La guida definitiva alla gestione delle risorse hardware (HAM)

La gestione degli asset hardware (HAM) è una componente essenziale dell'IT Asset Management. Se ben fatto, può ridurre i costi e garantire che le apparecchiature corrette siano disponibili al momento giusto per gli stakeholder giusti e che gli asset hardware IT siano sempre tracciati.

In questo articolo presenteremo l'HAM, descriveremo alcuni dei suoi principali vantaggi e analizzeremo le fasi del ciclo di vita dell'HAM. Inoltre, esploreremo alcuni dei modi migliori per iniziare.

Pronti a entusiasmarvi per l'HAM? Iniziamo!

Che cos'è l'Hardware Asset Management?

HAM è la pratica che si occupa degli asset hardware del vostro IT Assets Inventory. In parole povere, la pratica tiene sotto controllo i componenti fisici che compongono il vostro ambiente live, tra cui desktop, laptop, server e apparecchiature di rete durante il loro intero ciclo di vita, dall'approvvigionamento al ritiro e al riciclaggio.

L'HAM fa parte della pratica ITAM complessiva e deve essere accuratamente integrato con il service desk e le funzioni finanziarie per garantire che supporti pienamente il vostro reparto IT.

Quando si combinano software ITSM e ITAM, l'HAM può ridurre il costo delle apparecchiature e, allo stesso tempo, aiutare a risolvere gli incidenti e le richieste di servizio. Se lo fate correttamente, avrete sempre un set definitivo di hardware in magazzino da distribuire in modo intelligente all'interno dell'organizzazione e in base alle richieste che arrivano attraverso il service desk. Ciò consente di risparmiare tempo e di evitare disagi agli utenti finali. 

HAM vs. SAM

Quindi, quali sono le differenze tra HAM e SAM? Come abbiamo detto, l'HAM si concentra sulla garanzia di pratiche e processi corretti per gestire, controllare e proteggere il patrimonio hardware IT. Il Software Asset Management o SAM, invece, si occupa delle risorse software IT. Ma prendiamoci un minuto per esaminare entrambe le pratiche in dettaglio.

Benefici della gestione delle risorse hardware dell'IT

Implementare una strategia di HAM ha molteplici vantaggi, come si può immaginare. In generale, può aiutare le organizzazioni a ottimizzare le proprie risorse hardware, garantendo un migliore equilibrio tra domanda e offerta.

Nell'IT, l'hardware è molto più che scatole e pezzi di filo e di latta, ma dobbiamo articolare questo concetto con il resto del business. 

• Risparmio sui costi - Aiuta le organizzazioni a evitare acquisti di hardware non necessari e riduce i costi di manutenzione e supporto degli asset.
  
  
• Migliore gestione del ciclo di vita degli asset - Aiuta a gestire l'intero ciclo di vita degli asset hardware, dall'approvvigionamento allo smaltimento, in modo strutturato ed efficiente, affinché nulla vada perso, ignorato o dimenticato. Tutti abbiamo sentito storie di orrore sui server zombie, server che occupano tempo e risorse preziose perché nessuno sa a cosa servano. Una solida gestione del ciclo di vita significa che tutto ciò che non viene utilizzato attivamente viene segnalato e trattato in modo appropriato.
  
  
• Miglioramento dell'agilità aziendale - E assicura che le risorse hardware siano utilizzate in modo efficiente ed efficace, il che può aumentare la produttività e ridurre i tempi di inattività.
  
  
• Migliore sicurezza e prevenzione delle perdite - Fornisce alle organizzazioni il controllo sui propri asset hardware, riducendo il rischio di smarrimento o perdita degli stessi.
  
  
• Miglioramento della conformità - Può aiutare a garantire che le risorse hardware siano utilizzate in conformità con i requisiti legali e normativi.
  
  
• Miglioramento del processo decisionale - Fornisce alle organizzazioni informazioni accurate sui propri asset hardware, aiutandole a prendere decisioni informate su investimenti futuri e attività di procurement.

Le 9 fasi del ciclo di vita dell'Hardware Asset Management

Le principali fasi del ciclo di vita di un asset hardware sono:

1. Richiesta hardware: l'hardware viene richiesto da un dipendente. In genere, ciò avviene presentando una richiesta attraverso il service desk.
2. Acquisizione: questa fase prevede l'acquisizione di beni hardware tramite acquisto, leasing o fondi tecnologici.
3. Impianti in: l'hardware è stato consegnato al reparto IT, controllato ed etichettato/asset taggato.
4. Assicurazione della qualità: questa fase assicura che l'hardware sia adatto allo scopo e soddisfi i requisiti di utilità e garanzia dell'organizzazione.
5. Deployment: una volta che l'hardware è stato testato, i beni hardware vengono distribuiti e installati nella sede o nel reparto appropriato all'interno dell'organizzazione.
6. supportoBAU: l'hardware è supportato tramite la pratica standard Incident Management.
7. Manutenzione: manutenzione delle risorse hardware per garantire prestazioni ottimali e longevità. Questo include sia la manutenzione proattiva che quella reattiva.
8. Rinnovamento: l'hardware si sta avvicinando alla fine del suo ciclo di vita e deve essere ritirato dal servizio in modo controllato.
9. Smaltimento: i beni hardware vengono riciclati o smaltiti al termine della loro vita utile.

Buone pratiche per la gestione degli asset hardware diITIL

L'Hardware Asset Management necessita di un approccio strutturato per tracciare, monitorare e gestire efficacemente tutte le risorse hardware IT all'interno di un'organizzazione. Quando si implementa l'HAM, ecco alcune cose da considerare.

1. Mantenere la semplicità (e la praticità)

Ho preso in prestito un principio guida da ITIL. Ricordate di mantenere le cose semplici quando avviate la vostra pratica HAM.

Tante implementazioni falliscono perché sono eccessivamente complicate e diventano troppo macchinose per funzionare in modo efficace. Quando create la vostra pratica HAM, ricordate che il vostro processo deve essere facile da usare, perché se i vostri clienti pensano che usarlo sia troppo complicato, ad esempio per richiedere un'apparecchiatura, questo si tradurrà in un sacco di burocrazia e lo aggireranno, causandovi problemi in futuro.

2. Conoscere gli attori di supporto

Oppure, per prendere in prestito un altro principio ITIL, lavorate in modo collaborativo e olistico. Esaminate ciò che è in atto al momento e guardate cosa può essere utilizzato per l'HAM. Non stiamo cercando di reinventare la ruota, quindi lavorate in modo intelligente, non duro.

Tutte le richieste di hardware passano attraverso il service desk? Esiste un processo di evasione delle richieste a cui ci si può collegare? Il processo di approvvigionamento è centralizzato? Il nuovo hardware può essere distribuito come parte della gestione dei rilasci?

3. Identificare e documentare tutte le risorse hardware

Lo so, lo so. Questa parte richiederà molto tempo e duro lavoro. Ma sono i punti fermi se si vuolefare HAM in modo corretto. Il primo passo consiste nell'identificare e documentare tutte le risorse hardware dell'organizzazione. Si tratta di computer, server, stampanti e altre periferiche. È essenziale mantenere registrazioni accurate di tutte le risorse hardware, compresa la loro ubicazione, il numero di serie, la data di acquisto, le informazioni sulla garanzia e la storia della manutenzione.

Potete rendere questa operazione meno dolorosa utilizzando InvGate Asset Management Agent: segnalerà automaticamente ogni asset connesso alla rete della vostra organizzazione, aiutandovi ad avere un inventario completo e unificato in sole 24 ore. Inoltre, le informazioni già disponibili, se si dispone di processi SAM o di Configuration Management, possono essere d'aiuto. Indipendentemente dal modo in cui deciderete di farlo, ricordate che questa fase è fondamentale per tutta la vostra attività, quindi è imperativo farla bene.

4. Usare un software di tracciamento degli asset

Utilizzate un software di tracciamento degli asset per gestire tutte le risorse hardware. Il software deve fornire aggiornamenti in tempo reale sulla posizione, lo stato e la storia della manutenzione di ogni asset.

In questo senso, InvGate Asset Management non solo vi fornirà funzionalità di asset tracking, ma anche di Software Asset Management - e abbiamo già detto che è nativamente integrato con InvGate Service Management per rendere le attività dell'intero team di supporto IT molto più fluide?

5. Effettuare controlli regolari

Eseguite controlli regolari degli asset hardware per garantire registrazioni accurate e identificare eventuali asset mancanti o non contabilizzati. In questo modo si potrà garantire che i dati contenuti nei database degli asset corrispondano a quelli presenti nell'ambiente IT.

Se disponete di InvGate Asset Management, potete anche automatizzare i report ITAM per ricevere aggiornamenti periodici sullo stato di salute dei vostri asset hardware, sullo stato, sull'utilizzo delle licenze e altro ancora.

I KPI della gestione degli asset hardware

Come tutto ciò che riguarda il mondo IT, è fondamentale non solo avere dei processi in atto, ma anche monitorarli costantemente. Ecco quindi alcuni indicatori di prestazione chiave dell'ITAM o KPI per aiutarvi a gestire la vostra nuova pratica di HAM:

• Utilizzo dell'hardware: misura la percentuale di tempo in cui le risorse hardware sono in uso. Questa metrica aiuta a identificare le risorse hardware sottoutilizzate che possono essere riassegnate o ritirate.
  
  
• Costo totale di proprietà (TCO): misura il costo totale di possesso e manutenzione degli asset hardware. Include metriche come il prezzo di acquisto, il supporto e la manutenzione e i costi di smaltimento.
  
  
• Ciclo di vita dell'asset: tiene traccia della durata di vita degli asset hardware dalla fase di richiesta allo smaltimento. Aiuta a tenere traccia degli asset che richiedono un aggiornamento, una sostituzione o un pensionamento.
  
  
• Mean time between failure (MTBF): Gestione dei problemi.
  
  
• Manutenzione degli asset: misura la percentuale di asset hardware che vengono sottoposti a manutenzione e assistenza in base alla loro programmazione o ai contratti di supporto. Aiuta a identificare potenziali problemi di manutenzione e a migliorare la longevità degli asset hardware.
  
  
• Accuratezza degli asset: misura l'accuratezza del database degli asset hardware. Aiuta a identificare i beni mancanti, smarriti o rubati.
  
  
• Conformità della sicurezza: Misura la conformità degli asset hardware alle politiche e alle normative di sicurezza. Aiuta a individuare potenziali violazioni della sicurezza e a migliorare la sicurezza degli asset hardware.
  
  
• Coesione dei processi: misura il modo in cui i singoli processi allineati con l'HAM si supportano reciprocamente in modo efficace. I processi comprendono la gestione degli incidenti, delle richieste e delle finanze, l'abilitazione alle modifiche, la gestione dei rilasci e la gestione della sicurezza delle informazioni.

Pensieri finali

Hardware Asset Management fa parte della pratica generale ITAM e può aiutarvi a gestire, controllare, tracciare e proteggere le risorse hardware del vostro patrimonio IT. Per gestire efficacemente le risorse IT, è necessario che SAM e HAM lavorino insieme. Ricordate quando implementate HAM:

• Deve essere in grado di gestire gli asset durante il loro intero ciclo di vita.
• E' essenziale disporre di un piano strutturato in modo che nulla venga tralasciato o dimenticato.
• I giusti KPI e metriche di performance aiuteranno a mantenere la vostra pratica HAM in carreggiata.

Infine, il software HAM è la vostra migliore possibilità di successo nell'implementazione di un piano. Volete sapere tutto ciò che InvGate Asset Management può fare per voi per gestire efficacemente le vostre risorse IT? Date un'occhiata alla dimostrazione dal vivo o richiedete una prova gratuita di 30 giorni!

Domande frequenti

Perché l'Hardware Asset Management è importante? 

HAM è essenziale per gestire in modo efficace ed efficiente i vostri asset hardware IT.

Quale è l'obiettivo dell'Hardware Asset Management?

L'obiettivo di HAM è quello di tenere traccia degli asset riducendo al contempo i costi e i rischi. 

Qual è il valore della Gestione delle risorse hardware?

HAM può aiutarvi a risparmiare tempo, denaro e rischi di conformità.

Quali sono i diversi tipi di asset hardware?

PC, computer portatili, server e apparecchiature di rete, solo per citarne alcuni!