Microsoft Teams para Recursos Humanos: Consejos y Mejores Prácticas

Los profesionales de recursos humanos de todo el mundo buscan constantemente mejorar la participación y la productividad de los empleados. A medida que más organizaciones deciden adoptar la modalidad de trabajo remoto o híbrido, aparecen más desafíos. En un mundo en constante evolución como el de la gestión de recursos humanos, las plataformas de colaboración digital, como Slack y Microsoft Teams, desempeñan un papel crucial.

Gracias a su enorme cantidad de funcionalidades y herramientas de comunicación, Microsoft Teams se convirtió en una de las herramientas organizacionales más utilizadas. Las aplicaciones desarrolladas por Microsoft, así como también la inmensa variedad de aplicaciones de terceros, hacen que Teams sea la herramienta de colaboración definitiva para los empleados que trabajan en modalidad remota o presencial. Por tal motivo, no nos sorprende que muchas empresas alrededor del mundo hayan aceptado a Microsoft Teams con los brazos abiertos. Hasta abril de 2021, Teams tenía cerca de 145 millones de usuarios activos y se estima que ese número siga creciendo.

Ahora analicemos esta herramienta novedosa en la que profesionales de diversos sectores depositan su confianza. 

¿Para qué sirve Microsoft Teams?

Microsoft Teams es una plataforma de colaboración/comunicación para organizaciones, empresas, grupos e, incluso, estudiantes de universidades y escuelas. Les permite a los miembros de la organización realizar llamadas, escribir mensajes, enviar archivos, armar grupos y pactar reuniones.

La plataforma incluso cuenta con una aplicación para Android y iOS, así como también para Linux, Mac y Windows, y tiene una versión online que se puede acceder a través de cualquier navegador. Si eres un fanático del modo oscuro, te agradará saber que Teams también cuenta con esta opción, al igual que un modo de alto contraste.

Los departamentos de recursos humanos de todo el mundo han aprovechado las ventajas que ofrece Microsoft Teams a sus organizaciones para agilizar la comunicación. Por lo general, el departamento de recursos humanos de diversas industrias cuenta con los profesionales más variados y calificados. Ellos son los encargados de llevar un registro de la asistencia de los empleados, liquidar los sueldos, y desarrollar y mantener la cultura organizacional. Asimismo, el equipo de recursos humanos se encarga de incorporar nuevo personal a la empresa, hacer cumplir el código de conducta y asegurar el bienestar de los empleados y el de toda la organización.

En pocas palabras, el rol de los profesionales de recursos humanos no se debe subestimar. Tal es así que las herramientas de comunicación y colaboración son uno de los activos más importantes del arsenal de estos profesionales. Las organizaciones pueden incrementar drásticamente su productividad solo con implementar una herramienta colaborativa. Un estudio realizado por McKinsey reveló que las tecnologías sociales pueden mejorar la comunicación y el intercambio de información, así como también la productividad en un 20% y 25%.

¿Cómo deberían los departamentos de recursos humanos utilizar Teams?

Al ser considerados el motor de la cultura organizacional, los profesionales de recursos humanos juegan un rol importante a la hora de incrementar la productividad y facilitar la comunicación dentro y entre los distintos departamentos de una organización. De esta manera, Microsoft Teams puede ayudar a estos profesionales a que su departamento y la organización en su totalidad sean más eficientes y productivos.

Si tu organización utiliza Microsoft Teams, el departamento de recursos humanos tiene una oportunidad única por delante. Esta plataforma puede ayudarlo a promover la comunicación y coordinación entre los distintos miembros del equipo e incluso crear canales dedicados para que todos puedan recibir las últimas novedades sobre las actividades y eventos de recursos humanos. Al agregar distintas aplicaciones y archivos al canal, los miembros del equipo pueden trabajar en conjunto y llevar un registro de la actividad de sus compañeros. Microsoft Teams cuenta con una gran cantidad de aplicaciones y herramientas para optimizar las tareas del departamento de recursos humanos. 

Microsoft Teams para tareas de recursos humanos

La incorporación de personal suele ser una de las actividades más importantes del departamento de recursos humanos. Cuánto más rápido se incorpora a un nuevo empleado al equipo, más rápido se puede retomar el trabajo importante. Gracias a Teams, este proceso se puede simplificar significativamente, ya que permite agregar y compartir videos de capacitación y otro tipo de material para los nuevos empleados a través de SharePoint. El departamento de recursos humanos también puede realizar programas de mentorías para ayudar a que los empleados empiecen de la mejor manera.

Esta plataforma también ofrece diversas funcionalidades y aplicaciones que te permiten llevar un registro de la asistencia y el desempeño de los empleados. La aplicación Shift es una herramienta muy utilizada dentro de Microsoft Teams que les permite a los empleados fichar su entrada y salida. Microsoft Teams también cuenta con un gran abanico de aplicaciones de terceros para monitorear la asistencia y el desempeño.

Los objetivos y resultados clave (OKR) son una estrategia de gestión que les permite a las organizaciones alcanzar sus metas. Teams ofrece una gran cantidad de herramientas que permiten implementar este marco, como por ejemplo Workboard, una de las más utilizadas para este propósito. Las herramientas de OKR en Microsoft Teams pueden ayudar a tu departamento a implementar estrategias de crecimiento impulsadas por los datos.

Mejorar la comunicación con los empleados a través de Microsoft Teams

Es innegable que Teams juega un rol fundamental a la hora de facilitar la comunicación diaria dentro de la organización. Las vías de diálogo entre los miembros de distintos departamentos pueden ser engañosas, en especial dentro de una organización de gran escala. Teams ofrece un número de funcionalidades que permiten garantizar una comunicación clara entre los diversos profesionales de la empresa.

En la modalidad de trabajo remoto, las organizaciones se enfrentan a un nuevo desafío: la falta de comunicación informal. Si bien esto no afecta directamente a la productividad, puede estancar el crecimiento de nuevas ideas y productos.

Los equipos de recursos humanos más creativos implementan diversas herramientas de Microsoft Teams para sobreponerse a esto. De este modo, a la par de los anuncios y las notificaciones, los profesionales de recursos humanos pueden crear canales que cubran a toda la organización para compartir ideas innovadoras y tendencias de la industria, así como también para celebrar eventos personales como cumpleaños y ascensos. La aplicación Yammer es otra herramienta de redes sociales empresariales bastante popular que se utiliza para propósitos similares.

El departamento de recursos humanos también puede utilizar los eventos en directo dentro de Microsoft Teams para celebrar asambleas o dictar seminarios destinados a mejorar la participación de los empleados en toda la organización.

Transformando Microsoft Teams en una mesa de servicios

Si tu organización utiliza las mejores prácticas para la gestión de servicios empresariales y tu departamento de recursos humanos cuenta con la mesa de servicios de InvGate como herramienta para recibir y procesar solicitudes, puedes integrar ambas plataformas con el Bot de InvGate Service Desk para Microsoft Teams.

De esta manera, los empleados podrán solicitar sus días de vacaciones directamente desde Teams o pedir un nuevo periférico sin salir de la plataforma. Además, tu equipo de recursos humanos puede responder a las solicitudes, revisar su estado y mucho más desde un mismo lugar.

Esto te permitirá optimizar y simplificar la experiencia de mesa de servicios, incluso ante la eventual demanda de servicios que se espera cuando los empleados retomen la presencialidad. 

¿De qué manera los departamentos de recursos humanos implementan Teams en la actualidad?

Por lo general, los equipos de recursos humanos crean canales nuevos para tareas, proyectos o eventos específicos, y comparten las notas, aplicaciones y documentos necesarios a través de ellos. Esto significa que, por ejemplo, puede haber un canal para planificar la salida de fin de año, un canal para festejar un cumpleaños y otro para procesar la incorporación de los nuevos empleados. Estos canales sirven como una especie de pizarra o panel virtual. De hecho, también puedes agregar una pizarra virtual al canal con OneNote.

Los departamentos de recursos humanos también utilizan canales para compartir información relevante a toda la organización. Así pueden notificar sobre cambios en las políticas de licencias y vacaciones, detalles sobre los seguros de la empresa, ascensos, entre otras cosas. A diferencia de las largas cadenas de correos electrónicos que casi nadie lee, los canales son una forma efectiva de diseminar información rápidamente. Además, si quieres compartir la información actualizada del blog o la página web de la empresa, puedes utilizar un conector RSS para enviar esta información directo a tus canales de Teams.

A medida que más equipos remotos trabajan a lo largo de distintos husos horarios, Microsoft Teams ha demostrado ser una gran herramienta para promover la participación de los empleados.

¿Cómo se puede aprovechar al máximo Microsoft Teams para promover la participación de los empleados?

Los managers y profesionales de recursos humanos más experimentados son conscientes de la importancia de reconocer el esfuerzo y los resultados de sus empleados. Esto motiva a los empleados y sube la moral de los otros miembros del equipo. Si bien una palmada en la espalda puede lograr el mismo efecto, es recomendable que les muestres cuánto los valoras enviándoles mensajes específicos a través de Teams para resaltar sus logros. Teams cuenta con numerosas herramientas que los profesionales de recursos humanos pueden utilizar para mostrar su aprecio por los mejores empleados.

Otra forma de mejorar la participación de los empleados es a través de las aplicaciones de encuestas en Microsoft Teams.

Las encuestas te pueden dar perspectivas nuevas y diferentes que, de otra manera, habrías pasado por alto. A veces, incluso sientan las bases para una mejor toma de decisiones y mejores resultados. Microsoft Forms es una gran herramienta integrada a Teams que te permite recopilar opiniones y sugerencias. Para obtener los mejores resultados con Microsoft Forms, asegúrate de que las preguntas sean claras y precisas, y ponlas a prueba con colegas antes de hacerlas públicas. Polly es otra herramienta muy conocida para crear encuestas dentro de Teams.

Implementar estrategias de gamificación a un proyecto o tarea es una estrategia común del departamento de recursos humanos para incrementar la participación de los empleados y elevar la moral del equipo. Una forma de implementar estas estrategias en tu mesa de servicio puede ser recompensar al equipo de soporte cada vez que resuelva 50 solicitudes de los clientes. Microsoft Teams ofrece una amplia variedad de aplicaciones que te permiten implementar estas estrategias de gamificación en las tareas diarias de los empleados.

Por otro lado, también existen las plantillas de aplicaciones de Microsoft Teams, que consisten en aplicaciones completamente desarrolladas que puedes utilizar en tu organización. Funcionan exactamente como lo sugiere su nombre: puedes utilizarlas sin modificación alguna o adaptarlas a tu caso de uso. Incluso te pueden ayudar a construir buenos productos. Los profesionales de recursos humanos pueden alentar a los empleados y departamentos a utilizar estas plantillas para desarrollar aplicaciones que mejoren su productividad.

Consejos básicos para principiantes de Microsoft Teams

Microsoft Teams es bastante intuitivo y fácil de entender. La página de inicio luce más o menos como cualquier otra aplicación de mensajería; solo debes hacer clic en la persona con la que quieres hablar y podrás hacerlo de inmediato. También cuenta con una barra de búsqueda que te permite encontrar con facilidad a otros miembros de tu organización, recuperar mensajes antiguos y archivos compartidos.

Crear un canal

Los canales son una gran alternativa a las largas y confusas cadenas de correos electrónicos. Para crear un canal, dirígete a la pestaña Equipos, selecciona un equipo, haz clic en los tres puntos a la derecha y luego en Agregar canal. Aquí te aparecerán dos opciones: puedes crear un canal estándar al que todos los miembros del equipo tengan acceso o puedes crear un canal privado para que solo algunos miembros del equipo puedan ingresar.

Para crear un canal estándar, simplemente tienes que ingresar un nombre y una descripción, eso es todo.

Para crear un canal privado, tienes que ingresar un nombre, una descripción y, bajo la pestaña de privacidad, tienes que elegir la opción Privado: accesible solo para un grupo específico de personas en el equipo. Una vez que hayas creado el canal privado, puedes hacer clic en los tres puntos a la derecha del nombre y agregar a las personas.

Crear una reunión

Existen varias formas de crear una reunión en Teams. Si la reunión es solo para unas pocas personas, puedes enviarles el horario por mensaje o llamarlos. Incluso, si lo prefieres, puedes crear un grupo e iniciar una llamada grupal. Sin embargo, cuando hay muchos participantes esto puede resultar complicado.

En este caso, dirígete a la pestaña Calendario y haz clic en Nueva reunión. Ingresa un nombre, una descripción, un horario y agrega a los participantes, y luego haz clic en Guardar. Esto les enviará una notificación a su bandeja de entrada de Outlook y agregará la reunión a sus calendarios. Si tu organización no utiliza Outlook, puedes copiar el enlace de la reunión y enviárselos por correo electrónico o mensaje. Todos los participantes recibirán una notificación cuando la reunión inicie, por lo que es poco probable que se la pierdan.

Además, puedes agregar una reunión de canal si especificas el nombre del canal cuando creas la reunión.

Usar el calendario

Microsoft Teams cuenta con un excelente calendario incorporado. Es muy intuitivo, fácil de usar y puedes ver todos los eventos del día con tan solo un vistazo. Pero tiene sus desventajas y una de ellas es la falta de la vista mensual. De todas formas, existen algunas alternativas de terceros que salen al rescate.

Calendar Pro es una opción muy conocida para gestionar calendarios. Tiene muchas ventajas en comparación con el calendario de Teams, entre las que destaca la vista mensual. Calendar Pro incluso te permite imprimir el calendario para que lo puedas pegar en la pared si eres más de la vieja escuela.

Comunicación asincrónica vs. comunicación sincrónica

Saber la diferencia entre comunicación asincrónica y comunicación sincrónica (y saber cuándo usar una o la otra) te permitirá aprovechar al máximo el trabajo remoto de tu organización.

Por un lado, en la comunicación sincrónica todos están presentes al mismo tiempo, como en una teleconferencia, y tienen que participar activamente y responder en el momento. Por otro lado, en la comunicación asincrónica no se espera que respondas de inmediato, tal como ocurre con los correos electrónicos.

Dado que Teams funciona como una aplicación de mensajería, los miembros del equipo pueden sentir la necesidad de responder de inmediato, lo que afecta a la productividad del trabajo remoto.

Por tal motivo, fomentar una cultura de comunicación asincrónica logrará que todos se ocupen de una tarea a la vez. Esta modalidad permite reducir el intercambio de mensajes innecesarios, ya que si brindas toda la información que la otra persona pueda necesitar en un solo mensaje, es más probable que recibas una buena respuesta de la otra parte. Por ejemplo, si quieres organizar una llamada, puedes enviar un link de Calendly con múltiples horarios disponibles en lugar de proponer uno solo, ya que corres el riesgo de que la otra persona esté ocupada en esa franja horaria.

Esta facilidad de uso y flexibilidad es parte de la razón por la que Teams tuvo un crecimiento exponencial en el número de usuarios activos a diario.

Mejores prácticas para realizar reuniones

La gestión del tiempo es uno de los factores más importantes para tener una reunión productiva a través de Microsoft Teams. En lugar de realizar reuniones aleatorias e improvisadas, es mejor planificarlas con antelación. Asegúrate de tener un buen seguimiento del tiempo y atenerte al horario pactado. Tener una lista de temas te ayudará a terminar la reunión a tiempo y alcanzar los objetivos deseados.

Cuando tengas una reunión por Teams, asegúrate de silenciar el micrófono, a menos que vayas a hablar. En reuniones con gran cantidad de participantes, recuerda que puedes levantar la mano (hay una opción para hacer esto en Teams) y así evitar interrupciones innecesarias y hablar encima de otros.

Preguntas frecuentes

¿Con qué framework está compilado Microsoft Teams?

Microsoft Teams está compilado con el framework Electron de Github. La primera versión fue desarrollada durante un hackathon interno de Microsoft.

¿Cuáles son las mejores herramientas para gestionar empleados remotos?

Además de Teams, herramientas como Asana y Trello son excelentes para gestionar empleados que trabajan en modalidad remota. Puedes utilizarlas para asignar tareas, registrar el tiempo de actividad, cumplir con fechas límites, entre otras cosas.

¿Qué se necesita para realizar una entrevista por Microsoft Teams?

Para una buena entrevista, los participantes deben contar con una buena conexión a internet. Las fallas de conexión en una entrevista no dan una buena imagen. Asegúrate de que todo se escuche bien y, en caso de que sea una videollamada, procura contar con la iluminación adecuada.

¿Cómo puedo monitorear a mis empleados que trabajan de manera remota?

Microsoft Teams cuenta con una gran variedad de funcionalidades que les permiten a los empleadores monitorear la productividad de los empleados que trabajan de manera remota. Los informes de actividad te pueden brindar información semanal o mensual sobre el uso que le están dando tus empleados a Microsoft Teams.

¿Cómo promover la participación de los equipos que colaboran de manera remota?

Las reuniones informales semanales o mensuales ayudarán a tus equipos a fortalecer lazos interpersonales. Los juegos, concursos y otras actividades grupales son fundamentales para crear un ambiente relajado y fomentar el trabajo en equipo.