Al desarrollar inicialmente nuestros productos y luego mejorarlos con el tiempo, pensamos en soluciones que usaríamos nosotros mismos. Y, de hecho, es lo que ocurre en InvGate, cuando utilizamos InvGate Insight para implementar la Gestión de Activos de IT (ITAM).
Al respecto, Ricardo Mariño, especialista interno de IT en InvGate, compartió el detrás de escena sobre cómo InvGate usa InvGate Insight en los procesos y las operaciones cotidianas.
En este artículo, entonces, profundizaremos sobre todo el procedimiento:
- Creación del inventario informático
- Gestión del inventario de IT
- Brindar soporte al service desk
- Bonus: autocomprobación de las nuevas funciones
Así que prepárate para descubrir las características únicas que tiene InvGate Insight, que nos permiten (y a ti también si adoptas la herramienta) lograr una ITAM proactiva.
Creación del inventario informático
Un inventario completo, unificado y actualizado permite crear una base sólida para implementar eficientemente la estrategia de Gestión de Activos. La razón es que contribuye a tener un control pleno y una visibilidad completa de todos nuestros Elementos de Configuración o Configuration Items (CI).
Esto incluye el seguimiento, el estado, los cambios y las relaciones entre ellos. Por lo tanto, lo primero que hacemos es crearlo (y actualizarlo cuando sea necesario).
Inventario del hardware
Comencemos por el inventario de hardware: para gestionar computadoras, impresoras y otros dispositivos, utilizamos códigos QR.
Primero agregamos los activos manualmente en nuestra instancia de InvGate Insight, luego creamos e imprimimos los códigos QR con una impresora térmica. Este es el caso, por ejemplo, de las computadoras y periféricos que solemos tener en stock para poder responder conforme crece el staff de la empresa. Y cada vez que llega un nuevo lote, repetimos el proceso.
En cuanto los códigos QR se adjuntan a los activos, es posible escanearlos fácilmente con un dispositivo móvil para acceder en cuestión de segundos a su perfil (y a su información, como nombre del proveedor, modelo, número de serie y capacidades).
También añadimos etiquetas digitales o smart tags que categorizan estos CIs en nuestra instancia para identificar su estado (nuevo, en stock, asignado, en reparación o dado de baja), realizar su seguimiento, generar reportes y automatizar procesos.
Según Mariño, las etiquetas inteligentes son preferibles porque, una vez configuradas las reglas, todos los activos que entran en esa categoría se etiquetan automáticamente.
Incluso, cuando los dispositivos están a punto de cambiar de estado a “asignado”, nuestro equipo de IT instala en ellos el Agente de InvGate Insight (para que el hardware comience a reportar a nuestra instancia) y lo vincula con su propietario. 
A lo largo de este proceso, la función Discovery nos permite importar y monitorear cualquier aparato que esté conectado a la red. Su funcionamiento consiste en escanear dicha red e informar acerca de todo aquello que se encuentra dentro del rango de IPs que configuramos previamente. A continuación, añadimos los dispositivos encontrados a nuestro inventario.
Esta función es especialmente útil para conmutadores, puntos de acceso, impresoras, cámaras y televisores. También tenemos asignada una dirección IP diferente para cada activo, por lo que es fácil monitorearlos y comprender cualquier cambio o posible problema.
Otra CI clave en este proceso son los contratos: al comprar nuevos dispositivos, añadimos la garantía así como los convenios con datos importantes, como el proveedor, el número de contacto y correo, y la fecha de caducidad. Luego, creamos una relación entre el contrato y el activo para contar con un acceso rápido a él.
Ricardo Mariño, especialista interno de IT en InvGate.
Gestión de la CMDB
Todos estos activos no están separados; por el contrario, muchos de ellos se apoyan en otros para funcionar correctamente. El equipo completo de infraestructura debe comprender claramente las conexiones entre todos los CIs, incluidos conmutadores, servidores, firewalls, routers, proveedores de Internet y sus correlaciones. No podemos confiar en que un solo técnico sepa cómo está todo mapeado y enrutado.
Así que, una vez que tenemos todos los activos en nuestro inventario, utilizamos la herramienta Configuration Manager Database (CMDB) (Base de Datos de Gestión de la Configuración) de InvGate Insight, que nos permite crear un mapa visual de la infraestructura de IT.
Esta solución que se encuentra integrada a nuestro software de ITAM nos ofrece la ventaja de acceder a los cambios que involucran a todos los dispositivos que reportan a ella. Esto ayuda a los agentes en prácticas clave como la Gestión de Problemas o de Cambios.
Gestión del inventario de IT
El siguiente paso en el proceso de cómo InvGate usa InvGate Insight es monitorear el estado de nuestros activos. También nos ayuda a realizar una Gestión de Activos de IT proactiva.
Veamos en detalle cómo hacerlo.
Monitoreo de los activos informáticos
En principio debemos aprovechar las herramientas de monitoreo: el Estado de Salud y (una vez más) las etiquetas inteligentes. La primera nos proporciona una visión de la condición de los dispositivos que informan a nuestra instancia, para asegurarnos de que todos se encuentran en forma óptima y que cumplen con las normas. Las segundas, en tanto, nos permiten categorizar los activos de manera automática, facilitando la detección de anomalías o alarmas.
Por ejemplo, Ricardo Mariño mencionó que utilizan las smart tags para identificar dispositivos que tienen instalados descargadores de torrents; o también para asegurarnos que cumplimos con la certificación SOC 2. Para esto último, “usamos Vanta, un agente que monitorea si nuestros equipos son seguros y rinden como establece la norma. Así, automatizamos las notificaciones para vigilar siempre que este software esté informando a nuestra instancia”.
Otro ítem que supervisamos es el uso del software. Al contar con una cantidad limitada de licencias disponibles, esta cuestión resulta fundamental para nuestras prácticas de presupuesto de IT. La función de Medición de Software de InvGate Insight nos muestra cuánto (y con qué frecuencia) los empleados utilizan las licencias. Con esta información, podemos tomar mejores decisiones (como quitar la titularidad de la licencia, reasignarla o incluso verificar si vale la pena renovarla) para evitar malgastar los recursos.
Pero no sólo nos focalizamos en el software: también monitoreamos el hardware a través del Agente. Así, algunas de las actividades más comunes que realizamos en esta área incluyen:
- Obtener el proveedor y modelo de las piezas de hardware.
- Asegurarnos de que los discos están encriptados.
- Comprobar posibles cambios o fallos de funcionamiento.
Para ilustrar mejor el procedimiento, Mariño se refirió a un caso puntual: una etiqueta inteligente mostró que una de las memorias RAM de una computadora estaba desconectada. El usuario notó que su dispositivo funcionaba un poco más lento, pero no lo notificó. Por lo tanto, gracias a la automatización, llegaron a esa persona y solucionaron el problema.
Análisis de datos
La analítica es otra parte esencial del monitoreo. Los gestores de activos necesitan estar interiorizados de las métricas de ITAM para identificar posibles problemas y causas por el bajo rendimiento.
Nuestro experto en IT interna nos presenta una solución: los paneles de control y reportes de InvGate Insight. Para poner un ejemplo, el equipo informático vigila todo el software que no cumple con las normas del entorno. Lo hace ejecutando y guardando informes periódicamente para obtener un panorama de los activos en una fecha específica, lo cual le facilita la comprensión de tendencias. Además, pueden compartir dichas estadísticas con las partes interesadas externas, impulsando la colaboración entre muchas áreas de la organización.
¿Qué ocurre cuando se detecta un problema? En palabras de Mariño, tras recibir una notificación automatizada o un reporte con dicho inconveniente, normalmente deben acceder a la computadora para repararla. Para ello, aprovechan la integración de InvGate Insight con TeamViewer.
Gracias al Agente instalado en el dispositivo, rastrean el número de identificación e ingresan desde el perfil del activo en nuestra instancia. De esta manera, pueden solucionar el problema, arreglarlo y cambiar su estado sin tener que revisar físicamente el dispositivo, lo cual resulta muy útil en caso de tener que ayudar a los trabajadores remotos.
Brindar soporte al service desk
InvGate Insight se integra perfectamente con InvGate Service Desk, nuestra solución de ITSM. Y combinar el poder de ambas prácticas nos permite tener un control total sobre nuestro entorno de IT, además de resolver más eficientemente los problemas y consultas de los miembros de nuestro equipo a través del sistema central de tickets.
En particular, dicha integración ayuda a los agentes a rastrear fácilmente los activos vinculados a los tickets que abren los empleados. También pueden ver las demás relaciones que existen entre ese usuario y otros dispositivos.
Y también funciona a la inversa: si identificamos un aparato con un problema, vamos al perfil del activo -ya sea escaneando su código QR o a través de la barra de búsqueda- y creamos una nueva solicitud relacionada con él.
Otra de las funciones destacadas es la integración de los flujos de trabajo: para solicitudes complejas, que implican muchos pasos o varios help desks, tenemos la opción de crear flujos de trabajo con acciones automatizadas reflejadas en ambas herramientas.
Los procesos de onboarding y offboarding representan un buen ejemplo de lo mencionado anteriormente. Una tarea recurrente que involucra a ambos procedimientos es la asignación o devolución de equipos: nosotros las automatizamos dentro de esos flujos de trabajo, reduciendo así la necesidad de tareas manuales y repetitivas.
Nuestras capacidades de elaboración de reportes también mejoran con esta integración, ya que podemos cruzar información relevante. Por caso, tenemos la posibilidad de consultar cuántos tickets están relacionados con un único activo o una categoría de activos, lo que podría ayudarnos a identificar un posible incidente importante, un paso clave en la Gestión de Problemas.
Bonus: autocomprobación de las nuevas funciones
Ya mencionamos cómo InvGate usa InvGate Insight. De hecho, utilizar nuestra propia herramienta tiene muchas ventajas: además de que diseñamos soluciones que queremos tener, podemos probar nosotros mismos las nuevas actualizaciones y capacidades, para demostrar el valor y ayudar con los ajustes finales.
Si creemos que algo funciona mejor acomodando ciertas cuestiones o es posible de optimizar, se lo comunicamos al equipo. Mientras que cuando se lanzan nuevas capacidades, las probamos primero durante cierto tiempo. Así nos aseguramos de que, cuando se ponen a disposición de los clientes, ya fueron revisadas y aprobadas por nuestra empresa.
Este es el caso de la nueva función de paneles de control personalizables en la que está trabajando nuestro equipo de Producto. La probamos con antelación y, según Ricardo Mariño, parece que va a cambiar las reglas del juego.
Dicha capacidad (aún en fase de desarrollo) permite a cada técnico construir su propio panel de control con las métricas a las que desea tener fácil acceso, así como compartirlo con otros miembros del grupo o partes interesadas para analizar los datos y tomar decisiones informadas.
La nueva función refleja a la perfección el enfoque proactivo de ITAM que tenemos en InvGate, ya que la jornada de un agente comienza analizando el panel de control. De un vistazo, Mariño y su equipo conocen el stock y las categorías, los equipos que no fueron reportados en los últimos 15 días, las instalaciones y el uso de software, el antivirus, el firewall, los Sistemas Operativos instalados y las garantías que están por vencer, entre otras cuestiones.
En función de lo que ven en el panel, los agentes organizan y priorizan las tareas del día. A veces, existen asuntos urgentes que hay que atender; otras ocasiones, no hay tal nivel de premura.
Justamente, esta mayor visibilidad los ayuda a identificar las urgencias tres veces más rápido que si tuvieran que consultar el menú de activos.
Conclusión
En este artículo te contamos cómo InvGate usa InvGate Insight. Esto nos permite optimizar las tareas de ITAM y actuar de forma proactiva, asegurando de que todo el entorno informático es seguro y eficiente para los empleados. Al mismo tiempo, nos ayuda a encontrar mejoras constantes en el producto para garantizar que son adecuados para su propósito y que nuestros clientes tienen una experiencia positiva.
Dicen que la práctica hace al maestro. Y eso es exactamente lo que ocurre con InvGate Insight: cuanto más trabajan nuestros equipos con ella, más descubren nuevas posibilidades dentro de la herramienta y su amplia gama de funciones.
Recuerda que tú también puedes gestionar tus activos de IT como nosotros. No importa cuán grande o pequeña sea tu organización (e incluso si todavía confías en Excel para administrar tu inventario), la flexibilidad de InvGate Insight hace que sea realmente fácil de adaptar y escalar, dependiendo de tus necesidades. Si quieres conocer cómo manejar tu infraestructura con InvGate Insight, solicita una prueba gratuita de 30 días.
