Che cos'è il tracciamento dell'hardware? Come implementare un sistema

Per mantenere l'infrastruttura IT organizzata e ben funzionante sono necessari diversi sistemi, tra cui la tracciabilità dell'hardware.

La gestione della posizione, delle condizioni e del ciclo di vita delle risorse hardware come computer, server e apparecchiature di rete può essere impegnativa. Senza un'adeguata tracciabilità, le organizzazioni si trovano spesso ad affrontare costi imprevisti, risorse sottoutilizzate e problemi di conformità.

In questo articolo esploreremo le best practice per la tracciabilità dell'hardware, spiegheremo come implementare una soluzione efficace ed esamineremo i vantaggi dell'utilizzo di uno strumento specializzato come InvGate Asset Management.

IT Asset Tracking: All The Steps You Need to Take

Che cos'è la tracciabilità dell'hardware?

Il tracciamento dell'hardware si riferisce al processo di monitoraggio degli asset fisici all'interno dell'infrastruttura IT. Si tratta di tenere sotto controllo la posizione, l'assegnazione degli utenti, lo stato e il ciclo di vita di tutti i dispositivi hardware come computer, stampanti, server e altro ancora.

La tracciabilità dell'hardware va oltre la gestione di base dell'inventario: fornisce una visione accurata e aggiornata dell'inventario hardware in ogni momento. In questo modo, aiuta a garantire che le risorse siano utilizzate in modo efficace, a ridurre al minimo il rischio di perdita e ad aiutare l'IT a identificare potenziali problemi prima che si aggravino.

Perché è importante il monitoraggio dell'hardware IT?

Tracciare l'hardware è molto più che sapere dove si trovano i dispositivi. Offre diversi vantaggi essenziali che hanno un impatto diretto sull'efficienza, la sicurezza e la salute finanziaria dell'organizzazione.

1. Visibilità e controllo
Con la crescita delle aziende, cresce anche la complessità della gestione dell'hardware e della conoscenza dello stato e della posizione di ogni asset. La tracciabilità dell'hardware consente di sapere dove si trova ogni asset, chi lo sta utilizzando e se è ancora necessario, evitando perdite e migliorando la responsabilità. Aiuta a rilevare anomalie come spostamenti o utilizzi non autorizzati.

2. Ridurre i costi inutili
Grazie ai dati in tempo reale sull'utilizzo delle risorse, è possibile evitare acquisti ridondanti, prolungare la vita delle apparecchiature sottoutilizzate e prevedere con maggiore precisione i cicli di aggiornamento.

3. Conformità e sicurezza dei dati
I settori regolamentati hanno bisogno di audit trail. La tracciabilità dell'hardware aiuta a soddisfare questi requisiti e a rispondere rapidamente a dispositivi persi o rubati.

Il mantenimento di un inventario hardware verificabile è essenziale per i quadri di conformità come ISO/IEC 27001 o HIPAA. Inoltre, aiuta a identificare i dispositivi che non sono stati rintracciati e che possono rappresentare un rischio per la sicurezza.

4. Ridurre al minimo le interruzioni operative
Quando è possibile monitorare la salute e lo stato dell'hardware, è più facile pianificare la manutenzione ed evitare i tempi di inattività dovuti a guasti imprevisti.

5. Migliorare la pianificazione del ciclo di vita

L'hardware ha una durata limitata ed è essenziale tracciare il ciclo di vita di ogni dispositivo, dall'acquisizione alla dismissione.

Un buon sistema di tracciamento aiuta a gestire le garanzie, a gestire il deprezzamento delle risorse e a pianificare lo smaltimento a fine vita, garantendo la massimizzazione del valore degli investimenti IT.

Come implementare la tracciabilità dell'hardware

Quando si è pronti a implementare la tracciabilità dell'hardware, lo strumento giusto può fare la differenza. Un sistema di tracciamento dell'hardware viene utilizzato per monitorare e gestire le risorse IT fisiche durante il loro ciclo di vita. Questo include laptop, desktop, server, periferiche e qualsiasi altra apparecchiatura fisica utilizzata dall'azienda.

Invece di affidarsi a fogli di calcolo o a registrazioni manuali, un sistema di tracciamento centralizza i dati sulle risorse. Alcuni sistemi offrono funzionalità avanzate, come gli aggiornamenti di stato in tempo reale, gli avvisi automatici e l'integrazione con le piattaforme di Service Management.

Il software di tracciamento degli hardware rende i processi accurati, ripetibili e scalabili. Ecco come implementarlo in modo efficace:

1. Installare agenti di monitoraggio

Per i dispositivi in rete come laptop, desktop e server, installare un agente che raccolga automaticamente i dati. Questi agenti raccolgono informazioni come le specifiche del sistema, gli utenti attuali e le metriche di salute del dispositivo.

Questa fase riduce l'inserimento manuale e mantiene accurati i record degli asset. Inoltre, aiuta a identificare tempestivamente i problemi, come quelli relativi alle prestazioni o alle installazioni di software non autorizzate.

Se lavorate in un ambiente in cui l'installazione di agenti non è possibile, ad esempio con dispositivi personali o hardware legacy, considerate alternative come le scansioni di rete programmate o le verifiche manuali periodiche.

Con InvGate Asset Management Agent, è possibile raccogliere automaticamente dati in tempo reale sull'hardware, tra cui lo stato di salute del sistema, le installazioni di software e i modelli di utilizzo.

2. Assegnazione di identificatori univoci agli asset

Iniziate ad etichettare ogni pezzo di hardware con un identificatore unico. Può trattarsi di codici QR, codici a barre o tag RFID, a seconda del metodo di tracciamento e degli strumenti disponibili. L'etichettatura facilita il recupero e l'aggiornamento delle informazioni su un asset senza dover ricorrere a ricerche manuali.

Non tutto l'hardware si collega alla rete. Periferiche, accessori e apparecchiature specializzate devono essere tracciate. Per questi articoli, è necessario impostare un processo di inserimento manuale, attraverso un modulo o l'importazione di dati da fogli di calcolo.

Assicuratevi che si applichino gli stessi campi e gli stessi standard, in modo che le risorse offline siano documentate con la stessa accuratezza di quelle in rete.

Lettura consigliata

Come gestire l'inventario delle non IT asset in modo efficace

Read Article

3. Tracciare gli spostamenti e la proprietà

L'hardware passa spesso da un utente all'altro o da una sede all'altra, soprattutto in ambienti remoti o ibridi. Il vostro processo deve prevedere passaggi chiari per aggiornare le assegnazioni quando i dispositivi vengono trasferiti, prestati o restituiti.

Utilizzate procedure di check-out/ check-in dell'hardware con flussi di lavoro di approvazione per assicurarvi che queste modifiche siano registrate. In questo modo si evita lo smarrimento dei dispositivi e si contribuisce a mantenere la responsabilità in tutta l'organizzazione.

4. Impostare regole di salute e creare avvisi

Le regole di salute consentono di definire parametri che monitorano le condizioni e lo stato delle risorse in base ai livelli di criticità. Definite le metriche che aiutano a valutare la salute del dispositivo, come l'utilizzo della CPU, lo spazio su disco o lo stato della batteria.

La creazione di avvisi completa le regole sullo stato di salute, notificandovi cambiamenti o eventi specifici. Ad esempio, se un dispositivo non viene controllato per diversi giorni o inizia a mostrare problemi di surriscaldamento, qualcuno dovrebbe essere avvisato automaticamente.

InvGate Asset Management consente di impostare regole di salute e avvisi, un passo importante per implementare la tracciabilità dell'hardware e avere un approccio proattivo all'Asset Management.

5. Tracciare il ciclo di vita e l'ammortamento

Ogni asset ha un ciclo di vita, dall'acquisizione alla dismissione. Il vostro sistema di tracciamento deve rispecchiare la posizione di ciascun dispositivo in questo processo. Registrate la data di acquisto, la durata di vita prevista, lo stato della garanzia ed eventuali eventi di manutenzione importanti.

Questo aiuta a pianificare il budget e la spesa. Invece di reagire ai guasti dell'hardware, potete programmare in anticipo le sostituzioni e gli aggiornamenti.

6. Generare rapporti regolari

Utilizzate i dati degli asset per prendere decisioni. Generate rapporti sull'utilizzo dell'hardware, sulla distribuzione dell'età, sulla storia della manutenzione e sullo stato generale dell'inventario. Questi report aiutano a pianificare nuovi acquisti, a riallocare le apparecchiature sottoutilizzate e a giustificare le richieste di budget.

Join IT Pulse, our weekly newsletter Receive the latest news of the IT word. right in your inbox

Read about our privacy policy

Le migliori pratiche per il monitoraggio dell'hardware

Per implementare il tracciamento dell'hardware in modo efficace, è importante seguire le best practice che coprono tutto, dalla raccolta dei dati alla gestione del ciclo di vita. Ecco le pratiche chiave da considerare:

1. Centralizzare i dati in un unico sistema: È fondamentale disporre di un unico sistema che consolidi tutti i dati sull'hardware. Un sistema centralizzato assicura che tutte le parti interessate abbiano accesso a informazioni aggiornate, riducendo il rischio di errori e consentendo un migliore processo decisionale.
   
   
2. Automatizzare dove possibile: Il monitoraggio manuale dell'hardware può portare a errori e perdite di tempo. Gli strumenti di automazione possono contribuire a ridurre l'onere per il team IT raccogliendo automaticamente i dati sullo stato, l'utilizzo e la posizione dell'hardware.
   
   Ad esempio, utilizzate sistemi che si integrano con la rete per monitorare le prestazioni dei dispositivi e segnalare i problemi in tempo reale.
   
   
3. Effettuate controlli regolari: Anche con un buon sistema di tracciamento, è importante verificare periodicamente l'inventario hardware. Le verifiche aiutano a garantire che le risorse si trovino dove dovrebbero essere e che vengano utilizzate come previsto.
   
   Le verifiche regolari consentono anche di individuare discrepanze, registri obsoleti o dispositivi mancanti prima che diventino problemi più gravi.

4. Preparatevi a scalare: Man mano che le organizzazioni si espandono, le loro esigenze hardware si evolvono. I fogli di calcolo non sono adatti a gestire centinaia o migliaia di risorse. Implementate uno strumento specializzato il prima possibile per gestire senza problemi un inventario in crescita e garantire che il vostro sistema di tracciamento rimanga efficace anche quando l'organizzazione cresce.

Conclusione

La tracciabilità dell'hardware è essenziale per qualsiasi organizzazione che voglia ottimizzare le proprie operazioni IT.

Sebbene i fogli di calcolo siano stati una soluzione comune in passato, non sono in grado di eguagliare l'accuratezza, l'automazione e la scalabilità offerte dagli strumenti di tracciamento hardware dedicati. L'implementazione di un sistema robusto consente al vostro team di avere gli approfondimenti e il controllo necessari per prendere decisioni strategiche in ambito IT.