El puesto de knowledge manager (gestor de conocimiento) no es tan popular como otros cargos empresariales. Si bien surgió en la década de 1990, cuando las compañías comenzaron a administrar formalmente sus crecientes repositorios de información y reconocieron a la Gestión del Conocimiento como una práctica formal, esta profesión aún no es tan renombrada.
Los primeros gestores de conocimiento se encargaban principalmente de catalogar y organizar el saber de la organización. Hoy en día, su función se amplió para fomentar la colaboración y la innovación en todos los departamentos.
Por lo tanto, es el responsable de garantizar que la empresa no se limite a recopilar datos, sino que los utilice eficazmente para mejorar la toma de decisiones y mantener una ventaja competitiva.
Si te preguntas cómo el knowledge manager es capaz de beneficiar a tu compañía o la forma de hacer carrera en dicho sector, en este artículo exploramos todos los detalles.
¿Qué es un gestor de conocimiento?
Un gestor de conocimiento es responsable de supervisar la recopilación, organización y difusión del capital intelectual de una organización, lo cual incluye desarrollar estrategias para captar y almacenar saberes, implementar sistemas que faciliten el acceso y la recuperación, y promover una cultura de intercambio de know how y colaboración.
En sus inicios, esta función se centraba en garantizar el archivo sistemático de documentos, datos y procesos. Con el tiempo, sin embargo, el knowledge manager evolucionó hasta convertirse en colaborador estratégico, impulsando el quiebre de los silos departamentales y la cooperación más fluida.
Por ejemplo, imaginemos una empresa multinacional que se enfrenta a procesos de onboarding incoherentes en las distintas regiones. Un knowledge manager intervendría para crear una base de conocimiento unificada, de modo de asegurar que cada nuevo empleado acceda a los mismos materiales y directrices de formación.
Con un equilibrio de saberes técnicos y habilidades interpersonales, estos profesionales garantizan que la información se utilice activamente para promover la innovación y la eficiencia.
¿Qué es una base de conocimiento? 5 pasos para implementarla
¿Por qué necesitas un knowledge manager en tu organización?
Las empresas generan enormes cantidades de datos cada día, pero gran parte de esta información la infrautiliza si no cuenta con una persona dedicada a su gestión. Un gestor de conocimiento garantiza que tu equipo acceda rápidamente a las herramientas y saberes que necesita para realizar su trabajo con eficacia.
Las principales ventajas de tener un knowledge manager en la organización son:
- Evitar la pérdida de conocimiento durante la rotación de los empleados.
- Fomentar la colaboración mediante recursos centralizados.
- Mejorar la toma de decisiones manteniendo la información actualizada.
- Agilizar los procesos de onboarding y formación.
En sectores como la informática, la salud y las finanzas, donde el cumplimiento de la normativa y la precisión operativa resultan fundamentales, un gestor de conocimiento marca la diferencia entre el caos operativo y la eficiencia sostenida.
¿Qué hacen los gestores de conocimiento?
El trabajo diario de los gestores de conocimiento gira en torno a la conservación, el intercambio y la optimización de los saberes organizacionales.
En las próximas líneas desglosamos sus principales responsabilidades, habilidades y cómo seguir una carrera en este sector que se encuentra en crecimiento.
Principales responsabilidades
Un knowledge manager ayuda a garantizar el buen funcionamiento de una empresa. En primer lugar, es responsable de asegurar que todos accedan a la información requerida. Sin embargo, también asume otros roles específicos para supervisar la estrategia de Gestión del Conocimiento de una compañía.
Las principales responsabilidades de un knowledge manager son:
- Desarrollar una estrategia de Gestión del Conocimiento: la alinea con los objetivos de la organización para garantizar prácticas coherentes de intercambio de saberes.
- Administrar sistemas específicos: supervisa diversas herramientas, como bases de conocimiento, intranets y plataformas de colaboración para mantenerlas actualizadas y pertinentes.
- Fomentar una cultura de intercambio de saberes: pone en marcha iniciativas para promover la participación activa en el intercambio de información en todos los departamentos.
- Evaluar las métricas de rendimiento: utiliza KPIs, como la utilización de los contenidos, la precisión de las búsquedas o las opiniones de los empleados para determinar la eficacia de los sistemas de conocimiento.
- Coordinar la colaboración entre los equipos: evita la falta de comunicación de modo que las áreas puedan compartir el know how y los recursos de manera óptima.
- Formar a los empleados: proporciona orientación sobre el uso de las herramientas de Gestión del Conocimiento e impulsa la concientización sobre su importancia para alcanzar los objetivos de la organización.
Principales obligaciones
Las tareas diarias del knowledge manager son:
- Crear, mantener y actualizar artículos de la base de conocimiento.
- Realizar auditorías para identificar gaps o información obsoleta.
- Gestionar los permisos y el acceso para garantizar la seguridad de los datos confidenciales.
- Investigar y aplicar nuevas herramientas para mejorar los procesos de Gestión del Conocimiento.
- Colaborar con los jefes de los departamentos para documentar los procedimientos y la experiencia (esencial para captar el conocimiento implícito).
- Responder a los comentarios de los empleados para perfeccionar y optimizar los sistemas de conocimiento.
- Garantizar el cumplimiento de la normativa sobre la gestión de datos y las políticas de la organización.
Principales habilidades
El gestor de conocimiento debe equilibrar las habilidades técnicas con las interpersonales para tener éxito.
Entre las habilidades del knowledge manager se incluyen:
- Comunicación: el profesional debe explicar sistemas complejos a diversos públicos.
- Pensamiento estratégico: identifica gaps en el saber de la organización y encuentra soluciones oportunas.
- Know how técnico: trabaja con software específicos, como los Sistemas de Gestión del Conocimiento del Servicio (SKMS - Service Knowledge Management System).
- Experiencia en Gestión del Cambio: dirige equipos para mejorar los procesos.
- Colaboración: genera confianza entre los departamentos para fomentar la propiedad compartida de las iniciativas de conocimiento.
¿Cómo convertirse en un knowledge manager IT?
Para llegar a ocupar el cargo de gestor de conocimiento se requiere una combinación entre formación, experiencia práctica y certificaciones.
Aquí una hoja de ruta para convertirse en un knowledge manager IT:
1. Formación
Una licenciatura suele ser el requisito mínimo para los puestos de gestores de conocimiento. Los campos de estudio más comunes son:
- Sistemas de Información o Bibliotecario, para los interesados en los aspectos técnicos y organizacionales.
- Administración o Dirección de Empresas, para una perspectiva más amplia.
- Comunicación, para desarrollar habilidades que fomenten la colaboración entre los departamentos.
Asimismo, para el knowledge manager IT, la obtención de títulos o cursos avanzados en gestión de datos, ingeniería de software o ciberseguridad les puede proporcionar cierta ventaja frente a otros colegas.
2. Experiencia práctica
Muchos gestores de conocimiento comienzan a desempeñarse en el área de IT o como analistas empresariales antes de pasar al puesto específico. Algunos también tienen experiencia en redacción técnica, diseño didáctico o bibliotecario/ciencias de la información.
Para empezar puedes ocupar un cargo relacionado con la gestión de datos, la colaboración o las comunicaciones internas, como por ejemplo:
- Coordinador de proyectos informáticos
- Gestor de documentos o registros
- Analista empresarial
- Redactor técnico
Estas funciones ayudan a sentar las bases para administrar sistemas de conocimiento y comprender las necesidades de la organización.
3. Certificaciones
Las certificaciones demuestran la experiencia y el compromiso con el crecimiento profesional. Las opciones más populares son:
Certified Knowledge Manager (CKM)
El Knowledge Management Institute ofrece la posibilidad de obtener el Certified Knowledge Manager (CKM). Su programa abarca principios, estrategias y técnicas esenciales para mejorar el intercambio de saberes y fomentar el aprendizaje organizacional, con experiencias prácticas a través de ejercicios que permiten a los candidatos aplicar eficazmente los conceptos.
Los participantes siguen un plan de estudios que incluye módulos sobre la implementación de la Gestión del Conocimiento a nivel de base, metodologías y modelos de madurez del saber.
Para obtener la certificación, deben aprobar cuatro exámenes cronometrados tipo multiple choice, con un puntaje igual o superior al 70%.
ITIL Foundation
ITIL constituye un marco estándar del sector que incluye la Gestión del Conocimiento como una de sus prácticas básicas.
La certificación de ITIL Foundation es valiosa para los aspirantes a knowledge manager IT, quienes aprenden a captar, compartir y utilizar eficazmente el saber dentro de la organización para mejorar la prestación de servicios de IT.
Si bien existen muchas certificaciones ITIL, el examen de ITIL Foundation cubre los aspectos básicos, por lo que representa un gran punto de partida para aquellos interesados en una carrera como knowledge manager IT.
En cuanto al examen, consta de 40 preguntas tipo multiple choice, que requieren un puntaje del 65% para su aprobación.
KM Principles Certification
Impartida por el Knowledge Management Institute, KM Principles Certification cubre todos los aspectos básicos del proceso y las herramientas de Gestión del Conocimiento.
Ideal para personas que se inician en este campo o que desean consolidar sus saberes, aprenden sobre diversos marcos, metodologías y mejores prácticas para implementar sistemas eficaces de Gestión del Conocimiento.
¿Dónde encontrar trabajo como gestor de conocimiento?
Los portales de empleo representan un buen punto de partida para buscar puestos de gestor de conocimiento. Éstos son algunos de los más populares:
- LinkedIn: una de las principales plataformas para encontrar trabajo, ofrece una amplia gama de puestos de knowledge manager, además de poder aprovechar la red profesional.
- Indeed: completo motor de búsqueda de empleos, agrega listados de varias fuentes, lo que facilita la exploración.
- Glassdoor: además de las nóminas tradicionales, proporciona reseñas de las empresas e información salarial, ayudando a los candidatos a tomar decisiones adecuadas sobre los posibles empleadores.
- SimplyHired: con una interfaz fácil de usar, brinda estimaciones salariales basadas en la ubicación y la industria.
- FlexJobs: para aquellos interesados en acuerdos de trabajo remotos o flexibles, presenta listados específicamente para roles de gestor de conocimiento.
Sin embargo, también hay otras opciones que explorar, por ejemplo:
- Networking: el vínculo con profesionales del sector a través de eventos, conferencias y seminarios puede dar lugar a oportunidades de empleo que no están anunciadas.
- Asociaciones profesionales: la adhesión a organizaciones como el Knowledge Management Institute o el International Knowledge Management Network permite acceder a bolsas de trabajo y recursos específicos.
- Sitios web de las empresas: muchas organizaciones publican ofertas directamente en sus páginas, por lo que hay que dirigirse a ellas para obtener resultados fructíferos.
Ejemplo de descripción del puesto de gestores de conocimiento
En los portales de empleo, el puesto de gestor de conocimiento se describe con competencias estratégicas y técnicas. Veamos el detalle:
Descripción del puesto
Un knowledge manager supervisa los esfuerzos de una organización por recopilar, organizar y distribuir información de forma eficaz. Esta función exige un enfoque proactivo de la gestión de los sistemas de conocimiento, al tiempo que fomenta la colaboración entre los equipos.
Responsabilidades
- Diseñar y mantener una base de conocimiento centralizada como herramienta de apoyo a empleados y clientes.
- Cooperar con los jefes de los departamentos para documentar los procesos y desarrollar las mejores prácticas.
- Realizar auditorías para identificar gaps y materiales obsoletos.
- Evaluar e implementar herramientas para compartir mejor los saberes, como plataformas de intranet o sistemas de gestión de contenidos.
- Formar a los empleados en dichos instrumentos y prácticas de Gestión del Conocimiento, a la vez de garantizar altos índices de adopción.
- Monitorear el uso de la base de conocimiento, con informes periódicos sobre las métricas de rendimiento.
- Garantizar el cumplimiento de las políticas de la organización y la normativa sobre la privacidad de los datos.
Competencias y cualificaciones
- Experiencia demostrada en Gestión del Conocimiento o funciones afines, como redacción técnica o análisis empresarial.
- Know how profundo de los sistemas y herramientas de dicha práctica.
- Excelentes dotes de comunicación y formación para impulsar el compromiso.
- Mentalidad analítica con experiencia en el uso de KPIs para medir el éxito.
¿Cómo afectan las tecnologías de IA a la Gestión del Conocimiento?
La inteligencia artificial impactó en la función del gestor de conocimiento al modificar la forma en que se administran las tareas.
El primer cambio importante provino de las herramientas impulsadas por la IA que agilizan los trabajos repetitivos y que consumen mucho tiempo. Gracias a su capacidad para analizar grandes conjuntos de datos, el knowledge manager puede confiar en dicha tecnología para:
- Sugerir contenidos relevantes para las bases de conocimiento en función de las tendencias y las necesidades de los usuarios.
- Detectar información obsoleta o inexacta y marcarla para su revisión.
- Descubrir patrones y predecir posibles gaps de saberes antes de que se conviertan en problemas.
Por ejemplo, los algoritmos de aprendizaje automático son capaces de etiquetar y clasificar automáticamente los documentos, una tarea que tradicionalmente requería horas de trabajo manual.
La IA también proporciona información en tiempo real, lo que ayuda al gestor de conocimiento a garantizar que la misma esté actualizada y sea útil tanto para los empleados como para los clientes.
Esta eficiencia conduce a la segunda transformación, que resulta más estratégica: del enfoque de las tareas rutinarias ahora la profesión se focaliza en la innovación y la colaboración. En efecto, una vez eliminada la carga de los procesos manuales, el knowledge manager puede dedicar su tiempo a trabajos de mayor valor, como:
- Diseñar marcos avanzados de intercambio de conocimientos adaptados a las necesidades de la organización.
- Cooperar con todos los departamentos para hacer frente a los complejos desafíos que plantea la información.
- Mejorar la experiencia del usuario impulsando sistemas de conocimiento más intuitivos e impactantes.
Y hay más en el impacto de la IA en la Gestión del Conocimiento: motores de búsqueda inteligentes y análisis de rendimiento, que proporcionan capas adicionales de apoyo a la práctica.
La primera es capaz de comprender la intención del usuario, lo cual ayuda a los empleados a encontrar respuestas precisas con mayor rapidez.
También es posible disponer de tableros para analizar cómo se utilizan los sistemas de conocimiento, orientando a los gestores para que perfeccionen o amplíen sus recursos donde más importa.
La colaboración entre la IA y los saberes humanos resulta esencial. Mientras que la primera automatiza las tareas técnicas, los gestores de conocimiento aportan una supervisión crítica y una visión estratégica para garantizar que el know how respalda los objetivos empresariales. En lugar de sustituir su experiencia, la inteligencia artificial amplifica su capacidad para innovar y liderar.
Palabras finales
El rol de un knowledge manager fue evolucionando desde su enfoque inicial como un simple clasificador de información hasta convertirse en un puesto polifacético que impulsa la colaboración, la innovación y el crecimiento organizacional.
Desde el desarrollo de bases de conocimiento centralizadas hasta la aplicación de estrategias para una cooperación eficaz, el gestor de conocimiento opera en el nexo entre la tecnología y los vínculos humanos.
Si este artículo despertó tu interés por explorar una carrera en este campo o necesitas replantear el modo en que tu organización gestiona sus activos de conocimiento, considera los pasos descritos más arriba. Ya sea a través de la capacitación formal, las certificaciones o la experiencia en el cargo, el camino para convertirte en un knowledge manager es claro y gratificante para quienes disfrutan enlazando la información con la innovación.
Preguntas frecuentes
¿Qué títulos necesito para ser gestor de conocimiento?
La mayoría de los knowledge managers tienen formación en campos como IT, bibliotecario, administración de empresas o gestión de la información. Muchos también obtienen certificaciones, como la de Certified Knowledge Manager (CKM) para formalizar su experiencia y saberes de las mejores prácticas.
¿Cómo sé si mi organización necesita un knowledge manager?
Si tu empresa dispone de grandes volúmenes de información pero registra problemas de accesibilidad, o si la colaboración entre los equipos es limitada, te beneficiarás con un gestor de conocimiento. Los sectores que dependen en gran medida de los datos o que exigen un cumplimiento estricto de la normativa también valoran esta función.
¿Cuáles son las principales responsabilidades de los gestores de conocimiento?
Las principales responsabilidades son desarrollar y mantener una base de conocimiento, formar al personal en herramientas de la práctica, evaluar y seleccionar sistemas de intercambio de información, fomentar la colaboración entre los departamentos y supervisar la eficacia de estas iniciativas mediante métricas.
