El Consejo Asesor de Cambio (o CAB, por sus siglas en inglés, Change Advisory Board) existe para asegurar que todos los cambios que afectan al negocio sean evaluados, revisados y aprobados, de tal manera que la actividad de cambio ofrezca valor sin debilitar el resto de la empresa. Para saber cómo operarlo, sigue estos diez consejos.
Consejo #1: Conoce tu relación con el riesgo
El riesgo es muy específico para el ambiente en el que operas y significa diferentes cosas para diferentes partes interesadas. Las industrias altamente reguladas, como finanzas o farmacéutica, tendrán una menor tolerancia al riesgo que un fabricante de software. Por lo tanto, deberás configurar tu CAB de manera acorde.
Consejo #2: Agiliza tu reunion de CAB
No todos los cambios necesitan ir al CAB. Utiliza modelos y delega autoridad para asegurar que solo los cambios de alto riesgo y alto impacto lleguen al CAB. La realidad es que no está ahí para revisar cada cambio hasta el más mínimo detalle, sino que está como una red de seguridad para cuidar de las cosas grandes.
Desafortunadamente, si lo sobrecargas con tareas del día a día, se transformará en un cuello de botella y los integrantes van a estar tan sobrecargados que pueden olvidar algo importante.
Consejo #3: Incluye términos de referencia en tu solicitud de reunión del CAB
Asegúrate de que tu agenda cubra tu programa de cambio planeado, una revisión de cualquier cambio implementado y una retrospectiva de cualquier cambio de emergencia implementado desde la última reunión. Asegúrate de que tu personal sepa qué se espera de ellos, para que sepan con anticipación que se está cubriendo bien y puedan hacer el trabajo previo necesario.
Consejo #4: Centra todo en el cronograma
Haz que el cronograma de cambios dicte el camino, configurándolo para que comunique la actividad de cambio planificada. Para agregar valor, tu cambio planeado debe incluir la siguiente información:
- Referencia al cambio
- Título
- Servicio afectado
- Equipo de implementación
- Ventana de implementación
Estructurar tu cambio planificado para indicar claramente el alcance, el servicio y la ventana de implementación hará más visible la actividad de cambio, aumentando la transparencia en tu organización y llevando a una toma de decisiones más informada.
Consejo #5: Involúcrate
Tu CAB es tan fuerte como tu miembro menos comprometido, así que asegúrate de que esté formado por las personas indicadas y de que cada equipo de soporte tenga por lo menos un representante del CAB con delegados preacordados, para que cubran vacaciones o viajes.
Consejo #6: Mira los cambios implementados
Revisa tus cambios implementados para ver qué funcionó y qué necesita ser mejorado para la próxima vez. Si es de ayuda, hazlo en excepciones para que no todo sea revisado en detalle, solo cambios fallidos o sugerencias para una mejora continua.
Consejo #7: No olvides lo cambios de emergencia
Ten una sección para cada CAB dedicada a los cambios de emergencia y haz las preguntas incómodas:
- ¿Fue el cambio realmente una emergencia?
- ¿Hubo un incidente relacionado o algún problema registrado?
- ¿Se agregó una justificación clara al registro de cambios después de explicar la necesidad de seguir el flujo de trabajo de emergencia en un lenguaje que todos entiendan?
Consejo #8: Mejora tu gobierno trabajando con el consejo de actualizaciones
Haz que un miembro del CAB asista al consejo de actualizaciones si tu compañía tiene uno que le informe sobre cualquier lanzamiento planificado y cuando será necesario programarlo. No hay nada peor que tener una solicitud (o una directiva de la empresa) para que un lanzamiento importante ocurra lo más pronto posible.
Consejo #9: Dile a las personas cómo te gustaria que representen los cambios
Frecuentemente, se pierde tiempo en las reuniones de CAB por personas que no están seguras de cómo representar un cambio. Pueden ponerse nerviosas, olvidarse detalles importantes o profundizar demasiado en el trabajo en cuestión, dando como resultado reuniones menos efectivas.
Dato curioso: si te lleva 20 minutos explicar un cambio, la gente se desconcentra. Entrena a tu gente para representar cambios de manera efectiva, asegurando que el servicio afectado, riesgo, esfuerzo de implementación y tiempos sean todos entendidos.
Consejo #10: La disponibilidad es la clave del juego
Asegúrate de que cualquier tipo de inactividad sea preacordada, autorizada por el gerente de servicio indicado y comunicada a la base de usuarios con la mayor anticipación posible.
¿Estás buscando más consejos detallados para conducir un CAB exitoso? Echa un vistazo a nuestro artículo con más consejos aquí.
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