Gerenciamento de compliance é a prática que ajuda as organizações a cumprir seus requisitos legais, de segurança e regulamentares. Ela pode dar suporte a um Gerenciamento de riscos eficaz e melhorar a eficiência operacional, a reputação e a confiança.
Neste artigo, investigaremos as principais atividades envolvidas nessa prática, exploraremos o processo de implementação e alguns desafios a serem observados no caminho. Para finalizar, veremos como o InvGate Insight pode ajudá-lo a agilizar algumas atividades-chave nesse processo.
Vamos começar!
O que é gerenciamento de compliance?
O Gerenciamento de conformidade gerencia as responsabilidades de uma organização e garante que os requisitos legais e regulamentares adequados sejam atendidos. É o conjunto de práticas que garante que as responsabilidades de conformidade sejam identificadas e tratadas adequadamente.
Além disso, ele define as funções e responsabilidades de conformidade para que todos saibam o que se espera deles. Seu principal objetivo é gerenciar todas as atividades de conformidade de forma coesa e proativa.
Gerenciamento de conformidade de TI
O Gerenciamento de compliance de TI garante que os sistemas, as práticas e as políticas de TI de uma organização estejam alinhados com a estrutura geral de conformidade comercial. Ele se concentra nos aspectos de TI da conformidade que estão intimamente relacionados ao Software Asset Management e ao Software License Management. Isso é particularmente importante para a segurança das informações, a proteção de dados, a resiliência cibernética, e a prestação de serviços de TI.
Gerenciamento de riscos vs. conformidade
Muitas pessoas ficam confusas sobre a diferença entre conformidade e gerenciamento de riscos, portanto, vamos dar uma olhada nas diferenças entre os dois:
- Gerenciamento de conformidade: É um conjunto de práticas bem direcionadas que garantem que uma organização cumpra todas as leis, regulamentos, padrões do setor e políticas internas relevantes. O principal objetivo do gerenciamento de conformidade é evitar penalidades legais, multas regulatórias e danos à reputação, garantindo que a organização opere dentro dos limites estabelecidos pelas autoridades externas.
- Gerenciamento de riscos: É um conceito mais amplo que é responsável pela identificação, avaliação, priorização e gerenciamento de riscos. Embora a conformidade seja um de seus aspectos, o gerenciamento de riscos vai além da conformidade para tratar de uma ampla gama de riscos, incluindo riscos operacionais, financeiros, estratégicos e de reputação.
Segurança vs. conformidade
Vamos também explorar as diferenças entre segurança e gerenciamento de conformidade.
- Gerenciamento de conformidade: Ele se concentra principalmente no alinhamento das práticas, políticas e procedimentos de uma organização com os requisitos regulatórios relevantes, os padrões do setor e as diretrizes internas. Parte disso incluirá tarefas de segurança de TI, mas seu foco principal é proteger a organização contra exposição legal ou de reputação, atendendo a todos os requisitos legais e regulamentares.
- Gerenciamento da segurança de TI: Protege os ativos e as informações digitais contra acesso não autorizado, vulnerabilidades e ameaças. Ele abrange a implementação de controles de segurança, avaliações de risco e planos de resposta a incidentes de segurança para proteger contra ataques cibernéticos e perda de dados. Embora o Gerenciamento de Conformidade geralmente exija a adesão a normas relacionadas à segurança, o Gerenciamento de Segurança de TI é uma disciplina mais ampla que se concentra na proteção contínua da infraestrutura e dos dados de uma organização.
Por que o Gerenciamento de Compliance de TI é importante?
O gerenciamento de conformidade de TI é importante porque mantém você e todos em sua organização honestos. Isso significa que ele não apenas mantém você longe de problemas, mas também protege sua organização, seus dados e seu pessoal.
A conformidade de TI é importante pelos seguintes motivos:
- Garantir que os requisitos legais e normativos sejam atendidos- Muitos setores precisam aderir a controles legais e normativos rigorosos, e a não conformidade pode resultar em consequências graves, incluindo multas, sanções, ações judiciais e danos à reputação. Essa prática ajuda as organizações a navegar em cenários regulatórios complexos e evitar penalidades caras.
- Protegendo seus dados -Outra atividade importante do Gerenciamento de Conformidade é a proteção de dados e de propriedade intelectual. Ela garante que os dados sejam protegidos, reduzindo o risco de violações e os danos financeiros, legais e à reputação associados.
- Aumento da resiliência cibernética - As atividades de conformidade de TI também complementam a resiliência cibernética, fornecendo uma estrutura estruturada e um conjunto de práticas que ajudam a estabelecer uma base sólida para a segurança cibernética.
- Fortalecimento das práticas de gerenciamento de riscos- Como mencionamos, o gerenciamento eficaz da conformidade de TI identifica e reduz os riscos associados à prestação de serviços de TI. Ao abordar proativamente as vulnerabilidades e ameaças de forma estruturada, as organizações reduzem a probabilidade de incidentes de segurança e interrupção dos serviços.
- Melhoria da experiência do cliente - Nos últimos anos, houve muitas histórias de terror sobre perda de dados e violações de segurança que podem causar ansiedade nos clientes e nas partes interessadas. A demonstração de conformidade com os padrões de segurança e proteção de dados gera confiança entre os clientes, fazendo com que eles se sintam mais à vontade para interagir com seus serviços.
- Ganhar vantagem competitiva - Uma prática sólida de conformidade pode proporcionar uma vantagem competitiva, e o compromisso com as práticas recomendadas de conformidade de TI pode melhorar sua reputação no mercado. As organizações que atendem ou excedem os requisitos de conformidade podem obter acesso a novos mercados e oportunidades que exigem a adesão a normas específicas, o que lhes dá uma vantagem competitiva sobre os concorrentes que não estão em conformidade.
- Fortalecimento das relações com fornecedores e parceiros - O gerenciamento da conformidade se estende a fornecedores e parceiros terceirizados envolvidos nas operações de serviços de TI. É importante garantir que as práticas de conformidade do fornecedor estejam alinhadas com os requisitos de sua organização para reduzir os riscos.
Nove desafios do gerenciamento de conformidade de TI
Embora a conformidade de TI ofereça uma ampla gama de benefícios, ela também reúne uma série de atividades que podem apresentar dificuldades para as organizações ao implementá-las. Alguns desafios comuns a serem considerados incluem:
- Falta de adesão- É importante ter o apoio da gerência sênior e de outros membros da equipe. Para isso, faça a si mesmo a seguinte pergunta: se a conformidade é cara, quanto o impacto da não conformidade afetará você?
- Garantir que fornecedores e parceiros terceirizados estejam de acordo - A maioria das organizações depende de fornecedores terceirizados para serviços de TI. É importante garantir que os fornecedores de nossos fornecedores também atendam aos requisitos de conformidade e não apresentem riscos adicionais ao ecossistema de serviços. Isso deve ser capturado em qualquer Acordo de Nível de Serviço (SLAs) e contratos subjacentes para que as responsabilidades de conformidade de ambas as partes sejam capturadas, acordadas e documentadas em nível contratual.
- Restrições de recursos - A manutenção da conformidade pode consumir muitos recursos, exigindo equipe, tecnologia e processos dedicados.
- Mudança de requisitos - O cenário normativo muda constantemente à medida que novas normas são criadas e as existentes são atualizadas para gerenciar as ameaças cibernéticas em evolução. Portanto, a conformidade de TI geralmente envolve a navegação em uma série complexa de normas específicas do setor, padrões internacionais e leis. Manter-se atualizado com esses requisitos e garantir a conformidade em várias jurisdições pode ser difícil sem o suporte certo.
- Complexas Infraestruturas de TI - À medida que a TI evolui, a complexidade técnica também evolui. O gerenciamento da conformidade deve considerar os desafios introduzidos pela nuvem, pelo trabalho remoto e pela Internet das Coisas.
- Silos organizacionais - É fácil para as pessoas se distraírem e trabalharem em suas pequenas bolhas ou silos. Isso dificulta a aplicação consistente dos processos de conformidade e pode causar a possibilidade de erros e retrabalho.
- Ameaças à segurança cibernética. Os ataques cibernéticos estão quase sempre presentes em nossos ciclos de notícias; como dissemos, todos nós já vimos histórias de terror, por isso é importante tomar as medidas certas agora para não nos tornarmos um conto de advertência no futuro. Sempre haverá pessoas com intenções mal-intencionadas, portanto, devemos nos manter à frente delas, revisando constantemente nossos protocolos de segurança e abordando proativamente as novas ameaças.
O processo de gerenciamento de conformidade
A maneira como você aborda o gerenciamento de conformidade dependerá de vários fatores, inclusive do setor em que sua empresa está inserida, dos padrões que precisa atender, dos recursos disponíveis e dos requisitos do cliente. Dito isso, há elementos essenciais para o processo, que incluem:
- Definir seus objetivos: O Gerenciamento de Conformidade deve entender claramente as responsabilidades de conformidade regulamentar de uma organização para ser eficaz. Antes de qualquer coisa, trabalhe com as equipes jurídica, de governança e de risco para identificar todos os regulamentos e padrões aplicáveis que você precisa cumprir em nível organizacional.
- Desenhe as funções e responsabilidades de conformidade: Pode ser útil codificá-los em um gráfico RACI para que todos saibam pelo que são responsáveis e nada se perca ou seja esquecido.
- Crie uma linha de base: Realize uma análise completa de lacunas e uma avaliação de riscos. Isso o ajudará a entender seu cenário de conformidade, identificar lacunas em seus processos e prioridades e como resolvê-las.
- Criar processos e procedimentos: Isso incentivará os fluxos de trabalho de conformidade a serem seguidos de forma consistente, e você poderá demonstrar aos auditores, reguladores e partes interessadas da empresa que sua organização está cumprindo suas obrigações de conformidade.
- Use um sistema de gerenciamento de conformidade: Um CMS oferece uma abordagem estruturada para revisar e atualizar políticas, comunicar-se com os funcionários, manter trilhas de auditoria e comprovar a conformidade com as normas e os regulamentos do setor.
- Treine seu pessoal: Parece simples, mas é fácil esquecer que todos em sua organização são responsáveis pela conformidade, portanto, garanta que eles tenham acesso ao treinamento adequado.
- Automatize sempre que possível: O uso da automação pode tornar as tarefas de rotina mais eficientes, melhorar a coesão e reduzir o potencial de erro humano, o que libera as equipes de suporte para se concentrarem em outros aspectos do gerenciamento de conformidade.
- Tenha um plano para auditorias: Ao se preparar para auditorias externas, a melhor coisa que você pode fazer é executar uma auditoria interna primeiro para corrigir possíveis problemas e criar um plano de melhoria no caso de descobertas importantes. As principais atividades incluirão.
- Definição do cronograma e dos procedimentos de auditoria
- Identificar quem realizará as auditorias.
- Realização de auditorias nas linhas de base estabelecidas
- Geração de relatórios de auditoria
- Gerenciando exceções
- Documentação das lições aprendidas
- Correção e verificação frequente de vulnerabilidades: o cenário de ameaças muda continuamente, por isso é importante verificar se há vulnerabilidades em seu ambiente e corrigi-las regularmente. Inclua o Gerenciamento de Patches em suas práticas de Habilitação de Mudanças para que os patches possam ser rapidamente testados e implantados em seu ambiente ativo para protegê-lo contra ameaças externas.
- Aperfeiçoamento contínuo. O cenário de conformidade está em constante evolução, portanto, precisamos incorporar atividades de melhoria contínua em nossas práticas para garantir que elas continuem a atender às necessidades da empresa.
Usando o InvGate Insight para aprimorar seu gerenciamento de conformidade de TI
Como vimos, o gerenciamento da conformidade envolve uma ampla gama de atividades diferentes. Particularmente para a TI, uma grande parte dessa prática envolve o Software Asset Management, que garante que as licenças sejam rastreadas corretamente e que multas desnecessárias, penalidades legais e tempo de inatividade sejam evitados.
Para simplificar esse gerenciamento, é necessário que a equipe de TI tenha um controle mais eficiente das licenças.
Para simplificar esse processo, o recurso Software Compliance do Insight aproveita as informações dos seus contratos registrados e as cruza com o uso de software relatado. Em seguida, você pode gerenciar e filtrar esses dados da maneira que achar mais conveniente para monitorar instalações fora de conformidade e outros aspectos importantes, como uso, custos e datas de expiração.
Conclusão
Se bem feito, o Gerenciamento de conformidade protege sua organização, seu pessoal e seus dados, ajudando-o a cumprir as obrigações legais, regulamentares e de conformidade. Os benefícios incluem um ambiente operacional mais transparente, gerenciamento de riscos eficaz e maior confiança do cliente.
Por atacar muitas frentes, essa prática envolve muitos processos e, para implementá-la com sucesso, é importante planejar o processo adequadamente e priorizar de acordo com as necessidades e as metas da sua empresa. Especificamente para a conformidade de TI, o foco está no gerenciamento eficaz de licenças e contratos.
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Perguntas frequentes
Qual é a função do gerenciamento de conformidade?
Gerenciamento de conformidade é a prática usada para ajudar as organizações a cumprir suas obrigações legais, regulamentares e de conformidade.
Quais são as cinco áreas de conformidade?
As cinco áreas de conformidade são conformidade legal e regulatória, conformidade financeira, conformidade de proteção de dados e privacidade, conformidade de TI e conformidade ética e de governança de TI.
O que é um exemplo de gerenciamento de conformidade?
Um exemplo de gerenciamento de conformidade seria garantir a existência de uma trilha de auditoria para capturar qualquer atividade de acesso a dados confidenciais.
O que é um gerente de conformidade?
Um gerente de conformidade é a pessoa responsável pela prática de gerenciamento de conformidade.
O que é um sistema de gerenciamento de conformidade?
Um sistema de gerenciamento de conformidade ou CMS é uma abordagem estruturada e sistemática que as organizações usam para gerenciar e monitorar a conformidade com as leis, os regulamentos, as normas e as políticas internas aplicáveis. O principal objetivo é garantir que a organização conduza suas atividades de maneira ética e em conformidade, minimizando os riscos associados à não conformidade.