Microsoft Teams es una de las herramientas de comunicación más utilizadas por distintas empresas, organizaciones e instituciones educativas alrededor del mundo. Su interfaz simple y elegante es fácil de usar y está optimizada para incrementar la productividad. A medida que las organizaciones adoptaban la modalidad de trabajo remoto, surgió la necesidad inmediata de incorporar plataformas de colaboración para los empleados y managers. Debido a su eficacia y alto alcance, empresas de diversas industrias adoptaron con rapidez a Microsoft Teams.
Si bien Teams cuenta con numerosas funcionalidades y herramientas colaborativas para generar una comunicación más eficaz entre los miembros de un equipo, también permite agregar funcionalidades adicionales con diversas aplicaciones que le sacarán el máximo partido a la plataforma. Teams cuenta con una gran variedad de aplicaciones que van desde gestores de asistencia y productividad hasta herramientas destinadas a mejorar las relaciones interpersonales del equipo y la gestión de eventos. Estas aplicaciones están diseñadas específicamente para realizar distintas tareas y te permitirán exprimirle todo el potencial a Microsoft Teams.
En este artículo, exploramos algunas de las aplicaciones de Microsoft Teams más utilizadas y queridas por las organizaciones de todo el mundo.
La importancia de las herramientas colaborativas
Las herramientas colaborativas son importantes, ya sea que trabajes desde la oficina o desde tu casa. Para los empleadores y managers, herramientas como Microsoft Teams y Slack simplifican la comunicación con toda su fuerza de trabajo, ayudan a evitar largas cadenas de correos electrónicos para cada asunto por separado y organizan la comunicación de toda la organización en un mismo lugar.
Las ideas fluyen con mayor facilidad si se simplifica la comunicación dentro de la empresa. Cuando no te molesta poner en copia a todos en una cadena de correos, cuando ves un meme divertido y se lo envías a tu colega a través de la plataforma, cuando no dudas en hablar con otro colega, ahí es cuando las ideas nacen y florecen. Eso es lo que permite una plataforma colaborativa: crear un espacio en el que los miembros de un equipo pueden comunicarse como si estuvieran tomando un café en su tiempo libre.
Una colaboración efectiva también les permite a los empleados optimizar su espacio de trabajo. Nadie quiere abrir diez pestañas de Chrome o quince aplicaciones para trabajar. Imagina tener que fichar tu entrada en una aplicación, revisar las solicitudes en otra y ver la póliza de seguros de tus empleados en una tercera. ¿Por qué mejor no fichar la entrada o solicitar un servicio a la mesa de servicios de IT a través de Teams? Serás mucho más productivo.
Las aplicaciones de Microsoft Teams te permiten hacer esto, y mucho más.
¿Cómo puede Microsoft Teams ayudarte a trabajar y colaborar mejor?
Si juntas a Google Meet, Calendar y una versión laboral de WhatsApp en una misma interfaz, obtienes como resultado a Microsoft Teams. Teams es una aplicación diseñada para hacer que la colaboración sea más fácil y eficiente. Puedes utilizarla para hablar con tus colegas, recibir llamadas de voz o videollamadas, tener debates profundos, realizar presentaciones y todo lo que necesitas para tener una comunicación efectiva con tus compañeros de equipo.
Incluso las organizaciones de recursos humanos pueden beneficiarse de la flexibilidad que ofrece Microsoft Teams, ya que existen muchos potenciales usos de Microsoft Teams para recursos humanos.
Tal como lo hemos mencionado antes, Teams cuenta con una gran cantidad de aplicaciones integradas y de terceros que puedes utilizar para mejorar la productividad de tu organización. Si esto no es suficiente, también cuenta con una variedad de plantillas de aplicaciones que te permiten desarrollar tus propias aplicaciones y bots. Por ejemplo, a medida que los empleados regresan a la oficina, podrás gestionar con facilidad la enorme cantidad de solicitudes para los equipos de soporte mediante la integración de tu mesa de servicios a Teams.
Mejores aplicaciones de Microsoft Teams para impulsar la colaboración
Las aplicaciones de Microsoft Teams pueden clasificarse a grandes rasgos en obligatorias y complementarias. Algunas de estas aplicaciones, como las de gestión de asistencia y tareas, son lo primero que los empelados ven antes de empezar su día, y se las suele utilizar muchas veces durante la jornada laboral. A menudo, las organizaciones integran estas aplicaciones a Teams, pero muchas ni siquiera saben de su existencia hasta que las necesitan. Tu organización funcionará sin problemas, incluso aunque estas aplicaciones no estén disponibles durante un día o dos. Las aplicaciones para realizar encuestas, brindarles feedback a los empleados o apoyar programas de mentorías pertenecen a esta categoría.
Así sean obligatorias o complementarias, estas aplicaciones son excelentes en lo que hacen y te ayudarán a lograr que tu trabajo y el de tu organización sean más eficientes y, en algunos casos, más divertido.
Trello es una de las aplicaciones gratuitas más conocidas para Teams. Es una agenda que implementa el sistema Kanban y viene incluida de manera predeterminada en Teams. Consiste en un conjunto de tarjetas y listas que puedes utilizar para planificar eventos, asignar tareas, crear un calendario de contenido o hacer una lista. Trello cuenta con su versión para Android y iOS en caso de que necesites revisar tus tareas desde cualquier lugar. La aplicación es bastante simple y tiene una curva de aprendizaje corta y sencilla.
Si bien la versión gratuita es suficiente para la mayoría de los usuarios, también existe la versión para empresas y negocios con funciones adicionales.
AttendanceBot simplifica el monitoreo de la asistencia en tu organización. Esta aplicación se integra directo a Microsoft Teams de manera que los empleados pueden fichar su entrada y salida simplemente avisándolo por escrito a través de la plataforma. Puedes establecer horarios para tu equipo y la app les recordará a través de Teams iniciar sesión cuando empiece su jornada. Además, tu equipo también puede realizar solicitudes de tiempo libre directo desde Teams utilizando AttendanceBot. Incluso si tu equipo se encuentra distribuido a lo largo de distintas zonas horarias o trabaja de manera remota, las funcionalidades sólidas de esta aplicación harán que tu vida sea mucho más fácil.
La aplicación también cuenta con una interfaz simple que te permite ver las estadísticas de asistencia de los miembros de tu equipo. Además, puedes acceder a informes y planillas de horarios detalladas directo desde la aplicación.
AttendanceBot también se integra a la gran mayoría de las aplicaciones de calendario y se encarga de que todos los miembros del equipo sepan a quién le corresponde trabajar determinado día. La aplicación es gratuita para equipos que no superen los cinco integrantes, pero también ofrece la posibilidad de contratar un plan estándar o pro en caso de que excedas ese número.
Polly simplifica las encuestas. Es una aplicación de Microsoft Teams que te permite realizar encuesta y recibir feedback de los miembros de tu equipo. Hacer una encuesta en Google Forms o Microsoft Forms, enviársela a tu equipo y esperar una respuesta no es una tarea sencilla. Polly, en cambio, te permite enviar encuestas directo a los canales de chat de tus compañeros sin interrumpir su flujo de trabajo.
La aplicación cuenta con una variedad de plantillas que puedes utilizar para distintas ocasiones y también te permite crear encuestas completamente personalizadas. Puedes incluso encontrar todo tipo de encuestas (opcionales, anónimas, entre otras) y preguntas (multiple-choice, preguntas de desarrollo, y más). La aplicación puede integrarse a herramientas como Jira y Zapier, y te permite automatizar tu trabajo a través de acciones personalizadas. Además, también puedes monitorear los resultados de las encuestas en tiempo real y separarlos en base a la demografía de los encuestados.
Tal como lo puedes imaginar, es probable que obtengas respuestas inmediatas si envías las preguntas a través del chat de Polly en lugar de utilizar otra plataforma.
Power BI es una aplicación muy poderosa desarrollada por Microsoft que te permite conectar y recopilar información de distintas fuentes y visualizarlas para analizar el rendimiento del negocio. Muchas personas utilizan Power BI para distintos propósitos, ya sea crear informes interactivos o construir visualizaciones personalizadas para distintas aplicaciones.
Al integrar Power BI a Teams, puedes agregar informes interactivos a tus canales para que tus colegas los vean y debatan. Además, puedes utilizar la barra de búsqueda de Teams para encontrar estos informes y recibir notificaciones sobre los últimos eventos de Power BI en la pestaña de actividades de Teams. Una vez que abres un informe en Teams, se habilita la opción “Chatear en Teams” dentro de la aplicación. Esto te permite hablar sobre el informe o algún aspecto específico directo desde el canal de Teams.
Si bien Power BI es una aplicación de escritorio gratuita que te permite conectar, crear y analizar distintas fuentes de información, también cuenta con un servicio de suscripción llamado Power BI Pro en caso de que quieras colaborar con otros usuarios de la organización.
MeisterTask es una de las aplicaciones de gestión más importantes de Microsoft Teams. Consiste en una herramienta de gestión de proyectos y tareas que se puede agregar como pestaña interna a Teams. Esta aplicación te permite colaborar con tu equipo a través de tarjetas y listas, y llevar un registro de las actividades de tu equipo. MeisterTask cuenta con un panel de control general, un panel de tareas y un panel personal para cada usuario. En el panel personal (Agenda) puedes ver solo las tareas que te fueron asignadas a ti.
Esta aplicación cuenta con un sinfín de automatizaciones simples muy útiles que puedes utilizar para que tu trabajo sea más eficiente. Por ejemplo, puedes programar una automatización para asignarle una tarea a tu jefe una vez que la hayas movido a la sección de “Revisión” (Review). Si ves que estás creando una tarea similar todas las semanas, por ejemplo, para enviarle una factura a un cliente, puedes programar una tarea recurrente. Las tareas recurrentes son automatizaciones simples que te permiten crear tareas similares a una frecuencia predefinida.
Mural es una herramienta de colaboración visual para Microsoft Teams. La aplicación funciona más o menos como cualquier pizarra virtual que les permite a los miembros del equipo dibujar, agregar notas y fijar recordatorios. La aplicación se integra directo a tus canales de Teams y te da la posibilidad de expresar ideas con facilidad a través de diagramas, diagramas de flujo, notas y mucho más. De esta manera, puedes hacer que tus reuniones virtuales, seminarios, sesiones de intercambio de ideas y presentaciones sean más dinámicas y atractivas. Mural te permite hacer mucho más que solo escribir comentarios. Les da la posibilidad a tus compañeros de equipo de estar más activos y contribuir con sus ideas a un proyecto, incluso mientras trabajan de manera remota.
Esta aplicación cuenta con más de 150 plantillas a las que tu equipo puede acceder incluso sin salir de Teams. Una vez que la hayas añadido a Teams, puedes recibir todas las actualizaciones de Mural directo desde la pestaña de actividades de Teams. Mural también cuenta con una versión para Android, iPad y iOS en caso de que necesites colaborar desde cualquier otro lugar o utilizar la pantalla táctil para realizar bocetos con mayor facilidad.
Mejores prácticas para las aplicaciones de Microsoft Teams
Las aplicaciones de Microsoft Teams pueden mejorar significativamente la forma en la que tu equipo trabaja y te permiten sacarle el máximo partido a Teams. Pero estas solo son útiles según cómo las utilices. Si bien la mayoría está diseñada para integrarse de la mejor manera al flujo de trabajo de tu equipo, si no se fomenta y motiva su implementación, pueden resultar inútiles.
Para garantizar una implementación efectiva, lo mejor es dictar una sesión introductoria cada vez que agregues una nueva aplicación a tu organización. Estas sesiones se pueden incluir como parte del proceso de incorporación de personal, de modo que todos en la organización estén familiarizados con las herramientas que se utilizan.
Otra buena práctica es evitar utilizar muchas aplicaciones para una misma tarea. Microsoft Teams tiene una inmensa cantidad de aplicaciones que hacen lo mismo, con algunas diferencias menores. Utilizar muchas aplicaciones para el mismo propósito puede ser contraproducente, ya que todos los archivos y documentos estarían dispersos por distintas plataformas. Incluso dificultaría la capacitación de todo el equipo en el uso de estas aplicaciones.
Si estás desarrollando aplicaciones para tu equipo, puedes promover incentivos por su uso para garantizar que tu equipo las implemente de manera correcta. Por ejemplo, mediante la gamificación de tu mesa de servicios, puedes brindar incentivos a tu equipo de soporte cada vez que resuelvan 50 solicitudes o más para que mejoren su productividad.
Preguntas frecuentes
¿Cuál es la diferencia entre una app y un plugin?
En Microsoft Teams, las apps son aplicaciones completas que puedes implementar dentro de tu organización. Los empleados interactúan con ellas con regularidad de diversas maneras. Power BI, Mural y Trello son buenos ejemplos de eso.
Los plugins, por otro lado, son bots. Estos sirven para realizar acciones cortas y específicas, tales como fichar la entrada y salida o recibir actualizaciones sobre determinado asunto. También pueden tener funcionalidades adicionales, pero por lo general se los configura una vez y rara vez cambian. AttendanceBot y Polly son dos de los mejores plugins para Microsoft Teams.
¿Cuáles son las mejores aplicaciones de Microsoft Teams para managers?
Trello y AttendanceBot son dos de las aplicaciones de Microsoft Teams que les fascinarán a cualquier manager. Tal como lo hemos mencionado más arriba, Trello es una aplicación de gestión de proyectos y tareas, y sirve para visualizar, asignar y gestionar proyectos con facilidad. AttendanceBot, por otro lado, les permite a los managers monitorear los informes de asistencia de sus empleados y las solicitudes de licencia.
Además de estas dos opciones, también existen otras aplicaciones para Microsoft Teams que simplificarán la vida de cualquier manager. Karma es una gran aplicación para recompensar y agradecerles a tus empleados, ScrumGenius sirve para automatizar reuniones de sincronización (stand-ups) y Health Hero permite monitorear la salud de los empleados que trabajan de manera remota.
¿Cuáles son las mejores aplicaciones de Microsoft Teams para usuarios finales?
Aplicaciones como Mural y Power BI son grandes opciones para usuarios finales. Mural es una gran herramienta para colaborar y compartir ideas de manera remota. Power BI es una muy buena opción para realizar informes y crear visualizaciones personalizadas para tu app.
¿Cómo utilizar las aplicaciones de Microsoft Teams para mejorar la productividad?
Workbot es una de las mejores aplicaciones de productividad de Microsoft Teams. Esta aplicación te permite recopilar información e interactuar con muchas otras aplicaciones por medio de chatbots en Microsoft Teams. Además, también puedes automatizar tu flujo de trabajo si conectas dos o más aplicaciones que utilicen Workbot.
¿Cómo promover la participación de los equipos mientras colaboran de manera remota?
Microsoft Teams tiene una gran variedad de aplicaciones y funcionalidades para promover la participación de los empleados que trabajan de manera remota. Para construir un buen equipo, los managers pueden hacer preguntas y juegos utilizando Teams. De esta manera, podrán mantener a su equipo activo durante los seminarios y asambleas mensuales de toda la empresa.
