Criar um departamento de TI do zero é um grande desafio, principalmente se você for a única pessoa a cuidar de tudo. Você precisará estabelecer os principais processos, escolher as ferramentas certas e definir a estrutura do departamento, mantendo as operações diárias funcionando sem problemas. Os primeiros 30 dias moldarão o funcionamento da sua equipe de TI a longo prazo, portanto, planejar com antecedência é essencial.

Este guia irá orientá-lo nos principais aspectos da criação de um departamento de TI, desde a definição de funções e responsabilidades até a implementação de processos, seleção de ferramentas e estabelecimento de políticas. Ao final, você terá um roteiro claro a seguir para criar uma operação de TI funcional e escalonável.

O que um departamento de TI REALMENTE faz?

Antes de definir como criar um departamento de TI, é importante esclarecer sua finalidade. Muitos presumem que as equipes de TI fornecem apenas suporte técnico, mas sua função vai muito além de consertar computadores e redefinir senhas.

Um departamento de TI é responsável por gerenciar a tecnologia que dá suporte ao trabalho de sua organização. A equipe estabelece a base para operações eficientes, seguras e dimensionáveis. Seu escopo inclui lidar com hardware, software, infraestrutura de rede e segurança.

Além do suporte de rotina, o departamento define políticas para o uso da tecnologia, garante a conformidade com os padrões do setor e rastreia os ativos de TI para evitar complicações futuras. O time também deve se envolver em manutenção proativa e planejamento estratégico, em vez de apenas resolver os problemas à medida que eles surgem.

O que é necessário para criar um departamento de TI do zero?

A criação de um departamento de TI envolve um planejamento cuidadoso em várias áreas importantes. Nesta seção, abordamos os blocos de construção necessários: estabelecer uma estrutura de equipe clara, implementar processos confiáveis, investir nas ferramentas certas e definir políticas essenciais.

Equipe - Funções e responsabilidades

Um departamento de TI sólido começa com um entendimento claro de quem é responsável pelo quê. A definição antecipada das funções ajuda a evitar a sobreposição de tarefas e a confusão no futuro. Mesmo que você esteja gerenciando várias áreas por conta própria no início, o planejamento de funções específicas estabelece as bases para o crescimento futuro.

Considere funções como suporte de TI, administração de sistemas, análise de segurança, gestão de ativos e liderança. Cada função contribui com seu próprio conhecimento para formar uma equipe completa.

• Especialista em suporte de TI: resolve problemas técnicos diários, desde falhas de software até mau funcionamento de hardware, mantendo os usuários produtivos.
• Administrador de sistemas: supervisiona a infraestrutura de TI, mantendo servidores, redes e serviços em nuvem.
• Especialista em segurança cibernética: monitora possíveis ameaças e aplica medidas de segurança para proteger os dados da empresa.
• Gerente de ativos de TI: mantém um registro preciso de todos os recursos de tecnologia, garantindo que nenhum dispositivo ou software seja esquecido.
• Gerente/Diretor de TI: define a estratégia e coordena os projetos, alinhando os esforços de TI com as metas comerciais.

Processos - Estrutura, fluxos de trabalho e padrões de serviço

Processos claros funcionam como um roteiro para as operações diárias, evitando que as tarefas sejam negligenciadas ou repetidas desnecessariamente. Quando os fluxos de trabalho são bem documentados, a equipe tem uma referência para lidar com tudo, desde a manutenção de rotina até problemas inesperados.

Sem processos definidos, é possível que as tarefas escapem ou que problemas recorrentes consumam mais tempo do que deveriam. Uma abordagem estruturada para gerenciar incidentes, solicitações e fluxo de equipamentos leva a uma operação mais previsível e eficiente.

• Gerenciamento de incidentes e solicitações: procedimentos formais para registro, categorização e resolução de problemas ajudam a priorizar o trabalho de forma eficaz.
• Procedimentos operacionais padrão (SOPs): guias detalhados para tarefas de rotina, como atualizações e backups, criam consistência em toda a equipe.
• Acordos de nível de serviço (SLAs): as metas de resposta e resolução estabelecidas fornecem expectativas claras e reduzem os atrasos.
• Auditorias regulares de TI e revisões de conformidade: as verificações programadas ajudam a detectar e corrigir problemas antes que eles aumentem.

Ferramentas - Criação de um tech stack simplificado

Algo que acontece com frequência quando se está começando é que você encontra uma necessidade, procura uma solução rápida e usa o que tem à mão (como Excel ou e-mail) ou investe em ferramentas especializadas, desde software de gerenciamento de projetos até soluções mais específicas.

Antes que você perceba, seu tech stack, ou pilha/conjunto de tecnologia pode se tornar dispersa e difícil de gerenciar. É por isso que recomendamos que você se concentre em algumas ferramentas básicas antes de expandir para softwares mais especializados.

Comece com estes dois sistemas principais:

• Software de Gestão de ativos de TI (ITAM): é fundamental manter um inventário atualizado de todo o seu hardware e software. Sem ele, você pode acabar com registros desatualizados ou perder questões críticas de conformidade, especialmente durante auditorias.
• Software de Gerenciamento de Serviços de TI (ITSM): um sistema de emissão de tickets dedicado ajuda a centralizar as solicitações de suporte e garante que nenhum problema seja esquecido. Confiar apenas no e-mail pode resultar em respostas perdidas ou atrasadas à medida que o volume de solicitações aumenta.

Quando tiver esses recursos instalados, você terá um ótimo começo. À medida que seu ambiente se torna mais complexo, talvez seja necessário incorporar ferramentas mais especializadas para atender a necessidades específicas. Por exemplo:

As ferramentas adicionais que dão suporte a um ambiente de TI confiável incluem:

• Software de gerenciamento remoto: facilita a solução de problemas e a manutenção sem a necessidade de presença física, economizando tempo e reduzindo as interrupções de serviço.
• Sistemas de monitoramento e alerta: detectam automaticamente problemas com redes, servidores ou aplicativos. Sem monitoramento, pequenos problemas podem se transformar em problemas maiores e mais perturbadores.
• Plataformas de colaboração: aprimoram a comunicação e a documentação internas, garantindo que todos estejam na mesma página.

Cada uma dessas ferramentas contribui para um fluxo de trabalho mais suave e ajuda a evitar as armadilhas do gerenciamento manual. Apenas certifique-se de que, antes de incorporar uma nova plataforma ou ferramenta, você entenda sua finalidade e como ela se integra aos seus processos existentes. Mantenha seu tech stack gerenciável e eficaz e evite sobreposições e silos.

Políticas, segurança e conformidade

Sabemos que a definição de políticas geralmente fica em segundo plano quando se cria um departamento de TI. É fácil entender por que: parece uma tarefa demorada e os benefícios nem sempre são imediatamente óbvios. Mas confie em nós: políticas robustas estabelecem os limites para o uso seguro e responsável da tecnologia em sua organização.

Certifique-se de cobrir:

• Política de Uso Aceitável: descreve como os funcionários devem usar os recursos de TI da empresa, reduzindo o uso indevido.
• Política de Gerenciamento de Identidade e Acesso: define padrões para a criação e atualização de senhas fortes para reduzir o risco de violações.
• Política de rastreamento de dispositivos e ativos: exige o registro preciso de todos os ativos de tecnologia, evitando perdas e uso não autorizado.
• Política de segurança e privacidade de dados: detalha os procedimentos para lidar com informações confidenciais, garantindo o armazenamento e a proteção adequados.
• Plano de resposta a incidentes: fornece um plano de ação claro para lidar com emergências, minimizando a confusão durante uma crise.

Práticas inconsistentes podem levar a vulnerabilidades de segurança e problemas de conformidade. O estabelecimento de uma estrutura de regras e procedimentos protege o seu ambiente de TI e facilita a integração e o treinamento de novos membros da equipe.

Roteiro do departamento de TI

Com a base definida, é hora de executar um plano de 30 dias que transforme sua estratégia em um departamento de TI funcional. O roteiro a seguir é dividido em três segmentos, cada um com tarefas e marcos específicos criados para mantê-lo no caminho certo.

Primeiros 10 dias

• Realize uma auditoria de TI: analise a infraestrutura, o software, o hardware e as configurações de rede existentes. Identifique o que está em vigor atualmente e o que precisa ser atualizado.
• Mapeie todos os ativos da empresa: você precisará disso para evitar discrepâncias futuras. Como mencionamos, você pode usar um software ITAM para ajudar a controlar os dispositivos e o software, garantindo que não seja pego de surpresa durante as auditorias.
• Estabeleça um canal de comunicação formal: você pode começar com um sistema baseado em e-mail para centralizar as solicitações de TI. No entanto, recomendamos fazer o upgrade para uma plataforma de help desk dedicada o mais rápido possível para gerenciar volumes crescentes com eficiência.
• Defina as principais funções e responsabilidades: documente quais funções serão tratadas imediatamente e quais funções poderão ser adicionadas posteriormente. Mesmo que você esteja cobrindo várias áreas por conta própria no momento, a definição dessas responsabilidades o prepara para a expansão futura.
• Elabore políticas essenciais: desenvolva versões iniciais das políticas de uso aceitável, gerenciamento de senhas e rastreamento de dispositivos.

Dias 11 a 20

• Implemente processos de Gerenciamento de Incidentes e Solicitações: estabeleça um procedimento formal com SLAs para lidar com problemas de TI. Um processo estruturado ajuda a evitar atrasos e garante que os problemas críticos sejam priorizados.
• Implante ferramentas de monitoramento e gerenciamento remoto: comece a usar um software que possa detectar e alertar a equipe sobre possíveis problemas automaticamente.
• Realize uma auditoria de conformidade e risco: identifique as áreas em que as práticas atuais podem estar desalinhadas com os padrões do setor ou com as políticas internas. Abordar esses problemas com antecedência ajuda a evitar complicações maiores no futuro.
• Configure um processo de checkout de equipamentos: crie um fluxo de trabalho para a emissão e devolução de hardware. O rastreamento adequado minimiza as perdas e garante a responsabilidade.
• Comece a elaborar Procedimentos Operacionais Padrão (SOPs): desenvolva guias detalhados para tarefas recorrentes, como atualizações de software, backups de sistema e manutenção de rotina. Esses documentos formam a espinha dorsal de um departamento de TI bem organizado.

Dias 21 a 30

• Revise e reforce as políticas de segurança: certifique-se de que todos os membros da equipe e usuários sigam as diretrizes de proteção de dados e senhas. Uma sessão de revisão pode identificar lacunas e reforçar a importância da segurança.
• Identifique as prioridades de contratação: com base em suas operações iniciais, determine quais funções são mais importantes para a expansão da sua equipe. O estabelecimento dessas prioridades agora simplificará o processo de recrutamento posteriormente.
• Estabeleça processos de revisão recorrentes: planeje check-ins e auditorias regulares para avaliar o desempenho de funções, processos e ferramentas. A avaliação contínua ajuda a ajustar as práticas para atender às necessidades comerciais em constante evolução.

Conclusões

Nos primeiros dias da configuração de seu departamento de TI, é fácil ficar preso na tentativa de fazer tudo ao mesmo tempo, mas lembre-se de que o progresso acontece um passo de cada vez.

Tenha em mente estas dicas à medida que você avança:

• Concentre-se em processos claros
• Defina marcos realistas
• Mantenha seu tech stack gerenciável e eficaz
• Não negligencie a documentação de TI
• Estabeleça canais abertos para feedback dentro da sua equipe

Cada passo que você dá é um tijolo à mais na construção de um departamento de TI resiliente. Entendemos os desafios que você pode enfrentar, e essas dicas foram criadas para tornar o processo mais gerenciável. Concentre-se no progresso constante e lembre-se: cada pequena melhoria contribui para uma operação de TI mais forte e mais organizada.