Ciberseguridad
Gestión de Activos de Ciberseguridad: ¿Por qué la visibilidad hoy es más importante que nunca?
Aun los profesionales de IT más experimentados, no tienen claro cuándo reemplazar las computadoras en una empresa. Sin embargo, hay factores que juegan un rol clave, como el rendimiento, la seguridad, los costos de mantenimiento y la productividad.
Y fundamentalmente el ciclo de sustitución de las PCs que, si bien es diferente para cada organización, es importante saber cómo crear uno que se adapte a sus necesidades particulares.
Así, una estrategia bien planificada ayuda a los equipos del área de tecnología a anticiparse a los fallos del hardware, a optimizar los presupuestos y a evitar interrupciones de último momento.
Por eso, en este artículo desglosamos qué tener en cuenta a la hora de cambiar las laptops, cubriendo algunos estándares básicos del sector; y te mostramos cómo generar un ciclo de reemplazo proactivo que garantice el funcionamiento de las operaciones de IT durante el proceso.
¿Cuál es la vida promedio de las laptops?
La vida promedio de las laptops es de tres a cinco años. Aunque algunos dispositivos pueden seguir operando más allá de este período, lo cierto es que suele disminuir su rendimiento, seguridad y compatibilidad con el software moderno.
A veces, luego de los tres años muestran signos de desgaste, como procesamiento más lento y batería de menor duración; mientras que a los cinco años, muchas quedan obsoletas, directamente sin soporte, por lo cual suponen un riesgo para el funcionamiento de la empresa.
¿Qué criterios utilizar para la sustitución de las PCs?
El cambio de las PCs de forma estratégica garantiza la continuidad de las operaciones en la organización, evita gastos innecesarios y mantiene la productividad de los empleados. Así, en lugar de sustituir todos los dispositivos a la vez o mediante el enfoque “sólo cuando se rompe”, los equipos de IT deben evaluar diferentes escenarios para determinar cuándo reemplazar las computadoras en una empresa.
A continuación se indican las situaciones en las que hay que considerar dicha iniciativa:
#1: Las laptops están llegando al final de su ciclo de vida
La mayoría de las organizaciones siguen un ciclo de actualización del hardware, normalmente sustituyendo las laptops cada tres a cinco años. Este enfoque garantiza que los dispositivos sigan siendo seguros, compatibles con el software moderno y estén en garantía.
De hecho, cuando se acerca al final de dicha garantía o del ciclo de depreciación, los equipos de IT evalúan si aún satisface las demandas de la empresa.
Si esperas demasiado para el reemplazo, aumenta la posibilidad de fallos repentinos, que pueden provocar tiempos de inactividad y mayores costos de soporte.
#2: Los problemas de rendimiento ralentizan el trabajo de los empleados
Una computadora que es incapaz de gestionar las cargas de trabajo diarias se convierte en un cuello de botella para la productividad. En efecto, si las aplicaciones demoran demasiado en cargarse, el sistema se bloquea o recalienta con frecuencia, o la tarea básica se convierte en una lucha cotidiana, es posible que el dispositivo ya no sea apto para el uso empresarial.
Los empleados que pasan más tiempo teniendo que resolver problemas o esperar a que respondan sus laptops, pierden mucho tiempo, lo cual aumenta la frustración.
Aunque los inconvenientes menores a menudo suelen solucionarse con actualizaciones, cuando el rendimiento afecta de forma constante a la eficiencia, la sustitución de la PC se convierte en la mejor opción.
#3: Aumentan los riesgos de seguridad y compatibilidad del software
Las laptops antiguas a veces muestran dificultades para soportar las últimas actualizaciones del sistema operativo, las aplicaciones empresariales y los parches de seguridad.
Pero sin dichas actualizaciones periódicas, los equipos se vuelven vulnerables a las ciberamenazas, poniendo en riesgo a la organización.
Además, si un dispositivo ya no es compatible con las normas de seguridad o el software empresarial requeridos, se crean problemas de cumplimiento y se exponen los datos confidenciales.
Entonces es momento de cambiarlo para mantener un entorno informático seguro.
#4: El costo de mantenimiento es mayor que el de sustitución
A medida que envejecen las computadoras, las reparaciones se hacen más frecuentes y onerosas. Si ya pasaron por varios arreglos, es importante comparar el costo de mantenimiento continuado con el precio de un equipo nuevo.
En muchos casos, las reparaciones constantes, unidas a la pérdida de productividad debido al tiempo de inactividad, hacen que el cambio sea la opción más rentable.
Cuando un dispositivo requiere la atención constante del servicio de asistencia informática, es una clara señal de que llegó el momento de invertir en otro aparato.
#5: Los empleados necesitan un hardware más potente o moderno
Teniendo en cuenta que evolucionan constantemente los requerimientos de trabajo, los equipos existentes suelen quedar rezagados. Si los empleados usan aplicaciones que consumen muchos recursos, como la edición de video, el análisis de datos o el desarrollo de software, una laptop anticuada puede ralentizarse considerablemente.
Del mismo modo, los cambios al trabajo remoto o híbrido demanda dispositivos más ligeros y portátiles, con mejor duración de la batería y modernas opciones de conectividad.
En definitiva, es fundamental garantizar que los empleados dispongan del hardware adecuado para cumplir sus tareas con eficiencia, lo cual impulsa la satisfacción laboral.
#6: El enfoque de “sustituir sólo cuando se rompe” está creando tiempos de inactividad
Aunque parece rentable a corto plazo, algunas organizaciones esperan que un equipo falle por completo antes de su sustitución. Sin embargo, esto conduce a tiempos de inactividad no planificados, empleados frustrados e intervenciones de IT de emergencia.
Un enfoque reactivo aumenta el riesgo de perder datos y obliga a tomar decisiones de compra precipitadas, que a menudo conlleva costos más elevados.
En cambio, la sustitución proactiva de computadoras obsoletas evita estas interrupciones y permite a los equipos de IT planificar el proceso de forma estructurada.
¿Cómo gestionar con éxito las transiciones del cambio?
Para simplificar el proceso de sustitución, elaboramos una lista de tareas esenciales tanto para las computadoras que se retiran como para las nuevas que se añaden a tu inventario:
Gestión de los equipos a retirar
- Copia de seguridad y migración de los datos: el backup de la información importante y su transferencia de forma segura son pasos indispensables antes de retirar el dispositivo.
- Borrado seguro: usa herramientas profesionales o restablecimientos de fábrica para eliminar los datos confidenciales. Como señaló Alicia Syx en el episodio 98 de Ticket Volume, el podcast de IT, muchas organizaciones asumen que extrajeron todo, sólo para descubrir más tarde que algunos dispositivos todavía contenían información recuperable.
- Desmantelamiento y eliminación: recicla, reutiliza o descarta de forma segura las computadoras antiguas cumpliendo la normativa medioambiental.
- Actualización de licencias y Gestión de Activos: desactiva o reasigna las licencias de software y pon al día los registros de los activos informáticos para mantener un inventario preciso.
Configuración de los nuevos equipos para los empleados
- Preinstalación del software empresarial: incorpora todas las aplicaciones necesarias y las herramientas específicas de la organización antes de su distribución.
- Configuración de la seguridad y cumplimiento de las normativas: setea la protección de los endpoints, el cifrado, los firewalls y las medidas de autenticación.
- Transferencia de los archivos y los datos: restaura los archivos y las configuraciones esenciales del dispositivo anterior utilizando herramientas de transferencia en la nube o en la red.
- Personalización y preferencias del usuario: ayuda a los empleados a ajustar el seteo de la pantalla, las funciones de accesibilidad y los flujos de trabajo.
- Onboarding y formación de los trabajadores: proporciona orientación sobre los nuevos sistemas operativos, las actualizaciones del software o las políticas de seguridad.
¿Cómo ayuda ITAM con el cambio de las computadoras de una empresa?
5 maneras de aprovechar el software ITAM para tu presupuesto de IT
La Gestión de Activos de IT (ITAM) desempeña un papel fundamental en el manejo de dispositivos valiosos como las laptops.
Un ciclo de reemplazo bien estructurado excede la simple compra de equipos nuevos. En cambio, esta práctica requiere una planificación estratégica de las sustituciones para evitar costos altos e interrupciones del servicio.
InvGate Asset Management facilita el seguimiento de cada etapa del ciclo de vida de una computadora, asegurando que los cambios se realicen de manera proactiva y no reactiva.
Así apoya nuestra plataforma una estrategia efectiva de reemplazo de computadoras:
1. Seguimiento del ciclo de vida y sustituciones proactivas
Un registro preciso de la antigüedad de las computadoras, el estado de su garantía y las métricas de uso permite a los equipos de IT reemplazar los dispositivos antes de que fallen.
InvGate Asset Management hace eso: proporciona un seguimiento automatizado de los activos, asegurando su sustitución en base a datos concretos, y no a simples conjeturas.
2. Monitoreo del rendimiento para prevenir fallos
Mediante el rastreo de los indicadores de rendimiento del hardware -como el uso de la CPU, el estado del disco y la duración de la batería- los equipos de IT pueden identificar signos tempranos de degradación.
Así, en lugar de enfrentarse a averías inesperadas, tienen la posibilidad de programar las sustituciones sin interrumpir los flujos de trabajo.
3. Rastreo de la garantía y la depreciación
Muchas organizaciones alinean su ciclo de reemplazo de las PCs con el vencimiento de la garantía o los cronogramas de depreciación contable.
InvGate Asset Management centraliza esta información, de manera de ayudar a los equipos de IT a realizar el cambio en el momento óptimo a nivel financiero, asegurando al mismo tiempo la continuidad del soporte y el cumplimiento de las normas.
4. Análisis de costos y planificación presupuestaria
Además de una determinación técnica, el reemplazo de las computadoras es una decisión financiera.
En ese sentido, ITAM permite realizar un seguimiento del Coste Total de Propiedad (TCO - Total Cost of Ownership), comparar los gastos de mantenimiento con los de sustitución y prever las erogaciones futuras. Esto garantiza un presupuesto equilibrado sin sorpresas.
5. Exactitud del inventario de IT y visibilidad de los activos
Un ciclo efectivo de reemplazo de PCs depende de saber exactamente qué activos hay, dónde se encuentran y quién los está usando.
InvGate Asset Management ayuda a crear un inventario de IT completo, que proporciona una visión precisa, ayudando al área de tecnología a tomar decisiones basadas en datos, en lugar de tener que luchar para cambiar dispositivos perdidos o no contabilizados.
6. Alertas automáticas de reemplazo con etiquetas inteligentes y reglas de salud
El seguimiento manual de las computadoras es ineficiente, especialmente a medida que crece la organización. InvGate Asset Management permite a los equipos de IT configurar alertas automatizadas que se activan cuando un dispositivo cumple con criterios específicos para su reemplazo. Por ejemplo, una laptop que se acerque al final de su período de garantía, que muestre constantemente un uso elevado de la CPU o que se esté quedando sin espacio en disco puede marcarse automáticamente para su revisión.
Las etiquetas inteligentes también ayudan a clasificar los aparatos en función de su impacto en la empresa, el departamento o el nivel de riesgo, priorizando así las sustituciones más críticas.
Por su parte, las reglas de salud permiten definir umbrales clave de rendimiento y activar alertas cuando una laptop empieza a mostrar signos de deterioro.
Resumen
¿Cuándo reemplazar las computadoras en una empresa? Un ciclo estructurado contribuye a decidir el momento adecuado y así evitar los tiempos de inactividad, reducir los costos y mantener la productividad de los empleados.
La planificación de las sustituciones de forma proactiva, en lugar de esperar a que se produzcan fallos, permite anticiparse a los problemas y optimizar el gasto en IT.
Las herramientas de ITAM, como InvGate Asset Management, ayudan a hacer un seguimiento del rendimiento de los dispositivos, automatizar las alertas y priorizar los cambios basándose en datos en tiempo real. Funciones como las etiquetas inteligentes y las reglas de salud garantizan que las decisiones se basen en hechos y no en conjeturas.
En conclusión, el enfoque proactivo mantiene las operaciones del negocio sin problemas, los riesgos de seguridad bajos y los empleados equipados con tecnología confiable, todo ello garantizando que los presupuestos de IT estén bajo control.
