O guia definitivo para o gerenciamento de ativos de hardware (HAM)

O Gerenciamento de Ativos de Hardware (HAM) é um componente essencial do Gerenciamento de Ativos de IT. Feito adequadamente, ele pode reduzir custos e garantir que o equipamento correto esteja disponível no momento certo para os interessados certos, e que os ativos de hardware de IT sejam sempre rastreados.

Neste artigo, vamos introduzir o HAM, descrever alguns de seus principais benefícios e examinar as etapas do ciclo de vida do HAM. Além disso, vamos explorar algumas das melhores maneiras de começar.

Pronto para se entusiasmar com o HAM? Vamos começar!

O que é Gerenciamento de Ativos de Hardware?

O HAM é a prática que cuida dos ativos de hardware do seu Inventário de Ativos de IT. Simplificando, a prática mantém um olhar atento sobre os componentes físicos que compõem seu ambiente em funcionamento, incluindo desktops, laptops, servidores e equipamentos de rede ao longo de todo o ciclo de vida deles - desde a aquisição até a aposentadoria e reciclagem.

O HAM faz parte da prática geral de ITAM e deve ser cuidadosamente integrado às funções de service desk e financeiras para garantir que ele apoia plenamente seu departamento de IT.

Ao combinar software de ITSM e ITAM, o HAM pode reduzir o custo do equipamento e, ao mesmo tempo, ajudar a resolver incidentes e solicitações de serviço. 

Fazendo isso corretamente, você sempre terá um conjunto definitivo de hardware em estoque para distribuir de maneira inteligente em toda a organização e de acordo com as solicitações recebidas por meio do seu service desk. Isso pode economizar tempo e evitar inconvenientes para os usuários finais.

HAM vs. SAM

Então, quais são as diferenças entre HAM e SAM? Como mencionamos, o HAM se concentra em garantir que as práticas e processos corretos estejam em vigor para gerenciar, controlar e proteger o patrimônio de hardware de TI. Por outro lado, o Gerenciamento de Ativos de Software ou SAM cuida dos ativos de software de TI. Mas vamos dar um minuto para examinar ambas as práticas em detalhes.

Benefícios do Gerenciamento de Ativos de Hardware

Implementar uma estratégia de HAM tem múltiplos benefícios, como você pode imaginar. No geral, pode ajudar as organizações a otimizar seus ativos de hardware, fornecendo um melhor equilíbrio entre oferta e demanda.

Em IT, o hardware é muito mais do que caixas e pedaços de fio e lata, mas precisamos articular isso com o restante do negócio.

• Economia de custos - Ajuda as organizações a evitar compras desnecessárias de hardware e reduz os custos de manutenção e suporte de ativos.
  
  
• Melhor Gerenciamento do Ciclo de Vida do Ativo - Ajuda a gerenciar todo o ciclo de vida dos ativos de hardware, desde a aquisição até a eliminação, de forma estruturada e eficiente para que nada se perca, seja ignorado ou esquecido. Todos nós já ouvimos histórias de terror sobre servidores zumbis, servidores em funcionamento ocupando tempo e recursos valiosos porque ninguém sabe para que estão sendo usados. Um gerenciamento sólido do ciclo de vida significa que qualquer coisa que não esteja sendo usada ativamente seja sinalizada e tratada adequadamente.
  
  
• Melhor agilidade nos negócios - Garante que os ativos de hardware sejam usados de maneira eficiente e eficaz, o que pode aumentar a produtividade e reduzir o tempo de inatividade.
  
  
• Melhor segurança e prevenção de perdas - Dá às organizações controle sobre seus ativos de hardware, reduzindo o risco de ativos de hardware extraviados ou perdidos.
  
  
• Melhor conformidade - Pode ajudar a garantir que os ativos de hardware sejam usados em conformidade com os requisitos legais e regulamentares.
  
  
• Melhor tomada de decisão - Fornece às organizações informações precisas sobre seus ativos de hardware, o que pode ajudá-las a tomar decisões informadas sobre investimentos futuros e atividades de aquisição.

As 9 etapas do ciclo de vida do Gerenciamento de Ativos de Hardware

As nove etapas do ciclo de vida do Gerenciamento de Ativos de Hardware.

As principais etapas do ciclo de vida dos ativos de hardware são:

• Solicitação de Hardware: o hardware é solicitado por um funcionário. Tipicamente, isso é feito enviando uma solicitação através do service desk.
  
  
• Aquisição: esta etapa envolve a aquisição de ativos de hardware por meio de compra, locação ou fundos de tecnologia.
  
  
• Recepção: o hardware foi entregue ao departamento de I, verificado e rotulado/etiquetado.
  
  
• Garantia de qualidade: esta etapa garante que o hardware seja adequado ao propósito e atenda aos requisitos de utilidade e garantia da organização.
  
  
• Implantação: uma vez testado, os ativos de hardware são implantados e instalados no local ou departamento apropriado dentro da organização.
  
  
• Suporte de operações: o hardware é suportado por meio da prática padrão de Gerenciamento de Incidentes.
  
  
• Manutenção: manutenção de ativos de hardware para garantir desempenho e longevidade ideais. Isso inclui manutenção proativa e reativa.
  
  
• Aposentadoria: o hardware está se aproximando do final de sua vida útil e precisa ser retirado de serviço de maneira controlada.
  
  
• Descarte: os ativos de hardware são reciclados ou descartados ao final de sua vida útil.

Melhores práticas do Gerenciamento de Ativos de Hardware do ITIL

O Gerenciamento de Ativos de Hardware precisa de uma abordagem estruturada para rastrear, monitorar e gerenciar efetivamente todos os ativos de hardware de IT dentro de uma organização. Ao implementar o HAM, aqui estão algumas coisas a serem consideradas.

1. Mantenha-o simples (e prático)

Eu usei um princípio orientador do ITIL aqui. Lembre-se de se manter simples ao iniciar sua prática de HAM.

Muitas implementações falham porque são excessivamente complicadas e se tornam muito pesadas para serem executadas efetivamente. Ao criar sua prática de HAM, lembre-se de que seu processo deve ser amigável ao usuário, porque se seus clientes acharem que é muito complicado usá-lo, por exemplo, ao solicitar equipamentos, isso resultará em muita burocracia e eles contornarão, causando problemas no futuro.

2. Conheça seus jogadores de apoio

Ou, emprestando outro princípio do ITIL, trabalhe de forma colaborativa e holística. Olhe o que está em vigor no momento e veja o que pode ser usado para o HAM. Não estamos procurando reinventar a roda aqui, então trabalhe de maneira inteligente, não difícil.

Todas as solicitações de hardware passam pelo service desk? Existe um processo de Atendimento de Solicitações ao qual você pode se conectar? O processo de aquisição é centralizado? O novo hardware pode ser implantado como parte do gerenciamento de versões?

3. Identifique e documente todos os ativos de hardware

Eu sei, eu sei. Esta parte vai exigir muito tempo e trabalho duro. São as regras se você quiser fazer o HAM corretamente. O primeiro passo é identificar e documentar todos os ativos de hardware dentro da organização. Isso inclui computadores, servidores, impressoras e outros periféricos. É essencial manter registros precisos de todos os ativos de hardware, incluindo sua localização, número de série, data de compra, informações de garantia e histórico de manutenção.

Você pode tornar isso menos doloroso usando o Agente do InvGate Asset Management - ele relatará automaticamente todos os ativos conectados à rede da sua organização, ajudando você a ter um inventário completo e unificado em apenas 24 horas. Além disso, as informações que você já tem em vigor, se tiver processos relacionados a SAM ou Gerenciamento de Configuração, podem ajudar. Não importa como você decida fazer, lembre-se de que esta etapa é fundamental para toda a sua prática, portanto, é imperativo acertar.

4. Use software de rastreamento de ativos

Use software de rastreamento de ativos para gerenciar todos os ativos de hardware. O software deve fornecer atualizações em tempo real sobre a localização, status e histórico de manutenção de cada ativo.

Nesse sentido, o InvGate Asset Management não apenas fornecerá recursos de rastreamento de ativos, mas também capacidades de Gerenciamento de Ativos de Software - e mencionamos que ele é integrado nativamente ao InvGate Service Management para tornar as atividades de toda a equipe de suporte de TI muito mais suaves?

5. Conduza auditorias regulares

Conduza auditorias regulares de ativos de hardware para garantir registros precisos e identificar quaisquer ativos ausentes ou não contabilizados. Isso garantirá que os dados que você possui em seus bancos de dados de ativos correspondam ao que está presente em seu ambiente de IT.

Se você tiver o InvGate Asset Management, também poderá automatizar relatórios de ITAM para receber atualizações periódicas sobre a saúde, status, uso de licenças e muito mais de seus ativos de hardware.

KPIs de Gerenciamento de Ativos de Hardware

Como tudo no mundo de IT, não é apenas crucial ter processos em vigor, mas também monitorá-los constantemente. Assim, aqui estão alguns indicadores-chave de desempenho de ITAM ou KPIs para ajudá-lo a gerenciar sua nova prática de HAM:

• Utilização de hardware: mede a porcentagem de tempo que os ativos de hardware estão em uso. Essa métrica ajuda a identificar ativos de hardware subutilizados que podem ser realocados ou aposentados.
• Custo total de propriedade (TCO): mede o custo total de possuir e manter ativos de hardware. Inclui métricas como preço de compra, suporte e manutenção, e custos de eliminação.
• Ciclo de vida do ativo: acompanha a vida útil dos ativos de hardware desde a etapa de solicitação até a eliminação. Isso ajuda a rastrear ativos que precisam de atualização, substituição ou aposentadoria.
• Tempo médio entre falhas (MTBF): mede o tempo médio entre falhas de ativos de hardware. Isso ajuda a determinar possíveis problemas de manutenção ou falhas recorrentes que são candidatos a investigações adicionais, por meio da prática de Gerenciamento de Problemas.
• Manutenção de ativos: mede a porcentagem de ativos de hardware que são atendidos e mantidos de acordo com sua programação ou contratos de suporte. Isso ajuda a identificar possíveis problemas de manutenção e melhorar a longevidade dos ativos de hardware.
• Precisão do ativo: mede a precisão do banco de dados de ativos de hardware. Isso ajuda a identificar ativos ausentes, perdidos ou roubados.
• Conformidade com a segurança: mede a conformidade dos ativos de hardware com políticas e regulamentos de segurança. Isso ajuda a encontrar possíveis violações de segurança e melhorar a segurança dos ativos de hardware.
• Coesão de processos: mede como os processos individuais alinhados com o HAM se apoiam mutuamente de forma eficaz. Os processos incluem gerenciamento de incidentes, solicitações e financeiro, capacitação de mudança, gerenciamento de versões e gerenciamento de segurança da informação.

Pensamentos finais

O Gerenciamento de Ativos de Hardware faz parte da prática geral de ITAM e pode ajudá-lo a gerenciar, controlar, rastrear e proteger os ativos de hardware em seu parque de TI. Para gerenciar seus ativos de TI de maneira eficaz, você precisa que tanto SAM quanto HAM funcionem juntos. Lembre-se ao implementar o HAM:

• Ele precisa ser capaz de gerenciar ativos ao longo de todo o ciclo de vida deles.
• É essencial ter um plano estruturado em vigor para que nada seja perdido ou esquecido.
• Os KPIs e métricas de desempenho certos ajudarão a manter sua prática de HAM no caminho certo.

Por último, o software de HAM é sua melhor aposta para ter sucesso na implementação de um plano. Quer saber tudo o que o InvGate Asset Management pode fazer por você para gerenciar efetivamente seus ativos de IT? Confira a demonstração ao vivo ou solicite um teste gratuito de 30 dias!

Perguntas Frequentes

Por que o Gerenciamento de Ativos de Hardware é importante?

O HAM é essencial para gerenciar seus ativos de hardware de IT de forma eficaz e eficiente.

Qual é o objetivo do Gerenciamento de Ativos de Hardware?

O HAM visa rastrear ativos enquanto reduz custos e riscos.

Qual é o valor do Gerenciamento de Ativos de Hardware?

O HAM pode ajudá-lo a economizar tempo, dinheiro e riscos de conformidade.

Quais são os diferentes tipos de ativos de hardware?

PCs, laptops, servidores e equipamentos de rede, para citar alguns!