Una mala Gestión de Activos Empresariales puede agotar de forma silenciosa los recursos de una organización. Desde los altos costos de mantenimiento hasta los inesperados tiempos de inactividad y los riesgos por incumplimiento, las consecuencias son reales (y onerosas).
De hecho, los períodos de falta de actividad cuestan un total de 1,4 billones de dólares al año a las 500 mayores empresas del mundo, según un reporte de The True Cost of Downtime 2024. Para que se entienda, se trata del 11% de sus ingresos.
En este artículo, exploramos qué es una gestión deficiente de activos empresariales, qué daños suele causar y qué hacer para evitar caer en esta trampa.
Errores más frecuentes en la Gestión de Activos Fijos
La Gestión de Activos es una práctica esencial de toda organización orientada a maximizar el valor de dichos recursos, garantizar el cumplimiento de la normativa y evitar los riesgos de seguridad.
Cuando se ejecuta incorrectamente, las consecuencias negativas son muchas y pueden ser sumamente costosas. ¿Cuáles son los errores más frecuentes en la Gestión de Activos Fijos? Estos:
#1. Inventario desactualizado o impreciso
El registro de los activos debe reflejar exactamente la cantidad, los tipos, estado, su localización y su propietario, entre otros detalles importantes para evitar pérdidas, errores contables, malas decisiones financieras y planificaciones inadecuadas.
El seguimiento en tiempo real es fundamental, ya que los cambios de los activos son permanentes en una organización, lo cual se puede hacer con una herramienta específica.
#2. Errores en la depreciación
Tanto para la realización del mantenimiento como para tomar la determinación de su reemplazo, los activos tienen un ciclo de vida en el que la depreciación juega un rol importante.
Cuando el cálculo se hace de forma incorrecta, los gastos terminan siendo imprecisos.
#3. Falta de mantenimiento preventivo
La mala Gestión de Activos Empresariales también pasa por alto el mantenimiento preventivo. La falta de visión provoca que solo se actúe ante el surgimiento del problema, cuando ya es demasiado tarde.
Esto conlleva a pagar más de la cuenta y a tiempos de inactividad.
#4. No asignar propietarios
Detrás de cada activo hay un responsable que también hay que registrar en un inventario. También es menester medir su uso, cuidado y rendimiento para poder abordar a tiempo los posibles problemas.
#5. Usar herramientas manuales
Las empresas pequeñas suelen utilizar las hojas de cálculo como método de gestión de sus activos, sobre todo si no dispone de tantos equipos. Sin embargo, el proceso se complica cuando crecen, además de estar sujeto a errores.
Una herramienta específica automatiza varios procedimientos, evita equivocaciones, asegura el cumplimiento y optimiza el presupuesto al hacer un seguimiento en tiempo real de los activos.
6 riesgos de una gestión deficiente de activos empresariales
Una gestión deficiente de activos empresariales puede afectar seriamente los resultados, el cumplimiento e incluso la reputación. A continuación enumeramos los riesgos más comunes (y costosos) que conlleva el descuido de las prácticas de administración de los equipos y las soluciones de IT.
#1. Tiempo de inactividad imprevisto
Ya lo dijimos dicho, pero lo repetimos: el tiempo de inactividad imprevisto es una de las consecuencias más caras de una mala Gestión de Activos Empresariales.
Cuando no se realiza un seguimiento o mantenimiento adecuado, los equipos fallan sin previo aviso, lo cual provoca una interrupción de las operaciones y un agotamiento de los recursos.
También se registran errores en los datos a raíz de registros de mantenimiento incompletos o detalles incorrectos del estado de los activos.
En definitiva, una administración más hecha dificulta la prevención de los problemas.
#2. Aumento de los costos de mantenimiento y sustitución
Una práctica incorrecta suele generar un aumento de los gastos de mantenimiento y sustituciones anticipadas. Esto sucede porque los equipos no se supervisan, por lo cual los pequeños problemas pasan desapercibidos, hasta que finalmente se convierten en incidentes más grandes y costosos.
Con el tiempo, estas reparaciones imprevistas y compras precipitadas se acumulan, generando más gastos e inconvenientes en la administración de los activos a largo plazo, que a su vez siguen impactando en el presupuesto.
#3. Problemas de cumplimiento y auditoría
La falta de registros, los inventarios inexactos o los activos no rastreados pueden convertirse rápidamente en una pesadilla para el cumplimiento de las normativas, ya que obstaculizan la visión de la propiedad, el historial de mantenimiento o el uso de las licencias de software, todos ellos aspectos críticos durante las auditorías.
Para los sectores regulados, además de representar un inconveniente, constituye un riesgo concreto, que acarrea potenciales multas, problemas legales y daños a la reputación.
Se trata de uno de los riesgos que más se pasan por alto, pero que provoca graves consecuencias para la empresa.
#4. Reportes financieros inexactos
Cuando los datos de los activos son inexactos (cantidad, localización y condiciones), también lo son los reportes financieros, desde los planes de depreciación hasta la planificación del capital.
Así, una mala Gestión de Activos Empresariales suele ocasionar discrepancias en las valoraciones, al igual que amortizaciones incorrectas y errores en la presupuestación.
Todo esto conduce a decisiones sesgadas y una planificación a largo plazo que no condice con la realidad.
#5. Vulnerabilidades en la ciberseguridad
Si falta un inventario claro o no existe una visibilidad en tiempo real de los dispositivos, es fácil que el software sin parches o los endpoints no autorizados se cuelen entre las grietas. Además, los activos no gestionados u obsoletos representan una puerta de ingreso fácil para los ciberataques.
En consecuencia, una óptima Gestión de los Activos de Ciberseguridad no es sólo una cuestión de eficiencia; sino que se trata de una capa crítica de defensa.
#6. Discrepancias en el inventario y pérdida de activos
El seguimiento inadecuado conlleva la posibilidad de pérdida de los activos. A su vez, las discrepancias en el inventario suelen dar lugar a compras duplicadas, a despilfarro de los recursos y a tiempos de inactividad innecesarios.
Se trata de uno de los problemas más comunes de la Gestión de Activos, que se origina por sistemas obsoletos o por la falta de asignación de las responsabilidades.
¿Cómo mejorar una mala Gestión de Activos Empresariales?
Si una mala Gestión de Activos Empresariales te está frenando, la buena noticia es que existen formas claras y prácticas de solucionarla. Y no hay necesidad de reinventar la rueda, basta con centrarse en reforzar los cimientos.
A continuación encontrarás las mejores prácticas para volver a poner en marcha tu Gestión de Activos y así reducir los riesgos en todos los ámbitos.
#1. Utilizar la tecnología adecuada
Una de las maneras más efectivas de superar los errores más frecuentes en la Gestión de Activos Fijos es adoptar un software moderno, como InvGate Asset Management, que ayuda a centralizar los datos, automatizar los programas de mantenimiento y proporcionar información en tiempo real sobre el rendimiento.
Como consecuencia, es posible reducir los errores manuales, impulsar una planificación más inteligente, tomar decisiones más estratégicas y proporcionar respuestas más rápidas.
Además, dichas plataformas facilitan el abordaje de los riesgos gracias al seguimiento, la elaboración de reportes y la optimización de los recursos a lo largo de todo el ciclo de vida.
#2. Realizar auditorías periódicas
Otra forma de optimizar la Gestión de Activos es mediante la realización de auditorías periódicas, coherentes y estructuradas, que contribuyen a identificar gaps, registros de equipos obsoletos, de otros faltantes así como de cualquier desajuste entre aquello documentado y lo que no existe.
También son esenciales para detectar los primeros indicios de un manejo inadecuado de los activos antes de que se conviertan en problemas mayores.
Las auditorías, asimismo, refuerzan el cumplimiento y garantizan que el registro de los activos esté siempre listo para la inspección.
#3. Capacitar al equipo
Aun las herramientas más avanzadas no alcanzan si el equipo no sabe la forma de utilizarlas. Cuando los empleados no comprenden los procedimientos de la Gestión de Activos o la importancia de introducir datos con precisión, es posible que se produzcan errores, que pueden propagarse a todos los departamentos.
En consecuencia, la inversión en formación continua garantiza que todas las personas involucradas en el ciclo de vida de los activos -desde su adquisición hasta su eliminación- conozcan su función y sigan prácticas coherentes. Es una forma sencilla de reducir los riesgos y mantener los datos claros y confiables.
#4. Definir políticas claras para la Gestión de Activos
Sin reglas claras, la Gestión de Activos se convierte en simples conjeturas. Por lo tanto, es clave definir políticas en torno a la adquisición, el uso, el mantenimiento y la eliminación para poder estandarizar los procesos y eliminar la confusión.
De este modo, todos saben qué se esperar de cada uno, lo cual reduce las posibilidades de que se produzcan descuidos en la práctica.
Las políticas también facilitan la rendición de cuentas y la alineación de las tareas en todos los departamentos.
#5. Supervisar el rendimiento con los KPIs
El seguimiento de los Indicadores Clave de Rendimiento (KPI - Key Performance Indicators), como el uso de los activos, el tiempo de inactividad, los costos de mantenimiento y el rendimiento, ofrecen una visión real del estado de la estrategia de la Gestión de Activos.
Estas métricas ayudan a detectar tendencias, identificar problemas en una fase temprana y tomar decisiones más inteligentes. Con el tiempo, también contribuyen a evitar ejemplos de una mala práctica que pueden distorsionar los informes.
Resumen
Si bien una mala Gestión de Activos Empresariales puede comenzar con unos pequeños descuidos, si no se controla pronto se convertirá en una importante carga operativa y financiera.
¿La buena noticia? Con ciertos pasos estratégicos es posible cambiar la situación y crear un proceso para administrar los activos de forma más eficaz y resiliente.
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