Los flujos de trabajo parecen perfectos en la teoría gracias a sus aprobaciones claras, pasos definidos y responsabilidades asignadas. Sin embargo, las solicitudes suelen encontrarse con otros obstáculos en el camino, por lo cual es habitual tener que recurrir a una herramienta adicional para concluir la tarea.
Así, por ejemplo, se aprueba a un usuario, pero aún hay que crear su cuenta; o se cierra una actividad, aunque no se elimina el acceso en todas partes. Los conectores predeterminados en InvGate Service Management están diseñados para esos casos: permiten que los flujos actúen en plataformas externas, en lugar de detenerse y transferir el trabajo.
¿Qué son los nuevos conectores de acción?
Los conectores integrados son acciones preconfiguradas para herramientas de terceros que se encuentran directamente dentro del editor de flujos de trabajo sin código de InvGate.
Cada conector representa una tarea concreta que un flujo puede ejecutar en otro sistema, como crear un usuario, añadirlo a un grupo o programar una reunión. Por lo tanto, en vez de configurar los servicios desde cero, los diseñadores arrastran estas acciones al flujo y completan unos pocos parámetros en los campos del formulario. Luego, se define cuándo debe concretarse el trabajo y qué información se necesita. Todo esto se hace utilizando el mismo editor visual que ya operan los equipos. En consecuencia, el desarrollo personalizado o la configuración técnica no suponen un obstáculo.
¿Por qué esto cambia la forma en que los equipos diseñan los procesos?
InvGate Service Management ya ofrece a los equipos una forma visual de diseñar los flujos de trabajo, enrutar las solicitudes y aplicar las reglas de automatización. Los conectores integrados se sustentan en esa base, convirtiendo los flujos en una capa de ejecución, no solo en un mapa de coordinación.
Lo importante aquí es el cambio: los flujos pasan de “entregar el trabajo” a “hacer el trabajo”, sin añadir complejidad técnica para las personas encargadas de su diseño.
Las peticiones de servicios rara vez pertenecen a un único sistema. Por ejemplo, el onboarding involucra a las plataformas de identidad, colaboración, calendarios y canales de comunicación. Y el offboarding sigue un patrón similar. Los pedidos de acceso, los anuncios de mantenimiento y los cambios internos traspasan los límites de las herramientas.
Hasta ahora, los equipos tenían dos opciones:
- Gestionar esos pasos manualmente fuera del flujo de trabajo.
- Depender de servicios web personalizados que requieren conocimientos técnicos para su configuración.
Los conectores predeterminados en InvGate Service Management eliminan esos pasos. En consecuencia, las tareas en sistemas externos pasan a formar parte del propio flujo de trabajo, definidas en el mismo lugar que las aprobaciones, las condiciones y el enrutamiento.
Dicha herramienta con esa función puede conectarse a otras específicas de identidad, como Entra ID y Okta; de colaboración y productividad, como Google Workspace; a Microsoft a través de Microsoft Graph; a soluciones de calendario y reuniones del tipo de Google Calendar, Outlook Calendar, Google Meet y Zoom; así como a SharePoint para la gestión de contenidos y a DocuSign para la firma de documentos.
Esto abre la puerta a procesos como:
- Una solicitud de onboarding que crea cuentas, asigna accesos, programa reuniones y notifica a las personas adecuadas.
- Un flujo de trabajo de offboarding que desactiva cuentas, elimina permisos y registra la finalización de forma automática.
- Una petición de acceso al software que genera usuarios y aplica permisos una vez realizadas las aprobaciones.
Todo ello coordinado desde un único flujo de trabajo, aunque la ejecución se realice a través de múltiples herramientas y equipos.
Resumen
Los conectores predeterminados en InvGate Service Management sirven para eliminar los problemas en el trabajo. En lugar de detenerse para configurar servicios web o cambiar de herramienta para terminar una tarea, ahora las acciones en sistemas externos se pueden añadir donde corresponden: dentro del proceso.
La configuración sigue siendo visual y sencilla: los equipos no necesitan conocimientos técnicos para su funcionamiento.
Para comenzar a utilizar esta capacidad, accedes al módulo Workflows de tu instancia de InvGate Service Management, o la exploras a través de una prueba gratuita para observar la forma en que se ajusta a tus procesos diarios.
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