A Gestão de Ativos de TI para funcionários remotos não é uma disciplina nova. Trata-se da mesma prática aplicada a um contexto em que a maioria dos pressupostos padrão não se aplica mais. Os dispositivos saem do prédio. Os funcionários trabalham de casa, de outras cidades, de outros países. Os métodos de inventário que funcionavam no escritório deixam de funcionar no momento em que um laptop se desconecta da rede corporativa.
Este artigo aborda os principais desafios do ITAM para funcionários remotos, os métodos de detecção que realmente funcionam em ambientes distribuídos e como o InvGate Asset Management lida com cada um deles na detecção de ativos remotos, desde o rastreamento de hardware até a conformidade de software e o suporte remoto.
Por que o trabalho remoto desafia o ITAM tradicional
A gestão tradicional de ativos de TI foi construída com base em uma suposição simples: os dispositivos que você precisa gerenciar estão no prédio ou, pelo menos, na rede. As varreduras de inventário são executadas em um intervalo de IPs. Essa arquitetura não resiste ao contato com uma força de trabalho distribuída, falhando no rastreamento de ativos remotos.
Quando um funcionário trabalha de casa, o dispositivo desaparece da visão da rede no momento em que se desconecta da Rede Privada Virtual (VPN). O inventário fica paralisado. Os dados ficam desatualizados. O ponto cego aumenta.
Isso gera três problemas específicos:
- Hardware fora da rede. Um laptop que não está na rede corporativa não responde a uma varredura de rede. Para equipes que dependem de varreduras periódicas, esse dispositivo simplesmente não existe até a próxima vez que se conectar, momento em que seus dados já estarão desatualizados. Para organizações com dezenas ou centenas de funcionários remotos, essas lacunas se acumulam rapidamente.
- Expansão descontrolada de software. Funcionários remotos instalam software em dispositivos fornecidos pela empresa sem passar pelo departamento de TI. Sem visibilidade contínua do que está instalado em cada terminal, o departamento de TI não consegue detectar aplicativos não autorizados nem manter uma linha de base para conformidade.
- Lacunas na conformidade de licenças. Sem dados precisos sobre quais softwares estão instalados e com que frequência são usados, as organizações pagam por licenças que ninguém usa e correm o risco de operar instalações sem licença que nunca foram devidamente inventariadas.
A causa principal em todos os três casos é a mesma: um método de descoberta desenvolvido para proximidade física, aplicado a uma força de trabalho que não tem nenhuma. A diferença entre a descoberta de ativos com e sem agente é o ponto de partida para resolver isso.
O que o ITAM para funcionários remotos realmente abrange
O ITAM para funcionários remotos não é uma disciplina separada. Trata-se da Gestão de Ativos de TI aplicado a um contexto em que as premissas padrão sobre visibilidade de rede e acesso físico não se aplicam mais. Na prática, ele abrange três áreas.
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A Gestão de Ativos de Hardware (HAM) significa manter um inventário completo e preciso de todos os laptops, monitores, periféricos e dispositivos móveis atribuídos a um funcionário remoto. Isso inclui saber onde o ativo está, quem o possui, sua condição atual, quando a garantia expira e em que fase do ciclo de vida do ativo ele se encontra. O desafio não é rastrear o dispositivo quando o funcionário está no escritório. Trata-se de manter essa visibilidade quando o funcionário está trabalhando em outra cidade, país ou rede.
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A Gestão de Ativos de Software (SAM) e o rastreamento de licenças significam saber o que está instalado em cada dispositivo remoto, sob qual licença e se esse uso está em conformidade com os contratos dos fornecedores. Rastrear software em uma frota distribuída requer um método de inventário de dispositivos remotos que acompanhe o próprio dispositivo, e não apenas a rede corporativa.
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O componente de Gerenciamento de Identidade e Acesso (IAM) fornece o contexto do ativo que torna o Gerenciamento de Identidade viável. O ITAM não gerencia identidades diretamente; essa responsabilidade cabe a ferramentas dedicadas de Gerenciamento de Identidade e acesso e a serviços de diretório. No entanto, os dados do ITAM ajudam as organizações a entender quem possui qual dispositivo, qual software está atribuído a ele e como é o panorama operacional completo quando um funcionário ingressa, muda de função ou deixa a empresa.
Juntas, essas áreas criam a base operacional necessária para dar suporte ao trabalho remoto de forma segura e em escala. Sem visibilidade centralizada sobre hardware, software e propriedade, as equipes de TI perdem rapidamente o controle sobre ambientes distribuídos.
O principal desafio do ITAM: visibilidade sem acesso físico
O problema de visibilidade no ITAM distribuído não é apenas um inconveniente. Ele traz consequências operacionais e de conformidade diretas.
Os métodos tradicionais de descoberta de rede são fundamentalmente dependentes da rede. Eles funcionam bem quando os dispositivos estão constantemente conectados a uma rede gerenciada. Eles falham, de forma silenciosa e progressiva, à medida que mais dispositivos saem dessa rede.
Considere cenários que agora são padrão em qualquer organização híbrida:
- Um laptop usado por um funcionário remoto se conecta ao Wi-Fi doméstico, e não à rede corporativa. A menos que o funcionário mantenha uma conexão VPN durante todo o dia de trabalho, o dispositivo fica invisível para qualquer varredura baseada em rede.
- Um funcionário viaja por duas semanas. Seu laptop nunca se conecta à rede corporativa. Durante esse período, ele instala um novo aplicativo, uma versão do software é atualizada automaticamente e as definições do antivírus ficam desatualizadas. Nada disso fica visível para a plataforma de ITAM até que o dispositivo se reconecte.
- Um funcionário deixa a empresa. Seu dispositivo está em outra cidade. A TI não possui nenhum registro atualizado do inventário sobre o que está nele, quais licenças estão ativas ou qual é o estado atual do dispositivo.
As consequências operacionais são previsíveis: registros de inventário que não refletem a realidade, relatórios de conformidade nos quais não se pode confiar e respostas a auditorias que exigem um trabalho frenético para reconstruir dados que deveriam ter sido mantidos de forma contínua.
Como rastrear ativos de TI para funcionários remotos com o InvGate Asset Management
Os três problemas descritos acima correspondem diretamente aos recursos do InvGate Asset Management. Veja a seguir como cada um deles funciona na prática.
1. Descoberta baseada em agente para dispositivos fora da rede
O InvGate Asset Management Agent é um software leve instalado diretamente em cada terminal. Ao contrário dos métodos de descoberta baseados em rede, o Agente coleta continuamente dados de hardware, software e integridade do dispositivo, mesmo quando este está fora da rede corporativa. Na prática, isso significa que a visibilidade acompanha o dispositivo, e não a conexão.
Para funcionários remotos, isso é fundamental. Um laptop conectado ao Wi-Fi doméstico sem VPN ainda pode enviar dados de inventário de volta ao InvGate Asset Management, desde que o Agente esteja instalado e o dispositivo esteja online.
O Agente ajuda as equipes de TI a manter a visibilidade sobre:
- Inventário de hardware, incluindo modelo do dispositivo, número de série, processador, memória RAM e armazenamento.
- Softwares instalados, versões e datas de instalação.
- Dados de uso de software por meio do Software Metering.
- Indicadores de segurança e integridade, como status do antivírus, atualizações do sistema operacional e condições das Regras de Integridade.
- Status do acesso remoto e detalhes de conectividade.
O Agente é compatível com dispositivos Windows, macOS, Linux e Android, e pode ser implantado manualmente ou por meio de métodos como o Microsoft Intune, Objeto de Política de Grupo (GPO), System Center Configuration Manager (SCCM) ou remotamente via proxy.
Para organizações que já gerenciam terminais por meio de plataformas como o Intune ou o Jamf, o InvGate Asset Management também pode importar informações de dispositivos diretamente desses sistemas para ampliar a cobertura do inventário em ambientes distribuídos.
2. Rastreamento de software e licenças em dispositivos remotos
O Agente resolve o problema de visibilidade. O módulo de Conformidade de Software do InvGate Asset Management resolve o problema de conformidade.
Para ambientes remotos, o Gerenciamento de Licenças de Software depende de dois fatores que atuam em conjunto: saber o que está instalado em cada dispositivo e saber o que a organização está licenciada para usar. O InvGate Asset Management conecta ambos automaticamente, cruzando os dados de inventário de software coletados dos terminais com os contratos registrados na plataforma.
Isso proporciona às equipes de TI visibilidade sobre:
- Instalações de software em dispositivos remotos e locais.
- Alocação de licenças por tipo de contrato.
- Aplicativos pouco utilizados ou não utilizados, por meio da medição de uso de software.
- Situações de excesso ou falta de licenças de software.
- Economias potenciais decorrentes da recuperação de licenças inativas.
Além disso, o InvGate Asset Management ajuda as organizações a aplicar políticas de governança de software em terminais remotos. Com as Políticas de Autorização, as equipes de TI podem definir quais aplicativos são aprovados, estão sob análise ou são explicitamente proibidos no ambiente. Isso proporciona visibilidade sobre a TI paralela, ao mesmo tempo em que cria uma estrutura clara para controlar o que os funcionários remotos têm permissão para instalar e usar em dispositivos distribuídos.
A plataforma também inclui recursos de implantação de software que permitem que as equipes de TI instalem ou desinstalem remotamente software em terminais sem a necessidade de acesso físico ao dispositivo. Combinado com fluxos de trabalho automatizados, isso permite que as organizações respondam automaticamente a condições específicas.
Por exemplo, quando um software não autorizado é detectado em um terminal remoto, o InvGate Asset Management pode acionar automaticamente ações como sinalizar a instalação, enviar notificações ou desinstalar o aplicativo remotamente
3. Acesso remoto à área de trabalho a partir do perfil do ativo
Remote IT Support: How to Control Devices Remotely Within ITAM software
É necessário ter visibilidade do que está em um dispositivo. A capacidade de agir sobre isso sem acesso físico é o que torna essa visibilidade operacional.
O InvGate Asset Management se integra diretamente a várias ferramentas de desktop remoto, incluindo TeamViewer, Windows Remote Desktop, AnyDesk, Splashtop, RealVNC, TightVNC e UltraVNC. Essas integrações podem ser acessadas diretamente a partir do perfil do ativo, permitindo que as equipes de TI iniciem sessões remotas a partir da mesma tela em que gerenciam o inventário de hardware do dispositivo, os softwares instalados, o status de integridade e as informações sobre o ciclo de vida.
O fluxo de trabalho é simples: navegue até o ativo no InvGate Asset Management, localize o registro do dispositivo e clique no ícone de conexão remota no canto superior direito do perfil do ativo. A plataforma exibe as ferramentas remotas instaladas nesse dispositivo e inicia a conexão diretamente. Sem precisar alternar entre aplicativos, sem necessidade de pesquisa separada pelo ativo.
Para habilitar a integração, acesse Configurações > Integrações > Área de Trabalho Remota, selecione a ferramenta preferida e salve. A integração requer que o Agente esteja instalado no dispositivo de destino. Todas as cinco ferramentas compatíveis oferecem acesso autônomo, o que significa que as equipes de TI podem se conectar a um dispositivo sem que o usuário final precise confirmar a sessão. Isso é particularmente relevante para tarefas de manutenção, verificações de integridade e correção de conformidade em terminais remotos.
ITAM para integração e desligamento remotos
Quando não há entrega física, o processo de integração e desligamento depende inteiramente da disponibilidade de registros precisos e completos dos ativos antes da chegada do funcionário e após sua saída.
Onboarding remoto de TI
A parte relacionada ao ITAM na integração remota começa antes do primeiro dia do funcionário. Quando um dispositivo é adquirido ou preparado para um novo funcionário remoto, ele é registrado imediatamente no InvGate Asset Management. O registro captura o modelo, o número de série, as especificações, as datas de garantia e outros detalhes importantes.
Assim que o Agente é instalado no dispositivo, a plataforma começa a coletar dados em tempo real. As equipes de TI podem verificar o estado de configuração do dispositivo antes que ele chegue ao funcionário:
- Se o sistema operacional está atualizado.
- Se os aplicativos necessários estão instalados.
- Se o antivírus está ativo.
As licenças de software para os aplicativos de que o novo funcionário precisa são alocadas por meio do módulo de Conformidade de Software, vinculadas ao dispositivo e ao usuário. As Regras de Integridade podem gerar alertas automáticos caso o dispositivo chegue ao funcionário em um estado que não atenda aos padrões mínimos de segurança da organização.
É possível criar um fluxo de trabalho completo de integração de funcionários sem integrações personalizadas com o InvGate em apenas algumas etapas.
Offboarding remoto de TI
A desativação remota é onde as lacunas no ITAM causam mais danos. Quando um funcionário é desativado, o perfil do ativo no InvGate Asset Management contém o panorama completo: o hardware específico atribuído, todas as licenças de software vinculadas a esse dispositivo e usuário, e o histórico completo das alterações desde o provisionamento.
As ações imediatas de ITAM na desligamento são a recuperação de licenças e a atualização de registros. Por meio do módulo de Conformidade de Software, as licenças vinculadas ao dispositivo do funcionário que está saindo podem ser recuperadas, reatribuídas a outro usuário, devolvidas ao pool de licenças disponíveis ou marcadas para cancelamento.
O InvGate Asset Management mantém uma cadeia de custódia completa para cada dispositivo ao longo de todo o seu ciclo de vida de hardware. O histórico de propriedade, as mudanças de localização e as transições de status são todos registrados com data e hora e vinculados ao registro do ativo. Quando o dispositivo é devolvido, essa devolução é registrada como um evento do ciclo de vida e o registro reflete o estado atual do ativo sem a necessidade de reconstrução manual. Isso é importante para auditorias, para prevenção de perdas e para rastrear quais dispositivos estão em trânsito entre funcionários e quais ficaram inativos.
Você também pode criar um fluxo de trabalho de desligamento que desativa automaticamente o acesso em todos os sistemas com o InvGate.
Boas práticas de ITAM para equipes de trabalho remotas ou híbridas
As práticas a seguir se aplicam a organizações que gerenciam ativos de TI em equipes remotas ou híbridas. Cada uma delas é concreta e corresponde a um recurso específico do InvGate Asset Management.
- Use a descoberta baseada em agente como método principal para terminais remotos. Varreduras de rede são úteis para a infraestrutura do escritório, mas não alcançam dispositivos que não estejam na rede corporativa. Implante o agente como parte do processo de preparação do dispositivo, antes que ele saia das mãos da equipe de TI.
- Documente a localização e o responsável desde o momento da atribuição. Os problemas mais complexos de ITAM, como dispositivos ausentes, propriedade ambígua e baixas mal conduzidas, quase sempre remontam a um ativo que nunca foi registrado adequadamente no momento da atribuição. O InvGate Asset Management oferece suporte a campos de localização, atribuição de proprietário e campos personalizados no nível do ativo.
- Ative a medição de software desde o primeiro dia. Os dados de medição revelam quais aplicativos licenciados estão realmente sendo usados em dispositivos remotos, em comparação com aqueles que foram atribuídos, mas nunca foram iniciados. Esses dados são a base para a recuperação de licenças, para a redução de gastos desnecessários e para a detecção de software não autorizado.
- Configure regras de integridade para alertas proativos em dispositivos remotos. O InvGate Asset Management permite que as equipes de TI definam regras que acionam alertas quando um dispositivo sai do estado de configuração esperado, como antivírus inativo, garantia prestes a expirar ou versão do sistema operacional abaixo do mínimo exigido. Para dispositivos remotos, nos quais a equipe não pode realizar uma inspeção física para identificar problemas, esses sinais automatizados são essenciais.
- Integre o InvGate Asset Management com um software de Gerenciamento de Serviços de TI para obter um contexto completo sobre incidentes remotos. Quando um funcionário remoto abre um ticket sobre um problema com um dispositivo, o agente de suporte precisa de contexto: qual é o modelo, quais softwares estão instalados e qual é o status da garantia. O InvGate Asset Management se integra nativamente ao InvGate Service Management e, por meio de API, a outras plataformas de service desk, de modo que os dados dos ativos fiquem disponíveis diretamente no ticket. A combinação dessas duas ferramentas é uma das principais práticas de suporte de TI para funcionários remotos, que reduz as idas e vindas e acelera a resolução.
- Realize auditorias de conformidade de software em intervalos regulares. Realizar uma revisão formal trimestralmente, e não apenas quando um fornecedor envia uma solicitação de auditoria, permite identificar excedentes e desperdícios antes que se agravem. Isso também significa que os dados já estarão limpos e atualizados caso uma auditoria externa venha a ocorrer.
Perguntas frequentes (FAQs)
O que é ITAM para funcionários remotos?
O ITAM para funcionários remotos é a prática de gerenciar ativos de TI (incluindo hardware, software e o contexto de acesso vinculado a ambos) para equipes que operam fora da rede corporativa. Diferentemente do ITAM tradicional no local, que depende de varreduras de rede e proximidade física, o ITAM para ambientes remotos requer rastreamento baseado em agentes e uma camada de conformidade que funcione sem que o dispositivo precise se conectar à rede corporativa.
Como rastrear ativos de TI para funcionários remotos?
O método mais confiável é a descoberta baseada em agente. Um agente instalado em cada terminal coleta continuamente dados de hardware e software e os reporta à plataforma de ITAM, independentemente da rede em que o dispositivo esteja conectado. No InvGate Asset Management, o agente roda no Windows, macOS, Linux e em terminais móveis, atualizando automaticamente cada registro de ativo.
Quais são os maiores desafios de ITAM com uma força de trabalho remota?
Três desafios surgem constantemente: visibilidade de hardware para dispositivos que estão fora da rede corporativa, conformidade de licenças de software sem acesso físico aos terminais e recuperação de ativos durante a saída de funcionários, quando a TI não possui um registro atualizado do que o funcionário possui.
Como o ITAM apoia a integração e a desligamento de funcionários remotos?
Na integração, o ITAM fornece a base para o provisionamento: o dispositivo é registrado antes de ser enviado, o responsável é designado e as licenças de software são alocadas com base na função do funcionário. Na desligamento, o registro do ativo exibe tudo o que foi atribuído ao funcionário que está saindo, para que a recuperação possa ocorrer sem a necessidade de reconstrução manual. O InvGate Asset Management mantém um registro da cadeia de custódia para cada dispositivo ao longo de seu ciclo de vida.
Preciso de uma ferramenta especial para o gerenciamento remoto de ativos?
Não é necessária uma ferramenta separada, mas você precisa de uma plataforma de ITAM com recursos de descoberta baseados em agente. Ferramentas que dependem exclusivamente da varredura de rede perdem a visibilidade no momento em que um dispositivo sai da rede do escritório. O InvGate Asset Management abrange o rastreamento de hardware, a conformidade de software e o acesso remoto à área de trabalho em uma única plataforma, sem exigir ferramentas separadas para cada função.
