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Governance, risk e compliance (Governance, Rischio e Conformità o GRC) sono le misure che mettiamo in atto per proteggere la nostra organizzazione e il suo personale.
Come suggerisce il nome, va oltre la semplice gestione del rischio. Il GRC costruisce un quadro più ampio incorporando i requisiti di governance e conformità per mantenere le organizzazioni protette a livello globale.
Se fatto bene, ci assicura di avere i corrimano adeguati, di soddisfare le nostre responsabilità e di proteggere l'azienda dalle minacce interne ed esterne.
In questo articolo scopriremo l'intera portata del framework GRC: di cosa si occupa, come funziona e quali sono i suoi principali vantaggi e sfide. Infine, vedremo come implementare il framework e cosa cercare in uno strumento per semplificare queste attività.
Iniziamo.
What is GRC? Governance, Risk, And Compliance in 8 Minutes
Che cos'è la governance, il rischio e la conformità (GRC)?
L'OCEG (l'artista precedentemente noto come "Open Compliance and Ethics Group") definisce il GRC come "l'insieme integrato di capacità che consentono a un'organizzazione di raggiungere in modo affidabile gli obiettivi, affrontare l'incertezza e agire con integrità - per ottenere una Principled Performance".
Di seguito analizzeremo ogni area in modo più dettagliato.
- Governance - Le strutture in atto per garantire che le attività di un'azienda siano in linea con gli obiettivi aziendali. Le attività di governance comprendono politiche, procedure e strutture per gestire e monitorare le attività aziendali.
- Rischio - Il modo in cui il rischio viene gestito nell'organizzazione. La gestione del rischio stabilisce il calendario generale dell'organizzazione per il rischio e le modalità di lavoro per garantire che i rischi siano identificati, valutati e gestiti in modo appropriato.
- Conformità - La conformità garantisce che l'organizzazione operi in modo da allinearsi con tutte le leggi e le normative necessarie.
Sei vantaggi del GRC
Il GRC è fondamentale per un'organizzazione perché mantiene l'azienda, i dati e le persone al sicuro. I vantaggi del GRC includono:
- Una più efficace conformità legale e normativa - Supporta le aziende nella comprensione delle normative, degli standard e delle leggi pertinenti al loro settore. Ciò garantisce che l'azienda operi nel rispetto delle leggi, evitando sanzioni, multe e danni alla reputazione.
- Migliore gestione dei rischi - Aiuta le organizzazioni a creare un quadro strutturato per identificare, dare priorità e gestire i rischi.
- Miglioramento dell'efficienza operativa - disporre di controlli GRC appropriati significa centralizzare i processi e, automatizzando le attività di rischio e conformità, ridurre il potenziale di errore umano e allocare le risorse in modo più efficace.
- Miglioramento del processo decisionale - Poiché il GRC è così strutturato, raccoglie tutti i dati relativi a governance, rischio e conformità in un'unica vista, una finestra GRC, se preferite, aiutando i colleghi a prendere decisioni basate su dati e fatti.
- Aumento della fiducia - Questo sia internamente che esternamente. L'applicazione dei controlli GRC aumenterà la fiducia dei colleghi nel fatto che l'organizzazione opera in modo trasparente e sicuro. Può anche fungere da elemento di differenziazione sul mercato. Investendo nel GRC, i potenziali clienti si sentiranno sicuri che i loro dati e le loro informazioni saranno al sicuro.
- Miglioramento continuo - I framework GRC includono meccanismi per la revisione e il miglioramento delle pratiche di lavoro, in modo che le organizzazioni possano adattarsi all'evoluzione dei requisiti normativi, ai cambiamenti dello stato di rischio e alle esigenze aziendali.
Come funziona il GRC
In termini semplici, il GRC funziona proteggendo l'organizzazione e i suoi dati. Per farlo, però, adotta un approccio aziendale e lavora in tutta l'azienda per garantire che le strutture di governance siano corrette, che i rischi siano gestiti in modo appropriato e che le questioni di conformità siano soddisfatte.
Le attività quotidiane del GRC comprendono:
| Gestione della documentazione | Creazione di politiche, processi e procedure appropriate per garantire che tutti i colleghi applichino in modo coerente il quadro GRC. |
| Revisione dei rischi | Garantire che i rischi organizzativi siano valutati, classificati e affrontati in modo efficace, efficiente e sicuro. |
| Monitoraggio della conformità | Monitoraggio dell'aderenza alle leggi, alle norme e ai regolamenti pertinenti della vostra organizzazione e del vostro settore, nonché horizon scanning di eventuali cambiamenti. |
| Gestione degli stakeholder | Aggiornare il senior management e i colleghi di tutta l'azienda sullo stato generale della funzione GRC. |
| Gestione degli incidenti | Disporre di un piano per gestire gli incidenti di sicurezza delle informazioni e dei dati GRC e garantire un piano di risposta adeguato. |
| Formazione e sensibilizzazione | Creare contenuti per la formazione e la sensibilizzazione in modo che tutti i colleghi comprendano il GRC e siano sicuri dei propri ruoli e responsabilità. |
| Controlli interni | Garantire che i controlli interni siano adatti allo scopo e all'uso. Ciò comporta la revisione dei controlli esistenti, lo stress test per garantire che possano continuare a soddisfare la domanda, l'identificazione delle aree deboli e il loro miglioramento, se necessario. |
| Gestione dei fornitori | Collaborare con fornitori e venditori per garantire che i requisiti GRC siano soddisfatti e codificati in SLA e contratti. |
| Reporting | Generazione di report sullo stato di salute generale del GRC e sull'efficacia dei controlli esistenti. |
| Audit | Esecuzione di audit interni per verificare che i controlli esistenti funzionino come dovrebbero e collaborazione con i team aziendali per preparare gli audit esterni. |
| Miglioramento continuo | Revisione delle politiche, delle procedure e dei metodi di lavoro esistenti rispetto alle best practice attuali e ricerca di opportunità di miglioramento. |
I principali stakeholder del GRC includono:
| Alta direzione | Prende decisioni strategiche bilanciando il rischio organizzativo. |
| Il team GRC | Fornisce competenze specifiche. |
| Il team legale | Fornisce consulenza su tutte le questioni legali e riduce l'esposizione legale dell'organizzazione. |
| Il team HR | Si occupa della protezione dei dati e delle informazioni personali dei colleghi. |
| Il team IT | Garantisce la sicurezza dell'ecosistema IT e la protezione dei dati aziendali. |
Componenti del quadro di governance, rischio e conformità
Il GRC non funziona in modo isolato. Anzi, è proprio il contrario. Le attività del GRC sono complesse e su larga scala. Si tratta di un approccio olistico che interagisce con tutte le funzioni e i team dell'organizzazione. A tal fine, il modello di capacità e la scala di maturità lavorano insieme per garantire che il quadro GRC funzioni in modo efficace.
Modello di capacità GRC
Il modello di capacità GRC è il quadro di riferimento per i professionisti GRC. Si tratta di un corpo di conoscenze che aiuterà i colleghi che ricoprono ruoli GRC a comprendere e a svolgere le proprie responsabilità. È anche conosciuto come il libro rosso dell'OCEG.
Il modello di capacità è costituito da quattro componenti:
- Imparare - Questa fase consiste nel comprendere il contesto organizzativo e i principali stakeholder per definire e informare gli obiettivi, l'ambito, la strategia e le azioni. È la fase di pianificazione per garantire che il resto dei processi GRC si svolgano in modo efficace.
- Allineamento - Questa fase assicura che la strategia complessiva definita nella fase di apprendimento si allinei agli obiettivi organizzativi. Ciò avviene utilizzando un processo decisionale efficace che affronta valori, opportunità, minacce e requisiti operativi.
- Esecuzione - Questa fase comprende le azioni che promuovono e premiano i comportamenti desiderabili e che identificano e rimediano alle azioni non conformi in modo rapido ed efficace.
- Revisione - Questa fase assicura l'efficacia progettuale e operativa della strategia e delle azioni e studia i modi per migliorare l'ecosistema GRC.
Livelli di maturità GRC
Per supportare ulteriormente gli sforzi e le pratiche GRC, i livelli di maturità si riferiscono agli stadi di sviluppo che un'organizzazione ha raggiunto nell'implementazione e nella gestione delle proprie pratiche GRC. Questo li aiuta a valutare a che punto sono e cosa si può migliorare.
Quindi, man mano che la vostra capacità GRC matura nel tempo, maturerà anche la sua maturità. La tabella seguente illustra il funzionamento del modello di maturità dei processi:
| Punteggio | Definizione |
| 1: Iniziale | Il processo non è chiaramente definito, la gestione del rischio è ad hoc e il successo del processo dipende da singoli individui piuttosto che da buone pratiche collettive. |
| 2: Preliminare | Il rischio può essere definito ma non in modo coerente. Alcuni processi sono in atto, ma l'ambiente operativo è isolato. |
| 3: Definito | I rischi sono gestiti attraverso un quadro comune di valutazione e risposta, e una visione a livello aziendale è fornita al team dirigenziale. I piani d'azione sono impegnati in risposta ai rischi a più alta priorità. |
| 4: Integrato | Le attività GRC sono coordinate in tutta l'azienda e sono sostenute da monitoraggio, misurazione e reporting. |
| 5: Ottimizzato | I rischi sono gestiti in linea con gli obiettivi organizzativi e le considerazioni di GRC sono integrate nella pianificazione strategica, nell'allocazione del capitale e in altri processi. Esistono solidi sistemi di allerta precoce e soglie di rischio e i rischi sono inclusi nelle discussioni sulla strategia e sulla performance. |
Quattro sfide nell'implementazione del GRC
Come disse Ted Lasso: "Affrontare una sfida è come andare a cavallo, non è vero? Se ti senti a tuo agio mentre lo fai, probabilmente lo stai facendo nel modo sbagliato". L'implementazione o il miglioramento del GRC comporta delle sfide. Alcune comuni includono:
- Il coinvolgimento degli stakeholder - Per essere veramente efficace, il GRC ha bisogno di un consenso da parte di tutti. Iniziate con l'alta dirigenza, in modo da ottenere il supporto fin dall'inizio.
- Cosa cercare in uno strumento - Il mercato del GRC è affollato. Al momento di definire i requisiti, assicuratevi di riunirvi con tutte le parti interessate per stabilire le priorità delle funzionalità di cui la vostra azienda e i suoi dipendenti hanno maggiormente bisogno.
- Definizione dell'ambito - È importante definire l'ambito corretto per l'organizzazione. Se l'ambito è troppo ampio, si rischia di essere sopraffatti, mentre se è troppo ristretto si rischia di tralasciare i problemi più gravi. Quando si definisce l'ambito, si parte dai requisiti legali e normativi e si costruisce da lì. Potrete sempre ampliare l'ambito in seguito, quando i vostri processi saranno più consolidati.
- Integrazione dei dati - Il panorama GRC può essere complicato, soprattutto se si cerca di esaminare i dati provenienti da più fonti. Se dovete utilizzare numerosi strumenti, cercate un modo per centralizzare i dati e facilitarne la visualizzazione e la comunicazione.
Strumenti GRC e caratteristiche indispensabili
L'implementazione di un software GRC comporta in genere installazioni che includono la negoziazione con il fornitore e il coordinamento dei dati tra il team tecnico del fornitore e i vari reparti dell'organizzazione (come business, IT, sicurezza, conformità e auditing).
Pertanto, gli strumenti GRC devono consentire di destreggiarsi tra un'ampia gamma di attività orientate alla sicurezza e alla protezione. Pertanto, devono essere dotati di funzionalità specifiche, oltre che di scalabilità e capacità di personalizzazione.
Quando cercate un software GRC, assicuratevi che offra:
- Flussi di lavoro incentrati sul business che consentano il coinvolgimento di vari reparti per analizzare e gestire il rischio nell'intera organizzazione.
- Un database di gestione delle configurazioni oCMDB per mappare e ottenere un chiaro accesso alle dipendenze dei servizi.
- Un modulo Incident per la corretta gestione degli incidenti di sicurezza.
- API e integrazioni con altri strumenti per sincronizzare i dati e incoraggiare la collaborazione e la comunicazione tra i team.
- Una versione app per poter utilizzare lo strumento su dispositivi mobili.
- Funzionalità di automazione per occuparsi di domande o attività frequenti, riducendo sia gli errori che il carico di lavoro.
- Reporting e analisi integrati per monitorare le prestazioni e apportare miglioramenti. Soprattutto quando si lavora con più team, è importante che l'esportazione e la condivisione dei dati su più piattaforme sia facile e veloce, in base alle preferenze degli stakeholder.
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Aspetti salienti
Il GRC è un insieme diffuso di pratiche che consente alle organizzazioni di gestire in modo appropriato gli obblighi di governance, rischio e conformità, raggiungendo in modo affidabile gli obiettivi aziendali, affrontando l'incertezza e agendo con integrità. L'OCEG gestisce il corpus di conoscenze del settore e stabilisce le linee guida da seguire per l'implementazione del software.
Come abbiamo detto, il framework richiede il coordinamento di diversi compiti e team. Per poterlo fare, è necessario disporre di un software robusto e abbastanza intuitivo da poter essere utilizzato da persone con diversi livelli di conoscenza tecnologica.
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Domande frequenti
Cosa significa GRC?
GRC è l'acronimo di Governance, Risk e Compliance.
Perché è importante la governance, il rischio e la conformità?
Il GRC è importante perché protegge l'organizzazione da sanzioni finanziarie, danni alla reputazione e azioni legali. In parole povere, il GRC protegge l'organizzazione e i suoi dipendenti dai danni.
Quali sono gli strumenti GRC?
Gli strumenti GRC sono servizi software che possono aiutarvi ad automatizzare la vostra offerta GRC.
Come diventare analista GRC?
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Cosa fa un analista GRC?
Un analista GRC è solito facilitare la conformità ai requisiti normativi, valutare i rischi e sviluppare report sulle metriche GRC.
Vale la pena ottenere una certificazione GRC?
Lo è se si vuole intraprendere una carriera nel settore GRC. La certificazione fornisce una solida base e un linguaggio comune.
