Conformidade de software: Os prós e contras

É fundamental manter toda a documentação de compra relacionada em um único local para garantir a conformidade do software.

Aqui, exploraremos o que essa prática implica e como ela pode beneficiar sua empresa, tanto do ponto de vista administrativo quanto financeiro. Também analisaremos os possíveis desafios ao implementá-la e como InvGate Asset Management pode ajudá-lo a simplificar alguns dos principais processos de conformidade de software.

Você está pronto para saber mais sobre ele? Vamos começar.

A conformidade de software envolve implantação e uso de software de acordo com as condições de licenciamento. Dentro do escopo do Gerenciamento de conformidade, é o processo de garantir que sua empresa use somente software autorizado e licenciado para uso, conforme descrito nos contratos de licença de software.

O processo de conformidade envolve o rastreamento das instalações e do uso do software, a manutenção de registros, a compreensão dos termos e condições da licença do software e o rastreamento do software em todo o seu ciclo de vida, incluindo patching, atualizações e desativação.

O gerenciamento de conformidade de software ajuda as organizações a responder a perguntas importantes, como:

Em resumo, ela o mantém longe de problemas! Falando sério, é uma parte importante de seu portfólio geral de conformidade.

A conformidade com licenças de software é fundamental para as empresas de software, pois ajuda a proteger sua receita e reputação. A não conformidade pode levar a consequências graves, incluindo penalidades legais e perdas financeiras.

A conformidade de software ajuda as organizações a entender o que está licenciado e o que está instalado, garantindo que as licenças de software corretas estejam em vigor e que todos os requisitos contratuais entre a organização e o fornecedor de software sejam atendidos.

Essa prática também ajuda a reduzir o risco de excesso ou falta de licenças, reduzindo o risco de aumento de auditorias e multas por não conformidade.

A implementação da conformidade de software traz uma ampla gama de benefícios que vão além da adesão às normas. Alguns deles incluem:

• Aumento da conformidade - Este é bastante simples, mas o Software Compliance Management garante que as organizações tenham as licenças adequadas e cumpram todas as leis de direitos autorais relevantes, evitando multas e ações legais.

• Suporte mais forte para segurança de TI - A não conformidade também pode expor uma organização a riscos de segurança de TI, como vulnerabilidades e violações de dados, pois softwares não licenciados ou desatualizados podem ser mais suscetíveis a ataques cibernéticos. A manutenção da conformidade ajuda a mitigar esses riscos, garantindo que somente softwares autorizados e seguros sejam implantados e que estejam atualizados com patches e atualizações de segurança.

• Melhor desempenho de auditoria - A prática promove auditorias internas regulares. As organizações podem identificar e corrigir possíveis problemas por meio de auditorias internas antes que uma auditoria externa os identifique.

• Gerenciamento de recursos mais eficiente - A conformidade envolve o rastreamento e o gerenciamento de ativos de software em todo o seu ciclo de vida. Isso pode levar a uma alocação de recursos melhor e mais aprimorada e à eliminação de software redundante ou não utilizado, resultando em economia de custos e maior eficiência. Gerenciar e otimizar a compra, a implementação, a manutenção, a utilização e o descarte de aplicativos de software em uma organização é fundamental para o gerenciamento eficaz de recursos.

• Economia de custos - Essa prática também pode reduzir os custos e dar suporte a um Gerenciamento financeiro de TI eficiente, reduzindo o potencial de penalidades e multas impostas por não conformidade e evitando que a organização compre mais licenças do que o necessário.

• Aumento da produtividade dos colegas - O Compliance Management garante que somente softwares licenciados, atualizados e com patches estejam disponíveis, evitando incidentes e interrupções de serviços causados por falta de licenças ou softwares expirados.

• Melhores relações com os fornecedores - A manutenção da conformidade do software permitirá melhores relações com os fornecedores de software. Ao serem proativos em relação à conformidade e gerenciamento de licenças, os fornecedores ficarão mais envolvidos e mais propensos a ajudar em vez de multar imediatamente se forem encontradas discrepâncias. Quando os fornecedores e parceiros perceberem que a organização do cliente está devidamente licenciada e em dia com a manutenção e as atualizações, eles poderão estar mais dispostos a negociar termos favoráveis e oferecer suporte adicional para manter a receita e o relacionamento.

• Vantagem competitiva - Alguns setores exigem uma adesão rigorosa à conformidade de software, portanto, demonstrar isso funcionará como um diferencial competitivo. As empresas que demonstram conformidade também podem ter uma vantagem competitiva ao se candidatarem a contratos ou parcerias. Ser uma empresa em conformidade com o software em termos de uso legal e manter uma boa imagem de marca é essencial para ganhar confiança e se destacar no mercado.

• Apoio à sustentabilidade - A conformidade de software pode apoiar formas mais sustentáveis de trabalhar, reduzindo gastos desnecessários com licenças e minimizando o impacto ambiental da produção e do descarte de software.

No entanto, todo esse valor agregado não vem sem alguns obstáculos associados que precisam ser resolvidos. Os principais desafios da conformidade de software são:

• Contratos de licenciamento complexos - Os fornecedores de software podem ter contratos de licenciamento complexos com termos e condições detalhados e complicados. Entendê-los e garantir a conformidade pode ser difícil, portanto, ao revisar esses contratos, ter alguém da sua equipe jurídica à disposição pode ser útil para garantir que não haja espaço para mal-entendidos.

• O cenário dos fornecedores - Gerenciar a conformidade com vários fornecedores de software, cada um com seus próprios modelos e termos de licenciamento, pode ser um desafio. Aproveitar a estrutura SIAM pode ser útil para isso. Além disso, se você tiver uma função de gerenciamento de fornecedores, peça a ajuda deles para manter um relacionamento positivo com fornecedores, vendedores e parceiros.

• Requisitos regulatórios em evolução - A conformidade do software está sujeita a leis e regulamentos em constante mudança. Acompanhar essas mudanças e ajustar suas práticas de trabalho para se alinhar a elas pode ser um desafio.

• Requisitos regulamentares em evolução - A conformidade de software está sujeita a mudanças nas leis e nos regulamentos.

• Shadow IT - Os funcionários podem instalar software não autorizado em seus dispositivos ou dentro da organização, o que torna difícil manter a conformidade. É importante ter uma política clara sobre instalações de software apoiada pelo controle de acesso adequado para manter a conformidade.

• Ecossistemas de serviços complexos - As organizações geralmente usam uma combinação de servidores, sistemas operacionais, plataformas de software e dispositivos de hardware subjacentes. Garantir a conformidade em diferentes plataformas pode ser difícil, por isso é importante ter políticas e procedimentos em vigor para garantir a conformidade, independentemente do tipo de ativo em jogo.

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• Erro humano - Com tantas informações circulando, cometer erros ou deixar passar certos aspectos na aquisição, instalação e aplicação de patches de software pode levar à não conformidade.

• Dependências de terceiros - Alguns softwares podem depender de sistemas ou componentes de terceiros, cada um com seus próprios requisitos de licenciamento, o que pode complicar as tarefas de conformidade.

• Desafios culturais e de treinamento - Todos têm uma função na conformidade de software, portanto, é importante que os colegas de todos os níveis, do técnico ao comercial, assegurem suas funções e responsabilidades, bem como onde procurar ajuda.

Todos esses obstáculos podem parecer um pouco esmagadores, mas muitos deles podem ser resolvidos com uma ferramenta de ITAM que incorpore recursos de conformidade. Junte-se a nós para darmos uma olhada no processo e em como a solução certa pode simplificar as atividades de conformidade.

Agora que vimos como isso pode beneficiar sua organização e alguns desafios a serem observados, vamos detalhar o roteiro de implementação. O processo de conformidade de software é composto pelas seguintes etapas:

1. Planejamento: é importante planejar a conformidade do software. Descreva como o processo será conduzido durante todo o ciclo de vida do serviço. Isso inclui a documentação de como o processo é gerenciado, as funções e responsabilidades, o escopo e como as alterações são feitas de forma a não afetar negativamente o gerenciamento de licenças e as atividades de verificação e auditoria. Sem um plano documentado, os ativos de software provavelmente serão perdidos, ficarão incompletos ou causarão trabalho desnecessário devido à falta de controle de versões e documentos.

2. Baselining: tirar uma foto do seu estado para identificar todos os ativos de software dentro da organização e incorporá-los ao seu inventário de ativos de TI a ser gerenciado. Isso inclui software comercial, software de código aberto e aplicativos desenvolvidos internamente. Esse estágio determina onde o software está instalado e captura as informações de versão e licença.

3. Avaliação da licença: Analise os contratos de licenciamento de software para entender os diferentes termos e condições das licenças de software. Combine as instalações de software com as licenças disponíveis para verificar a conformidade e garantir que as licenças de software adequadas estejam em vigor.

4. Controle de alterações: a instalação do software é um importante ponto de controle. Se você tiver Change Enablement e práticas de gerenciamento de versões em sua organização, apoie-se nelas para garantir que a instalação de software em dispositivos corporativos seja gerenciada de forma eficaz, eficiente e segura. Considere a implementação de controles físicos e virtuais para evitar instalações não autorizadas de software, por exemplo, bloqueando dispositivos ou usando políticas de grupo para controlar as permissões de instalação. Use um ponto central de instalação ou uma biblioteca de mídia definitiva para enviar o software de forma centralizada.

5. Monitoramento de uso: Monitore regularmente o uso do software para garantir que as licenças não sejam excedidas. Se tiver uma equipe específica de gerenciamento de eventos, pergunte se ela pode monitorar a conformidade das licenças como parte das atividades normais de monitoramento.

6. Monitoramento de uso: monitore regularmente o uso do software para garantir que as licenças não sejam excedidas.

7. Manutenção e aplicação de patches: Use patches de segurança para manter o software atualizado e garanta que haja um processo para lidar com as renovações de certificados em tempo hábil. Para reduzir o risco operacional, considere automatizar as atividades de gerenciamento de riscos para garantir que as atualizações sejam instaladas o mais rápido possível.

8. Gerenciamento de fornecedores: estabeleça e mantenha relacionamentos positivos com os fornecedores de software. Faça reuniões regulares de revisão de serviços para gerenciar possíveis problemas e manter-se informado sobre as alterações nos termos e condições de licenciamento.

9. Comunicação: Gere relatórios regulares de conformidade para a gerência e as partes interessadas a fim de tornar o processo transparente.

10. Contabilidade de status: é importante rastrear as licenças e seus ativos vinculados durante todo o seu ciclo de vida, não apenas quando a licença é comprada e o software é instalado. Você deve gerenciar essa licença desde a aquisição até os estágios de retirada e descarte.

11. Verificação: Realize auditorias regulares de conformidade, tanto internamente quanto em resposta a auditorias iniciadas pelo fornecedor. Prepare-se para as auditorias mantendo registros e documentação precisos. Resolva rapidamente os problemas de conformidade descobertos durante as auditorias internas para solucioná-los antes da auditoria do fornecedor.

12. Melhoria contínua: desenvolva atividades de melhoria em sua prática para garantir que elas se alinhem às necessidades da empresa. Revise e atualize regularmente as políticas e os procedimentos de conformidade de software. Procure maneiras de melhorar os processos de conformidade com base nas lições aprendidas e nas mudanças no cenário de conformidade de software.

Como vimos, garantir a conformidade dos ativos de software da sua organização significa, ao mesmo tempo, supervisionar muitos fornecedores, requisitos e datas diferentes. Para facilitar esse processo e evitar possíveis erros ou confusões, o recurso Software Compliance do InvGate Asset Management permite monitorar a conformidade e o uso do software no mesmo lugar.

Além disso, o InvGate Asset Management ajuda a gerenciar e otimizar os aplicativos de software dentro de uma organização, enfatizando o papel crucial do gerenciamento de ativos de software na redução de custos e na garantia da conformidade.

Este módulo funciona cruzando diferentes fontes de informação para garantir que o software adquirido corresponda ao que está instalado em seu ambiente de TI. Em seguida, ele informa sobre elementos como instalações não utilizadas ou fora de conformidade e possíveis oportunidades de economia de custos. Dessa forma, o recurso permite que você identifique e resolva esses problemas prontamente, evitando as consequências desnecessárias.

Aqui estão algumas práticas recomendadas de conformidade de software que devem ser levadas em conta ao implementar a atividade:

• Defina seu escopo. O gerenciamento de conformidade de software é um empreendimento complexo, e você não pode fazer tudo de uma vez, por isso é muito importante definir um escopo. Converse com as equipes de TI, jurídica e de risco, comece com a área de maior exposição e trabalhe a partir daí. Em caso de dúvida, concentre-se no licenciamento para toda a organização fornecido por grandes fornecedores, como Microsoft, Adobe e Oracle.

• Observe outras práticas para obter suporte. Não reinvente a roda - observe o que já está em vigor; por exemplo, sua política de segurança da informação terá orientações sobre o que pode ser instalado. O service desk atuará como um ponto de contato para consultas de licenciamento, e o Change Management/Enablement garante que somente software autorizado possa ser implantado em dispositivos corporativos.

• Certifique-se de que sua documentação seja adequada. Certifique-se de que todas as suas políticas, processos e procedimentos estejam atualizados, sejam revisados regularmente e armazenados em um local central. É fundamental revisar detalhadamente os contratos de licença de software para evitar problemas de não conformidade.

• Treinamento e educação. A conformidade de software afeta a todos, desde o estagiário em seu primeiro dia até o CEO. Certifique-se de ter programas de treinamento e educação para que todos entendam suas responsabilidades. Uma das melhores medidas de sucesso é se todos em uma organização aceitarem isso como parte de seu trabalho diário, desde os usuários finais que entendem o que fazer e o que não fazer na indução até a equipe de conformidade que executa o processo e a equipe de risco que verifica as exceções.

• Tenha um plano para responder às solicitações de auditoria. Defina o processo para auditorias em seus procedimentos e crie um banco de modelos para coisas como e-mails de resposta, solicitações de reunião e comunicações. Certifique-se de que somente o pessoal autorizado com o treinamento adequado converse com os fornecedores de software/auditores externos para evitar qualquer confusão. Realize auditorias internas regulares para que, caso sua organização tenha deixado passar algo, isso possa ser corrigido imediatamente.

Os fornecedores de software realizarão uma auditoria de conformidade para garantir que todas as atividades legais e de conformidade sejam realizadas e que as organizações estejam seguindo os termos acordados. Dependendo do fornecedor, esse processo pode ocorrer a cada um ou três anos.

É fundamental ter toda a documentação de compra relacionada organizada e acessível para auditorias de conformidade, a fim de garantir que o software seja licenciado corretamente.

Com as medidas de conformidade adequadas em vigor e, principalmente, com o planejamento e a execução periódica de auditorias internas, você poderá detectar quaisquer problemas com antecedência, corrigi-los e evitar interrupções ou multas.

O Gerenciamento da conformidade de software não é um empreendimento pequeno. Para garantir que as organizações cumpram todas as suas obrigações legais, regulamentares e financeiras, é preciso examinar todo o estado do software e garantir que ele seja gerenciado, controlado e protegido completamente. Ser uma empresa em conformidade com o software é fundamental para o uso legal e para manter uma boa imagem de marca.

Ao seguir as atividades, os processos e as dicas que listamos ao longo deste artigo, o processo pode se tornar mais simples. E, é claro, o InvGate Asset Management pode ajudá-lo não apenas a atender aos requisitos de conformidade de software, mas também a simplificar seus processos gerais de ITAM.

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