Si bien la Gestión del Ciclo de Vida de Computadoras parece una parte ínfima (e incluso técnica) de la estrategia más general de la Gestión de Activos de Hardware, lo cierto es que resulta fundamental. Porque se centra en uno de los activos de IT más importantes de cualquier organización: las PCs.
De hecho, según Canalys los envíos mundiales de computadoras crecieron casi un 4% en 2024, alcanzando los 256 millones de unidades. Y las previsiones apuntan a que en 2025 siga la misma tendencia.
Con una inversión tan importante en juego, una estrategia sólida de Gestión del Ciclo de Vida de la PC es imprescindible. En este artículo, te mostramos qué es, cómo elaborar un plan y de qué forma se puede sacar el máximo potencial de cada dispositivo de la flota.
Cómo gestionar el proceso de adquisición de activos IT
¿Qué es la Gestión del Ciclo de Vida de la PC?
La Gestión del Ciclo de Vida de Computadoras (CLM - Computer Lifecycle Management) es la práctica de supervisar cada etapa de la vida de una PC, desde su adquisición y configuración hasta su mantenimiento y eliminación final.
Dicha práctica garantiza que los dispositivos resulten seguros y rentables, estén actualizados, y se ajusten en cada paso a las necesidades de la organización.
Por ejemplo, en lugar de sustituir las laptops cada tres años de forma generalizada, un plan sólido podría ampliar su uso para algunos equipos y actualizar otros en función de los requerimientos de rendimiento. Esto implicaría un ahorro de dinero, sin tener que sacrificar la productividad.
¿Cómo definir un plan de Gestión del Ciclo de Vida de Computadoras y así maximizar el ROI?
Desde el momento en que se adquiere un dispositivo hasta el día en que se retira, existen varios pasos, consejos y decisiones orientados a mejorar su vida útil, optimizar los costos y reducir los residuos.
A continuación, esbozamos los elementos clave que debe incluir un plan de Gestión del Ciclo de Vida de Computadoras para aprovechar al máximo el potencial de cada equipo y garantizar que proporciona apoyo a la empresa, sin ralentizar la productividad.
1. Adquisición de los activos
Si bien no todas las áreas necesitan equipos de alta gama, el ahorro en componentes críticos puede ser contraproducente. Como explican los fabricantes de PCs más experimentados, merece la pena invertir por adelantado en fuentes de alimentación, mothers y GPU de calidad, piezas que suelen durar más que el resto y que ofrecen la posibilidad de actualizarlas más adelante.
En esta instancia también hay que definir el momento de depreciación de los activos informáticos, incluidos las computadoras. Así, por caso, la mayoría de las organizaciones planifican un período de 3 a 5 años de vida útil, aunque el plazo real varía en base al uso y a las funciones.
En síntesis, una estrategia de compra sólida ayuda a alinear los presupuestos, las garantías y los ciclos de actualización del hardware desde el primer día, al tiempo que sienta las bases de su valor a largo plazo.
2. Asignación y aprovisionamiento
Este paso consiste en asignar los recursos de forma inteligente, adecuando los dispositivos a las funciones de los empleados para obtener más valor de cada uno y evitar gastar de más en especificaciones innecesarias.
Porque no todos los usuarios requieren el último modelo o el mejor; probablemente el director general sí, pero alguien que usa herramientas básicas lo hará perfectamente con una laptop de tres años de antigüedad.
Asimismo, la reutilización de los equipos más viejos prolonga la vida útil tanto de las laptops como de las computadoras de escritorio, manteniendo el hardware en rotación durante más tiempo.
3. Despliegue y configuración
La configuración de los aparatos (sistema operativo, drivers, software esencial) requiere un proceso estandarizado, ya que permite ahorrar tiempo al equipo de IT y evitar posteriores problemas de compatibilidad. Además ayuda a maximizar la vida útil y asegura un funcionamiento óptimo.
Un despliegue sin problemas también marca la pauta para el resto de la vida del dispositivo.
4. Mantenimiento y soporte
Como cualquier otro activo, las computadoras requieren un cuidado regular que contempla actualizaciones del software, parches de seguridad, limpieza del hardware y asistencia al usuario.
De hecho, la programación de un mantenimiento básico puede alargar significativamente la vida útil de una PC, reducir los fallos inesperados e impulsar la productividad.
En definitiva es fundamental el mantenimiento preventivo de todos los equipos.
5. Supervisión del rendimiento y elaboración de reportes
El monitoreo del rendimiento de los dispositivos ayuda a detectar los problemas a tiempo y a planificar las sustituciones de forma inteligente. Tanto si se trata de controlar el uso de la CPU, el estado del almacenamiento o el cumplimiento del software, la supervisión proporciona los datos necesarios para tomar decisiones inteligentes.
También es clave para conocer la vida útil real de la computadora de escritorio, más allá de aquello que promete el fabricante. Así, con los datos adecuados, se evitan los reemplazos sin sentido, a la vez de aprovechar al máximo el presupuesto del hardware.
6. Pautas de actualización y reutilización
No es necesario sustituir todos los dispositivos en cuanto se ralentizan. A veces, basta con una actualización de la memoria RAM o el cambio de un disco HDD a una unidad SSD.
Como mencionamos más arriba, la inversión en piezas de calidad desde el principio significa que las computadoras tienen más probabilidad de soportar las actualizaciones posteriores, lo cual amplía el ciclo de vida y ayuda a aprovechar más el presupuesto de IT.
Por otra parte, la reutilización de los equipos bien construidos para funciones secundarias es una forma inteligente de sacar más provecho a cada activo.
7. Umbrales del ciclo de vida y criterios de sustitución
Como en algún momento todas las PCs llegan al final de su vida útil, el establecimiento de normas claras sobre cuándo se debe realizar el cambio -basándose en el rendimiento, la antigüedad o las limitaciones del soporte- mantiene la flota sana y predecible.
Esto ayuda a evitar las caídas en la productividad debido a dispositivos obsoletos, garantiza que no te aferres a los que superaron su vida útil y facilita la planificación de los presupuestos y los ciclos de renovación.
8. Política de final de la vida útil y eliminación
Cuando llega la instancia de retirar una PC, es fundamental hacerlo correctamente. Como explicó Alicia Syx en el episodio 98 de Ticket Volume, eso significa borrar los datos de forma segura, reciclar los componentes o, si todavía funciona, donar el hardware.
Un proceso de eliminación adecuado reduce los residuos electrónicos y apoya los objetivos de sostenibilidad, al tiempo que mantiene a salvo la información de la empresa. Se trata del último paso del ciclo de vida, pero es tan importante como el primero.
9. Seguimiento de los costos y medición del ROI
Para comprender el impacto real de tu estrategia de Gestión del Ciclo de Vida de Computadoras, es menester realizar un seguimiento de los costos a lo largo del tiempo, lo cual incluye los gastos por la compra, el mantenimiento, las actualizaciones y la asistencia.
Si se comparan estas cifras con la duración y el rendimiento de cada dispositivo, se puede ajustar la estrategia del ciclo de vida y así aumentar el retorno de la inversión. No se trata sólo de gastar menos, sino de hacerlo de forma más inteligente durante el lapso de amortización del equipo.
10. Consideraciones medioambientales y de cumplimiento de la normativa
El plan de Gestión del Ciclo de Vida de Computadoras también debe estar en consonancia con cualquier objetivo medioambiental o normativa industrial que siga la organización. Eso significa elegir dispositivos eficientes energéticamente, reducir los residuos y deshacerse de los mismos de forma responsable.
También es un buen momento para comprobar que los procesos cumplen las normas de protección de los datos, especialmente en la fase de eliminación.
Pensar con antelación ayuda a evitar multas, mejora las credenciales ecológicas y prepara el plan de Gestión del Ciclo de Vida de la PC para el futuro.
Ventajas de administrar eficazmente el ciclo de vida de la PC
La Gestión del Ciclo de Vida de Computadoras genera un valor empresarial real. He aquí cinco ventajas clave de aplicar una estrategia de este tipo:
- Menor Coste Total de Propiedad: aprovecha cada dólar evitando sustituciones innecesarias y ampliando el valor del dispositivo.
- Mejor rendimiento de los equipos: cuando están bien mantenidos, los aparatos funcionan más rápido y duran más, lo cual conlleva a una reducción de la frustración de los usuarios.
- Optimización de la planificación presupuestaria: las reglas claras del ciclo de vida hacen que las inversiones en hardware sean más predecibles y fáciles de justificar.
- Mayor seguridad y cumplimiento: las actualizaciones periódicas y la eliminación adecuada protegen los datos confidenciales y acatan la normativa.
- Reducción de los residuos electrónicos: las actualizaciones inteligentes y la retirada responsable ayudan a alcanzar los objetivos de sostenibilidad.
Consejo extra: utiliza una herramienta de Gestión de Activos de IT
Considerando que el manejo manual de docenas o cientos de dispositivos puede resultar abrumador, una herramienta de Gestión de Activos de IT (ITAM) ayuda desde varios frentes: permite centralizar el inventario, realizar un seguimiento de cada equipo a lo largo de su ciclo de vida y automatizar tareas clave como el rastreo de la garantía, la aplicación de parches y los flujos de trabajo de eliminación.
Por caso, InvGate Asset Management facilita el control de la flota de hardware gracias a ofrecer visibilidad en tiempo real, reportes inteligentes y seguimiento del ciclo de vida. De este modo, es posible saber dónde están los activos y cuándo es el momento de implementar medidas.
Resumen
A esta altura estamos de acuerdo que las PCs constituyen inversiones a largo plazo. Por eso, es esencial contar con una sólida estrategia de Gestión del Ciclo de Vida de Computadoras, que impulsa desde una compra más inteligente hasta una eliminación responsable. Cada paso brinda oportunidades para reducir los costos, aumentar el rendimiento y respaldar los objetivos de IT.
Tanto si estás elaborando tu primer plan como si te encuentras perfeccionando uno ya existente, los consejos de este artículo te guiarán para sacar el máximo partido de cada dispositivo, y de cada dólar.
Y para agilizar el proceso, el uso de una herramienta de Gestión de Activos de IT, como InvGate Asset Management, te dará la visibilidad y el control que necesitas para tomar decisiones con confianza sobre el ciclo de vida.
