IT Asset Inventory: Definizione, ambito, gestione e migliori pratiche

L' inventario degli asset IT è il vostro migliore alleato per mantenere tutti gli hardware e i software IT organizzati e gestiti correttamente nella vostra organizzazione. Dovrebbe essere alla base della vostra strategia di IT Asset Management (ITAM), poiché un inventario IT unificato vi consente di svolgere tutte le altre attività coinvolte nell'ITAM e, in definitiva, di ottenere un successo a lungo termine.

L'IT Asset Management non è un compito da svolgere una tantum; si tratta di fare scelte sottili, costanti e ben informate per avere un database aggiornato degli asset, monitorare la rete, mantenerla sicura e prendere decisioni informate. E, naturalmente, deve essere guidata dalle best practice.

In questo articolo esamineremo le linee guida per condurre un efficace processo di inventario degli asset IT nella vostra organizzazione. In questo modo otterrete un vantaggio:

• Automatizzare il processo di inventario IT.
• Centralizzando il database degli asset.
• Rilevare eventuali anomalie a livello di software o hardware.
• Migliorando esponenzialmente la reportistica e l'analisi.
• Fornendo una visione completa della rete di asset.
• Migliori pratiche ITAM.

Analizzeremo anche tutte le caratteristiche indispensabili che uno strumento software ITAM deve includere per darvi una marcia in più durante questo processo, e come InvGate Asset Management sia la strada da percorrere se state cercando di portare la vostra gestione degli asset a un livello superiore.

Cominciamo.

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Indice dei contenuti

• Che cos'è l'inventario delle risorse informatiche?
• Qual è l'importanza di un inventario IT?
• Excel e software di gestione delle risorse informatiche
• Elementi di un inventario dei beni informatici
• Come gestire l'inventario degli asset IT con InvGate Asset Management
• Le migliori pratiche

Che cos'è l'inventario degli asset IT?

L'inventario degli asset IT (IT asset inventory) è il processo di identificazione, tracciamento e gestione di tutti gli asset hardware e software che un'organizzazione possiede o utilizza. Questo include server, laptop, dispositivi mobili, stampanti, dispositivi di rete, licenze software e altri elementi tecnologici che contribuiscono all'infrastruttura IT dell'organizzazione.

È importante notare che l 'inventario degli asset IT non si limita alla semplice identificazione degli asset IT, ma implica la gestione degli asset durante il loro intero ciclo di vita, dall'acquisizione alla dismissione.

L'obiettivo principale del processo è quello di avere un registro completo e aggiornato di tutte le risorse IT di un'organizzazione. Questo registro serve come base per un ITAM efficace, aiutando le organizzazioni a ottimizzare gli investimenti IT e a ridurre i costi associati ad acquisti di apparecchiature, licenze software, manutenzione e supporto non necessari.

Qual è l'importanza di un inventario IT? 5 vantaggi

Il mantenimento di un inventario delle risorse IT è fondamentale per qualsiasi organizzazione che si affida alla tecnologia per supportare le proprie attività. Inutile dire che è molto difficile pensare a settori che al giorno d'oggi non dipendano dalla tecnologia, anche se in misura maggiore o minore.

Quindi, un inventario aggiornato delle risorse IT può fornire numerosi vantaggi, tra cui:

1. Ottimizzazione dei costi - Le organizzazioni possono ottimizzare la spesa per le apparecchiature IT, il software e la manutenzione ottenendo visibilità su tutte le risorse IT. Queste informazioni possono aiutare a migliorare il budgeting IT e a ridurre i costi associati ad acquisti non necessari, licenze eccessive e sottoutilizzo degli asset.
   
   
2. Miglioramento dell'utilizzo degli asset - Le organizzazioni possono capire meglio come vengono utilizzati i loro asset e se vengono sfruttati appieno. Questi dati possono aiutare a identificare le opportunità per ottimizzare l'utilizzo degli asset, come il consolidamento dei server o la riallocazione delle licenze inutilizzate.
   
   
3. Maggiore sicurezza - Un inventario degli asset IT consente alle organizzazioni di identificare potenziali rischi per la sicurezza, come software non patchati o dispositivi non autorizzati, e di adottare misure appropriate per ridurli.
   
   
4. Conformità - Mantenere un inventario aggiornato aiuta le organizzazioni a soddisfare i requisiti normativi, a prepararsi agli audit e a evitare potenziali sanzioni per la mancata conformità.
   
   
5. Migliore processo decisionale - Un inventario accurato delle risorse IT può fornire indicatori preziosi che consentono di prendere decisioni informate. Ad esempio, analizzando i dati di utilizzo, le organizzazioni possono prendere decisioni basate sui dati e decidere quando è il momento di ritirare le risorse, aggiornare le apparecchiature o acquistare nuove licenze software.

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Modello di inventario delle risorse IT in Excel vs. software di gestione dell'inventario delle risorse IT

Come si fa a iniziare un inventario delle risorse IT? La prima opzione che viene in mente è quella di utilizzare MS Excel o Google Sheets, ad esempio. Questi modelli possono essere una soluzione semplice e a basso costo per le piccole organizzazioni con un numero limitato di asset IT.

In realtà, secondo uno studio di Gartner, molte aziende si affidano ancora a metodi manuali (41%) e a fogli di calcolo (26%) per gestire le attività quotidiane di inventario, come il tracciamento e la distribuzione dei beni, evidenziando una forte domanda di soluzioni efficienti e costruite ad hoc.

Tuttavia, quando un'organizzazione cresce e la sua infrastruttura IT diventa più complessa, i fogli di calcolo Excel possono diventare rapidamente ingestibili, difficili da tenere aggiornati e soggetti a errori. Ciò è particolarmente vero quando si tratta di tenere traccia dei dettagli degli asset, come le informazioni sulla garanzia, le licenze software e le impostazioni di configurazione.

Il software di gestione dell'inventario degli asset IT, invece, offre una soluzione completa e scalabile per le organizzazioni di tutte le dimensioni. Fornisce funzionalità automatizzate di rilevamento e tracciamento degli asset, consentendo alle organizzazioni di mantenere un inventario in tempo reale dei propri asset IT.

Offre inoltre funzioni avanzate di reporting e analisi, che consentono di ottenere informazioni sull'utilizzo delle risorse IT e di identificare le aree da ottimizzare.

Oltre alla maggiore funzionalità e scalabilità, un software ITAM specifico offre altri vantaggi quali:

1. Maggiore accuratezza - Riduce il rischio di errori associati all'inserimento manuale dei dati, garantendo che l'inventario sia sempre aggiornato e preciso.
   
   
2. Maggiore sicurezza - Include funzioni di sicurezza come il controllo degli accessi basato sui ruoli e la crittografia, fornendo un ulteriore livello di protezione per i dati sensibili delle risorse.
   
   
3. Migliore conformità - Molte soluzioni includono funzioni di conformità che consentono alle organizzazioni di tracciare e riportare la conformità alle normative e alle politiche pertinenti.
   
   
4. Risparmio di tempo - Automatizza molte attività di gestione, liberando tempo per il personale IT che può concentrarsi su altre iniziative strategiche.
   
   

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Elementi di un inventario degli asset IT

Ora che sapete cos'è l'inventario delle risorse IT e perché è essenziale, analizziamo più da vicino gli elementi che compongono un inventario efficace. In sostanza, gli elementi che dovrebbero essere inclusi in un inventario delle risorse IT.

Questi elementi sono generalmente suddivisi in quattro componenti principali: Gestione degli asset hardware, Gestione degli asset software, Asset basati su cloud e Asset di dati.

1. Gestione delle risorse hardware

La gestione degli asset hardware prevede il monitoraggio di tutti gli asset IT fisici di un'organizzazione, come computer, smartphone, server, periferiche e apparecchiature di rete.

L'inventario deve includere informazioni quali la marca e il modello dell'asset, il numero di serie, la data di acquisto, le informazioni sulla garanzia e la posizione. Può anche includere ulteriori dettagli come le specifiche dell'asset, le impostazioni di configurazione e la cronologia di utilizzo.

2. Gestione delle risorse software

La gestione delle risorse software, invece, prevede il monitoraggio di tutte le risorse software di un'organizzazione, comprese le licenze, gli abbonamenti e i servizi basati su cloud.

L'inventario deve includere dettagli quali il nome del software, la versione, il fornitore, il tipo di licenza, la chiave di licenza e la data di scadenza. Inoltre, può memorizzare informazioni sul numero di installazioni e sull'utilizzo, assicurando che l'organizzazione rispetti gli accordi di licenza.

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3. Risorse basate sul cloud

Le risorse basate sul cloud comprendono tutti i servizi basati sul cloud utilizzati dall'organizzazione, come le soluzioni software-as-a-service (SaaS), platform-as-a-service (PaaS) e infrastructure-as-a-service (IaaS).

4. Asset di dati

Lerisorse di dati si riferiscono a qualsiasi entità che contiene o è costituita da dati per proteggersi da fughe di notizie e cyberattacchi e per conformarsi alle normative relative ai dati , il che può essere particolarmente importante per rimanere conformi a standard come l'ISO 27001.

Come gestire l'inventario degli asset IT con InvGate Asset Management

Quando si tratta di catalogare la totalità degli asset IT, InvGate Asset Management è attualmente la scelta da battere.

InvGate Asset Management è una soluzione di IT Asset Management progettata per supportare gli specialisti IT nella creazione di un inventario degli asset IT, raccogliendo le informazioni hardware e software dei computer e degli altri dispositivi presenti in una rete informatica per scopi di gestione, conformità e audit.

InvGate Asset Management offre diversi metodi per tracciare e caricare i vostri asset, a seconda delle vostre esigenze e preferenze. Ecco i sei modi per ottenere un inventario unificato degli asset utilizzando InvGate Asset Management:

1. Installare un agente nei dispositivi per aggiungere automaticamente i computer, i server e i dispositivi mobili all'inventario e tenerli aggiornati.
   
   
2. Utilizzare la funzione Discovery per effettuare il crawling della rete e mappare gli asset aziendali, per poi scegliere quali aggiungere all'inventario.
   
   
3. Sincronizzate i vostri dispositivi mobili da servizi cloud come Azure, AWS o JAMF per vedere tutti i dati dell'inventario in un'unica posizione.
   
   
4. Caricate un file .xls o .csv per inventariare le risorse fisiche, ad esempio le forniture per ufficio.
   
   
5. Create le risorse manualmente per personalizzare le informazioni di input e aggiornare le risorse già presenti nell'inventario.
   
   
6. Importazione di utenti e sedi da un file .xls o da un archivio cloud per collegarli ai loro dispositivi.
   
   

Avete l'inventario delle risorse IT... Quali sono i passi successivi?

Una volta che l'inventario delle risorse IT è aggiornato, è il momento di compiere i passi successivi verso l'ottimizzazione della strategia ITAM.

Ecco alcuni modi pratici per sfruttare tutto il potenziale di InvGate Asset Management:

• Creare un CMDB per stabilire le relazioni tra gli asset.
• Assegnare codici QR agli asset per facilitare l'accesso alle informazioni.
• Creare avvisi per rimanere informati sui problemi critici degli asset.
• Personalizzare le regole di salute per i dispositivi installati dagli agenti.
• Collegare le informazioni sugli asset alle garanzie e ai contratti con i fornitori.
• Tenere traccia del deprezzamento degli asset utilizzando la scheda finanziaria.
• Eseguire ed esportare periodicamente report personalizzati.
• Monitorare le metriche degli asset attraverso dashboard personalizzati.

Le migliori pratiche di gestione dell'inventario delle risorse IT

Per ottenere il massimo da un sistema di gestione dell'inventario degli asset IT, è essenziale seguire le best practice che garantiscono l'accuratezza e la completezza dei dati dell'inventario. Vediamone alcune.

1. Definire quali beni sono effettivamente

Per gestire efficacemente i vostri asset, avete bisogno di definizioni infallibili che non lascino spazio a errori. In sostanza, non si può gestire un'azienda in modo efficace se non si conoscono le parti mobili che la fanno funzionare e, pertanto, è essenziale definire le categorie di beni (soprattutto le immobilizzazioni). Questo vi aiuterà anche a scegliere il giusto sistema di gestione dell'inventario quando sarà il momento di farlo (SUGGERIMENTO: è successo ieri).

Se non si definisce fin dall'inizio cosa sia un asset, si corre il rischio di permettere all'IT ombra di compromettere le operazioni dell'azienda. Inoltre, più si conosce la tracciabilità delle risorse, più si può essere proattivi anziché reattivi.

Tenendo presente questo aspetto, è possibile definire le risorse nei tre modi seguenti:

• Singolarmente.
• Come parte di un "sistema di sistemi" più ampio con interdipendenze e relazioni complesse. Ne sono un esempio le linee di produzione e i sistemi di impianti.
• Come parte di un portafoglio di asset, come gli immobili o le infrastrutture comunali. Molti di questi sono asset fissi e tipicamente fisici.

Per quanto riguarda la tracciabilità degli asset IT, un sistema di gestione dell'inventario con strumenti di ricerca efficienti come InvGate Asset Management sarà il pezzo finale del puzzle. Ma su questo punto ci soffermeremo più avanti, come promesso.

2. Attenzione ai dataset: ricominciare da capo

Quando finalmente avrete un sistema di gestione dell'inventario, sarete tentati di importare i dati che già possedete. Ma se non si esaminano attentamente le informazioni che si stanno importando, si rischia di dover eseguire il noioso (e controproducente) compito di limitare i danni.

Un problema comune con i set di dati importati è quello di trovare incongruenze. Una di queste, ad esempio, è l'abbondanza di nomi di prodotti ripetuti o di asset gemelli (se siete fortunati, non arrivate fino a quintuple o più). Ripulire le cose può richiedere un po' di tempo e non è mai efficiente come partire da zero.

Ma se non volete sprecare le informazioni che già avete? Allora dovreste prendervi il tempo necessario per esaminarle in dettaglio e ripulirle. In questo modo, vi assicurerete di non aver dato un calcio al barattolo e di non dover spendere una fortuna in Tylenol per il vostro futuro mal di testa.

Un piccolo sforzo oggi può far risparmiare tempo e risorse domani. Inoltre, è praticamente impossibile eseguire una corretta tracciabilità degli asset con set di dati "sporchi".

Prima di andare avanti, è bene sottolineare che sappiamo quanto possa essere noioso, ed è per questo che InvGate Asset Management si occupa automaticamente della normalizzazione dei dati.

3. Considerarla come una misura di risparmio

L'inventario e la gestione degli asset IT non sono una spesa extra o un lusso, ma un investimento per il successo a lungo termine della vostra azienda. Trascurarla può portare a tempi di inattività imprevisti, a un aumento dei costi e ad altri problemi che possono avere un impatto significativo sui vostri profitti. D'altra parte, un sistema efficiente può farvi risparmiare tempo e denaro.

Come sottolinea Cassandra Campbell di Shopify Blogs, non solo vi aiuterà a evitare le vendite perse, ma vi permetterà anche di pianificare in anticipo l'acquisto di altri articoli e di assicurarvi di avere abbastanza denaro da parte.

Come potete vedere, non si tratta solo di tenere traccia dei dettagli per il gusto di farlo. Si tratta di massimizzare l'efficienza e la produzione, di fare previsioni informate e, in definitiva, di prendere decisioni migliori.

4. Considerare il monitoraggio delle risorse

Soprattutto quando si tratta di beni fisici, non si possono gettare al vento elementi come la loro posizione fisica. Pertanto, il primo passo della gestione delle risorse è la creazione di un archivio centrale delle risorse. Poi, si tratta di utilizzare le moderne tecniche di tracciamento per garantire che tutto sia dove dovrebbe essere e che venga utilizzato dai proprietari appropriati.

Se questo è facile da fare con le risorse informatiche, è più difficile da fare con le risorse fisiche. Codici QR, etichette con codici a barre scansionabili, RFID, BLE (Bluetooth low energy) e GPS possono aiutarvi a sapere sempre dove si trova tutto.

Se a questo si aggiungono il repository degli asset e i relativi registri, si avrà un controllo molto maggiore. I registri, in particolare, possono aiutarvi a tenere traccia dei beni contrassegnati da codici a barre. È anche un ottimo modo per tracciare la catena di custodia.

Per farla breve, la tracciabilità degli asset è fondamentale per supportare l'ITAM nel suo complesso e prendere le decisioni più consapevoli. In caso contrario, vi baserete su sensazioni istintive, cercando di leggere le foglie di tè, mentre i vostri concorrenti useranno gli strumenti a loro disposizione per sapere cosa c'è e dove.

5. Aggiornare regolarmente i dati di inventario

I dati dell'inventario sono validi quanto l'ultima volta che sono stati aggiornati. È essenziale disporre di un sistema che garantisca l'aggiornamento e la manutenzione regolari dei dati dell'inventario dei beni.

È possibile impostare un programma di revisione regolare, ad esempio settimanale o mensile, per verificare e aggiornare i dati dell'inventario. Inoltre, con uno strumento adeguato, è possibile automatizzare alcune attività per snellire il processo di aggiornamento e ridurre la probabilità di errore umano. Grazie a strumenti di rilevamento efficienti e all'automazione, il sistema di gestione dell'inventario dei beni può rimanere aggiornato e preciso, fornendo le informazioni necessarie per prendere decisioni.

Esempio di inventario delle risorse IT

Per illustrare come potrebbe apparire una voce dell'inventario degli asset IT, faremo un esempio fittizio utilizzando un'azienda inventata chiamata TechFlow Inc. Questo esempio fornirà uno sguardo approfondito al tipo di informazioni tipicamente incluse in un inventario delle risorse IT, che comprende dettagli dalle specifiche delle risorse ai programmi di manutenzione.

In questo scenario, TechFlow Inc. è un'azienda di medie dimensioni che attribuisce grande importanza a un'accurata tracciabilità degli asset per mantenere efficienti le operazioni e garantire la conformità. Seguiremo un portatile specifico assegnato a un membro del team remoto, compresi l'ID dell'asset, le configurazioni, i dettagli del ciclo di vita e le politiche di conformità alla sicurezza.

L'utilizzo di TechFlow Inc. come esempio fittizio ci permette di creare una voce di esempio che si allinea alle best practice senza essere scambiata per i dati aziendali reali, e che serve come guida utile per chi sta sviluppando o perfezionando i propri inventari delle risorse IT. Potete trovare questi campi (e crearne quanti ne volete) con InvGate Asset Management. È totalmente personalizzabile!

4 caratteristiche indispensabili del software per l'inventario delle risorse IT

L'importanza dell'inventario delle risorse IT è altrettanto essenziale quanto il fatto di disporre di uno strumento efficiente per supportarvi. Un sistema di inventario degli asset può fare la differenza tra un lavoro supplementare ingombrante e un'attività automatizzata che richiede molte meno ore di lavoro e riparazioni inutili.

Analizziamo punto per punto quali sono i requisiti di uno strumento efficiente per l 'inventario degli asset IT.

1. Automazione del processo di inventario

È così semplice: L'automazione può farvi risparmiare molto tempo e denaro. Avere a portata di mano lo strumento giusto può aiutarvi a risparmiare su entrambi i fronti grazie all'etichettatura automatica di tutte le risorse IT in un colpo solo, fornendo informazioni preziose al vostro team IT.

L'installazione dell'Agente di InvGate Asset Management è il modo migliore per costruire e mantenere aggiornato il vostro inventario, poiché vi fornirà periodicamente informazioni in tempo reale sui vostri asset, evitando errori umani e sforzi inutili.

2. Database centralizzato degli asset

La scoperta degli asset IT è il modo migliore per essere pronti ad affrontare malfunzionamenti o problemi imprevisti. Come? Perché è uno sportello unico che consente di conoscere a colpo d'occhio ciò che l'azienda possiede, ciò che le serve, ciò che viene utilizzato e ciò che è vacante.

3. Avvisi di monitoraggio delle risorse IT

Non basta avere un inventario completo. È necessario disporre di uno strumento che valuti lo stato degli asset in tempo reale e in base a regole di salute personalizzabili che si adattino alla vostra attività e che vi invii avvisi quando qualcosa non va.

4. Reporting e analisi

Qualsiasi strumento di rilevamento degli asset IT che valga il suo prezzo controllerà periodicamente ogni asset della rete e vi permetterà di creare report personalizzati da condividere con i vostri stakeholder. Inoltre, grazie ai dati forniti, migliorerà la gestione dei costi e il processo decisionale.

Con InvGate Asset Management potete facilmente personalizzare le vostre dashboard per tenere traccia degli indicatori che interessano maggiormente la vostra organizzazione, e potete anche creare report specifici e scaricarli e condividerli a vostro piacimento.

Sebbene siano disponibili opzioni software gratuite per l'inventario delle risorse informatiche, è fondamentale considerare i potenziali svantaggi prima di scegliere di utilizzarle. In alcuni casi, il software gratuito potrebbe non offrire lo stesso livello di funzionalità o di supporto di un'opzione a pagamento. Inoltre, è essenziale valutare attentamente la sicurezza e l'affidabilità di qualsiasi software che si sceglie di utilizzare per proteggere le risorse e i dati aziendali.

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Il risultato finale

Avere una visione completa di ciò che accade a ogni livello dell'organizzazione significa fare buoni affari. Un inventario delle risorse IT ben gestito può fornire numerosi vantaggi a un'organizzazione, tra cui:

• Ottimizzazione dei costi.
• Miglioramento dell'utilizzo delle risorse.
• Maggiore sicurezza.
• Conformità.
• Miglioramento del processo decisionale.

Mantenere le pratiche di gestione delle risorse inventariali non è solo una questione di efficienza, ma anche di sostenibilità e di risorse ben allocate. E questo, più di ogni altra cosa, vi aiuterà non solo a rimanere in gioco, ma a vincere.

Se avete bisogno di avere una chiara visione di tutti gli asset IT della vostra azienda (e dovreste farlo) e di accedere a tutte le funzionalità indispensabili che ogni software ITAM dovrebbe includere, InvGate Asset Management è la soluzione che fa per voi. Non siete ancora sicuri? Provatelo gratuitamente per 30 giorni e scopritelo da soli.

Domande frequenti (FAQ)

1. Qual è lo scopo dell'identificazione degli asset IT e dell'inventario?

Lo scopo dell'identificazione degli asset IT e dell'inventario è quello di fornire un registro completo e accurato di tutti gli asset IT di un'organizzazione, consentendo una gestione efficace, l'ottimizzazione e la sicurezza di tali asset.

2. Quali sono gli esempi di inventario delle risorse?

Gli esempi di inventario delle risorse includono l'inventario delle risorse fisiche, l'inventario delle risorse software, l'inventario della proprietà intellettuale e l'inventario delle risorse IT.

3. Come si inventaria l'attrezzatura informatica?

Le apparecchiature informatiche possono essere inventariate manualmente o utilizzando un software automatizzato per la gestione dell'inventario delle risorse informatiche. Il processo prevede la raccolta di dettagli quali marca e modello dell'asset, numero di serie, data di acquisto, informazioni sulla garanzia e ubicazione.

4. Quali sono i quattro componenti dell'asset IT?

Le quattro componenti dell'asset IT sono le applicazioni (programmi software, sistemi operativi e database), l'infrastruttura (hardware e infrastruttura di rete), i dati e il personale IT.

5. Come si tiene traccia delle risorse IT?

Le risorse IT possono essere monitorate utilizzando un software di gestione dell'inventario delle risorse IT o fogli di calcolo. Le soluzioni automatizzate sono da preferire per la loro precisione, efficienza e scalabilità.

6. Quali sono i tipi di asset IT?

Esistono diversi tipi di risorse IT, ma alcuni dei più comuni sono l'hardware, il software, il cloud-based e i dati.