A Solicitação de Proposta ou RFP é um dos documentos mais importantes que você terá de redigir se estiver querendo fazer uma compra significativa. Ele ajuda as organizações a definir seus requisitos e a se envolver com possíveis fornecedores de forma transparente, estruturada e justa.
Se você é completamente novo no assunto ou apenas deseja aumentar seu conhecimento antes de iniciar o processo de aquisição, você veio ao lugar certo. Este artigo explicará o que é uma RFP e definirá o procedimento de redação, incluindo os principais componentes que você não pode perder.
Pronto para saber mais sobre RFPs? Vamos começar.
O que é uma Solicitação de Proposta?
Então, o que é uma RFP e para que ela é usada? É um documento comercial que as organizações usam para anunciar novos projetos, solicitar licitações ou anunciar novos fluxos de trabalho para partes interessadas e fornecedores. Eles são usados para explicar o escopo e o objetivo do projeto, documentar os requisitos das partes interessadas e explicar os critérios de seleção e os termos do contrato.
Em particular, esse tipo de documentação permite que as organizações lidem com possíveis fornecedores e parceiros de forma transparente e consistente. Simplificando, ao publicar uma RFP, você está solicitando que os possíveis fornecedores respondam com suas melhores estimativas sobre como eles realizariam o que você precisa que seja feito.
Um uso comum, por exemplo, é quando uma empresa está buscando diferentes alternativas de compra de software para atender a uma necessidade específica. Nesse caso, a empresa pode criar uma RFP personalizada para essa tarefa e entregá-la aos diferentes fornecedores para que a preencham. Dessa forma, eles garantem uma base comum para fazer a escolha certa.
RFI vs. RFP vs. RFQ vs. RFA vs. BMP
Mas e quanto às RFIs, RFQs, RFAs e BMPs? Você pode confundi-los e, embora todos façam parte do processo de compras de uma organização, cada um deles cuida de aspectos diferentes.
Primeiro, vamos falar sobre a terminologia.
- RFI (Request for Information) - Uma RFI é usada para reunir informações e entender os possíveis fornecedores, produtos ou serviços disponíveis no mercado. Geralmente é usada nos estágios iniciais do processo de aquisição, antes do estágio de RFP, para coletar informações preliminares e obter uma visão geral dos possíveis fornecedores.
- RFQ (Request for Quotation) - Uma RFQ busca obter cotações de preços ou lances para produtos ou serviços específicos. Ela é usada quando a organização tem requisitos claramente definidos e busca preços de fornecedores. A solicitação deve definir a qualidade e a quantidade de produtos necessários para que todas as respostas possam ser comparadas de forma consistente.
- RFA (Request for Application) - Um RFA é usado para atividades de aquisição de subsídios e financiamentos. É um documento que convida organizações ou indivíduos a enviar solicitações ou propostas para programas ou projetos específicos.
- BMP (Best and Final Offer, Best and Final Proposal) - BMP é um termo usado para indicar a oferta final apresentada por um fornecedor após participar de um processo de licitação competitivo. Normalmente, é usado quando vários fornecedores apresentaram propostas e a organização solicita ofertas revisadas e melhoradas antes de tomar uma decisão final.
Vamos dar uma olhada em cada um deles com um pouco mais de detalhes:
| Term | Meaning | Goal | Usar |
| RFP | Solicitação de proposta | Para fornecer uma resposta estruturada para que os fornecedores em potencial se envolvam com ela. | Usado no estágio intermediário de um processo de aquisição como uma forma de engajamento com possíveis fornecedores e parceiros. |
| RFI | Solicitação de informações | Usado para obter uma compreensão do cenário do produto/serviço. | Usado no estágio inicial do processo de aquisição para entender o mercado e seus principais participantes. |
| RFQ | Solicitação de cotação | Usado para obter informações sobre preços competitivos de possíveis fornecedores. | Usado para obter informações sobre preços com base no escopo de trabalho especificado. |
| RFA | Request For Application | Usado para facilitar a atividade de aquisição com base em subsídios. | Usado para delinear os critérios de elegibilidade e avaliação, o valor do financiamento e o processo de solicitação para atividades de aquisição baseadas em subsídios. |
| BMP | Melhor e última oferta, melhor e última proposta | Para obter a proposta final e aprimorada de um fornecedor em potencial. | Para ajudar a organização solicitante a tomar uma decisão final. |
Por que uma Solicitação de Proposta é importante? 6 benefícios
Alguns benefícios de usar uma RFP ao dar início a uma nova iniciativa de compra em sua empresa incluem:
- Facilita o relacionamento com sua organização do ponto de vista de compras. Ele define a estrutura e os detalhes de contato necessários para o envolvimento do fornecedor.
- Garante que os requisitos para o novo produto ou serviço sejam capturados em um único local centralizado.
- Ele torna o processo transparente e justo e garante que não haja possibilidade de parcialidade.
- Mitiga os riscos ao explicar os termos e condições comerciais e os requisitos legais ou regulamentares. Ele reduz possíveis erros e mal-entendidos e garante que todos estejam na mesma página.
- Ele fornece um registro documentado do processo de aquisição, capturando os requisitos, os critérios de seleção, as restrições regulamentares, de conformidade ou legais e o processo de tomada de decisão.
- Ajuda a construir relacionamentos. O processo permite que os fornecedores se envolvam com a organização, façam perguntas e esclareçam quaisquer pontos confusos. Isso estabelece uma cultura de colaboração, suporte e comunicação entre ambas as partes, criando uma base sólida para um relacionamento de trabalho favorável.
13 componentes de uma RFP
O poder de uma RFP está na clareza de seu conteúdo, que deve definir o projeto específico de uma organização e os requisitos a serem comunicados aos fornecedores externos.
Os componentes a seguir o guiarão pelos principais aspectos a serem incluídos:
- Introdução - Uma visão geral de sua organização, seus valores e o que ela representa.
- Objetivo do projeto - O que você alcançará com o projeto e o que precisa acontecer para atingir as metas e os objetivos do projeto.
- Escopo do projeto - Explique em termos quantificáveis os resultados do projeto para que o fornecedor possa criar uma resposta adequada.
- Requisitos - Requisitos detalhados e específicos que definem exatamente o que é necessário do fornecedor.
- Principais entregáveis - O que é necessário do fornecedor para entregar o projeto com sucesso.
- Cronogramas - Um cronograma claramente definido que indique os principais marcos e prazos.
- Quaisquer pré-requisitos do fornecedor - Por exemplo, credenciamento ISO 20000.
- Critérios de avaliação - Como os fornecedores serão avaliados e pontuados com base em suas respostas e detalhes do sistema de pontuação que você planeja usar, se for o caso.
- Quaisquer requisitos contratuais, de conformidade ou legais.
- Detalhes de orçamento e pagamento.
- Qualificações do fornecedor - Você pode pedir amostras de trabalhos anteriores e provas de sucesso em projetos anteriores.
- Diretrizes de envio - Como a resposta deve ser enviada, o formato e os detalhes de quaisquer portais ou caixas de correio compartilhadas.
- Informações de contato/ponto de contato para qualquer dúvida.
Processo de solicitação de proposta
Mais uma vez, a mesma isenção de responsabilidade. Cada organização é única, e sempre haverá requisitos específicos para as organizações e seus funcionários. Mas, em termos gerais, aqui estão as etapas básicas em um processo de RFP.
- Criar sua equipe - Para isso, inclua todas as principais partes interessadas e garanta que a voz do cliente esteja representada. Sua equipe será responsável pela elaboração da RFP. Você deve incluir especialistas no assunto, informações do departamento financeiro para garantir que os custos sejam aceitáveis para a organização e o apoio da equipe jurídica.
- Elabore o documento da RFP - Crie o documento com base nos títulos que vimos na seção anterior (especialmente, não se esqueça das metas, restrições e orçamento do projeto). Além disso, certifique-se de criar um ciclo de revisão para ter o nível adequado de supervisão.
- Distribua adequadamente - Depois que a RFP for criada, ela precisa ser emitida para que os possíveis fornecedores, vendedores e parceiros possam analisá-la. As formas mais comuns de emissão são por e-mail ou por um portal dedicado em seu site corporativo.
- Criar sua lista restrita - Depois de obter as respostas, você pode criar uma lista restrita com base nas organizações que melhor atendem aos seus requisitos. Avalie cada candidato com base em seus critérios de avaliação.
- Contrato de concessão - Por fim, certifique-se de fazer a devida diligência, peça amostras de trabalhos anteriores, verifique as referências e peça para falar com os clientes existentes.
Como escrever uma Solicitação de Proposta?
A redação de uma RFP eficaz exige tempo e esforço. Já descrevemos o que sua RFP deve conter e demos alguns exemplos de títulos, mas o melhor conselho que podemos dar é que você realmente olhe para dentro de sua empresa. Quais são os resultados que sua organização e seus clientes desejam com esse compromisso? Quais são seus requisitos? Quais são os tipos de vendedores e fornecedores com os quais você deseja trabalhar? Quais são seus valores fundamentais?
Ao redigir seu documento de RFP e passar pelos diferentes componentes, tenha em mente as seguintes perguntas para guiá-lo pelos pontos principais dos fornecedores:
- O que há de diferente em você como fornecedor ou parceiro? O que o diferencia da concorrência?
- Que experiência você tem em nosso setor? Você tem algum cliente com o qual gostaria de falar ou algum site de referência, se for o caso?
- Quais membros da sua equipe trabalharão conosco nesse projeto? Eles têm as qualificações adequadas?
- Vocês oferecem licenças de teste para que possamos ter uma ideia do seu produto e de como ele pode apoiar nossos objetivos?
- Qual é o seu processo de implementação típico? Vocês oferecem períodos de garantia/suporte no início da vida útil? Quanto tempo normalmente leva para fazer a transição para o suporte BAU?
- Que tipo de treinamento e Gerenciamento de conhecimento vocês oferecem?
- Como é o seu modelo de suporte ao cliente? Como você lida com isso quando as coisas dão errado?
- Como é a sua cadência de lançamento/atualização?
- Você tem a capacidade de fazer revisões regulares dos serviços? Você oferecerá SLAs, OLAs e XLAs para que possamos medir a experiência e o desempenho técnico?
- Como você constrói Melhoria Contínua em sua oferta?
Solicitação de propostas de TI: Modelos de RFP
Ao fazer grandes compras de TI, é essencial participar do processo de RPF para garantir que você obtenha um resultado de qualidade. A busca por soluções de TI é um cenário comum entre as empresas que pode ser bastante complicado. Isso se deve não apenas à grande variedade de opções existentes, mas também à grande quantidade de linguagem técnica envolvida.
Dois grandes exemplos de aquisição de TI são ferramentas ITSM e ferramentas ITAM, portanto, vamos examinar cada uma delas com mais detalhes. Incluímos algumas das informações básicas que o seu documento de RFP deve incluir se você estiver querendo adquirir uma dessas ferramentas.
Modelo de RFP de gerenciamento de serviços de TI
Assim como o conteúdo padrão da RFP que discutimos anteriormente, as RFPs de ferramentas de ITSM devem incluir principalmente o seguinte:
- Como as principais práticas de ITSM são cobertas?
- Capacidades de autoatendimento.
- Automação e Recursos de IA.
- Quão fácil é instalar e modificar a solução? Ela não tem código?
- Quão fácil é integrar a ferramenta? E quanto às APIs?
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Modelo de RFP de gerenciamento de ativos de TI
Um RFP de ferramenta de TI não deve deixar de fora as seguintes informações:
- Como as principais práticas de ITAM são cobertas?
- Quão fácil é integrar a ferramenta à sua infraestrutura de TI existente? Podemos nos comunicar com o Microsoft AD, por exemplo? Quais APIs estão incluídas?
- Como funciona o aspecto de descoberta?
- Que suporte existe para Software Asset e License Management?
E, se você ainda estiver ansioso para se aprofundar um pouco mais, também reunimos um modelo de RFP de ITAM e um modelo de RFP de ITSM (com downloads gratuitos incluídos!). Lá você encontrará todas as informações necessárias ao elaborar um documento para adquirir essas ferramentas.
Resumindo
As solicitações de propostas são uma estrutura para que os fornecedores se envolvam com uma organização de clientes em potencial. Se você estiver iniciando um novo projeto e precisar comparar diferentes alternativas de compra, a criação desse documento o ajudará a organizar e padronizar o processo e a garantir que sua escolha final esteja alinhada com suas necessidades.
Basicamente, criar uma RFP significa ter seus requisitos em um local central e uma maneira transparente e justa de avaliar possíveis fornecedores e parceiros. Embora, para funcionar melhor, ela deva capturar claramente seus interesses comerciais, existem alguns componentes principais e diretrizes úteis que podem ajudar a orientar o processo e garantir que tudo o que é importante seja incluído.
Se precisar de mais informações, consulte o site da empresa.
Se precisar de mais ajuda com suas RFPs de ITSM ou ITAM, lembre-se de que temos uma equipe de especialistas pronta para entrar em ação - tudo o que você precisa fazer é marcar uma chamada rápida!
Perguntas frequentes
Qual é a finalidade de uma RFP?
Uma RFP tem como objetivo definir os requisitos e facilitar o envolvimento dos fornecedores com você. Ela descreve os objetivos da organização, as necessidades de produtos ou serviços, os critérios de avaliação e os termos e condições. Espera-se que os fornecedores apresentem propostas que definam como eles corresponderiam ao que está definido na RFP.
Quanto tempo dura uma RFP típica?
Tanto tempo quanto necessário! Não existe um tamanho único para todos; a duração da RFP depende do tamanho e da complexidade do seu projeto.
O que acontece após a Solicitação de Proposta?
Revisão e decisão de concessão.
Quando não usar uma RFP?
Se os requisitos do seu projeto forem diretos e você já tiver um fornecedor ou parceiro em mente.
Quem geralmente escreve a RFP?
É melhor que as RFPs sejam escritas por uma equipe de colegas para que várias perspectivas sejam consideradas.
O que torna uma RFP ruim?
Se você não sabe o que quer! Parece simples, nós sabemos, mas se você não tiver clareza sobre seus requisitos, não obterá o melhor de suas respostas.
