Etichettatura delle risorse IT: Come etichettare le risorse software e hardware

L'etichettatura degli asset IT è la pratica di etichettare gli asset IT con identificatori unici per tracciarli e gestirli durante il loro ciclo di vita. Nell'IT Asset Management (ITAM), l'etichettatura degli asset IT è essenziale per migliorare la visibilità, la sicurezza e la conformità. Senza di essa, tenere traccia di hardware, software e altre risorse IT può diventare rapidamente caotico.

In questo articolo analizzeremo come etichettare le risorse IT in modo efficace e perché è una svolta per la gestione IT. Entriamo nel vivo.

Che cos'è l'etichettatura degli asset IT?

L'etichettatura degli asset IT è il processo di etichettatura degli asset IT con identificatori unici che memorizzano dettagli essenziali come il tipo, il proprietario, lo stato, l'ubicazione e la cronologia di utilizzo. Queste etichette possono essere fisiche o digitali, per facilitare la tracciabilità e la gestione delle risorse durante il loro ciclo di vita.

Che cos'è un tag IT?

Può sembrare ovvio, ma è importante stabilire una definizione chiara per evitare confusione. Un tag IT è un'etichetta,fisica o digitale, che identifica in modo univoco un asset IT e fornisce informazioni essenziali su di esso. Sono specifiche per gli asset tecnologici, come laptop, server o licenze software, e sono un sottoinsieme delle etichette degli asset.

Tipi di etichette per asset IT

Le etichette degli asset IT sono di due tipi: fisiche e digitali. Le etichette fisiche, come i numeri di serie, i codici a barre o i codici QR, si attaccano direttamente agli asset per facilitarne l'identificazione. Un esempio di tag fisico è la scansione da parte di un tecnico di un codice QR su un computer portatile per accedere immediatamente alla garanzia, alla cronologia della manutenzione e all'assegnazione dell'utente.

I tag digitali esistono all'interno dei sistemi ITAM, che categorizzano gli asset in base alle condizioni per migliorare la tracciabilità e la manutenzione. Un esempio di tag digitale per gli asset è rappresentato da un sistema ITAM che etichetta automaticamente i dispositivi di una filiale e avvisa l'IT quando gli aggiornamenti sono in scadenza, garantendo la conformità e la sicurezza.

Come eseguire l'etichettatura degli asset IT

L'etichettatura degli asset IT è un processo. Ciò significa che per eseguirlo correttamente è necessario seguire una serie di passaggi. Sebbene ogni fase segua un quadro strutturato, non è rigida: potete adattare il processo ai vostri obiettivi e alle vostre risorse.

Ecco come eseguire l'etichettatura delle risorse IT:

1. Definire gli standard di etichettatura - Stabilire le informazioni che ogni etichetta deve includere, come il tipo di asset, il numero di serie, i dettagli sulla proprietà e i codici di tracciamento.
   
   
2. Selezionare il tipo di etichetta giusta - Scegliere tra etichette fisiche o digitali in base al tipo di asset e alle esigenze ITAM.
   
   
3. Applicare i tag - Applicare etichette fisiche all'hardware o assegnare tag digitali all'interno del sistema ITAM.
   
   
4. Integrazione con il software ITAM - Assicuratevi che le etichette siano collegate al vostro strumento ITAM per una regolare tracciabilità e gestione degli asset.
   
   
5. Aggiornare e controllare regolarmente i tag - Effettuare controlli di routine per verificare l'accuratezza dei tag, aggiornare le informazioni sugli asset e ritirare i tag per gli asset dismessi.

Come si effettua l'etichettatura fisica degli asset IT?

L'etichettatura fisica dei beni hardware è una parte centrale della gestione dell'inventario hardware. Comporta l'apposizione di etichette di identificazione sui singoli asset hardware. Ecco una guida su come farlo con InvGate Asset Management.

Per cominciare, vediamo i diversi tipi di etichette che possono essere utilizzate per l'etichettatura dei beni hardware:

• Codici QR - Codici a barre bidimensionali che possono memorizzare grandi quantità di informazioni. Possono essere facilmente scansionati con smartphone o dispositivi di scansione specializzati, consentendo un rapido accesso ai dettagli degli asset.
  
  
• Codici a barre - Linee verticali di larghezza variabile che rappresentano dati, in genere codificati con numeri. Per leggere e decodificare le informazioni sono necessari scanner per codici a barre.
  
  
• Tag RFID - I tag RFID (Radio Frequency Identification) utilizzano le onde radio per trasmettere i dati in modalità wireless. Sono comunemente utilizzati per la tracciabilità degli asset in ambienti di grandi dimensioni, in quanto i lettori RFID possono acquisire informazioni da più tag contemporaneamente.

Quando si etichettano i beni hardware, è necessario includere il nome o il nome dell'inventario, che dovrebbe contenere il tipo di bene e un numero distintivo, il codice dell'etichetta e qualsiasi altro dettaglio pertinente che aiuti a identificare e tracciare il bene.

Sebbene i tag fisici siano solitamente creati con strumenti di terze parti, InvGate Asset Management consente di generare codici QR direttamente dalla propria istanza. In questo modo, è possibile accedere ai profili degli asset non appena vengono scansionati, dando la possibilità di eseguire diverse azioni come la modifica dello stato, l'aggiornamento dei dati o la creazione di un ticket correlato attraverso l'integrazione con InvGate Service Management.

Come si effettua l'etichettatura digitale degli asset IT?

L'etichettaturadigitale degli asset IT viene utilizzata per gestire gli asset IT allegando loro tag digitali (o metadati) all'interno del software di IT Asset Management.

I più comuni che si possono utilizzare su InvGate Asset Management sono:

1. Categorie - Gli asset possono essere etichettati in base alle classificazioni stabilite dall'organizzazione. Di solito si tratta di categorie statiche come software di produttività, strumenti di progettazione, applicazioni di comunicazione, ubicazione o età dell'hardware. La categorizzazione delle risorse software aiuta a organizzarle e a raggrupparle per una migliore visibilità e gestione.
   
   
2. Informazioni sulla licenza - I tag possono essere utilizzati per indicare lo stato della licenza, ad esempio se si tratta di licenze, versioni di prova o scadute. È anche possibile automatizzare le notifiche per ricevere un avviso quando una licenza sta per scadere. Questo è particolarmente utile per la gestione delle licenze.
   
   
3. Utilizzo o reparto - L'etichettatura delle risorse software in base all'utilizzo o al reparto può essere utile per tracciare l'allocazione del software all'interno di un'organizzazione. Ciò consente una migliore allocazione delle risorse e un'ottimizzazione dei costi.
   
   
4. Versione o release - I tag possono essere utilizzati anche per indicare la versione o la release specifica degli asset software. Ciò è particolarmente utile per la gestione del software, compresa la gestione degli aggiornamenti e delle patch.

Anche se i tag digitali sono principalmente legati agli asset software, ciò non significa che non si possano usare anche sull'hardware. Infatti, InvGate Asset Management consente entrambe le opzioni. Inoltre, InvGate Asset Management offre la possibilità di trasformare qualsiasi tag in uno smart tag in modo che, una volta definite le sue condizioni, venga automaticamente assegnato ai CI che le soddisfano, fornendo una visibilità degli asset in tempo reale.

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4 vantaggi dell'asset tagging

L'implementazione dell'asset tagging come parte della vostra strategia ITAM può offrirvi diversi vantaggi:

1. Migliore organizzazione - Una tracciabilità rapida ed efficiente degli asset riduce al minimo il rischio di smarrimento o di perdita degli stessi, garantendo un migliore controllo dell'intera infrastruttura IT.
   
   
2. Informazioni più accurate - L'automatizzazione dell'identificazione e del tracciamento degli asset digitali semplifica attività come la gestione dell'inventario, gli audit IT e la manutenzione.
   
   
3. Gestione completa del ciclo di vita degli asset IT - L 'etichettatura degli asset con informazioni pertinenti consente alle organizzazioni di tenere traccia dei dati degli asset attraverso l'acquisizione, la distribuzione, l'utilizzo, la manutenzione e il ritiro. Ciò consente di prendere decisioni migliori in merito alla sostituzione, all'aggiornamento e alla manutenzione degli asset e di applicare protocolli nelle diverse fasi del loro ciclo di vita.
   
   
4. Visibilità e reportistica migliorate - Grazie alla visibilità migliorata, è possibile generare report accurati sull'utilizzo degli asset, sulla storia della manutenzione e sulla conformità.

Ricordate che l'etichettatura delle risorse può essere effettuata fisicamente o in ambienti digitali. Nelle sezioni seguenti, approfondiremo le considerazioni specifiche e le best practice per l'etichettatura con ciascun metodo.

InvGate Asset Management come sistema di etichettatura degli asset IT

InvGate Asset Management semplifica l'etichettatura degli asset IT fornendo strumenti integrati per l'etichettatura sia fisica che digitale. Per gli asset fisici, consente di generare direttamente codici QR, garantendo un'identificazione e una gestione dell'hardware senza soluzione di continuità. La scansione di questi codici garantisce l'accesso immediato ai profili degli asset, consentendo aggiornamenti, modifiche di stato e persino la creazione di ticket attraverso InvGate Service Management.

Per l'etichettatura digitale, InvGate Asset Management offre smart tag personalizzati che classificano automaticamente gli asset in base a condizioni predefinite. Una volta impostati, si aggiornano automaticamente al variare delle condizioni, fornendo una visibilità accurata senza interventi manuali.

Con gli smart tag, i team IT possono:

• Segmentare le risorse in base a categorie come "antivirus mancante" o "software obsoleto" per identificare rapidamente i rischi.
• Semplificare le query individuando immediatamente le risorse ad alto rischio e dando priorità alla mitigazione.
• Personalizzare i parametri per garantire che l'etichettatura rifletta le condizioni più recenti degli asset.

Impostazione degli smart tag con InvGate Asset Managament

Impostare gli smart tag è semplice: andate su Impostazioni >> Generale >> Tag, create un nuovo tag con un nome, una descrizione e un colore e attivate l'opzione smart tag. Definite le condizioni che faranno scattare automaticamente il tag e InvGate Asset Management si occuperà del resto.

Una volta configurato, è possibile filtrare gli asset in base ai tag per concentrarsi sulle aree critiche, migliorando sia la sicurezza che l'efficienza.

Per riassumere

L 'etichettatura accurata degli asset IT è un modo per semplificare e organizzare la tracciabilità degli asset, assicurandosi che tutto sia correttamente identificato e facile da rintracciare e da consultare. Funziona come punto di partenza dei processi ITAM per gestire le risorse attraverso il loro intero ciclo di vita.

È possibile farlo utilizzando etichette fisiche e digitali, a seconda delle risorse e delle informazioni da tenere sotto controllo.

Per iniziare a implementare l'etichettatura degli asset IT, richiedete la prova gratuita di 30 giorni di InvGate Asset Management! E non preoccupatevi di perdere i dati, perché potrete trasformarli in seguito nella vostra istanza di lavoro!

Domande frequenti

Qual è un esempio di asset tagging?

Un esempio di etichettatura degli asset è l'apposizione di un'etichetta con codice a barre su un computer o l'applicazione di un tag RFID su un server per facilitarne l'identificazione e la tracciabilità.

Quali asset devono essere etichettati?

In generale, è necessario etichettare sia gli asset software che quelli hardware. Ciò include computer, server, dispositivi mobili, applicazioni software e altri componenti dell'infrastruttura IT.

Cosa deve contenere un registro degli asset IT?

Un registro degli asset IT deve contenere le informazioni essenziali su ogni asset, come il nome dell'asset, l'identificativo univoco, la descrizione, il proprietario, l'ubicazione, la data di acquisto, i dettagli della garanzia e qualsiasi altra informazione rilevante sulla licenza o sulla manutenzione.

Come si etichetta un computer?

Per etichettare un computer, è possibile applicare al dispositivo un'etichetta fisica o un adesivo contenente un codice a barre o un codice QR. L'etichetta deve contenere informazioni essenziali come il nome del bene, il numero di serie e qualsiasi altro dettaglio rilevante.

Qual è il processo di etichettatura?

Il processo di etichettatura prevede l'assegnazione di etichette di identificazione univoche, come codici a barre, codici QR o tag RFID, agli asset. Questi tag vengono associati alle informazioni rilevanti degli asset in un sistema di gestione degli asset, consentendo una facile identificazione, tracciabilità e gestione degli asset.