Tudo o que você precisa saber sobre gerenciamento de conformidade

Gerenciamento de compliance é a prática que ajuda as organizações a cumprir seus requisitos legais, de segurança e regulamentares. Ela pode dar suporte a um Gerenciamento de riscos eficaz e melhorar a eficiência operacional, a reputação e a confiança. 

Neste artigo, investigaremos as principais atividades envolvidas nessa prática, exploraremos o processo de implementação e alguns desafios a serem observados no caminho. Para finalizar, veremos como o InvGate Insight pode ajudá-lo a agilizar algumas atividades-chave nesse processo.

Vamos começar!

O que é gerenciamento de compliance?

O Gerenciamento de conformidade gerencia as responsabilidades de uma organização e garante que os requisitos legais e regulamentares adequados sejam atendidos. É o conjunto de práticas que garante que as responsabilidades de conformidade sejam identificadas e tratadas adequadamente.

Além disso, ele define as funções e responsabilidades de conformidade para que todos saibam o que se espera deles. Seu principal objetivo é gerenciar todas as atividades de conformidade de forma coesa e proativa.

Gerenciamento de conformidade de TI

O Gerenciamento de compliance de TI garante que os sistemas, as práticas e as políticas de TI de uma organização estejam alinhados com a estrutura geral de conformidade comercial. Ele se concentra nos aspectos de TI da conformidade que estão intimamente relacionados ao Software Asset Management e ao Software License Management. Isso é particularmente importante para a segurança das informações, a proteção de dados, a resiliência cibernética, e a prestação de serviços de TI.

Gerenciamento de riscos vs. conformidade

Muitas pessoas ficam confusas sobre a diferença entre conformidade e gerenciamento de riscos, portanto, vamos dar uma olhada nas diferenças entre os dois:

• Gerenciamento de conformidade: É um conjunto de práticas bem direcionadas que garantem que uma organização cumpra todas as leis, regulamentos, padrões do setor e políticas internas relevantes. O principal objetivo do gerenciamento de conformidade é evitar penalidades legais, multas regulatórias e danos à reputação, garantindo que a organização opere dentro dos limites estabelecidos pelas autoridades externas.
  
  
• Gerenciamento de riscos: É um conceito mais amplo que é responsável pela identificação, avaliação, priorização e gerenciamento de riscos. Embora a conformidade seja um de seus aspectos, o gerenciamento de riscos vai além da conformidade para tratar de uma ampla gama de riscos, incluindo riscos operacionais, financeiros, estratégicos e de reputação.

Segurança vs. conformidade

Vamos também explorar as diferenças entre segurança e gerenciamento de conformidade.

• Gerenciamento de conformidade: Ele se concentra principalmente no alinhamento das práticas, políticas e procedimentos de uma organização com os requisitos regulatórios relevantes, os padrões do setor e as diretrizes internas. Parte disso incluirá tarefas de segurança de TI, mas seu foco principal é proteger a organização contra exposição legal ou de reputação, atendendo a todos os requisitos legais e regulamentares. 
  
  
• Gerenciamento da segurança de TI: Protege os ativos e as informações digitais contra acesso não autorizado, vulnerabilidades e ameaças. Ele abrange a implementação de controles de segurança, avaliações de risco e planos de resposta a incidentes de segurança para proteger contra ataques cibernéticos e perda de dados. Embora o Gerenciamento de Conformidade geralmente exija a adesão a normas relacionadas à segurança, o Gerenciamento de Segurança de TI é uma disciplina mais ampla que se concentra na proteção contínua da infraestrutura e dos dados de uma organização.

Por que o Gerenciamento de Compliance de TI é importante?

O gerenciamento de conformidade de TI é importante porque mantém você e todos em sua organização honestos. Isso significa que ele não apenas mantém você longe de problemas, mas também protege sua organização, seus dados e seu pessoal.

A conformidade de TI é importante pelos seguintes motivos:

• Garantir que os requisitos legais e normativos sejam atendidos- Muitos setores precisam aderir a controles legais e normativos rigorosos, e a não conformidade pode resultar em consequências graves, incluindo multas, sanções, ações judiciais e danos à reputação. Essa prática ajuda as organizações a navegar em cenários regulatórios complexos e evitar penalidades caras.
  
  
• Protegendo seus dados -Outra atividade importante do Gerenciamento de Conformidade é a proteção de dados e de propriedade intelectual. Ela garante que os dados sejam protegidos, reduzindo o risco de violações e os danos financeiros, legais e à reputação associados.
  
  
• Aumento da resiliência cibernética - As atividades de conformidade de TI também complementam a resiliência cibernética, fornecendo uma estrutura estruturada e um conjunto de práticas que ajudam a estabelecer uma base sólida para a segurança cibernética.
  
  
• Fortalecimento das práticas de gerenciamento de riscos- Como mencionamos, o gerenciamento eficaz da conformidade de TI identifica e reduz os riscos associados à prestação de serviços de TI. Ao abordar proativamente as vulnerabilidades e ameaças de forma estruturada, as organizações reduzem a probabilidade de incidentes de segurança e interrupção dos serviços.
  
  
• Melhoria da experiência do cliente - Nos últimos anos, houve muitas histórias de terror sobre perda de dados e violações de segurança que podem causar ansiedade nos clientes e nas partes interessadas. A demonstração de conformidade com os padrões de segurança e proteção de dados gera confiança entre os clientes, fazendo com que eles se sintam mais à vontade para interagir com seus serviços.
  
  
• Ganhar vantagem competitiva - Uma prática sólida de conformidade pode proporcionar uma vantagem competitiva, e o compromisso com as práticas recomendadas de conformidade de TI pode melhorar sua reputação no mercado. As organizações que atendem ou excedem os requisitos de conformidade podem obter acesso a novos mercados e oportunidades que exigem a adesão a normas específicas, o que lhes dá uma vantagem competitiva sobre os concorrentes que não estão em conformidade.
  
  
• Fortalecimento das relações com fornecedores e parceiros - O gerenciamento da conformidade se estende a fornecedores e parceiros terceirizados envolvidos nas operações de serviços de TI. É importante garantir que as práticas de conformidade do fornecedor estejam alinhadas com os requisitos de sua organização para reduzir os riscos.

Nove desafios do gerenciamento de conformidade de TI

Embora a conformidade de TI ofereça uma ampla gama de benefícios, ela também reúne uma série de atividades que podem apresentar dificuldades para as organizações ao implementá-las. Alguns desafios comuns a serem considerados incluem:

• Falta de adesão- É importante ter o apoio da gerência sênior e de outros membros da equipe. Para isso, faça a si mesmo a seguinte pergunta: se a conformidade é cara, quanto o impacto da não conformidade afetará você?
• Garantir que fornecedores e parceiros terceirizados estejam de acordo - A maioria das organizações depende de fornecedores terceirizados para serviços de TI. É importante garantir que os fornecedores de nossos fornecedores também atendam aos requisitos de conformidade e não apresentem riscos adicionais ao ecossistema de serviços. Isso deve ser capturado em qualquer Acordo de Nível de Serviço (SLAs) e contratos subjacentes para que as responsabilidades de conformidade de ambas as partes sejam capturadas, acordadas e documentadas em nível contratual.
  
  
• Restrições de recursos - A manutenção da conformidade pode consumir muitos recursos, exigindo equipe, tecnologia e processos dedicados. 
  
  
• Mudança de requisitos - O cenário normativo muda constantemente à medida que novas normas são criadas e as existentes são atualizadas para gerenciar as ameaças cibernéticas em evolução. Portanto, a conformidade de TI geralmente envolve a navegação em uma série complexa de normas específicas do setor, padrões internacionais e leis. Manter-se atualizado com esses requisitos e garantir a conformidade em várias jurisdições pode ser difícil sem o suporte certo.
  
  
• Complexas Infraestruturas de TI - À medida que a TI evolui, a complexidade técnica também evolui. O gerenciamento da conformidade deve considerar os desafios introduzidos pela nuvem, pelo trabalho remoto e pela Internet das Coisas.
  
  
• Silos organizacionais - É fácil para as pessoas se distraírem e trabalharem em suas pequenas bolhas ou silos. Isso dificulta a aplicação consistente dos processos de conformidade e pode causar a possibilidade de erros e retrabalho.
  
  
• Ameaças à segurança cibernética. Os ataques cibernéticos estão quase sempre presentes em nossos ciclos de notícias; como dissemos, todos nós já vimos histórias de terror, por isso é importante tomar as medidas certas agora para não nos tornarmos um conto de advertência no futuro. Sempre haverá pessoas com intenções mal-intencionadas, portanto, devemos nos manter à frente delas, revisando constantemente nossos protocolos de segurança e abordando proativamente as novas ameaças.

O processo de gerenciamento de conformidade

A maneira como você aborda o gerenciamento de conformidade dependerá de vários fatores, inclusive do setor em que sua empresa está inserida, dos padrões que precisa atender, dos recursos disponíveis e dos requisitos do cliente. Dito isso, há elementos essenciais para o processo, que incluem:

1. Definir seus objetivos: O Gerenciamento de Conformidade deve entender claramente as responsabilidades de conformidade regulamentar de uma organização para ser eficaz. Antes de qualquer coisa, trabalhe com as equipes jurídica, de governança e de risco para identificar todos os regulamentos e padrões aplicáveis que você precisa cumprir em nível organizacional.
   
   
2. Desenhe as funções e responsabilidades de conformidade: Pode ser útil codificá-los em um gráfico RACI para que todos saibam pelo que são responsáveis e nada se perca ou seja esquecido.
   
   
3. Crie uma linha de base: Realize uma análise completa de lacunas e uma avaliação de riscos. Isso o ajudará a entender seu cenário de conformidade, identificar lacunas em seus processos e prioridades e como resolvê-las.
   
   
4. Criar processos e procedimentos: Isso incentivará os fluxos de trabalho de conformidade a serem seguidos de forma consistente, e você poderá demonstrar aos auditores, reguladores e partes interessadas da empresa que sua organização está cumprindo suas obrigações de conformidade.
   
   
5. Use um sistema de gerenciamento de conformidade: Um CMS oferece uma abordagem estruturada para revisar e atualizar políticas, comunicar-se com os funcionários, manter trilhas de auditoria e comprovar a conformidade com as normas e os regulamentos do setor.
   
   
6. Treine seu pessoal: Parece simples, mas é fácil esquecer que todos em sua organização são responsáveis pela conformidade, portanto, garanta que eles tenham acesso ao treinamento adequado.
   
   
7. Automatize sempre que possível: O uso da automação pode tornar as tarefas de rotina mais eficientes, melhorar a coesão e reduzir o potencial de erro humano, o que libera as equipes de suporte para se concentrarem em outros aspectos do gerenciamento de conformidade.
8. Tenha um plano para auditorias: Ao se preparar para auditorias externas, a melhor coisa que você pode fazer é executar uma auditoria interna primeiro para corrigir possíveis problemas e criar um plano de melhoria no caso de descobertas importantes. As principais atividades incluirão.
   1. Definição do cronograma e dos procedimentos de auditoria
   2. Identificar quem realizará as auditorias.
   3. Realização de auditorias nas linhas de base estabelecidas
   4. Geração de relatórios de auditoria
   5. Gerenciando exceções
   6. Documentação das lições aprendidas
      
      
9. Correção e verificação frequente de vulnerabilidades: o cenário de ameaças muda continuamente, por isso é importante verificar se há vulnerabilidades em seu ambiente e corrigi-las regularmente. Inclua o Gerenciamento de Patches em suas práticas de Habilitação de Mudanças para que os patches possam ser rapidamente testados e implantados em seu ambiente ativo para protegê-lo contra ameaças externas. 
   
   
10. Aperfeiçoamento contínuo. O cenário de conformidade está em constante evolução, portanto, precisamos incorporar atividades de melhoria contínua em nossas práticas para garantir que elas continuem a atender às necessidades da empresa. 

Usando o InvGate Insight para aprimorar seu gerenciamento de conformidade de TI

Como vimos, o gerenciamento da conformidade envolve uma ampla gama de atividades diferentes. Particularmente para a TI, uma grande parte dessa prática envolve o Software Asset Management, que garante que as licenças sejam rastreadas corretamente e que multas desnecessárias, penalidades legais e tempo de inatividade sejam evitados.

Para simplificar esse gerenciamento, é necessário que a equipe de TI tenha um controle mais eficiente das licenças.

Para simplificar esse processo, o recurso Software Compliance do Insight aproveita as informações dos seus contratos registrados e as cruza com o uso de software relatado. Em seguida, você pode gerenciar e filtrar esses dados da maneira que achar mais conveniente para monitorar instalações fora de conformidade e outros aspectos importantes, como uso, custos e datas de expiração.

Conclusão

Se bem feito, o Gerenciamento de conformidade protege sua organização, seu pessoal e seus dados, ajudando-o a cumprir as obrigações legais, regulamentares e de conformidade. Os benefícios incluem um ambiente operacional mais transparente, gerenciamento de riscos eficaz e maior confiança do cliente.

Por atacar muitas frentes, essa prática envolve muitos processos e, para implementá-la com sucesso, é importante planejar o processo adequadamente e priorizar de acordo com as necessidades e as metas da sua empresa. Especificamente para a conformidade de TI, o foco está no gerenciamento eficaz de licenças e contratos. 

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Perguntas frequentes

Qual é a função do gerenciamento de conformidade?

Gerenciamento de conformidade é a prática usada para ajudar as organizações a cumprir suas obrigações legais, regulamentares e de conformidade.

Quais são as cinco áreas de conformidade? 

As cinco áreas de conformidade são conformidade legal e regulatória, conformidade financeira, conformidade de proteção de dados e privacidade, conformidade de TI e conformidade ética e de governança de TI.

O que é um exemplo de gerenciamento de conformidade? 

Um exemplo de gerenciamento de conformidade seria garantir a existência de uma trilha de auditoria para capturar qualquer atividade de acesso a dados confidenciais. 

O que é um gerente de conformidade? 

Um gerente de conformidade é a pessoa responsável pela prática de gerenciamento de conformidade. 

O que é um sistema de gerenciamento de conformidade? 

Um sistema de gerenciamento de conformidade ou CMS é uma abordagem estruturada e sistemática que as organizações usam para gerenciar e monitorar a conformidade com as leis, os regulamentos, as normas e as políticas internas aplicáveis. O principal objetivo é garantir que a organização conduza suas atividades de maneira ética e em conformidade, minimizando os riscos associados à não conformidade.