En las próximas líneas hablaremos de algo muy importante para nuestras tareas: el Sistema de Gestión de Procesos de Negocio o Business Process Management System (BPMS) - y el software que te permite ejecutarlo correctamente.
Además, te explicaremos por qué es fundamental la gestión de procesos y la automatización en general.
En primer lugar, entonces, examinemos qué entendemos por Sistema de Gestión de Procesos de Negocio.
¿Qué es la gestión de procesos de negocios?
La gestión de procesos de negocios es una técnica para optimizar las operaciones de la empresa y mejorar la eficiencia. Estos métodos estructurados te ayudan a perfeccionar, estandarizar y analizar los procesos, normalmente utilizando la automatización y otras herramientas de flujo de trabajo.
En cierto modo, podríamos considerar la gestión de procesos como una hermana de la gestión del flujo de trabajo. Ambas van de la mano, como hemos expresado en un artículo anterior sobre la gestión de flujos de trabajo:
La automatización de los flujos de trabajo es una gran ayuda para aumentar el retorno de la inversión (ROI), optimizarla y mejorar la eficiencia. Es una gran manera de mejorar la experiencia de los empleados, quienes muchas veces han tenido que lidiar con una tarea repetitiva. Por ejemplo, la introducción de datos que es engorrosa y tediosa; de hecho, la mayoría de los trabajadores no la haría si se les diera a elegir.
Y ahí es donde la automatización del flujo de trabajo empresarial puede darles a ellos -y a tu empresa- una ventaja significativa. Es posible optimizar los flujos de trabajo en todas las áreas, desde las finanzas hasta los recursos humanos, y mantener a tus empleados utilizando sus valiosas habilidades donde más se necesitan.
Pero, en el caso de los Servicios de Procesos de Negocios o Business Process Services (BPS), puede ser aún más abarcativo, ya que despliega una red más amplia. En concreto, la gestión de procesos de negocios consiste en:
- Mejorar aquello que se puede mejorar
- Crear flujos de trabajo manejables y predecibles que se ajusten a estructuras preacordadas
- Reducir la posibilidad de errores humanos
- Dejar que los humanos hagan las tareas que mejor saben
Pero, por supuesto, la automatización implica software. Y el software para esta tarea se llama Sistema de Gestión de Procesos de Negocio (o BPMS).
Definición de Sistema de Gestión de Procesos de Negocio
El BPMS permitirá crear un modelo de tus procesos de negocio a la vez que te ayudará a recopilar y cotejar datos y análisis. En consecuencia, esta información te conducirá a nuevas mejoras en el futuro.
A su vez, el Sistema de Gestión de Procesos de Negocio está en constante optimización. Por ejemplo, la última versión se llama iBPMS o Software de Gestión de Procesos de Negocios "Inteligente", que utiliza perspectivas y análisis procesables en tiempo real de las operaciones empresariales.
¿Por qué tu organización necesita un Sistema de Gestión de Procesos de Negocio?
Las empresas que quieren prosperar en el entorno cada vez más competitivo de hoy en día deben utilizar la automatización como parte de su estrategia de optimización de procesos. En otras palabras, es imposible mantenerse basándose únicamente en la mano de obra humana, ya que las cosas cambian a un ritmo vertiginoso.
Los procesos manuales tienden a centrarse en tareas repetitivas y molestas que hacen perder tiempo y recursos cuando no son necesarias, especialmente si suponen un obstáculo tanto para los empleados como para los directivos de alto nivel.
Entonces un Sistema de Gestión de Procesos de Negocio ayudará a tu organización de las siguientes maneras:
- Mayor inteligencia operativa. El BPMS colabora en maximizar los procesos empresariales prescindiendo o reduciendo las tareas repetitivas. El Sistema de Gestión de Procesos de Negocio te permitirá obtener información de estos cuellos de botella y actuar de forma proactiva.
- Aumentar la agilidad de la organización. Le dará la capacidad de ejecutar los cambios rápidamente.
Además, el BPMS te ayuda a ofrecer una experiencia de cliente muy mejorada, lo que conlleva mayores índices de satisfacción.
6 características imprescindibles de una herramienta BPMS
Estas son las principales características de una herramienta BPMS:
- Una interfaz atractiva y fácil de usar que hace que el diseño de los procesos sea muy sencillo.
- Los diagramas no son una pesadilla, sino que son relativamente intuitivos, sencillos y fáciles de diseñar.
- Dashboards e informes integrados y personalizables.
- La conectividad con terceros.
- Alertas automatizadas en tiempo real para que no se pierda nada.
- Almacenamiento en la nube.
Dependiendo de tus necesidades y de tu nicho, deberías buscar muchas más características, pero estos son los requerimientos básicos. Y, como puedes imaginar, 
los cumple todos.
Tiene un editor de flujo de trabajo visual y sencillo que te permite automatizar procesos y prestar servicio en todos los niveles sin necesidad de tomar cursos de tres semanas para aprender a usarlo. Además, puedes planificar las tareas en un paso y ejecutarlas en otro, lo que facilita aún más la coordinación del trabajo semiestructurado.
Cómo implementar con éxito el Sistema de Gestión de Procesos de Negocio
La elección adecuada del Sistema de Gestión de Procesos de Negocio te permitirá una implementación correcta y también contar con una lista de control manejable para ese propósito. Por suerte, ya nos adelantamos y lo hemos hecho por ti.
Esto debes tener en cuenta al implementar una herramienta de gestión de procesos:
- Elegir tu herramienta y plataforma.
- Seleccionar tu proceso o conjunto de procedimientos para optimizar y automatizar.
- Identificar quién es el propietario del proceso.
- Crear puntos de referencia identificables y fáciles de seguir.
- Diseñar el flujo de trabajo.
- Identificar las partes interesadas que deben formar parte del proceso
- Hacer siempre una prueba piloto.
- Capacitar a tus usuarios sobre tu herramienta para ser lo más competentes posible.
- Medir los resultados, obtener un análisis y mejorar aquello que sea necesario.
- Asegurarse de que tu herramienta se integra fácilmente con tus procesos y otros dispositivos.
Además, la herramienta debe contar con una función de diagramación visual, un diseñador de formularios de arrastrar y soltar, y un control de acceso basado en roles. Y no hace falta decir que si no es responsive (es decir, que ofrezca un acceso móvil sin problemas), pertenece a 1999.
Otra cosa que hay que tener en cuenta son las herramientas basadas en la nube frente a las on-premise. Profundicemos un poco más sobre el tema.
Herramientas BPMS en la nube vs. on-premise
En otros artículos hemos tratado las diferencias entre las herramientas basadas en la nube y las on-premise. En resumen, el software en la nube está alojado en servidores a los que se puede acceder desde cualquier lugar a través de un navegador web. También garantiza la seguridad y su buen funcionamiento. Estas soluciones ofrecen un enfoque SaaS (Software as Service) para el cliente, cuya única preocupación es utilizar este instrumento.
Por el contrario, las herramientas on-premise se instalan en uno de tus sistemas. Este es el camino a seguir si deseas proteger tus datos y mantener las cosas internas. Pero, este enfoque también implica estar al tanto de mucho más de lo que lo harías con un servicio basado en la nube.
Además, está el dilema de las soluciones de código abierto frente a las de licencia. ¿Qué pasa con eso?
Herramientas de código abierto y con licencia
Un Sistema de Gestión de Procesos de Negocio puede ser de varios tipos: de código liberado al público (código abierto) o con licencia. "¿Cuál es la mejor?"
La respuesta a esta pregunta depende hasta qué punto deseas que un equipo de programación interno realice ajustes en el software elegido. Por regla general, las soluciones con licencia están mucho más centradas en el ser humano y listas para usar que las de código abierto. Estas últimas siempre requieren ajustes, cambios y la implementación de nuevos códigos.
Por ello, recomendamos las herramientas con licencia y basadas en la nube a la mayoría de las empresas que quieren implementar un BPMS.
Puntos clave
La gestión de los procesos de negocios está cada vez más automatizada y optimizada. Contar con el software adecuado ayudará a ahorrar tiempo, dinero y horas hombre (combinando ambos factores). También garantizará un mayor compromiso de los empleados y un aumento de las tasas de satisfacción de los clientes al no tener que hacerles pasar por un millón de pasos para conseguir lo que quieren.
En resumen, se trata de saber si quieres estar a la altura de los requerimientos de estos tiempos (ser proactivo) o solo jugar a ponerse al día (reactivo).
