Cuando nos referimos a la visibilidad del inventario, solemos asociarla a depósitos o cadenas de suministro. Pero en IT remite a otra cuestión: consiste en saber exactamente qué reúne el entorno digital, desde laptops y servidores hasta software y servicios en la nube, entre otros.
Esta visibilidad de activos IT es clave para tomar decisiones más inteligentes, mejorar la seguridad y mantener el funcionamiento óptimo de las operaciones. Y para lograrlo, muchas organizaciones recurren a herramientas de Gestión de Activos de tecnológicos, como InvGate Asset Management, que ayudan a poner orden y claridad, incluso en los escenarios más complejos.
En este artículo, analizamos qué significa la visibilidad del inventario de TI, por qué es importante y cómo optimizarla paso a paso.
¿Por qué es importante contar con una visibilidad de activos tecnológicos?
Como no se puede gestionar aquello que no se ve, es fundamental contar con una visibilidad de activos tecnológicos, lo cual conlleva numerosas ventajas, más allá de conocer el número preciso de dispositivos.
Estos son los beneficios:
- Evita los puntos ciegos: es posible saber exactamente qué equipos, software y sistemas están en uso (y cuáles no).
- Eleva la seguridad: detecta vulnerabilidades, aparatos no autorizados o soluciones obsoletas antes de que se conviertan en riesgos.
- Optimiza los costos: identifica las licencias no utilizadas o los recursos en exceso con la finalidad de bajar el gasto.
- Acelera la resolución de los problemas: localiza rápidamente los incidentes en los activos o los propietarios.
- Mejora la toma de decisiones: basado en datos reales, permite planificar actualizaciones, sustituciones o auditorías con confianza.
Desafíos de la visibilidad de activos IT
Si bien parece sencillo conseguir una visibilidad de activos IT, en la práctica resulta complicado por las siguientes razones:
- Procesos manuales: el uso de Excel para la Gestión de Activos tecnológicos -o cualquier tipo de hojas de cálculo- y las herramientas dispersas dificultan poder mantener los datos precisos y actualizados.
- Shadow IT: los dispositivos o el software que se utilizan sin aprobación suelen pasar desapercibidos.
- Sistemas desconectados: sin datos centralizados, se complica más contar con una visión completa.
- Modificaciones constantes: los activos se mueven, los usuarios cambian y el software se actualiza. Esto hace que sea más fácil perder de vista el entorno.
¿Cómo optimizar la visibilidad del inventario de IT?
Para mejorar la visibilidad del inventario de IT no basta con instalar una herramienta y esperar a que funcione; requiere de un proceso claro y estructurado, que involucra desde la adquisición del activo hasta su retirada.
En las próximas líneas enumeramos un paso a paso que guiará la creación y mantenimiento de una visión completa del escenario tecnológico (y sí, InvGate Asset Management te brindará su apoyo en todo el camino).
1. Comenzar a rastrear los activos desde la adquisición
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La visibilidad de activos IT comienza mucho antes de la conexión del dispositivo a la red: se inicia al aprobar la adquisición, cuando se registran los detalles de los equipos. Esto contempla captar la información sobre la orden de compra, el proveedor, la fecha de entrega prevista y el centro de costos asignado.
InvGate Asset Management ayuda a agilizar este proceso y a realizar el seguimiento a lo largo de todo su ciclo de vida, sin perder nada de vista.
En definitiva, cuanto antes se inicie el rastreo, mejores serán los datos.
2. Crear el inventario con la ayuda de la automatización
El siguiente paso es garantizar el registro correcto del activo y su actualización a lo largo del tiempo, lo cual significa ir más allá de las planillas manuales para crear un inventario dinámico y automatizado.
Por caso, InvGate Asset Management ofrece la posibilidad de utilizar tanto el descubrimiento basado en agentes como sin agentes para detectar y apuntar automáticamente el hardware, el software y los activos en la nube de todo el entorno. De este modo, asegura el rastreo preciso desde el primer día.
La automatización también contribuye a reducir los errores humanos, mantiene el inventario actualizado y ahorra mucho tiempo al equipo. ¿Cuál es el resultado? Una visión completa y al instante de todo el portfolio de IT.
3. Centralizar los datos en una plataforma
Aun los mejores datos de los activos no servirán si están dispersos en hojas de cálculo, correos electrónicos o herramientas desconectadas. Para optimizar la visibilidad, es necesario reunirlo todo.
Uno de los consejos más útiles es centralizar la información con una herramienta de ITAM, la cual proporciona una única fuente de verdad, con detalles en tiempo real sobre el hardware, el software y la nube.
En consecuencia, los reportes resultarán más fáciles, las decisiones más inteligentes y las operaciones diarias mucho más eficientes.
4. Asignar relaciones en una CMDB
Además de contar con una lista de los activos, es clave saber cómo están conectados y, lo que es más importante, la manera en que afectan a las operaciones de IT: se trata de una visibilidad de nivel superior.
Una Base de Datos de Gestión de la Configuración (CMDB) ayuda a establecer las relaciones entre los activos, los usuarios y los servicios; es decir, muestra la forma en que encaja todo, para que se entienda el panorama general y se pueda actuar más rápido cuando algo funciona de manera incorrecta.
InvGate Asset Management cuenta con capacidades para crear y mantener una CMDB visual y fácil de navegar, vinculando el hardware, el software y las dependencias. Esto es muy útil para el análisis del impacto, la Gestión del Cambio y la resolución de los problemas.
5. Monitorear la salud y el cumplimiento de los activos
El entorno de IT se modifica constantemente: los dispositivos se reasignan, el software se actualiza (o no) y las configuraciones cambian con el tiempo.
Por eso es tan importante monitorear continuamente la salud y el cumplimiento de los activos. Con InvGate Asset Management, es posible hacer un seguimiento de aspectos fundamentales como el rendimiento, las versiones del software y las violaciones de las políticas para detectar problemas a tiempo.
Ya sea que se trate de un equipo que se está quedando sin almacenamiento o de una máquina a la que le faltan actualizaciones críticas, la información en tiempo real impulsa la adopción de un enfoque proactivo.
6. Gestionar las licencias y los contratos de software
La visibilidad de activos IT contempla las licencias de software y los contratos, que a menudo se olvidan, hasta que resulta demasiado tarde. En ese momento, la organización se percata que se está incumpliendo o pagando de más.
A diferencia del hardware, las soluciones de IT y las licencias son más dinámicas y más difíciles de rastrear manualmente. Porque cambian, los usuarios van y vienen, y puede ser complejo medir el uso. Entonces la visibilidad aquí es sumamente relevante.
En ese contexto, InvGate Asset Management realiza el seguimiento de la asignación de las licencias, el uso y las fechas de renovación. Mediante esta herramienta, la organización sabrá qué se está utilizando, qué se encuentra inactivo y cuándo es el momento de renovar o cancelar un contrato: todo desde un solo lugar.
Por lo tanto, la visibilidad no sólo es cuestión de control, sino de ahorro de tiempo, dinero y dolores de cabeza.
7. Conectar la Gestión de Activos con ITSM
Para evitar que los datos de los activos de IT permanezcan en un silo, es menester integrarlos con los procesos de Gestión de Servicios de IT (ITSM).
¿Por qué? Porque disponer de dicha información durante los incidentes, las solicitudes, los cambios o los problemas permite al equipo trabajar más rápido y tomar mejores decisiones. Imagínate acceder al instante al historial completo del dispositivo (o vincular los activos directamente a los tickets de servicio) para poder solucionar un incidente.
En ese sentido, InvGate Asset Management se anexa perfectamente con InvGate Service Management (y muchas otras herramientas de ITSM), conectando el inventario con los flujos de trabajo de soporte de IT. Esto ayuda a reducir los tiempos de resolución, mejorar el control de los cambios y brindar un servicio optimizado en general.
Conclusión
Si bien acceder a una visibilidad de activos IT completa puede ser todo un desafío, esta iniciativa conlleva varias ventajas: ayuda a tomar decisiones más inteligentes, reducir riesgos, mejorar el cumplimiento de las normativas y la prestación de los servicios.
¿La buena noticia? No es necesario empezar de cero. Con el proceso correcto y las herramientas adecuadas (como InvGate Asset Management), la visibilidad del entorno tecnológico está absolutamente a tu alcance. Y si quieres ver la plataforma en acción, puedes probarla gratis durante 30 días, sin compromiso.
Ahora ya conoces los pasos. Es hora de concretar la visibilidad.
