A localização de ativos de TI significa saber onde está cada notebook, desktop, servidor e periférico, sem instalar um rastreador GPS (Global Positioning System) em cada um. Os computadores informam a própria posição por meio de um agente instalado neles, e todo o resto tem uma localização atribuída, que é confirmada pela leitura de uma etiqueta ou por uma auditoria física.
O problema é conhecido por qualquer equipe que administra um parque híbrido: os dispositivos circulam entre casas, filiais e mesas compartilhadas e o inventário vai se afastando aos poucos de onde o hardware realmente está. Este guia apresenta os métodos que funcionam para equipamentos de TI, como configurá-los passo a passo em uma plataforma de ITAM (IT Asset Management) e como ver todas as localizações em um único dashboard.
O que é localização de ativos?
Localização de ativos é a prática de registrar onde está cada ativo e manter esse registro atualizado conforme os equipamentos mudam de lugar. Veículos e maquinário pesado costumam depender de rastreadores GPS, e as equipes de TI podem obter a mesma resposta a partir de dados que seus dispositivos já produzem.
Em TI, a localização tem duas camadas. A primeira é a posição que o dispositivo informa por conta própria, em latitude e longitude, e a segunda é o lugar que o inventário atribui a um ativo, como país, cidade, escritório ou andar, o que também cobre os equipamentos que não conseguem informar nada.
Por que acompanhar a localização dos ativos é importante?
Um ativo que ninguém consegue encontrar continua tendo um preço de compra, uma garantia e, muitas vezes, dados da empresa. Três situações tornam a localização uma preocupação diária para as equipes de TI:
- Trabalho remoto e híbrido. Os notebooks saem do escritório com seus usuários, e é por isso que gerenciar ativos de funcionários remotos começa por saber onde está cada dispositivo.
- Dispositivos perdidos ou roubados. Um computador que para de se comunicar ou que informa uma posição inesperada é o primeiro sinal de problema, e sua última localização conhecida é onde a busca começa.
- Auditorias. Auditores e seguradoras esperam que cada ativo esteja onde o registro indica, e cada divergência precisa ser explicada.
Nos três casos, o valor vem de um único registro que combina o que os dispositivos informam com o que a equipe atribui e verifica. Esse registro também agiliza reatribuições, o planejamento de renovação do parque e os desligamentos, porque ninguém precisa perguntar onde um dispositivo foi parar.
Como as empresas rastreiam e localizam ativos?
A maior parte do conteúdo sobre o tema se concentra em GPS para frotas e maquinário, o que resolve um problema diferente do que as equipes de TI enfrentam. Para computadores e periféricos dentro de escritórios e casas, estes são os métodos que funcionam:
- Geolocalização pelo agente. O agente instalado em cada computador adiciona suas coordenadas a cada relatório de inventário.
- Localizações atribuídas. Cada ativo recebe um lugar em uma hierarquia de localizações, do país até o andar.
- Regras de atribuição automática. A localização acompanha o proprietário do ativo ou a faixa de IP (Internet Protocol) da rede do escritório a partir da qual o dispositivo se conecta.
- QR codes (Quick Response) e etiquetas RFID (Radio Frequency Identification). Uma leitura confirma onde está um ativo etiquetado e atualiza seu registro na hora.
- Auditorias físicas. Uma vistoria em cada local concilia os ativos encontrados com os que deveriam estar ali.
Cada método cobre um tipo diferente de ativo, por isso a maioria das equipes de TI os combina. Essa combinação é o que faz a localização de equipamentos de TI funcionar: os computadores com agente informam a própria posição, enquanto monitores, docks e impressoras dependem de localizações atribuídas, etiquetas e auditorias.
Tecnologias de rastreamento de localização de ativos
Além desses métodos específicos de TI, oito tecnologias dominam o mercado mais amplo de rastreamento de localização. A tabela abaixo mostra no que cada uma é melhor e se ela se adapta a dispositivos de TI dentro de um escritório:
GPS, BLE e UWB são as tecnologias por trás da localização de ativos em tempo real e fazem sentido quando a posição de um ativo muda a cada minuto. Os equipamentos de TI de escritório mudam de lugar com muito menos frequência, então os relatórios periódicos de um agente, combinados com etiquetas e auditorias, dão às equipes de TI a visibilidade de que precisam sem um rastreador em cada dispositivo. O rastreamento de ativos com RFID é a exceção que merece uma análise mais detalhada, porque um único leitor conta dezenas de ativos etiquetados em uma só passada.
InvGate Asset Management como sistema de localização de ativos
O InvGate Asset Management é um software de ITAM no-code que rastreia hardware, software e ativos não relacionados à TI a partir de uma única interface. A localização funciona em três camadas, conforme o ativo:
- Computadores Windows com o Agente do InvGate Asset Management informam sua latitude e longitude em cada inventário.
- Todos os ativos recebem um lugar atribuído em uma hierarquia de localizações, definido manualmente, em massa ou por meio de modelos de automação.
- Ativos sem um agente em funcionamento são confirmados com QR codes, etiquetas RFID e auditorias físicas.
Uma ordem prática de configuração é sincronizar primeiro os usuários com suas localizações, depois ativar a geolocalização e os modelos de localização, e por último implantar o agente. Assim, cada novo dispositivo entra no inventário com uma localização desde o primeiro relatório.
Como geolocalizar dispositivos com o agente do InvGate Asset Management
A geolocalização de dispositivos é a forma mais rápida de saber onde estão os computadores, porque o agente já envia informações para a plataforma de forma programada. A configuração tem três etapas: ativar o recurso, mantê-lo ativo em todo o parque e definir quem pode ver o resultado.
Ative a geolocalização
A geolocalização funciona em computadores com Windows 10, Windows 11 ou Windows Server 2016 e versões posteriores, com o Agente instalado. Cada dispositivo também precisa estar com os serviços de localização ativados no Windows, em Iniciar > Configurações > Privacidade e segurança > Localização, com a opção Permitir que os aplicativos acessem sua localização ativada. Depois, habilite o recurso nas configurações de CIs (itens de configuração):
- Vá para Configurações > CIs > Geral.
- Marque a caixa de seleção Geolocalização de ativos.
- Clique em Salvar.
A partir daí, o agente adiciona a latitude e a longitude do dispositivo a cada relatório de inventário. Para conferir o resultado, filtre Ativos pelos computadores que enviam informações pelo Agente e abra qualquer um deles: o perfil mostra uma caixa Geolocalização com as últimas coordenadas, a mesma visualização apresentada no product tour de rastreamento da localização de ativos.
Mantenha os dispositivos enviando a localização
Usuários ou políticas locais podem desativar os serviços de localização do Windows e esses computadores param de enviar coordenadas sem aviso. O modelo de automação Habilitar geolocalização, disponível em Configurações > CIs > Automações, em Adicionar, reativa a localização implantando automaticamente o pacote correspondente nos dispositivos compatíveis.
O modelo Dispositivos offline (Agente sem reportar) e as Smart Recommendations (Recomendações Inteligentes) cobrem o caso oposto, sinalizando os computadores cujo agente parou de enviar informações por completo. As Smart Recommendations separam os dispositivos sem comunicação há mais de sete dias dos que passaram de 30 dias, que são os mais propensos a ter sido perdidos, roubados ou retirados de uso.
Controle quem pode ver a localização dos dispositivos
As coordenadas de um dispositivo podem revelar onde seu usuário mora ou trabalha, por isso os dados de geolocalização merecem o mesmo cuidado que qualquer outra informação pessoal. No InvGate Asset Management, a permissão Geolocalização define quais funções podem ver os dados de geolocalização nos perfis dos ativos e nos Explorers.
As funções são configuradas em Configurações > Usuários > Permissões, em Módulos e funcionalidades. A função predefinida Técnicos padrão inclui a Geolocalização, então, para restringi-la, é preciso criar uma função personalizada sem essa permissão e atribuí-la aos usuários que não devem ver as coordenadas.
Como organizar ativos por localização
As localizações atribuídas cobrem todos os ativos, inclusive os que nunca vão rodar um agente. Quatro peças as tornam confiáveis: uma hierarquia que reflete a organização, regras que preenchem as localizações automaticamente, Smart Tags (Etiquetas Inteligentes) que agrupam os ativos por lugar e permissões limitadas a cada filial.
Monte uma hierarquia de localizações
No InvGate Asset Management, as localizações se encaixam umas nas outras, então uma estrutura como país, cidade, escritório e andar cabe em uma única árvore. Os filtros seguem essa estrutura: Localização > é > São Paulo retorna os ativos desse escritório, enquanto Localização > está dentro de > Europa retorna todos os ativos da Europa e de todos os níveis abaixo dela, até um andar em Paris.
As localizações também podem ter seus próprios campos personalizados, criados em Configurações > CIs > Campos com Localização como tipo de CI, para guardar dados como o código de um local, um centro de custo ou o responsável por um prédio. Esses valores aparecem no perfil da localização, funcionam como filtros e colunas no Explorer de Localizações e servem como dimensão nos dashboards.
Atribua localizações em massa ou automaticamente
As localizações podem ser definidas um ativo por vez ou em massa no Explorer de Ativos. Para grupos que vêm de fora da plataforma, como uma remessa recebida em uma filial, a busca por lista externa aceita até 500 identificadores (números de série, hostnames, nomes de ativos ou códigos RFID) e retorna os ativos correspondentes, prontos para uma atualização em massa.
Dois modelos de automação mantêm as localizações atualizadas sem edições manuais. Os dois ficam em Configurações > CIs > Automações, em Adicionar, abrem pré-preenchidos e podem ser editados antes de salvar:
- Atribuir localização automaticamente a partir do proprietário iguala a localização de cada ativo à do seu proprietário, o que é ideal para organizações que gerenciam as localizações no nível do usuário.
- Atribuição de localização com base no IP atribui a localização de um dispositivo a partir do seu endereço IP, por exemplo, associando cada sub-rede de escritório a esse escritório.
Em breve: o Atlas AI Agent vai inferir a localização de cada ativo a partir da sua faixa de rede e do IP do último check-in, identificando dispositivos que mudaram fisicamente de lugar sem que ninguém atualizasse o registro. Os valores que ele preencher podem ser aplicados automaticamente ou ficar aguardando a confirmação de uma pessoa.
Agrupe ativos com Smart Tags
As Smart Tags transformam qualquer filtro em um grupo que se atualiza sozinho conforme os ativos mudam de lugar. Filtrar Ativos por Localização > é > São Paulo e selecionar Etiqueta inteligente rápida, por exemplo, cria uma etiqueta Ativos em São Paulo que sempre reúne tudo o que está nesse escritório.
A mesma abordagem expõe lacunas nos dados, já que uma Smart Tag com a condição Localização é Nenhuma reúne todos os ativos que ainda não têm localização. As Smart Recommendations mostram essa mesma lacuna sem nenhuma configuração e abrem os ativos afetados no Explorer, prontos para uma atualização de localização em massa.
Restrinja o acesso por localização
Organizações com várias regiões ou subsidiárias podem limitar cada equipe à sua própria parte da hierarquia. Em Configurações > Usuários > Permissões, uma permissão de CI sobre Localizações com o operador Sob concede acesso a uma localização principal e a todas as suas subordinadas, então Sob > América cobre todos os países, cidades e prédios desse ramo.
As novas localizações adicionadas abaixo da principal são incluídas automaticamente, então a regra não precisa ser atualizada conforme a hierarquia cresce. Combinadas com a permissão Geolocalização, as funções podem dar a cada equipe regional as localizações que ela gerencia e manter as coordenadas visíveis apenas para as pessoas que precisam delas.
Como confirmar a localização de ativos sem agente
Monitores, docking stations, impressoras e computadores cujo agente parou de enviar informações dependem da localização atribuída, e é o inventário físico que a confirma. Cada um pode ter etiquetas de ativos com um QR code vinculado ao seu perfil e um código RFID armazenado no campo Etiqueta física do ativo (RFID), então ler o QR code com o celular abre o registro e a localização pode ser corrigida na hora.
Para uma verificação completa de um local, as auditorias físicas são limitadas a uma localização, feitas com a câmera do celular ou com um leitor RFID Zebra, e deixam um cartão Última auditoria física em cada ativo auditado, com a data, a localização e o resultado. As leituras separam os ativos em três grupos:
- Encontrados: ativos esperados que foram lidos durante a vistoria.
- Faltantes: ativos esperados que continuam pendentes quando a auditoria é encerrada, que podem receber uma nova localização em uma única ação em massa.
- Outros: ativos registrados em outra localização ou sem nenhuma (Extra) e itens lidos que não têm nenhum registro (Desconhecidos).
Como ver a localização dos dispositivos em um dashboard
Os dados de localização são mais fáceis de ler em um dashboard, e o InvGate Asset Management inclui um pronto para usar. O dashboard predefinido Status de CIs, em Dashboard > Status de CIs, reúne a localização em dois gráficos:
- Ativos por localização mostra quantos ativos cada localização tem, com detalhamento de país para cidade, de cidade para escritório e, no último nível, até os próprios ativos.
- Geolocalização de ativos mapeia as coordenadas dos computadores Windows cujo Agente enviou informações nos últimos 30 dias, com controles de zoom para focar em uma região.
Os filtros globais por proprietário, localização ou etiqueta se aplicam a todos os gráficos ao mesmo tempo, então filtrar por Brasil mostra apenas os ativos localizados no país. Para outras visualizações, como tipo de ativo por escritório ou status por país, os dashboards personalizados usam a localização como mais uma dimensão.
Conclusão
A localização de ativos em TI funciona melhor como uma combinação: o agente informa onde estão os computadores, as localizações atribuídas e os modelos de automação cobrem todos os ativos, e os QR codes, as etiquetas RFID e as auditorias físicas confirmam o restante. Cada camada cobre o que as outras não conseguem ver e, juntas, mantêm o inventário alinhado com o hardware.
Como software de localização de ativos, o InvGate Asset Management reúne essas camadas em um único registro por ativo e em um único dashboard para todos eles. Para testá-lo com o seu próprio parque, comece uma avaliação gratuita ou fale com a equipe de Vendas.
Perguntas frequentes
Estas são as perguntas que as equipes de TI mais fazem quando configuram o rastreamento da localização de seus dispositivos. As respostas abaixo resumem o que cada seção deste guia aborda em detalhes.
Como rastrear notebook da empresa sem um rastreador GPS?
Instale um agente que leia a localização que o sistema operacional já calcula. No InvGate Asset Management, o agente adiciona a latitude e a longitude do serviço de localização do Windows a cada relatório de inventário, então os notebooks Windows com o agente e a geolocalização ativados aparecem no mapa geolocalização de ativos.
Com que frequência o agente atualiza a localização de um dispositivo?
O agente envia a localização com cada relatório de inventário, o que acontece pelo menos uma vez por dia e, em média, a cada 8 a 12 horas, um intervalo que pode aumentar em instâncias com muitos agentes ativos. Se um dispositivo estiver desligado quando o próximo relatório for devido, o agente o envia na primeira hora depois que o dispositivo voltar a ser ligado.
Como rastrear ativos que não têm agente?
Atribua a eles uma localização na hierarquia, identifique-os com QR codes ou etiquetas RFID e confirme-os com auditorias físicas. Cada auditoria encerrada registra a data, a localização e o resultado no perfil do ativo, e tudo o que for encontrado no lugar errado pode ser realocado em massa.
Uma VPN (Virtual Private Network) muda a localização que o agente informa?
O agente informa as coordenadas calculadas pelo serviço de localização do Windows, sem nenhum ajuste com base na conexão VPN. O Windows combina GPS, pontos de acesso sem fio próximos, torres de celular e endereço IP para calculá-las, então a precisão depende de quais desses sinais cada dispositivo pode usar no momento.
Quem pode ver a localização de um dispositivo?
Somente os usuários cuja função inclui a permissão Geolocalização podem ver os dados de geolocalização nos perfis dos ativos e nos Explorers. Os administradores a definem por função em Configurações > Usuários > Permissões, e a função predefinida Técnicos padrão a inclui por padrão.
