La terminología utilizada en el mundo de la Gestión de Servicios de IT (ITSM) puede resultar algo confusa. Sin embargo, la comprensión del alcance y la profundidad de cada una de sus prácticas es crucial para el futuro de una empresa. Hoy nos metemos en uno de esos debates: la diferencia entre ITAM vs. CMDB.
Si bien los dos conceptos muestran muchas similitudes e incluso a veces se solapan, sus significados son distintos. ¿En qué sentido? Principalmente, en su radio de injerencia.
Para entender esta diferencia, definamos primero qué implica ITAM, la Gestión de Activos y la Base de Datos de la Gestión de Configuración (CMDB - Configuration Management Database). Así que entremos en tema.
Software de Gestión de Activos
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Gartner
¿Qué son la Gestión de Activos e ITAM?
La Gestión de Activos -un concepto más amplio que la Gestión de la Configuración y la CMDB- consiste en administrar dichos activos a lo largo de todo su ciclo de vida, generalmente desde una perspectiva específica: su valor financiero.
En el corazón de dicha práctica está la Gestión del Ciclo de Vida, lo cual incluye básicamente su adquisición, operación, mantenimiento y disposición final. Obviamente que existen otros aspectos de esta cuestión, cada uno con sus propias particularidades.
Así como la Gestión de Activos se centra en todos los activos de una organización, ITAM (Gestión de Activos de IT - ITAM) se focaliza exclusivamente en los tecnológicos, como hardware, software y redes. Ambas tienen como objetivo la administración de los mismos a lo largo de su ciclo de vida.
Muchas veces son tratados como sinónimos porque hay empresas aplican los mismos principios de Gestión Financiera, mantenimiento y eliminación en los dos casos, lo cual hace que sean prácticamente indistinguibles, especialmente en el contexto de las IT.
¿Qué es una CMDB?
Una Base de Datos de la Gestión de Configuración constituye un repositorio que contiene información sobre todos los activos que componen la infraestructura de IT de una organización. Este tipo de activo se denomina Elemento de Configuración (CI - Configuration Item)
Aquí encontramos la primera diferencia significativa entre ITAM vs. CMDB: todos los CIs son activos, pero no todos los activos son CIs.
Como vimos, para que un activo se considere un Elemento de Configuración y se incluya en una CMDB, debe formar parte de la infraestructura de IT -más adelante profundizamos en este aspecto-.
Otra característica clave -quizás la más importante- de una Base de Datos de la Gestión de Configuración es que muestra los vínculos entre los CIs y la importancia de esas conexiones para una organización. Imagina tener una visión clara de la forma en que están relacionados todos los elementos y su impacto en el rendimiento.
Además, la CMDB no es algo que se construye y se deja a un lado, sino que se encuentra en constante evolución:
¿Cuál es la diferencia entre ITAM vs. CMDB?
Ahora, resumimos las distinciones clave entre ITAM vs. CMDB para una mayor claridad.
1. Gestión Financiera vs. visión de la infraestructura
La Gestión de Activos es un concepto más amplio, que se centra en la administración del ciclo de vida y el valor financiero de los mismos, lo cual incluye tanto los recursos de IT, como otros equipamientos de la organización (los de la oficina, por caso), haciendo hincapié en el costo, la depreciación y el cumplimiento de la normativa.
Mientras que una CMDB proporciona una visión completa de cómo está interconectado cada CI, de modo de facilitar prácticas más eficaces de Gestión del Cambio y Gestión de Incidentes.
Así, dicha Base de Datos de la Gestión de Configuración permite anticipar el impacto de las modificaciones o de los fallos en otros componentes, de forma tal de minimizar los riesgos operativos. En consecuencia, contribuye a una estrategia adecuada de Gestión de Activos de IT.
En síntesis, la Gestión de Activos se ocupa de los costos, garantizando una administración óptima de los recursos; y la CMDB administra las dependencias.
2. Enfoque de cumplimiento vs. enfoque operativo
ITAM se focaliza en asegurar que los activos cumplan las normativas y políticas de la organización mediante la gestión de licencias de software, los registros financieros y la renovación oportuna de los equipos.
Su objetivo es mitigar los riesgos financieros y de cumplimiento, que darían lugar a sanciones y pérdidas monetarias.
Una CMDB, en tanto, proporciona contexto sobre cómo contribuye cada activo a las operaciones diarias, de manera de facilitar a los equipos de IT la administración eficaz de la infraestructura.
Al detallar qué hace cada componente y su impacto en el sistema global, una Base de Datos de la Gestión de Configuración es clave para el funcionamiento continuo y fluido, centrado en la disponibilidad y la continuidad de los servicios críticos de la organización.
3. Toma de decisiones estratégicas vs. gestión operativa
Por un lado, ITAM contribuye directamente a la toma de decisiones estratégicas basadas en el rol y la dependencia de cada activo en la infraestructura, logrando una gestión de recursos más rentable.
En tanto, la CMDB facilita la gestión operativa al proporcionar información sobre las dependencias y relaciones para resolver incidentes y planificar los cambios.
Al combinar ambas, la organización optimiza la funcionalidad operativa, a la vez de maximizar la rentabilidad y el uso de sus recursos. En definitiva, ofrecen dos perspectivas complementarias: una visión financiera y estratégica (ITAM); y una técnica y operativa (CMDB).
¿Cómo se solapan la Gestión de Activos de IT y la CMDB?
La Gestión de Activos de IT y la CMDB tienen ciertos puntos en común debido a la naturaleza de los elementos que manejan. Volvamos a algo que ya mencionamos antes: todo Elemento de Configuración es un activo, ya que forma parte de la infraestructura tecnológica que requiere una administración y un seguimiento.
Sin embargo, no todo activo es un Elemento de Configuración. Por ejemplo, el mobiliario de la oficina o los equipos no relacionados con las IT no afectan directamente a la infraestructura ni a los servicios.
En conclusión, el solapamiento entre ambos enfoques se produce sólo en los activos que cumplen una función operativa y, por tanto, requieren un seguimiento de la configuración.
Una CMDB, en el contexto de la Gestión del Cambio, se solapa con ITAM al registrar y controlar el impacto que las modificaciones tienen sobre los activos de la infraestructura tecnológica.
Mientras que ITAM se centra en el ciclo de vida y el valor financiero de todos los activos, la CMDB se focaliza sólo en los elementos que afectan directamente a las operaciones y a la prestación de servicios.
Esta intersección permite a las organizaciones obtener una visión completa y operativa de aquellos activos críticos para su rendimiento, combinando el valor financiero y el contexto técnico-operativo en un único sistema de gestión.
Así, el solapamiento entre ITAM y la CMDB contribuye a una administración integral que facilita la toma de decisiones informadas tanto en términos de operaciones como de inversión.
¿Cómo sacar el máximo provecho de la Gestión de Activos de IT y la CMDB?
Para maximizar el valor de un sistema que combina ITAM con una CMDB, es esencial integrar ambas prácticas. De este modo, se consigue una visión operativa completa de los activos críticos de la organización.
Por un lado, es crucial mantener actualizada la información de la Base de Datos de la Gestión de Configuración relativa a las relaciones y dependencias de los CIs, ya que permite a los equipos de IT anticipar los posibles impactos de los cambios o incidentes en la infraestructura, y responder rápidamente de manera de minimizar los riesgos operativos. De este modo, la CMDB no sólo mejora la operatividad, sino que también ayuda a proteger la estabilidad del servicio.
Al mismo tiempo, ITAM añade valor al proporcionar una perspectiva financiera y de cumplimiento para cada activo, ayudando a optimizar la inversión en infraestructura tecnológica.
Al combinar esta información con los datos de configuración de la CMDB, las organizaciones pueden tomar decisiones rentables y estratégicas en pos de planificar adecuadamente la renovación y eliminación de los activos.
Selección de una CMDB y un software de Gestión de Activos de IT
Una forma eficaz de sacar el máximo provecho de una CMDB dentro de ITAM es elegir una herramienta que facilite la escalabilidad y resulte flexible. En efecto, debe ser capaz de crecer junto con las necesidades de la organización y que ambas instancias estén conectadas.
Esto se puede lograr con InvGate Asset Management, una plataforma que no sólo facilita la construcción de CMDBs sino que también incluye capacidades de ITAM. Para que experimentes tú mismo todas sus funciones, accede a una prueba gratuita de 30 días de la herramienta.
Conclusión
¿Cuál es la diferencia entre ITAM vs. CMDB? Si bien comparten ciertos aspectos, cada una cumple una función única que impulsa la eficiencia de la gestión de IT: la primera introduce una dimensión financiera y de cumplimiento, al monitorear los ciclos de vida de los activos y optimizar la inversión en tecnología.
La segunda se centra en las interdependencias de los CIs, al brindar una visión detallada de cómo los componentes afectan al ecosistema informático. Este enfoque permite una gestión proactiva de los cambios y una respuesta rápida a los incidentes, garantizando la continuidad operativa y reduciendo los riesgos técnicos.
La integración de ambas prácticas contribuye tanto a proteger la infraestructura y mantener la estabilidad del servicio, como a maximizar el rendimiento de la inversión en los recursos de IT. Esta sinergia proporciona una base sólida para tomar decisiones estratégicas bien informadas, respaldadas por el valor operativo y financiero de cada activo.
