Depreciação de ativos de TI: métodos, cálculo e exemplos

Você já se perguntou como as empresas gerenciam o valor de sua tecnologia ao longo do tempo? Compreender a depreciação dos ativos de TI é fundamental para gerenciá-los. Isso ajuda a manter as finanças de sua organização precisas e os recursos bem distribuídos. A depreciação ajuda a distribuir o custo dos ativos de TI ao longo de sua vida útil para que você possa planejá-los e gerenciá-los com eficiência.

Neste artigo, exploraremos o que significa depreciação de ativos de TI e como ela se encaixa no quadro geral de uma estratégia de Gestão de Ativos de TI (ITAM). Também abordaremos os métodos de cálculo, como escolher o método correto para cada ativo e a importância de rastrear essas alterações.

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Depreciação de ativos de TI: o que é isso?

A depreciação de ativos de TI é a distribuição contábil do custo de um equipamento ao longo de sua vida útil, em vez do lançamento do valor total no ano da compra. Ela reflete a perda de valor causada pelo uso, pelo desgaste e pela obsolescência tecnológica, e é o que mantém o valor registrado de cada ativo próximo do valor real. Nem todo ativo de TI deprecia, e a diferença aparece na classificação de ativos de TI:

• Ativos fixos: bens físicos de longo prazo, como servidores, computadores, equipamentos de rede e itens de data center. São os que depreciam.
• Ativos circulantes: recursos de curto prazo, como suprimentos consumíveis, licenças temporárias e hardware alugado. Não depreciam, mas entram no controle orçamentário.
• Ativos intangíveis: licenças e assinaturas de software, patentes e propriedade intelectual. Não depreciam, são amortizados ao longo da vida útil.

Por que a depreciação é importante na Gestão de Ativos de TI?

Entender a depreciação dos ativos de TI é fundamental para uma Gestão Financeira eficaz. Os ativos de TI podem ser caros, e não contabilizar a depreciação com precisão pode levar a problemas no planejamento financeiro e no Gerenciamento do Ciclo de Vida dos Ativos. A depreciação dos ativos de TI ajuda as organizações das seguintes maneiras:

• Relatórios financeiros precisos: conhecer o valor atual dos seus ativos permite manter registros financeiros claros.

• Benefícios fiscais: em muitas regiões, a depreciação pode ser deduzida como uma despesa, ajudando a reduzir a renda tributável.

• Tomada de decisão informada: os dados de depreciação ajudam a decidir quando substituir ou atualizar os ativos de TI. Eles ajudam a otimizar o Gerenciamento do Ciclo de Vida e a planejar investimentos futuros.

Por exemplo, um servidor comprado por R$ 100.000 não manterá o mesmo valor em cinco anos. O acompanhamento da depreciação permite registrar o declínio do valor, ajudando a planejar quando substituí-lo ou qual o valor residual que ainda pode ser obtido se ele for vendido.

Conceitos importantes para a depreciação de ativos de TI

Vários fatores influenciam a forma como os ativos perdem valor ao longo de seu ciclo de vida, vamos detalhar alguns dos conceitos mais importantes a serem considerados ao lidar com a depreciação de ativos.

Vida útil do ativo

A vida útil de um ativo de TI é o período esperado durante o qual ele continuará a gerar valor para a empresa. Esse período de tempo pode variar significativamente, dependendo do tipo de ativo, de sua finalidade e de fatores externos, como mudanças no setor. Por exemplo:

• Evolução tecnológica: o hardware e o software de TI tendem a ficar desatualizados rapidamente. Um servidor comprado hoje pode ser substituído em cinco anos devido a alternativas melhores.

• Intensidade de uso: os ativos que são muito usados naturalmente terão vidas úteis mais curtas. Os servidores que executam sistemas críticos podem se depreciar mais rapidamente do que os dispositivos usados ocasionalmente.

• Práticas de manutenção: os ativos que são bem cuidados geralmente mantêm seu valor por mais tempo. Atualizações e reparos regulares prolongam a vida útil, enquanto a negligência pode resultar em falha precoce.

O acompanhamento da vida útil de cada ativo ajuda no planejamento de substituições, atualizações ou reatribuição de sua função a papéis menos críticos na empresa.

Valor residual

Esse é o valor estimado de revenda ou sucata de um ativo após o término de sua vida útil. Ele representa a parte do custo inicial que não pode ser depreciada. A estimativa exata do valor residual é importante para o cálculo da depreciação porque determina o valor total que será baixado ao longo do tempo.

 Por exemplo, se um notebook é comprado por R$ 5.000 e espera-se que tenha um valor de revenda de R$ 1.000 após quatro anos, seu custo depreciável seria de R$ 4.000. Esse valor é distribuído entre os quatro anos para calcular a depreciação anual. Subestimar ou superestimar o valor residual pode levar a registros financeiros imprecisos. 

Vida útil real x Vida útil contábil

Embora sejam frequentemente usados de forma intercambiável, a vida útil real e a vida útil contábil representam conceitos diferentes. A vida útil real refere-se ao tempo total em que um ativo permanece funcional, independentemente de ainda possuir valor econômico. A vida útil contábil, por outro lado, é o período durante o qual o ativo contribui para a receita ou a produtividade da empresa.

O que é um cronograma de depreciação?

Um cronograma de depreciação é um plano detalhado que descreve como o valor de um ativo diminui ao longo do tempo. Normalmente, ele inclui a data de compra do ativo, o custo, a vida útil, o valor residual e o método de depreciação utilizado.

Esse cronograma ajuda as empresas a acompanharem a depreciação de seus ativos para fins contábeis e fiscais. Com um cronograma de depreciação preciso, as empresas podem garantir que informem corretamente sua situação financeira e tomem decisões informadas sobre a Gestão de Ativos.

Métodos de depreciação de equipamentos

Existem muitos métodos de depreciação. Cada método tem suas próprias aplicações e benefícios, e a escolha do mais adequado depende do tipo de ativo e dos objetivos financeiros da empresa. A seguir, explicaremos os três métodos mais utilizados:

1. Método de depreciação linear.
2. Método do saldo decrescente.
3. Unidades do método de produção.

1. Depreciação linear

Este é o método mais simples e amplamente utilizado. Ele pressupõe que um ativo perderá seu valor de forma uniforme ao longo de sua vida útil.

Exemplo: uma empresa compra um servidor por R$ 100.000. A expectativa é de que ele seja usado por 5 anos e estima-se que valerá R$ 10.000 ao final desse período. A cada ano, o servidor perde R$ 18.000 em valor. Ao fim dos 5 anos, a depreciação acumulada é de R$ 90.000 e o valor contábil chega a R$ 10.000, o valor residual, que é o piso do cálculo. 

2. Método do saldo decrescente

Esse método acelera a depreciação, o que significa que um ativo perde mais valor nos primeiros anos de sua vida útil. Ele reflete a ideia de que muitos ativos perdem valor mais rapidamente quando são novos.

Exemplo: uma organização compra um conjunto de 10 notebooks por R$ 60.000 com uma taxa de depreciação de 40%. No primeiro ano, os notebooks perdem R$ 24.000 em valor. No segundo ano, perdem R$ 14.400. Esse padrão continua, com os notebooks perdendo mais valor nos primeiros anos em comparação com os anos posteriores.

3. Método das unidades de produção

Este método vincula a depreciação ao uso real ou aos níveis de produção do ativo, em vez de apenas ao tempo. É particularmente útil para ativos cujo desgaste está mais diretamente relacionado à frequência de uso.

Exemplo: uma empresa adquire uma impressora de rede por R$ 10.000 e espera que ela imprima 100.000 páginas durante sua vida útil, o que dá R$ 0,10 por página. Se a impressora imprimir 20.000 páginas no primeiro ano, ela perde R$ 2.000 em valor nesse ano. Se imprimir 30.000 páginas no segundo ano, ela perde R$ 3.000 em valor com base em seu uso.

Escolha do método de depreciação correto

A seleção do melhor método de depreciação depende do tipo de ativo e de como ele é usado em sua infraestrutura de TI. Dito isso, geralmente é possível fazer a escolha certa considerando três fatores práticos: como o ativo perde valor, quão previsível é seu uso e quais são seus objetivos de relatórios financeiros .

Para simplificar a decisão, aqui está um guia rápido:

• Utilize a depreciação linear quando desejar um método simples, consistente e fácil de auditar. Ela funciona bem para a maioria dos ativos de TI, pois distribui o custo uniformemente ao longo do ciclo de vida esperado e mantém o orçamento previsível.

• Utilize o método de depreciação por saldo decrescente quando os ativos perdem valor mais rapidamente no início de seu ciclo de vida (o que é comum com laptops, smartphones ou equipamentos de alta rotatividade). Esse método é útil se você deseja reconhecer a maior parte do custo antecipadamente, o que pode refletir melhor o valor real de mercado durante os primeiros anos.

• Utilize a depreciação por unidades de produção quando o desgaste do equipamento estiver fortemente ligado ao uso, e não ao tempo. Esse método é mais adequado para ativos como impressoras, equipamentos de produção ou dispositivos que possuem resultados mensuráveis (páginas impressas, horas de uso, ciclos, etc.).

Depreciação acumulada

O objetivo de usar esses métodos de depreciação é calcular a depreciação acumulada, que é a depreciação total em que um ativo incorreu durante sua vida útil. Esse valor é essencial para determinar o valor contábil do ativo, que é seu custo de compra original menos a depreciação acumulada.

Conhecer o valor contábil ajuda as empresas a entenderem o valor de um ativo em suas demonstrações financeiras, auxiliando no orçamento, no planejamento de substituição de ativos e nos relatórios fiscais.

Exemplo prático: como calcular a depreciação de um notebook

Os números mostram a diferença entre os métodos com mais clareza do que a fórmula. O cenário é um notebook comprado por R$ 6.000, com quatro anos de vida útil estimada e valor residual de R$ 1.200, o que dá uma base depreciável de R$ 4.800. Cada método parte desses mesmos dados e chega a valores anuais diferentes:

• Depreciação linear: (custo menos valor residual) dividido pela vida útil, ou seja, (6.000 menos 1.200) dividido por 4, o que dá R$ 1.200 por ano, uma taxa de 25% ao ano.
• Saldo decrescente: o dobro da taxa linear, 50%, aplicado sobre o valor contábil do início de cada ano, sem nunca levar o ativo abaixo do valor residual.

Aplicados aos quatro anos, os dois métodos chegam ao mesmo total depreciado, R$ 4.800, por caminhos diferentes. No terceiro ano do saldo decrescente, a cota cai para R$ 300 porque o valor residual funciona como piso do cálculo, e no quarto ano não há mais o que depreciar.

Nota: os quatro anos deste exemplo são uma escolha de vida útil contábil. A referência fiscal brasileira para computadores e periféricos é de cinco anos, o que equivale a 20% ao ano, conforme o Anexo III da Instrução Normativa RFB nº 1.700/2017.

Faixas comuns de vida útil para equipamentos de TI

A seguir, apresentamos parâmetros de vida útil comumente utilizados por equipes de TI e departamentos financeiros para depreciação linear. Esses parâmetros podem variar de acordo com a organização, mas fornecem uma base prática.

Como calcular a depreciação de equipamentos automaticamente com o InvGate Asset Management

1. Crie uma nova regra de depreciação

O InvGate Asset Management calcula a depreciação de forma automática, com base em regras que você define por tipo de ativo. Neste exemplo, a regra é geral para computadores, e o mesmo processo se repete para laptops, servidores, impressoras e dispositivos de rede.

Com uma conta de administrador, siga estes passos:

1. Acesse Configurações > Ativos > Depreciação.
2. Clique em "Adicionar" para criar uma nova regra.
3. Configure a regra:
1. Nome: um nome claro, como "Computadores: depreciação linear em 5 anos".
2. Tipo de ativo: "Computadores".
3. Fabricante: em branco, para valer para todos os fabricantes.
4. Método de depreciação: "Depreciação linear".
5. Período de depreciação: "A partir do ano de aquisição".
6. Vida útil do ativo: 5 anos.
7. Sobrescrever informações atuais: "Sim", para recalcular os ativos que já estão no inventário.
4. Clique em Salvar.

O cálculo depende de o ativo ter preço de aquisição, data de aquisição e valor residual definidos. As regras podem ser reordenadas para definir a ordem de aplicação, e o recálculo de ativos novos ou editados em massa acontece na próxima tarefa agendada, executada a cada hora.

2. Automatizando alertas para depreciação de ativos

A plataforma também envia alertas quando o valor de um ativo cruza um limite definido, por exemplo 50% do preço de compra original. Assim as equipes de TI e financeiro sabem quais equipamentos estão perto do fim da vida útil sem precisar conferir o inventário manualmente.

Para configurar um alerta por e-mail nesse cenário:

1. Acesse Configurações > Ativos > Automações.
2. Clique em "Adicionar" e selecione "Automação personalizada".
3. Dê um nome à automação, como "Alerta de depreciação: valor do ativo abaixo de 50%".
4. Selecione o gatilho de evento "Valor atual do ativo atualizado".
5. Configure a regra de ação: Ativo > Valor atual > igual ou inferior a > 50% do custo de aquisição.
6. Clique em "Adicionar ação" e escolha "Enviar e-mail".

O destinatário pode ser a equipe financeira ou os gestores de ativos. A mensagem aceita marcadores dinâmicos com tipo de ativo, fabricante, modelo, valor atual, custo de aquisição, localização e link direto para o perfil do ativo, o que dispensa o acompanhamento manual.

Perguntas frequentes sobre depreciação de ativos de TI

Qual a vida útil de um computador para fins de depreciação?

No Brasil, a referência fiscal para computadores e periféricos é de cinco anos, o que equivale a uma taxa de 20% ao ano pelo método linear, conforme o Anexo III da Instrução Normativa RFB nº 1.700/2017. Na prática, muitas empresas adotam uma vida útil contábil menor, de três a quatro anos para notebooks e quatro a cinco anos para desktops, desde que consigam comprovar a adequação do prazo.

Qual método de depreciação usar para equipamentos de TI?

A depreciação linear atende à maioria dos ativos de TI, porque distribui o custo de forma uniforme e é simples de auditar. O saldo decrescente faz mais sentido em equipamentos que perdem valor rápido no início, como notebooks e smartphones, e o método das unidades de produção se aplica quando o desgaste depende do uso, como em impressoras.

O que é valor residual na depreciação de ativos de TI?

Valor residual é o valor estimado de revenda ou sucata do ativo ao final da vida útil, e corresponde à parte do custo que não é depreciada. Em um notebook de R$ 6.000 com valor residual de R$ 1.200, a base depreciável é de R$ 4.800 e o valor contábil nunca cai abaixo de R$ 1.200.

Qual a diferença entre depreciação contábil e depreciação real?

A depreciação contábil segue um cronograma definido por vida útil, método e valor residual, e serve para relatórios financeiros e fiscais. A depreciação real é a perda efetiva de valor de mercado e de utilidade do equipamento, que pode ser mais rápida por obsolescência ou mais lenta por manutenção, e é o que explica um ativo totalmente depreciado continuar em operação.