Manter o controle das renovações de software é uma tarefa obrigatória para qualquer empresa que se dedique ao gerenciamento de serviços de TI (ITAM) ou ao suporte de TI em geral. Trata-se de garantir que você continue a usar suas licenças de software legalmente depois que elas expirarem. Um software adequado de gerenciamento de ativos de TI pode ajudá-lo com isso.
O Gerenciamento de Licenças de Software pode ser desgastante e demorado, principalmente porque a maioria das organizações está lidando com muitas instalações, cada uma com suas próprias datas, termos e condições.
E se você não estiver atento, poderá acabar pagando mais do que o necessário ou enfrentando problemas de conformidade.
Mas não se preocupe, nós o ajudamos! Neste artigo, explicaremos o que é a renovação de software, por que ela é relevante e como uma ferramenta ITAM pode ajudá-lo a otimizar os principais processos.
Então, vamos mergulhar de cabeça!
Qual é a definição de renovação de software?
Renovação de software é um termo que você ouve com frequência no setor de ITAM, porque é uma das nossas chamadas práticas recomendadas. É semelhante à renovação de um contrato de aluguel, mas, em vez de uma casa ou apartamento, você está renovando seu direito de usar um software específico.
Isso é fundamental para um gerente de ativos de TI, pois o software que você usa é essencial para gerenciar os serviços de TI, solucionar problemas e, de modo geral, manter a infraestrutura de TI da sua empresa funcionando sem problemas.
Em termos mais simples, a renovação do software do seu aplicativo SaaS, por exemplo, é como dizer: "Ei, estamos usando este software, ele está funcionando muito bem para nós e gostaríamos de continuar a usá-lo".
Quando uma licença de software expira, os usuários normalmente perdem o acesso a atualizações, suporte e, às vezes, a capacidade de usar o software por completo, dependendo dos termos do contrato de licença.
Por outro lado, ao renovar o contrato, você garante que sua equipe possa continuar fornecendo suporte de TI de alto nível. Além disso, isso o mantém no lado certo da lei, pois o uso de software sem uma licença válida pode causar problemas de gerenciamento de conformidade. Portanto, em essência, a renovação de software mantém seu software e, por extensão, seus serviços de TI, funcionando bem.
8 benefícios do gerenciamento de renovação
Uma estratégia de gerenciamento de renovação de software envolve manter a conformidade com os contratos de licenciamento, otimizar o uso e garantir o suporte contínuo do fornecedor e as atualizações de segurança.
Veja a seguir os principais benefícios de incorporar essa estratégia em sua organização.
1. Maior economia de dinheiro
Manter o controle das renovações ajuda as organizações a economizar dinheiro, otimizando suas licenças e assinaturas de software. Isso garante que as empresas renovem apenas o que é realmente necessário, evitando despesas desnecessárias. Isso significa que não há mais desperdício de dinheiro com software que não está sendo usado e que é possível encontrar opções mais econômicas que ainda atendam às suas necessidades.
2. Melhor previsão orçamentária
Na mesma linha, a prática oferece informações sobre as próximas renovações de software e os custos associados, permitindo que as organizações prevejam e aloquem com precisão os orçamentos de TI para despesas com software. É como ter um roteiro financeiro que permite que as empresas planejem com eficiência e evitem surpresas financeiras ou estouros de orçamento.
3. Conformidade legal mais forte
Com o Renewal Management, as organizações podem se certificar de que estão em conformidade com as leis de licenciamento de software. O gerenciamento ativo das renovações ajuda as empresas a evitar possíveis problemas legais ou penalidades que possam surgir devido ao uso de software não licenciado ou expirado. É como ter uma rede de segurança para se proteger contra qualquer problema legal.
4. Maior produtividade
O gerenciamento eficaz das renovações de software leva ao aumento da produtividade. Com um roteiro claro de gerenciamento de ativos de software, as empresas identificam quais instalações são essenciais para suas operações. Isso permite que elas aloquem recursos de forma mais eficiente, garantindo que os funcionários tenham as ferramentas necessárias para realizar seu trabalho sem atrasos ou obstáculos desnecessários.
5. Relacionamentos aprimorados com fornecedores
O gerenciamento de renovação envolve uma comunicação proativa com os fornecedores de software. As organizações podem construir relacionamentos sólidos e abrir oportunidades de negociação, descontos ou melhores condições durante o processo de renovação. Você estará criando uma estratégia de gerenciamento de fornecedores mais sólida, que pode levar a resultados mutuamente benéficos.
6. Operações simplificadas
Você tem a garantia de que nenhuma interrupção nas operações comerciais será afetada por licenças ou assinaturas vencidas. É como ter uma máquina bem lubrificada que continua funcionando sem problemas, sem nenhum contratempo inesperado. Isso significa que os funcionários podem continuar trabalhando sem interrupções, o que resulta em menos tempo de inatividade, maior produtividade e satisfação do cliente.
7. Mitigação de riscos mais robusta
O gerenciamento proativo de renovação ajuda a reduzir o risco de usar software desatualizado ou sem suporte. Você estará sempre à frente para ter acesso às últimas atualizações, patches e recursos de segurança. Isso reduz a vulnerabilidade a ataques cibernéticos e possíveis violações de dados, proporcionando tranquilidade e protegendo informações confidenciais.
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8. Maior satisfação do cliente
A prática garante que o software esteja sempre disponível e atualizado para os usuários finais, levando a uma maior satisfação do cliente, pois os funcionários podem contar com o software de que precisam para realizar suas tarefas com eficiência. Outra maneira de ver isso é que você estará equipando os funcionários com as ferramentas de que precisam para se destacarem em suas funções e prestarem um serviço excepcional aos clientes.
O processo de renovação de software
O processo de renovação de software envolve vários estágios, incluindo avaliação, pesquisa, tomada de decisão, renovação ou transição e implementação.
Cada estágio desempenha um papel fundamental para garantir que as soluções de software da organização estejam atualizadas, eficientes e alinhadas com seus objetivos estratégicos.
Veja a seguir como fazemos a manutenção do software:
- Avalie a situação atual: Primeiro, audite as licenças de software da organização para determinar quais estão sendo usadas e quais não estão.
- Atualize o inventário de software: Certifique-se de que o inventário de software reflita com precisão seu ambiente de TI e suas instalações.
- Identifique as próximas renovações: Analise minuciosamente quais contratos de licença estão vencendo para poder tomar providências.
- Avaliar as necessidades de software: Avalie se o software atual ainda está atendendo aos requisitos da organização ou se há novas soluções disponíveis.
- Negociar os termos de renovação: Utilize os insights dos padrões de uso do software e da utilização da licença para negociar melhores condições, descontos ou recursos adicionais com os fornecedores.
- Renovar licenças ou assinaturas: Inicie e conclua o processo de renovação com facilidade.
- Comunique as alterações às partes interessadas: Use relatórios e notificações personalizáveis para comunicar os detalhes da renovação às equipes ou indivíduos relevantes.
- Acompanhe e monitore as renovações: Monitore continuamente e receba notificações automáticas sobre as próximas renovações.
Você provavelmente notou que algumas dessas etapas não podem ser executadas (ou pelo menos não de forma eficiente) sem uma ferramenta competente. Por exemplo, manter seu inventário de TI no Excel pode parecer bom no início, mas ele pode facilmente ficar desatualizado e retratar informações erradas, prejudicando seus esforços de renovação de software.
E não é só isso, na seção seguinte exploraremos como o processo pode se beneficiar do recurso de conformidade de software do InvGate Asset Management.
Como lidar com as renovações de software com InvGate Asset Management
Com InvGate Asset Management, você pode construir seu inventário unificado de ativos de TI em menos de 24 horas, incluindo todas as instalações de software em seu ambiente. Além disso, a ferramenta fornece rastreamento e monitoramento automatizado de suas licenças e seu uso.
Em particular, o recurso de conformidade de software desempenha um papel significativo na simplificação do processo de renovação de software. Ele funciona combinando as informações dos contratos incorporados à sua instância com o uso de software relatado em seu ambiente.
Em seguida, ele processa e classifica as informações dos módulos Contracts e Software Metering, incluindo instalações fora de conformidade, baixo uso e oportunidades de economia de custos, permitindo que você tome providências imediatamente.
Para ter uma visão geral e planejar sua estratégia com antecedência, a ferramenta também incorpora painéis personalizáveis que podem ser definidos de acordo com o que você deseja analisar, inclusive o desempenho do software.
9 práticas recomendadas para lidar com renovações de software
Para concluir, aqui estão algumas de nossas dicas práticas e práticas recomendadas para lidar com renovações de software:
- Comece cedo: Comece o processo de renovação bem antes da data de vencimento para ter tempo suficiente para negociações e avaliações.
- Avalie suas necessidades: Examine atentamente suas licenças de software atuais e determine se elas ainda atendem aos requisitos da sua organização. Considere quaisquer novas soluções disponíveis no mercado que possam atender melhor às suas necessidades.
- Negocie os termos de renovação: Utilize dados sobre o uso de software e a utilização de licenças para negociar melhores condições, descontos ou recursos adicionais com os fornecedores. Esteja preparado com evidências para apoiar suas negociações.
- Consolidar licenças: Se for viável, considere a consolidação de licenças ou assinaturas para reduzir a complexidade e, possivelmente, negociar preços melhores. Isso também pode simplificar seus processos de gerenciamento de software.
- Comunique-se com as partes interessadas: Mantenha todas as partes interessadas relevantes informadas sobre o processo de renovação, inclusive os tomadores de decisão e os usuários finais. É fundamental manter a transparência e o alinhamento durante todo o processo.
- Mantenha um inventário de software preciso: Mantenha o banco de dados do Software Asset Management atualizado com as informações mais recentes sobre as renovações de licenças. Isso o ajudará a rastrear e gerenciar suas licenças com eficiência.
- Automatize os lembretes de renovação: Utilize as ferramentas ITAM, como o InvGate Asset Management, para automatizar as informações e os lembretes de renovação. Essa abordagem proativa do ITAM o ajudará a evitar interrupções causadas por licenças vencidas.
- Mantenha-se informado sobre as atualizações dos fornecedores: Mantenha-se atualizado sobre os anúncios e atualizações dos fornecedores relacionados às suas licenças de software. Isso o ajudará a se manter informado sobre quaisquer alterações nos termos de licenciamento ou novos recursos que possam afetar suas decisões de renovação.
- Revise e otimize regularmente: Revise continuamente seu processo de renovação de software e procure oportunidades para otimizar os custos e aumentar a eficiência. Reavalie regularmente suas necessidades de software e avalie soluções alternativas para garantir que você esteja maximizando o valor.
Principais conclusões
O monitoramento regular do processo de renovação de software é fundamental em qualquer estratégia robusta de gerenciamento de ativos de TI; ele ajuda a garantir que você esteja em conformidade com os requisitos de software e, ao mesmo tempo, otimiza a alocação de recursos e a economia de custos.
É importante considerar que o processo envolve a coordenação simultânea dos diferentes termos e condições de instalação. Nesse sentido, uma solução que incorpore um módulo de conformidade de software pode fazer uma grande diferença em termos de eficiência e eficácia.
Além disso, outras dicas a serem consideradas são: começar cedo para ter tempo suficiente para negociações e avaliações, avaliar as necessidades de software da sua organização para determinar se as licenças atuais atendem a esses requisitos e utilizar os dados de uso para negociar melhores termos de renovação, como descontos ou recursos adicionais, com os fornecedores.
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Perguntas frequentes
As licenças de software expiram?
Sim, muitas licenças de software expiram. A duração da licença depende dos termos definidos pelo fornecedor do software. Algumas licenças são válidas por um período específico, como um ano ou vários anos, após o qual precisam ser renovadas. Algumas outras licenças podem ser perpétuas, o que significa que não expiram.
Qual licença de software não expira?
Uma licença de software perpétua não expira. Depois de adquirir uma licença perpétua, você pode usar o software indefinidamente sem renovar a licença. No entanto, é importante observar que, embora a licença não expire, o acesso a atualizações, suporte e outros serviços geralmente requer taxas de assinatura contínuas.
O que acontece quando uma licença de software expira?
Quando uma licença de software expira, você pode perder o acesso ao software. Em alguns casos, o software pode continuar funcionando, mas você não receberá nenhuma atualização ou suporte do fornecedor do software. Em outros casos, o software pode se tornar completamente inutilizável. Isso depende dos termos e condições definidos pelo fornecedor do software.
Qual é o período da política de renovação?
O período da política de renovação refere-se ao prazo em que você deve renovar a licença do software antes que ela expire. Esse período varia de acordo com o fornecedor do software. Alguns provedores podem permitir que você renove a licença a qualquer momento antes do vencimento, enquanto outros exigem a renovação dentro de um período específico antes da data de vencimento.
O que é uma licença de software vitalícia?
Uma licença vitalícia de software, também conhecida como licença perpétua, permite que você use o software indefinidamente. Isso significa que você paga uma taxa única e pode usar o software para sempre. No entanto, embora o software possa ser usado indefinidamente, o acesso a atualizações, suporte e outros serviços geralmente está vinculado a uma assinatura separada que talvez precise ser renovada periodicamente.
