La creación de una política de Gestión de Activos de IT parece una tarea tediosa, pero confía en nosotros: merece la pena. Porque sin un conjunto claro de normas sobre cómo administrar los activos tecnológicos, todo puede complicarse rápidamente. En efecto, estos lineamientos ayudan a mantener el entorno informático organizado, seguro y bajo control.
En este artículo, explicamos qué es una política de Gestión de Activos de IT, qué elementos clave debes incluir e incluso compartimos un ejemplo sencillo para comenzar con el procedimiento.
Así que a trabajar.
¿Qué es una política de Gestión de Activos de IT?
Una política de Gestión de Activos de IT es un conjunto de reglas que ayuda a las organizaciones a realizar un seguimiento de sus recursos informáticos (laptops, software, servidores y más). En concreto, explica cómo comprarlos, utilizarlos, mantenerlos y retirarlos para no omitir ningún bien.
Aunque algunas empresas administran dichos activos de manera informal (por ejemplo, mediante correos electrónicos o acuerdos verbales), una política clara y escrita facilita el proceso al ayudar a los equipos a estar organizados, evitar costos innecesarios, y garantizar la seguridad y el cumplimiento de las normas en lo que respecta a licencias y regulaciones.
¿Por qué las organizaciones necesitan una política del Ciclo de Vida de los Activos de IT?
Cuando se trata de administrar los activos de IT, es muy útil contar con una política general. Y una que cubra todo el ciclo de vida resulta aún mejor.
Una política de ITAM establece las reglas generales sobre la manera en que una organización maneja sus recursos informáticos: define qué son los activos, quién es responsable de ellos, cómo deben usarse y la forma de mantener el cumplimiento y la seguridad. Se trata de un manual general de estrategias.
Mientras que una política del Ciclo de Vida de los Activos de IT se centra en cada etapa del recorrido de ese recurso. Es una visión más detallada que contribuye a que no se deje nada sin revisar.
Ventajas de crear una política para administrar los recursos tecnológicos
Una política y un procedimiento de Gestión del Ciclo de Vida de los Activos de IT no sólo añaden estructura, sino que ofrecen ventajas claras y cuantificables para el manejo de los recursos tecnológicos y el negocio en su conjunto.
Aquí, los beneficios:
- Mayor visibilidad y control: dicha política permite saber qué bienes posee la organización, dónde se encuentran y quién es responsable de ellos.
- Optimización de los costos: también ayuda a reducir las compras innecesarias, recortar el gasto excesivo en software y a planificar las sustituciones de forma más estratégica.
- Mejor cumplimiento y gobernanza: otro punto clave es que garantiza el retiro seguro de los activos. A su vez, esto contribuye a acatar los requisitos normativos y las licencias.
- Extensión de la vida útil de los recursos: seguir directrices coherentes sobre el ciclo de vida aporta la ventaja de sacar el máximo provecho de las inversiones en hardware y software.
- Estandarización en toda la empresa: una política de Gestión de Activos para compañías de IT asegura que todos los departamentos sigan los mismos procedimientos, lo cual reduce los errores y las incoherencias.
¿Qué debe incluir una política para gestionar activos informáticos?
Para elaborar una política de Gestión de Activos de IT, no es necesario empezar de cero: una plantilla ayuda a estructurar el documento, cubrir todas las áreas esenciales y ahorrar mucho tiempo (y dolores de cabeza). Además, siempre es posible adaptarla al tamaño, la configuración y las herramientas de la organización.
Ahora, repasemos los elementos clave que debe cubrir dicha política.
#1. Objetivo y alcance
El primer paso es explicar por qué existe la política y a qué se aplica: ¿Cubre todo el hardware y el software? ¿Solo los dispositivos que son propiedad de la empresa? En este punto hay que ser claro sobre qué se incluye (y qué no).
#2. Funciones y responsabilidades
La descripción de las responsabilidades es otro punto fundamental para saber quién está a cargo de qué. Esto podría incluir a los gerentes de IT, los equipos de Compras, los jefes de los departamentos e incluso los usuarios finales. Todos deben conocer su función en la gestión, la notificación o el uso adecuado de los activos.
#3. Gestión del Ciclo de Vida de los Activos
Luego se detalla la forma de administrar los recursos en cada etapa de su vida: planificación, adquisición, implementación, mantenimiento y eliminación. Aquí es donde encaja la política del ciclo de vida. La otra alternativa es incorporarla como una sección específica.
#4. Inventario y seguimiento
El modo en que se registran y se realiza el seguimiento de los activos es un punto relevante, es decir, explicar las herramientas o plataformas utilizadas, los procesos de etiquetado (códigos QR o de barras, etc.) y la frecuencia con la que se revisan o actualizan los inventarios.
#5. Seguridad y cumplimiento normativo
El establecimiento de directrices para garantizar que los activos se utilicen de forma segura y de acuerdo a la normativa y los requisitos de licencia del software también forman parte de la política. Esto ayuda a evitar problemas legales y mantiene protegidos los datos confidenciales.
#6. Auditorías y reportes
La política debe incluir información sobre cómo se revisarán, informarán y auditarán los datos de los activos, ya sea para uso interno, los reportes financieros o los chequeos de cumplimiento.
#7. Aplicación de la política y excepciones
¿Qué ocurre si alguien no sigue las normas? El detalle de cómo se gestionará el incumplimiento y si es posible solicitar excepciones (y cómo) hay que incluirlo en la política.
Ejemplos de políticas de Gestión de Activos de IT
Las políticas de Gestión de Activos tecnológicos difieren en función de las áreas de IT. Dependiendo si se administra hardware, software, dispositivos móviles o incluso suscripciones en la nube, las reglas van a ser distintas.
Para visualizar cómo se aplica en la práctica, a continuación presentamos algunos ejemplos de categorías y qué suele incluir cada una.
#1. Política de Gestión de Activos de Hardware
La política de Gestión de Activos de Hardware abarca la adquisición, el seguimiento y la retirada de los recursos físicos como laptops, computadoras de escritorio y servidores.
Su contenido incluye la administración de las garantías, los ciclos de renovación, las reparaciones, los dispositivos para préstamo y la eliminación segura.
Por ejemplo, las laptops podrían etiquetarse y rastrearse mediante geolocalización para ubicar rápidamente las perdidas o robadas.
#2. Política de Gestión de Activos de Software
En este caso, define cómo se compran, renuevan y auditan las licencias de software. Cabe la posibilidad de incluir flujos de trabajo de aprobación, recordatorios de actualización, supervisión del uso, seguimiento del cumplimiento y procesos para evitar el shadow IT.
Una alternativa es configurar las licencias para que se activen recordatorios de renovación automática con 30 días de antelación de modo de evitar caducidades.
#3. Política de Dispositivos Móviles y BYOD
Smartphones, tablets y equipos que son propiedad de los empleados que utilizan para el trabajo (BYOD) están contemplados en este ítem. La política debe establecer los requisitos de inscripción (por ejemplo, en la solución MDM - Gestión de Dispositivos Móviles), normas de seguridad, como el cifrado, y claras sobre lo permitido y lo prohibido.
Una regla habitual es exigir que todos los aparatos BYOD se registren en la MDM de la empresa antes de acceder a las aplicaciones corporativas.
#4. Política de Gestión de Activos en la Nube y SaaS
Esta política, que aborda las suscripciones en la nube y las plataformas SaaS, debe definir quién proporciona las nuevas aplicaciones, cómo se gestionan las renovaciones, cuáles son los requisitos de integración y qué pasos hay que dar para reducir la proliferación SaaS.
Por ejemplo, todas las nuevas herramientas de este tipo tienen que ser aprobadas por el departamento de IT e incorporadas con SSO (single sign-on o inicio de sesión única) antes de su implementación.
#5. Política de Eliminación de Activos de IT
Una política específica para la eliminación segura de los activos contempla procedimientos de limpieza de los datos, cumplimiento medioambiental, decisiones de reciclaje frente a la reventa y documentación de la cadena de custodia.
Los servidores retirados, por ejemplo, se someten al borrado de la información certificada y se inscriben en un registro de eliminación previo a su salida de las instalaciones de la empresa.
Cómo usar InvGate Asset Management para reforzar la política de ITAM
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Considerando que la política de Gestión de Activos de IT sólo resulta eficaz si se aplica de forma efectiva, es clave contar con un software específico. InvGate Asset Management, por caso, es una solución moderna de ITAM, creada con un enfoque sin código, una interfaz intuitiva y precios claros y escalables.
Diseñada para proporcionar a las organizaciones una visibilidad y un control totales del entorno de IT, la plataforma ayuda a poner en práctica las políticas de ITAM de la siguiente manera, sin añadir complejidad:
#1. Creación de un inventario completo y confiable
Toda política de Gestión de Activos de IT comienza con la visibilidad. InvGate Asset Management permite crear automáticamente un inventario completo en cuestión de horas, ya sea mediante la importación de listas CSV/XLS, la detección en redes o el despliegue del agente.
Dicha base de referencia refuerza el principio de “ningún activo sin rastrear” que se encuentra en la mayoría de las políticas de este tipo.
#2. Automatización del cumplimiento de las reglas de salud
Las políticas suelen describir qué se espera de un activo: sistema operativo actualizado, cifrado habilitado, antivirus en funcionamiento.
Con las reglas de salud, es posible traducir esos requisitos en chequeos automatizados. Así, se marca cualquier dispositivo que no cumpla con la definición de “saludable” previamente aclarada en la política.
#3. Control de los activos no autorizados
Los dispositivos no autorizados y el shadow IT socavan directamente las políticas de los activos de IT.
Gracias a ciertas funciones, como la detección en redes, las etiquetas inteligentes y las alertas automáticas, InvGate Asset Management contribuye a aplicar la cláusula “solo equipos aprobados en la red”, una de las más comunes de las políticas de Gestión de Activos de Hardware.
#4. Gestión de las aprobaciones y las renovaciones del software
Las plantillas de políticas de Gestión de Activos de IT suelen incluir las licencias de software. InvGate aporta políticas de seguimiento, categorización y autorización, de modo que el departamento de IT puede prohibir las aplicaciones no aprobadas, automatizar las alertas de renovación y mantener el cumplimiento normativo.
#5. Mejora de la gobernanza con tableros y reportes
Las políticas sólo son sólidas con su aplicación. Los tableros y los informes personalizados hacen visible el acatamiento de las reglas, proporcionan a los ejecutivos pruebas de control y respaldan las auditorías o certificaciones.
#6. Integración con un ecosistema más amplio
Dichas políticas suelen requerir la alineación entre las áreas de RR.HH., Finanzas y Seguridad.
Las integraciones de InvGate con herramientas como Jamf (para móviles), Active Directory (para identidades) y plataformas de ITSM (como InvGate Service Management) amplían la cobertura de las políticas más allá de ITAM hasta la gobernanza de toda la empresa.
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