizações podem ter dificuldades para organizar e gerenciar o hardware e o software de TI em todo o seu ciclo de vida de forma eficiente.
- Change Management - A implementação de novos processos de aquisição de TI pode enfrentar a resistência das partes interessadas acostumadas às práticas existentes, o que exige estratégias eficazes de Change Management para garantir transições tranquilas.
Modelo de RFP de ITSM [Guia e download gratuito]
A estratégia de aquisição de TI
Embora a estratégia ideal de aquisição de TI possa variar de acordo com a organização, o guia a seguir descreve as principais etapas a serem consideradas se você estiver buscando um gerenciamento robusto de aquisições de TI.
1. Audite e unifique seu inventário de TI
Antes de se aprofundar nas aquisições de TI, faça uma auditoria completa de seus ativos de TI existentes. Identifique e catalogue hardware, software e outros recursos de TI em toda a organização. Unifique essas informações em um inventário centralizado com a ajuda de uma ferramenta de gerenciamento de ativos de TI (ITAM) que possa fornecer uma visão geral abrangente.
2. Faça uma avaliação das necessidades
Depois de auditar e inventariar seus ativos de TI, é hora de analisar e avaliar as necessidades de produtos e serviços relacionados à tecnologia da informação, como sistemas operacionais, licenças de software, impressoras, servidores e muito mais.
3. Estabeleça uma equipe multifuncional
Como esse processo afeta a organização como um todo, é essencial reunir uma equipe que envolva pessoas de diferentes departamentos, como Finanças, Gestão de Suprimentos ou RH, dependendo das necessidades de aquisição de TI da empresa.
4. Defina objetivos e metas
É claro que, depois de avaliar as necessidades e formar uma equipe para a tarefa, é necessário articular os objetivos e as metas da estratégia de aquisição de TI. Alinhe-os com a estratégia geral de negócios para garantir uma abordagem coesa.
5. Planejamento do orçamento de TI
Desenvolva um orçamento de TI abrangente que se alinhe às metas estratégicas. Considere não apenas o custo dos produtos e serviços de TI, mas também fatores como manutenção, treinamento e possíveis atualizações.
6. Avaliação e gerenciamento de riscos
Identifique os possíveis riscos associados à aquisição de TI, como confiabilidade do fornecedor, ameaças à segurança cibernética e problemas de conformidade. Desenvolva estratégias para mitigar e gerenciar esses riscos de forma eficaz.
O ABC da automação do gerenciamento de riscos
7. Avaliação de fornecedores
Estabeleça critérios para avaliar e selecionar fornecedores. Considere fatores como reputação, estabilidade financeira, experiência e a capacidade de atender a requisitos específicos de TI.
8. Solicitação de informações, cotação ou proposta
Desenvolva solicitações claras e detalhadas antes de qualquer compra. Nos estágios iniciais do processo, talvez seja necessário enviar uma solicitação de informações (RFI) para entender o mercado e seus principais participantes.
Depois, quando estiver pronto para buscar informações sobre preços de fornecedores em potencial, você pode enviar uma Solicitação de Cotação ou uma Solicitação de Proposta para que os fornecedores em potencial respondam com suas estimativas sobre como atingiriam os critérios e as metas que você solicitou.
9. Avaliação de propostas e negociação de contratos
Avalie as propostas recebidas em resposta às RFPs, considerando os aspectos técnicos, de segurança e financeiros. Entre em negociações com os fornecedores selecionados para garantir termos e condições favoráveis.
10. Planejamento da implementação
Desenvolva um plano detalhado para a implementação de soluções de TI. Inclua considerações sobre instalação, treinamento, migração de dados e integração com os sistemas existentes.
11. Monitore os KPIs e melhore o desempenho
Estabeleça indicadores-chave de desempenho (KPIs) para medir o sucesso da estratégia de aquisição de TI. Monitore o desempenho do fornecedor, a relação custo-benefício, a realização dos objetivos estratégicos ou qualquer outro indicador de acordo com suas metas. Em seguida, revise e melhore sua estratégia de aquisição de TI com base em relatórios regulares.
Usando InvGate Insight como seu software de compras de TI
Quando se trata de simplificar os processos de aquisição de TI, InvGate Insight surge como um poderoso aliado, oferecendo uma série de recursos projetados para aumentar a eficiência e otimizar a tomada de decisões.
Aqui está como InvGate Insight pode elevar suas práticas de aquisição de TI:
Gerenciamento abrangente do inventário de TI
InvGate Insight permite que você crie um inventário de TI abrangente com confiança, sabendo que nenhum ativo será esquecido. Ao aproveitar os recursos de varredura baseados em agentes e de rede, você pode automatizar o processo de inventário, minimizando o risco de erros manuais. Dessa forma, você saberá exatamente onde está antes de iniciar qualquer processo de aquisição de TI.
Visibilidade financeira com o orçamento de TI
O recurso de orçamento de TI e depreciação de ativos do InvGate Insight incorpora dados financeiros pertinentes relacionados aos ativos. Isso inclui insights sobre investimentos atuais, taxas de depreciação de hardware, medição de software e contratos vinculados a dispositivos que são indicadores-chave para analisar antes e durante um processo de aquisição de TI.
Descoberta e visualização do CMDB
Ter uma visão clara e dinâmica das relações entre sistemas e aplicativos é fundamental para a aquisição de TI.
O banco de dados de gerenciamento de controle (CMDB) do InvGate Insight fornece uma compreensão abrangente da interconectividade de todos os seus itens de configuração (CIs), auxiliando na identificação de dependências, possíveis lacunas e áreas de melhoria.
Gerenciamento de riscos em todo o ciclo de vida do ativo
InvGate Insight suporta a gestão de todo o ciclo de vida dos ativos de TI, desde a aquisição até a desativação/eliminação. Ao implementar as funções de Gestão de Risco, como as regras de integridade dos ativos, é possível aplicar controles internos críticos em várias etapas e tomar decisões de aquisição mais bem informadas.
Etiquetagem de ativos de TI para rastreamento
O rastreamento de seus ativos é essencial para se adaptar às necessidades de aquisição em constante mudança. Através da etiquetagem física e digital dos ativos de TI, com InvGate Insight você pode implementar medidas proativas de ITAM, mantendo-se no topo de todo o seu ambiente de TI e prevendo as próximas substituições.
Implementação de software sem esforço
No âmbito da aquisição de TI, a implementação eficiente de software é crucial. A implementação de software com base em scripts do InvGate Insight garante que o software recém-adquirido ou as atualizações sejam instaladas sem problemas em toda a organização.
Práticas recomendadas de aquisição de TI
Está claro que a definição da estratégia correta de aquisição de TI é fundamental para as empresas que buscam aumentar a eficiência operacional.
Aqui estão algumas das práticas recomendadas de aquisição de TI para elevar esse processo:
- Certifique-se de que o ciclo de aquisição de TI esteja alinhado com o ano fiscal da organização para que haja tempo suficiente para avaliar, planejar, comprar e implementar ativos de TI.
- Estabeleça critérios claros e específicos para a seleção de fornecedores e elabore uma RFP abrangente, considerando fatores como reputação, estabilidade financeira e medidas de segurança cibernética.
- Implemente o monitoramento contínuo do desempenho do fornecedor e da conformidade com o contrato para permitir a resolução proativa de problemas, promovendo relacionamentos sólidos e sustentáveis com os fornecedores.
- Adotar soluções tecnológicas como o InvGate Insight para simplificar os processos, automatizar o gerenciamento de inventário e aumentar a eficiência da tomada de decisões para a aquisição de TI.
Em resumo
Uma estratégia de TI bem-sucedida começa com a aquisição de ativos de TI (incluindo hardware, software e serviços de TI), alinhando as decisões financeiras entre os departamentos de uma organização.
Algumas das principais conclusões deste guia definitivo:
- Uma estratégia abrangente de aquisição de TI é fundamental para garantir mudanças rápidas sem interrupções, enfrentar desafios como a expansão de SaaS e enfatizar as auditorias de TI para fins de conformidade.
- Alguns de seus benefícios incluem alinhamento estratégico, mitigação de riscos e otimização de custos, enquanto os desafios envolvem orçamento de TI, processos de RFP e inventário diversificado.
- Há várias etapas envolvidas em uma estratégia aprimorada de aquisição de TI, como a auditoria do inventário de TI, a avaliação das necessidades, a implementação do plano, entre outras.
- Você pode agilizar e melhorar esse processo com InvGate Insight, já que fornece visibilidade financeira, apoia a gestão de riscos e oferece descoberta e visualização de CMDB.
Para explorar todas as capacidades de InvGate Insight na gestão de seus ativos de TI - desde a aquisição até a eliminação - você pode simplesmente solicitar o nosso teste gratuito de 30 dias.
Perguntas frequentes
Qual é o papel da TI na aquisição?
Na aquisição, a TI envolve o orçamento, a elaboração de uma solicitação de proposta (RFP) para fornecedores, a análise de perspectivas, a seleção de tecnologia e o controle do gerenciamento de ativos de TI durante todo o seu ciclo de vida.
Quem são os principais participantes do processo de aquisição?
Os principais participantes do processo de aquisição incluem diretores de aquisição, compradores, fornecedores, partes interessadas de vários departamentos e, muitas vezes, profissionais de TI.
O que faz um gerente de aquisições de TI?
Um gerente de aquisições de TI é responsável por supervisionar a aquisição de bens e serviços de TI. Sua função inclui a seleção de fornecedores, a negociação de contratos, o gerenciamento do orçamento e a garantia de que as compras de TI estejam alinhadas com as metas estratégicas da organização.
Como o setor de compras e a TI podem trabalhar juntos?
O setor de compras e a TI podem colaborar estabelecendo canais de comunicação claros, alinhando metas estratégicas e envolvendo a TI no início do processo de planejamento de compras.
Como adquirir serviços de TI?
A aquisição de serviços de TI envolve a definição de requisitos, a identificação de possíveis fornecedores, a emissão de Solicitações de Propostas (RFPs), a avaliação de propostas, a negociação de contratos e o gerenciamento de relacionamentos com fornecedores.
Como definir KPIs para a aquisição de TI?
Os indicadores-chave de desempenho (KPIs) para aquisição de TI podem incluir métricas como economia de custos, desempenho do fornecedor, conformidade com o contrato, tempo de ciclo de aquisição e satisfação das partes interessadas.
