Um inventário de TI é seu melhor aliado para manter todo o hardware e software de TI organizado e gerenciado adequadamente em sua organização. Ele deve estar na base de sua estratégia de gerenciamento de ativos de TI (ITAM), pois ter um inventário de TI unificado permite que você execute todas as outras tarefas envolvidas no ITAM e, por fim, obtenha sucesso em longo prazo.
IT Asset Management não é uma tarefa única; trata-se de fazer escolhas sutis, constantes e bem informadas para ter um banco de dados atualizado de ativos, monitorar sua rede, mantê-la segura e tomar decisões informadas. E, é claro, isso deve ser orientado pelas práticas recomendadas.
Neste artigo, examinaremos as diretrizes para conduzir um processo eficaz de inventário de ativos de TI em sua organização. Com ele, você ganhará uma vantagem ao:
- Automatizando o processo de inventário de TI.
- Centralizar seu banco de dados de ativos.
- Detecção de quaisquer anomalias no lado do software ou do hardware.
- Melhoria exponencial de relatórios e análises.
- Dá a você uma visão completa da sua rede de ativos.
- Melhores práticas de TIAM
Também analisaremos todos os recursos indispensáveis que uma ferramenta de software de ITAM deve incluir para lhe dar uma vantagem durante esse processo e como InvGate Asset Management é o caminho a seguir se você estiver procurando levar seu gerenciamento de ativos para o próximo nível.
Vamos começar.
- O que é inventário de ativos de TI?
- Qual é a importância de um inventário de TI?
- Excel vs. Software de gerenciamento de ativos de TI
- Elementos de um inventário de ativos de TI
- Como gerenciar um inventário de ativos de TI com o InvGate Asset Management
- Melhores práticas
O que é inventário de TI?
O inventário de ativos de TI é o processo de identificação, rastreamento e gerenciamento de todos os ativos de hardware e software que uma organização possui ou usa. Isso inclui servidores, laptops, dispositivos móveis, impressoras, dispositivos de rede, licenças de software e outros itens relacionados à tecnologia que contribuem para a infraestrutura de TI da organização.
É importante observar que o escopo do inventário de ativos de TI vai além da simples identificação dos ativos de TI; ele envolve o gerenciamento de ativos durante todo o seu ciclo de vida, desde a aquisição até a aposentadoria.
O objetivo principal do processo é ter um registro abrangente e atualizado de todos os ativos de TI de uma organização. Esse registro serve como base para um ITAM eficaz, ajudando as organizações a otimizar seus investimentos em TI e reduzir os custos associados a compras desnecessárias de equipamentos, licenciamento de software, manutenção e suporte.
Qual é a importância de um inventário de TI? 5 benefícios
A manutenção de um inventário de ativos de TI é fundamental para qualquer organização que dependa da tecnologia para dar suporte às suas operações. Não é preciso dizer que é muito difícil pensar em setores que, hoje em dia, não dependam da tecnologia, mesmo que seja em um grau maior ou menor.
Portanto, um inventário atualizado dos ativos de TI pode proporcionar inúmeros benefícios, incluindo:
- Otimização de custos - As organizações podem otimizar seus gastos com equipamentos de TI, software e manutenção ao obter visibilidade de todos os ativos de TI. Essas informações podem ajudar a reduzir os custos associados a compras desnecessárias, licenciamento excessivo e subutilização de ativos.
- Melhor utilização dos ativos - As organizações podem entender melhor como seus ativos estão sendo usados e se estão sendo totalmente utilizados. Esses dados podem ajudá-las a identificar oportunidades para otimizar a utilização dos ativos, como a consolidação de servidores ou a realocação de licenças não utilizadas.
- Segurança aprimorada - Um inventário de ativos de TI também permite que as organizações identifiquem possíveis riscos de segurança, como software não corrigido ou dispositivos não autorizados, e tomem as medidas apropriadas para mitigá-los.
- Conformidade - A manutenção de um inventário atualizado ajuda as organizações a atender aos requisitos regulamentares, preparar-se para auditorias e evitar possíveis penalidades por não conformidade.
- Melhor tomada de decisões - Um inventário preciso dos ativos de TI pode fornecer indicadores valiosos que permitem a tomada de decisões informadas. Por exemplo, ao analisar os dados de utilização, as organizações podem tomar decisões baseadas em dados sobre quando aposentar ativos, atualizar equipamentos ou adquirir novas licenças de software.
Modelo de inventário de TI do Excel vs. software de gerenciamento de inventário de TI
Como você começa a fazer um inventário de ativos de TI? A primeira opção que vem à mente é usar o MS Excel ou o Google Sheets, por exemplo. Esses modelos podem ser uma solução simples e de baixo custo para pequenas organizações com um número limitado de ativos de TI.
No entanto, à medida que uma organização cresce e sua infraestrutura de TI se torna mais complexa, as planilhas do Excel podem rapidamente se tornar incontroláveis, difíceis de manter atualizadas e propensas a erros. Isso é especialmente verdadeiro quando se trata de manter o controle dos detalhes dos ativos, como informações de garantia, licenças de software e definições de configuração.
O software IT Asset Inventory Management, por outro lado, oferece uma solução abrangente e dimensionável para organizações de todos os tamanhos. Ele fornece recursos automatizados de descoberta e rastreamento de ativos, permitindo que as organizações mantenham um inventário em tempo real de seus ativos de TI. Eles também oferecem reporting e recursos analíticos avançados, que permitem obter insights sobre a utilização de seus ativos de TI e identificar áreas para otimização.
Além do aumento da funcionalidade e da escalabilidade, o software ITAM específico oferece outros benefícios como:
- Melhor precisão - reduz o risco de erros associados à entrada manual de dados, garantindo que o inventário esteja sempre atualizado e preciso.
- Segurança aprimorada - Inclui recursos de segurança, como controle de acesso baseado em função e criptografia, fornecendo uma camada adicional de proteção para dados de ativos confidenciais.
- Melhor conformidade - Muitas soluções incluem recursos de conformidade que permitem que as organizações rastreiem e relatem a conformidade com regulamentos e políticas relevantes.
- Poupança de tempo - automatiza muitas tarefas de gerenciamento, liberando tempo para que a equipe de TI se concentre em outras iniciativas estratégicas.
Elementos de um inventário de ativos de TI
Agora que você sabe o que é o inventário de ativos de TI e por que ele é essencial, vamos dar uma olhada mais de perto nos elementos que compõem um inventário eficaz.
Ele normalmente inclui quatro componentes principais: Gerenciamento de ativos de hardware, gerenciamento de ativos de software, ativos baseados em nuvem e ativos de dados.
Gerenciamento de ativos de hardware
O gerenciamento de ativos de hardware envolve o rastreamento de todos os ativos físicos de TI em uma organização, como computadores, smartphones, servidores, periféricos e equipamentos de rede.
O inventário deve incluir informações como a marca e o modelo do ativo, o número de série, a data de compra, as informações de garantia e a localização. Ele também pode incluir detalhes adicionais, como especificações do ativo, definições de configuração e histórico de uso.
Gerenciamento de ativos de software
O gerenciamento de ativos de software, por outro lado, envolve o monitoramento de todos os ativos de software em uma organização, incluindo licenças, assinaturas e serviços baseados em nuvem.
O inventário deve incluir detalhes como o nome do software, a versão, o fornecedor, o tipo de licença, a chave de licença e a data de expiração. Além disso, ele pode armazenar informações sobre o número de instalações e uso, garantindo que a organização cumpra os contratos de licenciamento.
Ativos baseados em nuvem
Os ativos baseados em nuvem incluem todos os serviços baseados em nuvem que a organização usa, como soluções de software como serviço (SaaS), plataforma como serviço (PaaS) e infraestrutura como serviço (IaaS).
Ativos de dados
Ativos de dados referem-se a qualquer entidade que contenha ou consista em dados para proteger contra vazamentos e ataques cibernéticos e cumprir as normas relacionadas a dados - isso pode ser particularmente relevante para manter a conformidade com normas como a ISO 27001.
Como gerenciar um inventário de ativos de TI com o InvGate Asset Management
Quando se trata de catalogar a totalidade de seus ativos de TI, o InvGate Asset Management é atualmente a melhor opção.
InvGate Asset Management é uma solução de gerenciamento de ativos de TI projetada para apoiar os especialistas de TI na criação de um inventário de ativos de TI, reunindo informações de hardware e software de computadores e outros dispositivos em uma rede de computadores para fins de gerenciamento, conformidade e auditoria.
O InvGate Asset Management oferece vários métodos para rastrear e carregar seus ativos, dependendo de suas necessidades e preferências. Aqui estão as seis maneiras de obter um inventário de ativos unificado usando o InvGate Asset Management:
- Instale um agente em seus dispositivos para adicionar automaticamente seus computadores, servidores e dispositivos móveis ao seu inventário e mantê-los atualizados.
- Use o recurso Discovery (Descoberta) para rastrear sua rede e mapear os ativos da empresa e, em seguida, escolher quais deles adicionar ao inventário.
- Sincronize seus dispositivos móveis a partir de serviços de nuvem como Azure, AWS ou JAMF para ver todos os dados do seu inventário em um só lugar.
- Carregue um arquivo .xls ou .csv para inventariar ativos físicos, como materiais de escritório.
- Crie ativos manualmente para personalizar as informações de entrada e atualizar os ativos que você já tem em seu inventário.
- Importe usuários e locais de um arquivo .xls ou do armazenamento em nuvem para vinculá-los a seus dispositivos.
Você tem seu inventário de ativos de TI. Quais são as próximas etapas?
Depois que seu inventário de ativos de TI estiver atualizado, é hora de dar os próximos passos para otimizar sua estratégia de ITAM. Aqui estão algumas maneiras práticas de aproveitar todo o potencial do InvGate Asset Management:
- Construa um CMDB para estabelecer como os ativos estão relacionados.
- Atribua códigos QR aos seus ativos para facilitar o acesso às informações.
- Crie alertas para se manter informado sobre problemas críticos de ativos.
- Personalize Regras de saúde para dispositivos instalados por agentes.
- Vincule informações de ativos com garantias e contratos de fornecedores.
- Rastreie a depreciação de ativos usando a guia financeira.
- Execute e exporte relatórios personalizados periodicamente.
- Monitore as métricas de ativos por meio de painéis personalizados.
Melhores práticas de gerenciamento de inventário de TI
Para tirar o máximo proveito de um sistema de gerenciamento de inventário de ativos de TI, é essencial seguir as práticas recomendadas que garantem a precisão e a integridade dos dados do inventário. Vamos dar uma olhada em algumas delas.
1. Definir o que de fato são os ativos
Para gerenciar seus ativos com eficácia, você precisa de definições infalíveis que não deixem margem para erros. Em essência, não é possível administrar uma empresa com eficácia se você não conhece as partes móveis que a fazem funcionar e, portanto, é essencial definir suas categorias de ativos (especialmente ativos fixos). Isso também o ajudará a escolher o sistema de gerenciamento de inventário correto quando chegar a hora de fazê-lo (DICA: foi ontem).
Se você não definir o que é um ativo desde o início, correrá o risco de permitir que a shadow IT comprometa as operações da sua empresa. Além disso, quanto mais você souber sobre o rastreamento de ativos, mais poderá ser proativo em vez de reativo.
Com isso em mente, você pode definir os ativos das três maneiras a seguir:
- Individualmente.
- Como parte de um "sistema de sistemas" maior com interdependências e relacionamentos complexos. Os exemplos incluem linhas de produção e sistemas de instalações.
- Como parte de um portfólio de ativos, como imóveis ou infraestrutura municipal. Muitos deles são ativos fixos e, normalmente, ativos físicos.
Com relação ao rastreamento de ativos de itens de TI, um sistema de gerenciamento de inventário com ferramentas de descoberta eficientes, como o InvGate Asset Management, será a peça final do quebra-cabeça. Prometemos que falaremos mais sobre isso mais tarde.
2. Cuide de seus conjuntos de dados - comece do zero
Quando você finalmente tiver um sistema de gerenciamento de estoque, ficará tentado a importar os dados que já possui para ele. Mas, se não examinar atentamente as informações que está importando, talvez tenha que executar a tarefa tediosa (e contraproducente) de controle de danos.
Um problema comum com conjuntos de dados importados é encontrar inconsistências. Um problema comum, por exemplo, é a abundância de nomes de produtos repetidos ou ativos gêmeos (se você tiver sorte, não chegará a quintuplicatas ou mais). A limpeza pode demorar um pouco e nunca é tão eficiente quanto começar do zero.
Mas e se você não quiser desperdiçar as informações que já possui? Então você deve reservar um tempo para analisá-las detalhadamente e limpá-las. Dessa forma, você se certificará de que não está basicamente chutando a lata pela estrada - e evitando que sua futura dor de cabeça gaste uma fortuna em Tylenol.
Um pequeno esforço hoje pode economizar tempo e recursos amanhã. Além disso, é praticamente impossível realizar o rastreamento correto de ativos com conjuntos de dados "sujos".
Antes de prosseguirmos, vale a pena observar que sabemos o quão tedioso isso pode ser, e é por isso que o InvGate Asset Management cuida da normalização de dados automaticamente.
3. Veja isso como uma medida de economia de custos
O inventário de TI e o gerenciamento de ativos não são uma despesa extra ou um luxo, mas um investimento no sucesso de longo prazo de sua empresa. Negligenciá-lo pode levar a um inesperado tempo de inatividade, aumento de custos e outros problemas que podem afetar significativamente seus resultados. Por outro lado, a implementação de um sistema eficiente pode economizar tempo e dinheiro.
Como aponta Cassandra Campbell do Shopify Blogs, isso não apenas o ajudará a evitar a perda de vendas, mas também permitirá que você planeje com antecedência a compra de mais itens e garanta que tenha dinheiro suficiente reservado.
Como você pode ver, não se trata apenas de manter o controle dos detalhes por causa disso. Trata-se de maximizar a eficiência e a produção, fazer previsões informadas e, por fim, tomar decisões melhores.
4. Considere o rastreamento de ativos
Particularmente quando se trata de ativos físicos, você não pode simplesmente ignorar coisas como a localização física deles. Portanto, você deve considerar ter um repositório central de ativos como a primeira etapa do gerenciamento de ativos. Depois, trata-se de usar técnicas modernas de rastreamento para garantir que tudo esteja onde deveria estar e seja usado pelos proprietários de ativos apropriados.
Embora isso seja fácil de fazer com os ativos de TI, é mais difícil fazer com um ativo físico. Coisas como códigos QR, etiquetas de código de barras digitalizáveis, RFID, BLE (Bluetooth de baixa energia) e GPS podem ajudá-lo a ter certeza de que você sabe onde tudo está o tempo todo.
Combine isso com o repositório de ativos e os registros de ativos que o acompanham, e você terá muito mais controle sobre as coisas. Os registros, em particular, podem ajudá-lo a rastrear os ativos marcados com código de barras. Também é uma ótima maneira de rastrear a cadeia de custódia.
Resumindo a história, o rastreamento de ativos é crucial para dar suporte ao ITAM geral e tomar as decisões mais bem informadas. Caso contrário, você estará correndo atrás de intuições, tentando ler folhas de chá, enquanto seus concorrentes usam as ferramentas disponíveis para saber o que é o quê - e onde.
5. Atualize regularmente os dados de seu inventário
Seus dados de inventário são tão bons quanto a última vez em que foram atualizados. É essencial ter um sistema que garanta atualizações e manutenção regulares dos dados do inventário de seus ativos.
Você pode definir um cronograma de revisão regular, como semanal ou mensal, para verificar e atualizar os dados do inventário. Além disso, com uma ferramenta adequada, você pode automatizar determinadas tarefas para simplificar o processo de atualização e reduzir a probabilidade de erro humano. Com ferramentas de descoberta eficientes e automação, seu sistema de gerenciamento de inventário de ativos pode permanecer atualizado e preciso, fornecendo as informações necessárias para a tomada de decisões.
4 recursos obrigatórios do software de inventário de ativos de TI
Tão essencial quanto entender a importância do inventário de ativos de TI é ter uma ferramenta eficiente para apoiá-lo. Um sistema de inventário de ativos pode significar a diferença entre um trabalho extra incômodo e um trabalho automatizado que exige muito menos horas de trabalho e correções desnecessárias.
Vamos detalhar o que é um inventário de ativos eficiente. As ferramentas de inventário de ativos de TI devem incluir ponto a ponto.
1. Automação do processo de inventário
Simples assim: A automação pode lhe poupar muito tempo e dinheiro. Ter a ferramenta certa à mão pode ajudá-lo instantaneamente a economizar em ambos, marcando automaticamente todos os seus ativos de TI de uma só vez, fornecendo informações valiosas à sua equipe de TI.
Instalar o InvGate Asset Management's Agent é a melhor maneira de construir e manter seu inventário atualizado, pois ele fornecerá periodicamente informações em tempo real sobre seus ativos, evitando erros humanos e esforços desnecessários.
2. Banco de dados de ativos centralizado
A descoberta de ativos de TI é a melhor maneira de estar preparado para problemas de funcionamento ou soluções de problemas inesperadas. Como? Porque é um balcão único para saber rapidamente o que sua empresa possui, o que ela precisa, o que está sendo usado e o que está vago.
3. Alertas de monitoramento de ativos de TI
Não basta ter um inventário completo. Você deve ter uma ferramenta que avalie o status do seu ativo em tempo real e de acordo com regras de integridade personalizáveis que se adaptem ao seu negócio e que envie alertas quando algo não estiver certo.
4. Relatórios e análises
Qualquer ferramenta de descoberta de ativos de TI que valha seu preço auditará periodicamente todos os ativos da sua rede e permitirá que você crie relatórios personalizados para compartilhar com as partes interessadas. Além disso, ela melhorará seu gerenciamento de custos e o processo de tomada de decisões graças aos dados que pode fornecer.
Com o InvGate Asset Management, você pode personalizar facilmente seus painéis para rastrear os indicadores que mais interessam à sua organização, e também pode criar relatórios específicos, baixá-los e compartilhá-los quando desejar.
Embora existam opções gratuitas de software de inventário de ativos de TI disponíveis, é fundamental considerar as possíveis desvantagens antes de optar por usá-las. Em alguns casos, o software gratuito pode não oferecer o mesmo nível de funcionalidade ou suporte que uma opção paga. Além disso, é essencial avaliar cuidadosamente a segurança e a confiabilidade de qualquer software que você decida usar para proteger os ativos e os dados da sua empresa.
O resultado final
Ter uma visão completa do que está acontecendo em todos os níveis da sua organização significa bons negócios. Um inventário de ativos de TI bem gerenciado pode proporcionar vários benefícios a uma organização, incluindo:
- Otimização de custos.
- Melhoria da utilização de ativos.
- Aumento da segurança.
- Conformidade.
- Melhor tomada de decisões.
Manter as práticas de gerenciamento de ativos de inventário em ação não se trata apenas de eficiência, mas também de sustentabilidade e recursos bem alocados. E isso, mais do que qualquer outra coisa, o ajudará não apenas a permanecer no jogo, mas a vencê-lo.
Se você precisa ter uma compreensão clara de todos os ativos de TI da sua empresa (e realmente deveria) e ter acesso a todos os recursos obrigatórios que todo software ITAM deve incluir, InvGate Insight é o caminho a seguir. Ainda não tem certeza? Experimente-o gratuitamente por 30 dias e descubra por si mesmo.
Perguntas frequentes
Qual é a finalidade de identificar os ativos e o inventário de TI?
O objetivo da identificação de ativos de TI e do inventário é fornecer um registro abrangente e preciso de todos os ativos de TI em uma organização, permitindo o gerenciamento, a otimização e a segurança eficazes desses ativos.
Quais são os exemplos de inventário de ativos?
Exemplos de inventário de ativos incluem inventário de ativos físicos, inventário de ativos de software, inventário de propriedade intelectual e inventário de ativos de TI.
Como você faz o inventário de seus equipamentos de TI?
Os equipamentos de TI podem ser inventariados manualmente ou por meio de um software automatizado de gerenciamento de inventário de ativos de TI. O processo envolve a coleta de detalhes como marca e modelo do ativo, número de série, data de compra, informações de garantia e localização.
Quais são os quatro componentes do ativo de TI?
Os quatro componentes do ativo de TI são aplicativos (programas de software, sistemas operacionais e bancos de dados), infraestrutura (hardware e infraestrutura de rede), dados e equipe de TI.
Como você controla os ativos de TI?
Os ativos de TI podem ser rastreados por meio de software ou planilhas de gerenciamento de inventário de ativos de TI. As soluções automatizadas são preferidas devido à sua precisão, eficiência e escalabilidade.
Quais são os tipos de ativos de TI?
Existem muitos tipos diferentes de ativos de TI, mas alguns dos mais comuns incluem hardware, software, baseados em nuvem e dados.
