Poiché gli asset sono l'oggetto principale della pratica dell'IT Asset Management, per trarne il massimo vantaggio è essenziale approfondire e implementare una gestione completa del ciclo di vita degli asset IT. Si tratta di un processo complesso che va dalla richiesta dell'asset alla sua dismissione, quindi è importante progettare e applicare un piano ITAM per garantire che ogni singola fase e requisito sia affrontato.
Per aiutarvi in questo processo, la vostra azienda dovrebbe essere supportata da un software ITAM specifico come InvGate Asset Management, che offre diverse funzionalità per ottimizzare ogni fase del processo di IT Asset Lifecycle Management (ITLAM).
Per questo motivo, prima considereremo alcuni dei principali vantaggi dell'ITLAM e suddivideremo la pratica in fasi gestibili. Poi vedremo come implementarlo nella vostra organizzazione e alcune best practice da non perdere. Infine, vedremo perché dovete prendere in considerazione l'implementazione di una soluzione ITAM competente per ottenere il massimo dalla gestione del ciclo di vita degli asset IT.
Senza ulteriori indugi, iniziamo subito!
Indice dei contenuti
- Definizione del ciclo di vita dell'IT Asset Management
- Vantaggi del ciclo di vita ITAM
- Le 9 fasi del ciclo di vita dell'ITAM
- Implementazione di un processo di IT Asset Management Lifecycle
- Utilizzo di software per automatizzare il ciclo di vita dell'ITAM
Definizione di gestione del ciclo di vita delle risorse IT
ITALM è il processo di gestione dell'intero ciclo di vita di un asset IT, dall'acquisizione allo smaltimento. Il suo obiettivo principale è quello di ottimizzare il valore e l'utilizzo degli asset durante il loro intero ciclo di vita, minimizzando i costi, mitigando i rischi e garantendo la conformità ai requisiti normativi.
ITALM è strettamente correlato ad altre due importanti pratiche IT: IT Asset Management (ITAM) e, più specificamente, Hardware Asset Management (HAM). Mentre il primo si concentra sulla gestione degli asset software e hardware per garantire che siano correttamente concessi in licenza, utilizzati e mantenuti, l'HAM è un sottoinsieme dell'ITAM che si occupa in modo specifico degli asset hardware di un'organizzazione, compresi l'approvvigionamento, la distribuzione, la manutenzione e lo smaltimento.
Ma ITALM va oltre queste due pratiche: adotta un approccio olistico per gestire gli asset IT durante il loro intero ciclo di vita, dalla pianificazione e l'acquisizione fino allo smaltimento e alla dismissione (per saperne di più, ve lo promettiamo!).
5 vantaggi del ciclo di vita della gestione degli asset IT
L'adozione dell'IT Asset Lifecycle Management può offrire alla vostra organizzazione diversi vantaggi, in quanto tiene traccia degli asset IT in modo completo e integrato.
Ecco i principali vantaggi:
- Migliore visibilità degli asset - Fornisce una visione completa degli asset IT di un'organizzazione, consentendo ai team IT di tracciare e gestire gli asset in modo più efficace. Questo è fondamentale per garantire la conformità alle normative, ridurre i rischi per la sicurezza e ottimizzare l'utilizzo degli asset.
- Risparmio sui costi - ITALM aiuta le organizzazioni a ridurre i costi ottimizzando l'utilizzo degli asset, minimizzando gli acquisti e le sostituzioni non necessarie ed evitando le sanzioni associate alla non conformità.
- Maggiore efficienza - La gestione dell'intero ciclo di vita degli asset snellisce i processi di gestione generale. Ciò può includere l'automatizzazione di attività quali il tracciamento, la manutenzione e il ritiro degli asset, liberando il personale IT per concentrarsi su altre attività critiche.
- Migliore gestione del rischio: gestendo gli asset in modo più strutturato e integrato, le organizzazioni possono ridurre la probabilità di violazione dei dati e garantire la conformità alle normative vigenti.
- Miglioramento del processo decisionale - Fornendo ai team IT dati rilevanti durante l'intero ciclo di vita, consente loro di prendere decisioni basate sui dati.
- Maggiore soddisfazione dei clienti - Garantire che le risorse IT siano adeguatamente mantenute, disponibili e sicure significa avere clienti più felici.
Le 9 fasi della gestione del ciclo di vita delle risorse IT
Ora è il momento di capire come iniziare con l'IT Asset Lifecycle Management. Il processo può essere organizzato in nove fasi chiave che considerano l'intero ciclo di vita di un asset.
Ecco una panoramica dettagliata di ciascuna di esse.
1. Richiesta del bene
La prima fase inizia con la richiesta di hardware da parte di un dipendente attraverso il service desk. Ricordate di assicurarvi che le richieste di hardware siano fatte in modo organizzato e controllato, affinché ogni richiesta sia gestita nel modo più rapido e appropriato possibile.
È importante che questo processo sia allineato con il budget e le attività di pianificazione dell'IT Asset Management dell'organizzazione.
L'integrazione di InvGate Asset Management con InvGate Service Management - che peraltro è un processo semplice e veloce - darà la possibilità di creare flussi di lavoro per l'intero processo, che include funzionalità di automazione in entrambe le soluzioni.
2. Acquisizione
La fase di acquisizione, come si può intuire dal nome, è quella in cui l'organizzazione acquista, noleggia o acquisisce un bene. L'organizzazione deve assicurarsi che questi siano ottenuti in modo economicamente vantaggioso.
A tal fine, è molto utile definire un processo di approvvigionamento ben definito e documentare il valore e l'ammortamento del bene su InvGate Asset Management. Non dimenticate di includere nel calcolo tutte le variabili, come il valore periferico, che può essere l'assistenza, la manutenzione e altro. Questo è fondamentale per calcolare il costo totale di proprietà di un asset.
3. Beni in
Una volta acquisito il bene e ricevuto dal fornitore, ricordatevi di controllarlo e di etichettarlo con un cartellino per identificarlo.
Esistono diversi modi per aggiungere un bene all'inventario in InvGate Asset Management:
- Installare un agente
- Aggiungerlo manualmente
- Importare un modello di file .xlx
Una volta completato l'inventario, utilizzare InvGate Asset Management per creare e allegare codici QR. In questo modo è possibile scansionarli per accedere al profilo dell'asset nella propria istanza e garantire che l'hardware sia contabilizzato e tracciato durante il suo intero ciclo di vita.
4. Garanzia di qualità
In questa fase è necessario verificare se l'asset è adatto allo scopo; ciò significa che deve soddisfare i requisiti di utilità e garanzia. Questo processo richiede un processo di test ben definito, allineato al piano di gestione degli asset IT dell'organizzazione. Se deve essere inviato in garanzia, ricordatevi di modificare lo stato dell'asset.
Con la funzione Contract Management di InvGate Asset Management questo processo è semplice, in quanto è possibile collegare gli accordi ad altri Configuration Items (CI) per verificare rapidamente se la loro garanzia è soddisfatta.
5. Distribuzione
L'installazione e la configurazione del software nell'hardware corrispondente sono fondamentali per garantirne il corretto funzionamento e la manutenzione. InvGate Asset Management consente di installare, configurare e aggiornare il software contemporaneamente su più computer o server.
Grazie alla sua funzione di distribuzione del software, è possibile automatizzare il processo creando script da eseguire su più computer contemporaneamente. Inoltre, offre integrazioni native con diversi desktop remoti per accedere facilmente a qualsiasi computer monitorato.
6. Supporto BAU
Durante la fase di supporto BAU (Business as Usual), è necessario fornire un'assistenza continua all'asset attraverso le pratiche standard di gestione degli incidenti, per assicurarsi che sia disponibile e funzioni correttamente per i dipendenti che ne hanno bisogno. Aggiungete i contratti relativi al vostro inventario e automatizzate le notifiche relative alla gestione del ciclo di vita del software.
7. Manutenzione
La manutenzione regolare è necessaria per mantenere le risorse hardware a livelli ottimali e prolungarne la durata. Ciò include sia la manutenzione proattiva, come gli aggiornamenti programmati e la manutenzione preventiva, sia la manutenzione reattiva per risolvere problemi o guasti imprevisti.
Per mantenere questo processo senza intoppi, le regole di salute e gli smart tag di InvGate Asset Management sono l'opzione migliore. Mentre le prime mostrano lo stato di salute degli asset monitorati, i secondi vengono assegnati automaticamente agli asset che soddisfano le condizioni del tag.
8. Pensionamento
Quando gli asset hardware si avvicinano alla fine della loro vita utile, devono essere ritirati in modo controllato. Ciò comporta la determinazione della migliore linea d'azione, come la vendita o la donazione dell'hardware, e la garanzia che tutti i dati sensibili siano cancellati in modo sicuro prima che l'hardware lasci l'organizzazione.
È possibile automatizzare le notifiche per ricordarsi quando un asset raggiunge determinati anni o un determinato utilizzo e cambiare lo stato e la proprietà dell'asset una volta ritirato.
9. Smaltimento
Dopo aver deciso che un asset hardware deve essere ritirato, dovete anche assicurarvi che venga smaltito correttamente. Ai fini della sostenibilità, ciò significa garantire che eventuali materiali pericolosi siano smaltiti in conformità alle normative locali e che eventuali materiali riciclabili siano riciclati correttamente. In questa fase si deve anche considerare se ci sono dati riservati da tenere in considerazione. Infine, è necessario verificare se il bene può essere venduto o donato, in quanto ciò avrà un impatto positivo sul suo costo di proprietà.
Implementare un processo di gestione del ciclo di vita degli asset IT
L'implementazione di un processo di IT Asset Lifecycle Management può essere un'impresa complessa, ma è essenziale per le organizzazioni per gestire efficacemente le proprie risorse IT. Ecco alcuni passi per aiutare le organizzazioni a implementare un processo di IT Asset Lifecycle Management:
- Definire l'ambito - Questo include l'identificazione dei tipi di asset che saranno gestiti, degli stakeholder coinvolti e di qualsiasi requisito normativo o di conformità che deve essere soddisfatto. Ricordate che con InvGate Asset Management è possibile creare campi e CI personalizzati.
- Stabilire ruoli e responsabilità - Una volta definito l'ambito, è importante stabilire ruoli e responsabilità chiari per tutti coloro che sono coinvolti nel processo di IT Asset Lifecycle Management. Questo include l'identificazione di chi sarà responsabile di ogni fase del processo, nonché di chi sarà responsabile della gestione e della supervisione generale del processo.
- Sviluppare politiche e procedure - Queste dovrebbero includere le linee guida per la richiesta e l'acquisizione di hardware, l'etichettatura e la tracciabilità degli asset, il controllo qualità, la distribuzione, la manutenzione, il ritiro e lo smaltimento. Ricordate di impostare le regole di salute per garantire che gli asset soddisfino queste politiche.
- Selezionare uno strumento di gestione del ciclo di vita degli asset IT - Scegliete uno strumento che soddisfi le esigenze della vostra organizzazione e che possa integrarsi con i sistemi IT esistenti. InvGate Asset Management è in grado di aiutarvi in ogni fase del ciclo di vita degli asset, oltre ad avere alcune funzionalità aggiuntive che soddisfano le vostre esigenze per l'intero processo ITAM.
- Formare il personale - Una volta selezionate le policy, le procedure e lo strumento adeguati, è altrettanto importante formare il personale su come utilizzarli. Questo deve includere i processi di richiesta e acquisizione dell'hardware, la tracciabilità e l'etichettatura degli asset, il controllo qualità, la distribuzione, la manutenzione, il ritiro e lo smaltimento.
- Implementazione del processo - Una volta completato il programma pilota e apportate le modifiche necessarie, è il momento di implementare il processo di gestione del ciclo di vita degli asset IT in tutta l'organizzazione. Assicuratevi che tutto il personale sia a conoscenza del processo, che abbia accesso agli strumenti e alle risorse necessarie e che il processo venga seguito in modo coerente.
- Monitoraggio e valutazione - Monitorate il processo di IT Asset Lifecycle Management su base continuativa e valutatene l'efficacia. Ciò include il monitoraggio degli indicatori di prestazione chiave dell'ITAM che si assicuri che il processo venga adattato e migliorato nel tempo per garantire che le risorse IT siano gestite nel modo più efficace possibile.
L'integrazione di un framework come IMACD - Installazione, Spostamento, Aggiunta, Modifica e Smaltimento - può migliorare ulteriormente gli sforzi di gestione degli asset IT. IMACD fornisce un approccio strutturato per gestire ogni fase del ciclo di vita delle risorse, assicurando che le risorse siano gestite in modo efficace dall'inizio alla fine.
4 migliori pratiche di gestione del ciclo di vita degli asset IT
Ora che sapete come implementare la gestione del ciclo di vita degli asset IT, tenete presente che ci sono alcune best practice da seguire:
- Stabilire politiche e procedure chiare - Sviluppare un insieme completo di politiche e procedure che delineino l'intero processo di gestione del ciclo di vita degli asset IT, dall'approvvigionamento allo smaltimento. Questo garantirà coerenza e standardizzazione nella gestione degli asset IT all'interno dell'organizzazione.
- Utilizzare un software di Asset Management - L'implementazione di InvGate Asset Management come soluzione software ITAM può aiutare a semplificare e automatizzare l'intero processo di IT Asset Lifecycle Management, tracciando e monitorando gli asset IT in tempo reale durante il loro intero ciclo di vita.
- Condurre regolari verifiche IT - Condurre regolari verifiche interne delle risorse hardware e software può aiutare a identificare eventuali discrepanze o errori nei record delle risorse. In questo modo si garantisce che l'organizzazione disponga di un inventario accurato delle proprie risorse IT.
- Formare i dipendenti - Assicurarsi che tutti i dipendenti siano formati sul processo e comprendano il loro ruolo e le loro responsabilità. Ciò contribuirà a garantire che le risorse IT siano gestite in modo efficiente e che tutti seguano le stesse procedure.
Utilizzare un software per automatizzare la gestione del ciclo di vita degli asset IT
Come già accennato in precedenza, un software ITAM specifico è il miglior alleato per supportare l'intero processo di IT Asset Lifecycle Management.
Quando si tratta di automatizzare, InvGate Asset Management offre diverse funzionalità per intraprendere questo processo:
- Regole di salute - Le regole di salute dell'asset sono parametri di stato dell'asset che vengono determinati in base alla criticità dello stato dell'asset. Questo dipende dalla conformità normativa della vostra azienda. Sono personalizzabili e funzionano con un codice colore: verde significa che i dispositivi sono sicuri, giallo che c'è un avviso e rosso che i dispositivi sono in stato critico.
- Tag intelligenti - È possibile creare tag impostando determinate regole che verranno assegnate automaticamente agli asset che le soddisfano. Sono ottimi per ridurre i tempi di inattività delle apparecchiature, in quanto consentono di notare un problema o una modifica non appena si verifica.
- Automazione - Con questa funzione è possibile creare regole e trigger che rispondono a particolari azioni. Le possibilità sono molteplici: dalle notifiche via e-mail alla modifica dei campi di un asset.
Aspetti fondamentali
L'IT Asset Lifecycle Management è un quadro completo per la gestione delle risorse IT di un'organizzazione durante il loro intero ciclo di vita, che inizia con l'acquisizione e termina con lo smaltimento. Se realizzato in modo efficace, può aiutare l'organizzazione a:
- Ridurre i costi.
- Ottimizzare l'utilizzo delle risorse.
- Garantire la conformità alle normative obbligatorie.
- Migliorare le prestazioni generali e l'affidabilità dell'infrastruttura IT.
Un'implementazione di successo deve comprendere sia un processo ben definito fin dall'inizio, con fasi, ruoli e responsabilità chiaramente definiti, sia il giusto strumento ITAM a supporto del lavoro.
Per ogni fase del processo, potete contare su InvGate Asset Management come software ITAM.
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Domande frequenti
Un piano di Risk Management include il ciclo di vita degli asset IT?
Un piano di Risk Management dovrebbe includere la gestione del ciclo di vita degli asset IT come componente chiave, poiché gli asset IT possono innescare vari rischi per un'organizzazione, come violazioni della sicurezza, perdita di dati e violazioni della conformità.
Quali sono i tre principali tipi di Asset Management?
I tre principali tipi di Asset Management sono l'Hardware Asset Management (HAM), che si concentra sulla gestione di asset fisici come computer e server, il Software Asset Management (SAM), che gestisce le licenze software, e l'IT Service Management (ITSM), orientato ai servizi IT e alla garanzia che soddisfino le esigenze dell'organizzazione.
Qual è la prima fase del ciclo di vita degli asset IT?
La prima fase del ciclo di vita degli asset IT è la fase di richiesta dell'hardware, in cui un dipendente richiede l'hardware attraverso il service desk. Si tratta di raccogliere informazioni sulle esigenze dell'hardware, come il tipo di apparecchiatura, la quantità e la tempistica di consegna.
