Come utilizzare i codici QR per la gestione e la tracciabilità delle risorse

La gestione di un inventario IT può essere impegnativa, soprattutto con un gran numero di beni. Ad un certo punto potreste esservi trovati ad aprire più computer portatili identici solo perché non avevate a portata di mano il numero di serie di quello che vi serviva. Questo problema comune può essere risolto in modo efficiente con i codici QR per la gestione degli asset.

Se l'immagine che abbiamo appena dipinto vi sembra verosimile, i codici QR potrebbero diventare i vostri nuovi migliori amici. La grande novità? Potete crearli e stamparli direttamente da InvGate Asset Management! Ma non si tratta solo di un generatore di codici QR per l'Asset Management: èuna piattaforma completa, ricca di funzioni avanzate che vanno ben oltre le funzionalità di base dei codici QR.

Con InvGate Asset Management, potete assegnare ai vostri dispositivi i tag dei codici QR e scansionarli per accedere istantaneamente a tutte le informazioni di cui avete bisogno, senza bisogno di app esterne. Sembra promettente? Continuate a leggere per una guida passo passo su come utilizzare il generatore di codici QR e portare la vostra gestione degli asset a un livello superiore!

Cosa sono i codici QR per la gestione delle risorse?

Per iniziare, chiariamo cosa intendiamo per codici QR per la gestione degli asset. La gestione dell'inventario IT è complessa, soprattutto quando si ha a che fare con numerosi asset. Immaginate di dover identificare un portatile specifico, ma tutti i dispositivi sembrano identici. Invece di aprire ognuno di essi, i codici QR per la tracciabilità degli asset offrono una soluzione elegante, consentendo una rapida identificazione e l'accesso alle informazioni attraverso una semplice scansione.

In poche parole, un codice QR per la gestione degli asset è un codice leggibile dalla macchina assegnato a un asset che si collega direttamente al suo profilo, fornendo un accesso immediato a dettagli critici come le specifiche, lo stato, la posizione e la cronologia della manutenzione.

Con i codici QR, la gestione degli asset diventa molto più efficiente. Questi codici consentono di collegare i dati critici degli asset direttamente all'apparecchiatura fisica, facilitando la tracciabilità, la gestione e l'accesso alle informazioni rilevanti. Integrando i codici QR nel vostro software di gestione degli asset, potrete ridurre significativamente il tempo speso a cercare manualmente i dettagli degli asset.

Che cos'è esattamente un codice QR?

Un codice QR, o codice a risposta rapida, è un tipo di codice a barre a matrice progettato per memorizzare le informazioni in un formato leggibile dalla macchina. A differenza dei codici a barre tradizionali, i codici QR possono contenere più dati, tra cui URL, informazioni sui prodotti e dettagli sugli asset, rendendoli incredibilmente versatili in diversi settori. Una semplice scansione con uno smartphone o uno scanner dedicato può decodificare istantaneamente le informazioni incorporate nel codice QR.

Questi codici sono ampiamente utilizzati in diversi settori e sono particolarmente preziosi nella gestione degli asset. Una volta assegnato a un asset, il codice QR consente di accedere direttamente al profilo completo dell'asset, eliminando la necessità di ricerche manuali o di digitare lunghi numeri di serie. È possibile accedere a tutti i dettagli dell'asset scansionando il codice QR con un dispositivo mobile o uno scanner.

Due tipi di tracciamento degli asset con i codici QR: Statico e dinamico

Quando si parla di tracciamento degli asset con i codici QR, ci sono due tipi chiave da considerare: i codici QR statici e dinamici. Ogni tipo offre funzionalità distinte e serve a scopi diversi, a seconda dei requisiti di gestione degli asset della vostra organizzazione.

1. Codici QR statici

Un codice QR statico è fisso e immutabile una volta creato. Ciò significa che le informazioni incorporate in un codice QR statico sono permanenti e non possono essere modificate o aggiornate. Ad esempio, se si genera un codice QR statico con il numero di serie di un bene o l'URL del suo profilo, quei dati rimarranno sempre gli stessi. I codici QR statici sono ideali per i beni per i quali non è necessario modificare frequentemente le informazioni, come ad esempio i beni non tecnici come i mobili o gli utensili.

Anche se i codici QR statici non possono essere aggiornati, sono comunque molto utili per la tracciabilità degli asset. Scansionando il codice QR statico, è possibile accedere immediatamente alle informazioni fisse in esso codificate. Inoltre, la creazione di codici QR statici è generalmente gratuita, il che li rende una soluzione economicamente vantaggiosa per le organizzazioni che necessitano di un modo semplice per tracciare gli asset fissi in più sedi.

2. Codici QR dinamici

Un codice QR dinamico , invece, offre flessibilità e adattabilità. I dati alla base di un codice QR dinamico possono essere modificati o aggiornati anche dopo che il codice è stato generato. Ciò significa che l'URL o le informazioni collegate al codice QR possono essere modificate per riflettere i dettagli aggiornati degli asset, come nuove ubicazioni, cambiamenti di stato o registrazioni di manutenzione. I codici QR dinamici sono utili in ambienti in cui gli asset vengono spostati, aggiornati o hanno dettagli variabili, come nel caso di hardware IT, macchinari o veicoli.

Ad esempio, se un asset si sposta in un nuovo reparto o cambia il programma di manutenzione, un codice QR dinamico può essere aggiornato senza dover generare un nuovo codice. Questa flessibilità garantisce che la tracciabilità degli asset rimanga aggiornata e riduce la necessità di ristampare o riassegnare i codici.

Vantaggi dei codici QR per la gestione delle risorse

1. Accesso rapido alle informazioni sugli asset

I codici QR semplificano l'accesso ai dettagli degli asset, consentendo la scansione e il recupero istantaneo delle informazioni. Ciò accelera il flusso di lavoro, soprattutto nelle situazioni in cui gli asset vengono gestiti o risolti in remoto.

2. Maggiore precisione nella tracciabilità degli asset

L'inserimentomanuale dei dati aumenta il rischio di errori, che possono portare a registrazioni errate degli asset. I codici QR riducono l'errore umano fornendo un metodo accurato e automatizzato per accedere alle informazioni sugli asset.

4. Monitoraggio efficiente dell'inventario con i codici QR

I codici QR contribuiscono a snellire il processo di inventario facilitando la localizzazione, la categorizzazione e la gestione dei beni, riducendo il tempo dedicato alle attività amministrative. Il monitoraggio dell'inventario con i codici QR è un modo efficiente per garantire l'accuratezza, ridurre al minimo gli errori e mantenere i record aggiornati, consentendo ai team di concentrarsi su attività più prioritarie e migliorando l'efficienza operativa complessiva.

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5. Maggiore sicurezza delle risorse

Assegnando codici QR univoci alle risorse, si crea un ulteriore livello di sicurezza, consentendo di tracciare l'utilizzo e i movimenti di ogni risorsa durante il suo ciclo di vita.

Che cos'è la tracciabilità degli asset tramite codice QR?

La tracciabilità degli asset tramite codice QR è il processo di utilizzo di etichette per asset con codice QR per monitorare e gestire la posizione, lo stato e i dettagli degli asset in tempo reale. Scansionando un codice QR collegato a un asset, i manager e il personale IT possono visualizzare istantaneamente dati chiave come la posizione attuale, le condizioni e gli eventuali ticket di manutenzione o assistenza associati.

Questo metodo di utilizzo dei codici QR per la tracciabilità delle apparecchiature non solo aiuta a mantenere registri accurati, ma migliora anche l'efficienza complessiva del processo di gestione delle risorse. Con la tracciabilità degli asset tramite QR, è possibile ridurre il tempo di ricerca degli asset, garantire registri aggiornati e semplificare le attività di manutenzione avendo tutte le informazioni a portata di mano.

Perché utilizzare i codici QR per la tracciabilità degli asset e la gestione delle risorse

Come sapete, avere l'inventario IT in InvGate Asset Managementvi permette di vedere tutte le informazioni sui vostri asset fisici, virtuali e cloud in un unico posto. Utilizzare i codici QR significa fare un passo in più per collegare tutti i dati all'asset stesso. Ciò significa che non sarà necessario cercare manualmente un asset, un numero di serie o qualsiasi altro codice.

Quindi, supponiamo che siate un agente di InvGate Asset Management o InvGate Service Management . Ecco alcuni dei modi in cui potete trarre vantaggio dall'uso dei codici QR per l'Asset Management:

• Se ricevete una richiesta di computer per un nuovo membro attraverso InvGate Service Management, invece di aprire scatole per scoprire il portatile più adatto alle esigenze del dipendente, vi basterà scansionare il codice QR per accedere rapidamente a tutte le informazioni sugli asset memorizzate in InvGate Asset Management.
  
  
• Se vi viene chiesto di recarvi in un altro ufficio o di fornire assistenza a distanza, potrete utilizzare il vostro dispositivo mobile (smartphone o tablet) per leggere il codice QR di qualsiasi asset che necessita della vostra supervisione e ottenere i dettagli necessari per risolvere il problema in modo semplice e veloce, migliorando così il vostro flusso di lavoro e la vostra efficienza.
  
  
• I codici QR sono ottimi anche per distinguere tutti gli asset che si assomigliano, come i caricabatterie o le cuffie. La scansione del codice QR consente di visualizzare i dati relativi a ciascun asset e di intervenire in modo adeguato.
  
  
• Infine, i codici QR sono ideali anche per i beni fisici non rintracciabili, come sedie, tastiere o persino apparecchiature mediche. Diventeranno quindi un alleato per effettuare il check-in e il check-out di questo tipo di beni.

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Software di tracciamento dei codici QR: Quando usarlo e perché InvGate Asset Management è il migliore

Parliamo dei software di tracciamento dei codici QR, queipiccoli e pratici strumenti progettati per generare e scansionare codici QR per il tracciamento degli asset. Sono in grado di svolgere il lavoro quando si cerca qualcosa di semplice e diretto. Soluzioni come QR Inventory, EZOfficeInventory e Sortly offrono un modo semplice per tracciare gli articoli e tenere sotto controllo l'inventario.

• QR Inventory: Ottimo per aggiornamenti in tempo reale e piccoli inventari, soprattutto se si gestiscono strumenti o beni in movimento.
• EZOfficeInventory: Perfetto per il monitoraggio del ciclo di vita e i programmi di manutenzione di base legati ai codici QR.
• Sortly: Semplicissimo e intuitivo, progettato per le piccole imprese che hanno bisogno di un monitoraggio dei codici QR rapido e senza complicazioni.

Sembra fantastico, vero? Beh, sì e no. Sebbene questi strumenti siano in grado di gestire le attività di base, spesso si fermano lì. Se si ha a che fare con un inventario di grandi dimensioni o con beni informatici che richiedono più di un codice QR e una rapida scansione, ci si scontra rapidamente con i loro limiti.

InvGate Asset Management è la soluzione all-in-one che porta il monitoraggio dei codici QR a un livello superiore. Non solo è possibile generare e scansionare i codici QR come un professionista, ma anche disporre di funzionalità come profili dettagliati degli asset, tracciamento del ciclo di vita, aggiornamenti dell'inventario in tempo reale e perfetta integrazione con gli strumenti di IT Service Management.

La parte migliore? È tutto in un unico posto, senza dover passare da una piattaforma all'altra o avere a che fare con dati sparsi. Se il software di tracciamento dei codici QR è un buon inizio, InvGate Asset Management è l'aggiornamento che la vostra strategia di Asset Management merita. È arrivato il momento di vedere come creare e scansionare i codici QR con InvGate Asset Management!

Come generare e scansionare i codici QR per la gestione degli asset con InvGate Asset Management

InvGate Asset Management funziona come un generatore di codici QR per l'Asset Management. Per generare e assegnare un codice QR ai vostri asset, è sufficiente eseguire un paio di passaggi, indipendentemente dal numero di articoli da tracciare.

Innanzitutto, accedere al menu "Asset" di InvGate Asset Management e selezionare i dispositivi a cui si desidera assegnare un codice QR. Quindi, fare clic sul pulsante "Esporta" e selezionare "Genera codici QR selezionati", come mostrato nell'immagine qui sopra.

Una volta selezionata questa opzione, potrete scegliere il metodo e il layout che preferite. Se si dispone di un software specializzato e di stampanti termiche per generare le etichette, è preferibile scegliere "Esporta CSV".

Se invece volete scaricarle e stamparle con qualsiasi tipo di stampante, optate per "Genera codici QR selezionati". Entrambe le opzioni creeranno i codici QR per ciascuna delle risorse selezionate.

Per quanto riguarda le impostazioni di layout, potrete scegliere tra "Regolazione automatica" - che metterà gli elementi allineati sfruttando lo spazio disponibile - o "Uno per riga" - l'opzione migliore per le stampanti termiche.

In entrambi i casi, il codice sarà unico per ogni risorsa e avrà lo stesso formato che comprende il codice stesso e il numero identificativo della risorsa.

Come leggere i codici QR con InvGate Asset Management?

Avete creato i codici QR, li avete stampati e li avete attaccati ai vostri beni. Ora è il momento di usarli. Insight consente di leggere i codici QR in modi diversi, a seconda che si utilizzi il sito web o il sito mobile.

• Lettura dei codici QR dal sito web - Per farlo è necessario uno scanner. Basta posizionarsi sulla barra di ricerca e scansionare il codice. La piattaforma interpreterà l'URL dinamico come il profilo della risorsa a cui appartiene.
  
  
• Lettura dei codici QR dal sito mobile - In questo caso, è possibile accedere alle informazioni sulla risorsa in due modi diversi:
  
  
  • Attraverso la barra di ricerca di InvGate Asset Management (una volta selezionato, utilizzate la fotocamera per scansionare il QR in modo che la piattaforma possa portarvi al profilo).
    
    
  • Attraverso la fotocamera del cellulare. Come per qualsiasi altro QR, una volta scansionato, si aprirà il browser e si accederà all'URL del profilo dell'asset (ricordate che dovete essere connessi al vostro account InvGate Asset Management per poterlo vedere). Da qui sarà possibile vedere il profilo dell'asset, modificarlo a piacimento, vedere se ci sono richieste aperte associate ad esso in InvGate Service Management o crearne una nuova.

Aspetti fondamentali

I codici QR sono un modo eccellente per allegare le informazioni sugli asset agli asset stessi, fornendo un facile accesso ai dati e facilitando il lavoro del team di assistenza. Inoltre, grazie alla possibilità di crearli direttamente da InvGate Asset Management, non sarà necessario utilizzare software di terze parti o hardware specializzato per la stampa.

Vi basteranno un paio di minuti per creare i codici QR e assegnarli a tutti gli asset che desiderate. Una volta posizionati, potrete leggerli con uno scanner (se utilizzate l'applicazione del browser) o con il vostro telefono (se siete in viaggio). La scansione consente di visualizzare i profili completi degli asset, facilitando il lavoro dei team di assistenza e ottimizzando i tempi di risoluzione degli incidenti.

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Domande frequenti (FAQ)

1. Che cos'è un codice QR nella Gestione delle risorse?

Un codice QR in Asset Management è un codice leggibile dalla macchina assegnato agli asset fisici. La scansione del codice QR consente di accedere immediatamente a informazioni dettagliate sull'asset, come il numero di serie, le specifiche e i registri di manutenzione, rendendo più efficiente la tracciabilità e la gestione degli asset.

2. Come funziona la tracciabilità degli asset tramite codice QR?

La tracciabilità degli asset tramite codice QR funziona grazie all'applicazione di un codice QR univoco a ciascun asset. Quando viene scansionato con uno smartphone o uno scanner, il codice QR si collega al profilo dell'asset, fornendo un accesso in tempo reale alle sue informazioni, alla sua posizione e alla sua cronologia di utilizzo, consentendo una gestione e un monitoraggio migliori.

3. Quali sono i vantaggi dell'utilizzo dei codici QR per la gestione degli asset?

I codici QR offrono diversi vantaggi per la gestione degli asset, tra cui un accesso rapido alle informazioni sugli asset, una maggiore precisione nella tracciabilità, una gestione efficiente dell'inventario e una maggiore sicurezza grazie alla possibilità di tracciare ogni asset durante il suo ciclo di vita.

4. Posso generare e scansionare codici QR direttamente con InvGate Asset Management?

Sì, InvGate Asset Management consente di generare e assegnare facilmente i codici QR agli asset. È inoltre possibile scansionare i codici QR utilizzando un dispositivo mobile o uno scanner per accedere al profilo dell'asset direttamente all'interno della piattaforma.

5. I codici QR possono essere utilizzati per beni non tecnici come mobili o attrezzature mediche?

Assolutamente sì! I codici QR sono versatili e possono essere utilizzati per tracciare beni non tecnici come sedie, scrivanie, tastiere e persino attrezzature mediche. Questo rende più efficienti i processi di check-in e check-out per tutti i tipi di beni, siano essi fisici o non tracciabili.