Você já se perguntou como as empresas gerenciam o valor de sua tecnologia ao longo do tempo? Compreender a depreciação dos ativos de TI é fundamental para gerenciá-los. Isso ajuda a manter as finanças de sua organização precisas e os recursos bem distribuídos. A depreciação ajuda a distribuir o custo dos ativos de TI ao longo de sua vida útil para que você possa planejá-los e gerenciá-los com eficiência.
Neste artigo, exploraremos o que significa depreciação de ativos de TI e como ela se encaixa no quadro geral de uma estratégia de Gestão de Ativos de TI (ITAM). Também abordaremos os métodos de cálculo, como escolher o método correto para cada ativo e a importância de rastrear essas alterações.
Vamos mergulhar fundo no mundo da depreciação de ativos de TI!
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Depreciação de ativos de TI: o que é isso?
A depreciação refere-se ao método contábil usado para alocar o custo de um ativo tangível ao longo de sua vida útil. Essencialmente, ele ajuda as empresas a distribuirem as despesas de um ativo em vez de cobrar o custo total no ano em que ele foi comprado. Essa prática é vital para refletir com precisão a situação financeira de uma empresa.
Um ativo, nesse contexto, é qualquer recurso de propriedade de uma empresa que se espera que proporcione benefícios econômicos futuros. Exemplos de ativos de TI incluem computadores, software, servidores e equipamentos de rede. A depreciação dos ativos de TI concentra-se especificamente em como esses recursos perdem valor ao longo do tempo devido a fatores como desgaste, obsolescência tecnológica e demanda do mercado.
Por que a depreciação é importante na Gestão de Ativos de TI?
Entender a depreciação dos ativos de TI é fundamental para uma Gestão Financeira eficaz. Os ativos de TI podem ser caros, e não contabilizar a depreciação com precisão pode levar a problemas no planejamento financeiro e no Gerenciamento do Ciclo de Vida dos Ativos. A depreciação dos ativos de TI ajuda as organizações das seguintes maneiras:
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Relatórios financeiros precisos: conhecer o valor atual dos seus ativos permite manter registros financeiros claros.
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Benefícios fiscais: em muitas regiões, a depreciação pode ser deduzida como uma despesa, ajudando a reduzir a renda tributável.
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Tomada de decisão informada: os dados de depreciação ajudam a decidir quando substituir ou atualizar os ativos de TI. Eles ajudam a otimizar o Gerenciamento do Ciclo de Vida e a planejar investimentos futuros.
Por exemplo, um servidor comprado por R$ 100.000 não manterá o mesmo valor em cinco anos. O acompanhamento da depreciação permite registrar o declínio do valor, ajudando a planejar quando substituí-lo ou qual o valor residual que ainda pode ser obtido se ele for vendido.
Tipos de ativos: entendendo o que queremos dizer com ativos de TI
Quando falamos de Gestão de Ativos de TI (ITAM) e depreciação, é importante esclarecer primeiro o que queremos dizer com "ativos". Em termos simples, um ativo é qualquer coisa que uma empresa possua e que tenha valor. Entretanto, nem todos os ativos são iguais e nem todos se enquadram no escopo do ITAM. Vamos detalhar os tipos de ativos e entender quais deles são relevantes para o Gerenciamento da Infraestrutura de TI.
Ativos fixos
Ativos fixos são bens físicos e de longo prazo utilizados nas operações da empresa e, em TI, incluem principalmente hardwares essenciais para a infraestrutura, como servidores, computadores, equipamentos de rede e itens de data center. Esses ativos sustentam as operações diárias e a produtividade dos times, mas perdem valor ao longo do tempo devido ao uso e à obsolescência tecnológica. Por isso, a depreciação desses ativos é um ponto central no ITAM, sendo fundamental para o controle financeiro, planejamento de substituições e definição de orçamento.
Ativos circulantes
Ativos circulantes são recursos de curto prazo que a empresa espera consumir, utilizar ou converter em dinheiro em até um ano e, em TI, podem incluir suprimentos consumíveis, licenças temporárias, hardware alugado e verbas destinadas a projetos imediatos. Embora não sejam depreciados como os ativos fixos, o controle desses itens é importante para manter os orçamentos de TI alinhados às demandas operacionais do dia a dia.
Ativos intangíveis
Ativos intangíveis são bens não físicos que geram valor para a organização e, em TI, incluem principalmente licenças e assinaturas de software, patentes, tecnologias proprietárias e propriedade intelectual. Diferentemente do hardware, esses ativos não são depreciados, mas amortizados ao longo de sua vida útil, refletindo seu uso e benefício ao longo do tempo. Mesmo sem desgaste físico, eles exigem gestão contínua, como controle de renovações, atualizações e proteção contra uso indevido.
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Conceitos importantes para a depreciação de ativos de TI
Vários fatores influenciam a forma como os ativos perdem valor ao longo de seu ciclo de vida, vamos detalhar alguns dos conceitos mais importantes a serem considerados ao lidar com a depreciação de ativos.
Vida útil do ativo
A vida útil de um ativo de TI é o período esperado durante o qual ele continuará a gerar valor para a empresa. Esse período de tempo pode variar significativamente, dependendo do tipo de ativo, de sua finalidade e de fatores externos, como mudanças no setor. Por exemplo:
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Evolução tecnológica: o hardware e o software de TI tendem a ficar desatualizados rapidamente. Um servidor comprado hoje pode ser substituído em cinco anos devido a alternativas melhores.
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Intensidade de uso: os ativos que são muito usados naturalmente terão vidas úteis mais curtas. Os servidores que executam sistemas críticos podem se depreciar mais rapidamente do que os dispositivos usados ocasionalmente.
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Práticas de manutenção: os ativos que são bem cuidados geralmente mantêm seu valor por mais tempo. Atualizações e reparos regulares prolongam a vida útil, enquanto a negligência pode resultar em falha precoce.
O acompanhamento da vida útil de cada ativo ajuda no planejamento de substituições, atualizações ou reatribuição de sua função a papéis menos críticos na empresa.
Valor residual
Esse é o valor estimado de revenda ou sucata de um ativo após o término de sua vida útil. Ele representa a parte do custo inicial que não pode ser depreciada. A estimativa exata do valor residual é importante para o cálculo da depreciação porque determina o valor total que será baixado ao longo do tempo.
Por exemplo, se um laptop é comprado por US$ 1.200 e espera-se que tenha um valor de revenda de US$ 200 após quatro anos, seu custo depreciável seria de US$ 1.000. Esse valor é distribuído entre os quatro anos para calcular a depreciação anual. Subestimar ou superestimar o valor residual pode levar a registros financeiros imprecisos.
Vida útil real x Vida útil contábil
Embora sejam frequentemente usados de forma intercambiável, a vida útil real e a vida útil contábil representam conceitos diferentes. A vida útil real refere-se ao tempo total em que um ativo permanece funcional, independentemente de ainda possuir valor econômico. A vida útil contábil, por outro lado, é o período durante o qual o ativo contribui para a receita ou a produtividade da empresa.
O que é um cronograma de depreciação?
Um cronograma de depreciação é um plano detalhado que descreve como o valor de um ativo diminui ao longo do tempo. Normalmente, ele inclui a data de compra do ativo, o custo, a vida útil, o valor residual e o método de depreciação utilizado.
Esse cronograma ajuda as empresas a acompanharem a depreciação de seus ativos para fins contábeis e fiscais. Com um cronograma de depreciação preciso, as empresas podem garantir que informem corretamente sua situação financeira e tomem decisões informadas sobre a Gestão de Ativos.
Métodos de depreciação de equipamentos
Existem muitos métodos de depreciação. Cada método tem suas próprias aplicações e benefícios, e a escolha do mais adequado depende do tipo de ativo e dos objetivos financeiros da empresa. A seguir, explicaremos os três métodos mais utilizados:
- Método de depreciação linear.
- Método do saldo decrescente.
- Unidades do método de produção.
1. Depreciação linear
Este é o método mais simples e amplamente utilizado. Ele pressupõe que um ativo perderá seu valor de forma uniforme ao longo de sua vida útil.
Exemplo: uma empresa compra um servidor por US$ 10.000. A expectativa é de que ele seja usado por 5 anos e estima-se que valerá US$ 1.000 ao final desse período. A cada ano, o servidor perde US$ 1.800 em valor. Após 5 anos, o servidor estará totalmente depreciado.
2. Método do saldo decrescente
Esse método acelera a depreciação, o que significa que um ativo perde mais valor nos primeiros anos de sua vida útil. Ele reflete a ideia de que muitos ativos perdem valor mais rapidamente quando são novos.
Exemplo: uma organização compra um conjunto de laptops por US$ 15.000 com uma taxa de depreciação de 40%. No primeiro ano, os laptops perdem US$ 6.000 em valor. No segundo ano, perdem US$ 3.600. Esse padrão continua, com os laptops perdendo mais valor nos primeiros anos em comparação com os anos posteriores.
3. Método das unidades de produção
Este método vincula a depreciação ao uso real ou aos níveis de produção do ativo, em vez de apenas ao tempo. É particularmente útil para ativos cujo desgaste está mais diretamente relacionado à frequência de uso.
Exemplo: uma empresa adquire uma impressora de rede por US$ 5.000 e espera que ela imprima 100.000 páginas durante sua vida útil. Se a impressora imprimir 20.000 páginas no primeiro ano, ela perde US$ 1.000 em valor nesse ano. Se imprimir 30.000 páginas no segundo ano, ela perde US$ 1.500 em valor com base em seu uso.
Escolha do método de depreciação correto
A seleção do melhor método de depreciação depende do tipo de ativo e de como ele é usado em sua infraestrutura de TI. Dito isso, geralmente é possível fazer a escolha certa considerando três fatores práticos: como o ativo perde valor, quão previsível é seu uso e quais são seus objetivos de relatórios financeiros .
Para simplificar a decisão, aqui está um guia rápido:
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Utilize a depreciação linear quando desejar um método simples, consistente e fácil de auditar. Ela funciona bem para a maioria dos ativos de TI, pois distribui o custo uniformemente ao longo do ciclo de vida esperado e mantém o orçamento previsível.
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Utilize o método de depreciação por saldo decrescente quando os ativos perdem valor mais rapidamente no início de seu ciclo de vida (o que é comum com laptops, smartphones ou equipamentos de alta rotatividade). Esse método é útil se você deseja reconhecer a maior parte do custo antecipadamente, o que pode refletir melhor o valor real de mercado durante os primeiros anos.
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Utilize a depreciação por unidades de produção quando o desgaste do equipamento estiver fortemente ligado ao uso, e não ao tempo. Esse método é mais adequado para ativos como impressoras, equipamentos de produção ou dispositivos que possuem resultados mensuráveis (páginas impressas, horas de uso, ciclos, etc.).
Depreciação acumulada
O objetivo de usar esses métodos de depreciação é calcular a depreciação acumulada, que é a depreciação total em que um ativo incorreu durante sua vida útil. Esse valor é essencial para determinar o valor contábil do ativo, que é seu custo de compra original menos a depreciação acumulada.
Conhecer o valor contábil ajuda as empresas a entenderem o valor de um ativo em suas demonstrações financeiras, auxiliando no orçamento, no planejamento de substituição de ativos e nos relatórios fiscais.
Faixas comuns de vida útil para equipamentos de TI
A seguir, apresentamos parâmetros de vida útil comumente utilizados por equipes de TI e departamentos financeiros para depreciação linear. Esses parâmetros podem variar de acordo com a organização, mas fornecem uma base prática.
Como calcular a depreciação de equipamentos automaticamente com o InvGate Asset Management
Agora que vimos como essa prática pode melhorar significativamente seus esforços de ITAM, é hora de aprender como automatizá-la.
Para isso, o InvGate Asset Management oferece uma maneira eficiente de calcular a depreciação automaticamente, em tempo real, com base em regras personalizáveis. Além disso, você pode configurar alertas para ser notificado quando o valor de um ativo atingir um limite específico, permitindo que você tome as medidas necessárias.
Vamos ver como se faz.
1. Crie uma nova regra de depreciação
Para começar, faça login no InvGate Asset Management usando uma conta de administrador. Isso garante que você tenha acesso a todos os recursos e configurações do sistema.
Neste exemplo, criaremos uma regra geral de depreciação para computadores. Lembre-se de que você pode repetir esse processo para criar quantas regras forem necessárias para diferentes tipos de ativos (laptops, servidores, impressoras, dispositivos de rede etc.).
Após acessar a plataforma, siga estes passos:
- Acesse Configurações > Ativos > Depreciação.
- Clique em "Adicionar" para criar uma nova regra de depreciação.
- Em seguida, configure a regra usando as seguintes configurações (exemplo de configuração para computadores):
- Nome: insira um nome de regra claro, como "Computadores – depreciação linear em 5 anos".
- Tipo de ativo: selecione "Computadores".
- Fabricante: deixe este campo em branco para que a regra se aplique a todos os fabricantes de computadores.
- Método de depreciação: selecione "Depreciação linear" (opção padrão).
- Período de depreciação: selecione "A partir do ano de aquisição". Isso significa que a depreciação começará no mesmo ano em que o ativo foi adquirido, uma abordagem comum e simples para hardware de TI.
- Vida útil do ativo: defina para 5 anos.
- Sobrescrever informações atuais: ative "Sim". Isso garante que a plataforma aplique a nova regra e recalcule os valores dos ativos que já estão em seu inventário.
- Após configurar todos os campos, clique em Salvar para criar a regra de depreciação.
Nota: para calcular o preço atual do ativo, é necessário que ele tenha um preço de aquisição, uma data de aquisição e um valor residual definidos.
Uma vez configurado, a InvGate aplica automaticamente as regras, atualizando os valores de depreciação em tempo real. Você também pode reordenar as regras para garantir que sejam aplicadas na sequência correta, tornando o processo ainda mais adaptável.
Lembre-se de que, se você estiver adicionando novos ativos ou editando em massa os existentes, o cálculo da depreciação será realizado na próxima tarefa agendada (que é executada a cada hora). Dessa forma, o sistema sempre calcula valores de depreciação atualizados.
2. Automatizando alertas para depreciação de ativos
Por fim, o InvGate Asset Management permite o envio automático de alertas quando determinadas condições são atendidas. Isso é fundamental para agir em relação à depreciação no momento certo.
Por exemplo, você pode configurar um alerta para notificá-lo quando o valor de um ativo cair abaixo de um determinado limite, digamos, 50% do seu preço de compra original. Dessa forma, você garante que estará ciente dos ativos que podem precisar ser substituídos em breve.
Vejamos como configurar um alerta por e-mail para este cenário:
- Acesse Configurações > Ativos > Automações.
- Clique em “Adicionar” para adicionar uma nova automação e selecione “Automação personalizada”.
- Dê um nome à automação e forneça uma breve descrição para esclarecer sua finalidade. Por exemplo, você pode chamá-la de "Alerta de depreciação – Valor do ativo abaixo de 50%".
- Selecione o gatilho de evento "Valor atual do ativo atualizado". Isso garante que a regra será ativada sempre que o cálculo da depreciação atualizar o valor atual de um ativo.
- Configure a seguinte regra de ação:
- Ativo > Valor atual > igual ou inferior a > 50% do custo de aquisição.
- Clique em “Adicionar ação” e escolha a ação “Enviar e-mail” para que o sistema envie uma notificação sempre que essa condição for atendida.
Este e-mail pode ser enviado à equipe financeira ou aos gestores de ativos para que estejam cientes de que determinados ativos estão se aproximando do fim de sua vida útil ou podem precisar ser substituídos em breve.
Além disso, você pode personalizar essas notificações usando marcadores dinâmicos (variáveis de ativos), para que a mensagem inclua automaticamente detalhes importantes, como tipo de ativo, fabricante, modelo, valor atual, custo de aquisição, localização e um link direto para o perfil do ativo (como mostrado na imagem). Isso torna os alertas mais claros e reduz a necessidade de acompanhamento manual.
Essas ferramentas de automação adicionam uma camada de eficiência ao sistema, permitindo que os departamentos de TI e as equipes financeiras se mantenham informados sobre o status de depreciação dos ativos em tempo real.
