Ogni strategia IT di successo inizia con il procurement IT. Non è possibile gestire le risorse IT all'interno di un'organizzazione senza averle prima acquistate, e questo processo comporta una serie di fasi ben definite.
Le attività coinvolte fanno parte del più ampio quadro dell'IT Financial Management (ITFM) e svolgono un ruolo fondamentale nell'allineare le decisioni e la pianificazione finanziaria tra i vari reparti di un'organizzazione.
Inoltre, le aziende di tutto il mondo sono pronte ad aumentare gli acquisti IT. Secondo una recente previsione di Gartner, la spesa IT dovrebbe raggiungere i 5,1 trilioni di dollari nel 2024, con un incremento dell'8% rispetto al 2023. Il segreto, però, è farlo nel modo giusto per evitare la dispersione e gli sprechi dell'IT.
Immergetevi in questa guida completa al procurement IT per scoprire perché avete bisogno di una corretta strategia di procurement, i vantaggi e le sfide dell'applicazione di questa pratica e come InvGate Asset Management può assistere e migliorare questo processo vitale di ottenimento di asset IT ottimizzando i costi con alcune delle sue caratteristiche chiave.
Che siate dei neofiti o che vogliate semplicemente migliorare le vostre conoscenze prima di addentrarvi nel processo, qui troverete tutto ciò che vi serve sapere per iniziare o trasformare il vostro percorso di procurement IT.
Entriamo nel vivo!
Handling IT Procurement And Inventory of New Hardware And Software
Che cos'è il procurement IT?
Il procurement è il processo di acquisizione e distribuzione di beni o servizi - in questo caso, software, hardware, sistemi o qualsiasi servizio legato all'IT. Il procurement IT comprende quindi il processo di analisi della strategia informatica di un'organizzazione e delle sue esigenze, la selezione dei fornitori, la negoziazione di contratti o licenze e infine l'esecuzione degli ordini di acquisto.
Categorie di acquisti IT
Le categorie specifiche degli acquisti IT possono variare in base al contesto e alle esigenze dell'organizzazione. Tuttavia, le categorie comunemente riconosciute in qualsiasi processo di approvvigionamento possono includere:
- Approvvigionamento diretto - Si riferisce all'acquisizione di beni o servizi che verranno utilizzati direttamente nel processo produttivo. Nel settore tecnologico, si tratta di acquisire beni e servizi essenziali che hanno un impatto sull'infrastruttura IT, come l'hardware, le risorse fisse, i server o le licenze software necessarie.
- Approvvigionamento indiretto - Contribuisce al funzionamento quotidiano di un'azienda, concentrandosi sulle operazioni interne. Nell'ambito dell'IT, questo tipo di approvvigionamento ruota attorno al mantenimento di operazioni quotidiane regolari, come l'acquisto di materiali di consumo, soluzioni software basate su cloud e la gestione delle utenze.
- Approvvigionamento di servizi - Di solito si concentra sui servizi forniti da privati, ma può anche includere il Software as a Service (SaaS). Il processo di approvvigionamento può comprendere metodi di acquisizione sia diretti che indiretti.
- Approvvigionamento di beni - L'approvvigionamento di beni riguarda tipicamente beni fisici come l'hardware, ma può estendersi anche al software aziendale. Le pratiche efficaci di IT Procurement Management svolgono un ruolo cruciale in questo processo, garantendo l'integrazione senza problemi dei metodi di acquisto diretti e indiretti all'interno del quadro informatico.
Perché è necessaria la gestione degli acquisti IT?
Nel complesso panorama digitale di oggi, una strategia di IT Procurement Management aiuta i dirigenti IT a garantire che le loro infrastrutture siano dotate di tutti gli elementi necessari. Ciò garantisce anche che i cambiamenti possano essere implementati rapidamente e senza soluzione di continuità, riducendo al minimo le interruzioni delle operazioni aziendali e ottenendo il controllo sulle risorse IT in tutta l'organizzazione.
Poiché le applicazioni e il Software as a Service (SaaS) sono diventati più accessibili alle varie unità aziendali, i reparti IT possono spesso perdere il controllo sulla spesa e sulla sicurezza di tutta la tecnologia acquistata. Questa situazione ha portato a un problema significativo noto come SaaS sprawl, ovvero la proliferazione incontrollata di applicazioni all'interno di un'organizzazione.
In effetti, il 59% dei professionisti IT identifica la proliferazione di SaaS come la sfida più importante nella gestione di questo tipo di applicazioni. La mancanza di una supervisione centralizzata può portare alla creazione di applicazioni non autorizzate, a una visibilità limitata e a difficoltà nell'identificare e mitigare potenziali problemi, come lo shadow IT.
Per attuare una corretta strategia di approvvigionamento IT, è fondamentale condurre regolarmente audit IT per verificare la conformità delle licenze, la sicurezza dei server o la salute delle risorse dell'organizzazione e per capire cosa manca.
Il procurement IT diventa fondamentale per migliorare la sicurezza, ottimizzare i costi e garantire che tutti gli acquisti IT dell'organizzazione siano in linea con la strategia aziendale.
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Vantaggi e sfide del procurement nell'IT
Vantaggi del procurement IT
I vantaggi derivanti dall'implementazione di una strategia di approvvigionamento IT ottimale sono molteplici. Ecco i principali:
- Allineamento strategico - Il procurement IT allinea le acquisizioni tecnologiche con gli obiettivi strategici dell'organizzazione, garantendo che gli investimenti IT contribuiscano direttamente agli obiettivi e alla crescita aziendale.
- Gestione dei rischi - Pratiche di approvvigionamento adeguate garantiscono l'acquisizione di prodotti e servizi IT affidabili e di alta qualità, riducendo il rischio di interruzioni operative e vulnerabilità della sicurezza.
- Ottimizzazione dei costi - Processi di approvvigionamento efficienti aiutano le organizzazioni a negoziare offerte migliori, a sfruttare il potere d'acquisto di grandi quantità e a identificare soluzioni economicamente vantaggiose, ottimizzando in ultima analisi la spesa complessiva.
- Gestione delle relazioni con i fornitori - Stabilire relazioni solide con i fornitori IT favorisce la collaborazione, l'innovazione e condizioni favorevoli, migliorando l'efficienza complessiva dell'ecosistema di approvvigionamento.
- Processo decisionale - La comprensione dei vincoli e delle opportunità finanziarie all'interno del vostro ecosistema IT rende possibile una pianificazione efficace. Questo processo facilita le decisioni informate su priorità e progetti.
- Garanzia GRC - I processi di approvvigionamento IT, se eseguiti correttamente, garantiscono l'aderenza ai requisiti di governance, rischio e conformità (GRC), assicurando che le licenze software, la gestione dei dati e le pratiche di sicurezza siano conformi agli standard del settore.
Le sfide dell'implementazione degli acquisti IT
Tuttavia, questa pratica comporta anche una serie di sfide da considerare prima di implementarla:
- Budget e pianificazione IT - L'assenza di una solida strategia di budgeting IT rappresenta un ostacolo significativo per il procurement, in quanto la previsione della spesa pianificata può diventare difficile. Al contrario, la creazione di un budget IT può aiutare a definire le esigenze di approvvigionamento specifiche per l'organizzazione.
- Mancanza di un processo di RFP - Senza un processo di Request For Proposal (RFP) ben definito, le organizzazioni possono avere difficoltà ad articolare i propri requisiti e a confrontarsi con i potenziali fornitori in modo trasparente, strutturato ed equo.
- Inventario degli asset diversificato - È fondamentale disporre di un inventario degli asset unificato per sapere quale dovrebbe essere la prossima mossa nell'ambito dell'approvvigionamento IT. Senza di esso, le organizzazioni possono avere difficoltà a organizzare e gestire in modo efficiente l'hardware e il software IT durante il loro ciclo di vita.
- Change Management - L'implementazione di nuovi processi di approvvigionamento IT può incontrare la resistenza degli stakeholder abituati alle pratiche esistenti, rendendo necessarie efficaci strategie di Change Management per garantire transizioni senza problemi.
La strategia di approvvigionamento IT
Sebbene la strategia ottimale di approvvigionamento IT possa variare per ogni organizzazione, la seguente guida illustra le fasi principali da considerare se siete alla ricerca di una solida gestione dell'approvvigionamento IT.
1. Verifica e unificazione dell'inventario IT
Prima di dedicarsi al procurement IT, è necessario condurre un audit approfondito delle risorse IT esistenti. Identificate e catalogate l'hardware, il software e le altre risorse IT dell'organizzazione. Unificate queste informazioni in un inventario centralizzato con l'aiuto di uno strumento di IT Asset Management (ITAM) in grado di fornire una panoramica completa.
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2. Eseguire una valutazione delle esigenze
Una volta effettuato l'audit e l'inventario delle risorse IT, è il momento di analizzare e valutare le esigenze di prodotti e servizi legati all'informatica, come sistemi operativi, licenze software, stampanti, server e altro ancora.
3. Creare un team interfunzionale
Poiché questo processo riguarda l'intera organizzazione, è essenziale riunire un team che coinvolga persone provenienti da diversi reparti, come Finanza, Supply Management o Risorse Umane, a seconda delle esigenze di approvvigionamento IT dell'azienda.
4. Definire obiettivi e finalità
Chiaramente, dopo aver valutato le esigenze e progettato un team per il compito, è necessario articolare gli obiettivi e le finalità della strategia di approvvigionamento IT. Allineateli con la strategia aziendale complessiva per garantire un approccio coesivo.
5. Pianificazione del budget IT
Sviluppare un budget IT completo che sia in linea con gli obiettivi strategici. Considerate non solo il costo dei prodotti e dei servizi IT, ma anche fattori quali la manutenzione, la formazione e i potenziali aggiornamenti.
6. Valutazione e gestione dei rischi
Identificare i rischi potenziali associati agli acquisti IT, come l'affidabilità dei fornitori, le minacce alla sicurezza informatica e i problemi di conformità. Sviluppare strategie per mitigare e gestire efficacemente questi rischi.
7. Valutazione dei fornitori
Stabilire i criteri di valutazione e selezione dei fornitori. Considerate fattori come la reputazione, la stabilità finanziaria, l'esperienza e la capacità di soddisfare requisiti IT specifici.
8. Richiesta di informazioni, offerte o proposte
Sviluppare richieste chiare e dettagliate prima di qualsiasi acquisto. Nelle prime fasi del processo, potrebbe essere necessario inviare una richiesta di informazioni (RFI) per comprendere il mercato e i suoi protagonisti.
Poi, quando sarete pronti a chiedere informazioni sui prezzi ai potenziali fornitori, potrete inviare una Richiesta di offerta o una Richiesta di proposta (qui potete scaricare un modello gratuito!), in modo che i potenziali fornitori rispondano con le loro stime su come raggiungere i criteri e gli obiettivi da voi richiesti.
9. Valutazione delle offerte e negoziazione del contratto
Valutare le offerte ricevute in risposta alle RFP, considerando gli aspetti tecnici, di sicurezza e finanziari. Impegnarsi nelle trattative con i fornitori selezionati per ottenere termini e condizioni favorevoli.
10. Pianificazione dell'implementazione
Sviluppare un piano dettagliato per l'implementazione delle soluzioni IT. Include considerazioni sull'installazione, la formazione, la migrazione dei dati e l'integrazione con i sistemi esistenti.
11. Monitorare i KPI e migliorare le prestazioni
Stabilite degli indicatori di prestazione chiave (KPI) per misurare il successo della strategia di approvvigionamento IT. Monitorate le prestazioni dei fornitori, l'efficacia dei costi, il raggiungimento degli obiettivi strategici o qualsiasi altro indicatore in base ai vostri obiettivi. Quindi, rivedete e migliorate la vostra strategia di approvvigionamento IT sulla base di rapporti regolari.
Utilizzare InvGate Asset Management come software per gli acquisti IT
Quando si tratta di snellire i processi di approvvigionamento IT, InvGate Asset Management si rivela un potente alleato, offrendo una serie di funzionalità progettate per migliorare l'efficienza e ottimizzare il processo decisionale.
Ecco come InvGate Asset Management può migliorare le vostre pratiche di approvvigionamento IT:
Gestione completa dell'inventario IT
InvGate Asset Management vi permette di creare un inventario IT completo in tutta tranquillità, sapendo che nessun asset verrà trascurato. Sfruttando le funzionalità di scansione basate su agenti e di rete, è possibile automatizzare il processo di inventario, riducendo al minimo il rischio di errori manuali. In questo modo, saprete esattamente a che punto siete prima di avviare qualsiasi processo di approvvigionamento IT.
Visibilità finanziaria con il budgeting IT
La funzione di budgeting e ammortamento degli asset di InvGate Asset Management incorpora dati finanziari pertinenti relativi agli asset. Ciò include informazioni sugli investimenti in corso, sui tassi di ammortamento dell'hardware, sulla misurazione del software e sui contratti legati ai dispositivi, indicatori chiave da analizzare prima e durante un processo di approvvigionamento IT.
Scoperta e visualizzazione del CMDB
Avere una visione chiara e dinamica delle relazioni tra sistemi e applicazioni è fondamentale per il procurement IT.
Il Control Management Database (CMDB) di InvGate Asset Management fornisce una comprensione completa dell'interconnessione di tutti i Configuration Items (CI), aiutando a identificare le dipendenze, le potenziali lacune e le aree di miglioramento.
Gestione del rischio lungo tutto il ciclo di vita degli asset
InvGate Asset Management supporta la gestione dell'intero ciclo di vita degli asset IT, dall'approvvigionamento alla dismissione. Implementando le funzioni di Risk Management, come le regole di salute degli asset, è possibile applicare i controlli interni critici nelle varie fasi e prendere decisioni di approvvigionamento più informate.
Etichettatura degli asset IT per la tracciabilità
La tracciabilità degli asset è essenziale per adattarsi alle mutevoli esigenze di approvvigionamento. Grazie all'etichettatura fisica e digitale degli asset IT, con InvGate Asset Management è possibile implementare misure ITAM proattive, rimanendo al corrente dell'intero ambiente IT e prevedendo le prossime sostituzioni.
Distribuzione del software senza problemi
Nell'ambito del procurement IT, l'implementazione efficiente del software è fondamentale. L'implementazione del software tramite script di InvGate Asset Management garantisce che il software o gli aggiornamenti appena acquisiti vengano installati senza problemi in tutta l'organizzazione.
Le migliori pratiche di approvvigionamento IT
È chiaro che definire la giusta strategia di approvvigionamento IT è fondamentale per le aziende che vogliono migliorare l'efficienza operativa.
Ecco alcune delle best practice di approvvigionamento IT per migliorare questo processo:
- Assicurarsi che il ciclo di approvvigionamento IT sia in linea con l'anno finanziario dell'organizzazione, in modo da avere tempo sufficiente per valutare, pianificare, acquistare e distribuire le risorse IT.
- Stabilire criteri chiari e specifici per la selezione dei fornitori e redigere un RFP completo, considerando fattori quali la reputazione, la stabilità finanziaria e le misure di cybersecurity.
- Implementare un monitoraggio continuo delle prestazioni del fornitore e della conformità del contratto per consentire una risoluzione proattiva dei problemi, favorendo relazioni solide e sostenibili con il fornitore.
- Adottare soluzioni tecnologiche come InvGate Asset Management per snellire i processi, automatizzare la gestione dell'inventario e migliorare l'efficienza del processo decisionale per gli acquisti IT.
In breve
Una strategia IT di successo inizia con l' acquisto di asset IT (compresi hardware, software e servizi IT), allineando le decisioni finanziarie tra i vari reparti di un'organizzazione.
Alcuni punti chiave di questa guida definitiva:
- Una strategia di approvvigionamento IT completa è fondamentale per garantire cambiamenti rapidi senza interruzioni, per affrontare sfide come la dispersione del SaaS e per enfatizzare gli audit IT per la conformità.
- Alcuni dei suoi vantaggi includono l'allineamento strategico, la mitigazione del rischio e l'ottimizzazione dei costi, mentre le sfide riguardano il budgeting IT, i processi RFP e l'inventario diversificato.
- Una strategia di approvvigionamento IT avanzata prevede diverse fasi, come la verifica dell'inventario IT, la valutazione delle esigenze e l'implementazione del piano.
- Con InvGate Asset Management è possibile semplificare e migliorare questo processo, poiché fornisce visibilità finanziaria, supporta il Risk Management e offre la scoperta e la visualizzazione del CMDB.
Per esplorare tutte le funzionalità di InvGate Asset Management nella gestione degli asset IT, dall'approvvigionamento allo smaltimento, è sufficiente richiedere una prova gratuita di 30 giorni.
Domande frequenti
Qual è il ruolo dell'IT nel procurement?
Nell'ambito del procurement, l'IT si occupa della definizione del budget, della stesura di una Request for Proposal (RFP) per i fornitori, dell'analisi delle prospettive, della selezione della tecnologia e del controllo dell'IT Asset Management durante il suo intero ciclo di vita.
Chi sono gli attori principali del processo di approvvigionamento?
Gli attori principali del processo di approvvigionamento sono i responsabili degli acquisti, gli acquirenti, i fornitori, gli stakeholder di vari dipartimenti e spesso i professionisti IT.
Cosa fa un responsabile degli acquisti IT?
Un responsabile degli acquisti IT è responsabile della supervisione dell'acquisizione di beni e servizi IT. Il suo ruolo comprende la selezione dei fornitori, la negoziazione dei contratti, la gestione del budget e la garanzia che gli acquisti IT siano in linea con gli obiettivi strategici dell'organizzazione.
Come possono collaborare il procurement e l'IT?
Il procurement e l'IT possono collaborare stabilendo canali di comunicazione chiari, allineando gli obiettivi strategici e coinvolgendo l'IT fin dalle prime fasi del processo di pianificazione degli acquisti.
Come si acquistano i servizi IT?
L'acquisizione di servizi IT comporta la definizione dei requisiti, l'identificazione dei potenziali fornitori, l'invio di richieste di offerta (RFP), la valutazione delle proposte, la negoziazione dei contratti e la gestione dei rapporti con i fornitori.
Come definire i KPI per gli acquisti IT?
Gli indicatori chiave di prestazione (KPI) per l'approvvigionamento IT possono includere metriche come i risparmi sui costi, le prestazioni dei fornitori, la conformità dei contratti, i tempi del ciclo di approvvigionamento e la soddisfazione degli stakeholder.
