Manter um inventário de TI organizado é mais difícil do que parece. À medida que os ambientes crescem, os ativos se multiplicam rapidamente entre locais, proprietários, status e ciclos de vida. O agrupamento manual de dispositivos se torna demorado e propenso a erros, muitas vezes levando a inventários desatualizados e equipes que gastam um tempo valioso criando listas em vez de tomar medidas.
É aí que entram as Etiquetas Inteligentes da InvGate Asset Management. As Etiquetas Inteligentes agrupam automaticamente os ativos com base nas regras que você define, como tipo de dispositivo, status, datas de garantia ou até mesmo campos personalizados. Ao contrário das etiquetas manuais, elas são atualizadas automaticamente, garantindo que cada ativo esteja sempre no grupo certo sem esforço contínuo.
Neste artigo, explicaremos o que são as Etiquetas Inteligentes, como funcionam no InvGate Asset Management e compartilharemos exemplos práticos de automação para ajudá-lo a transformar seu inventário em insights acionáveis.
O que são as Etiquetas Inteligentes do InvGate Asset Management?
As Etiquetas Inteligentes do InvGate Asset Management são uma ferramenta flexível para classificar e catalogar automaticamente os ativos com base nas condições definidas por cada equipe. Uma vez que uma Etiqueta Inteligente é criada, qualquer ativo que atenda aos seus critérios é agrupado sob essa etiqueta. Isso significa que os grupos de ativos são constantemente atualizados sem esforço manual, facilitando a organização dos inventários e a ação com base em dados precisos.
As equipes podem criar Etiquetas Inteligentes usando atributos de ativos padrão, como tipo, status ou localização, e campos personalizados criados especificamente para a organização. Isso torna os critérios de agrupamento possíveis praticamente ilimitados. Como resultado, as Etiquetas Inteligentes se adaptam a diferentes prioridades, fluxos de trabalho e metas comerciais, permitindo que cada organização estruture seu inventário de TI de uma forma que reflita como ela realmente opera.
Etiquetas Inteligentes vs. Etiquetas
As etiquetas no InvGate Asset Management são etiquetas estáticas que ajudam a classificar e catalogar qualquer Item de Configuração (CI) dentro da plataforma. Isso inclui ativos, como hardware e software, mas também usuários, locais, contratos e fornecedores (entre outras coisas).
Elas são aplicados manualmente e permanecem atribuídas até que alguém os remova. Isso as torna úteis para categorização básica ou agrupamento único, mas exigem intervenção humana contínua para permanecerem precisas à medida que os ativos mudam com o tempo.
As Etiquetas Inteligentes, por outro lado, são dinâmicas e automatizadas. Em vez de serem atribuídas manualmente, elas dependem de condições definidas antecipadamente, como tipo de ativo, status, localização, datas de garantia ou campos personalizados.
Qualquer ativo que atenda a esses critérios é incluído automaticamente e removido quando não atender mais. Isso transforma as Etiquetas Inteligentes em grupos de ativos vivos que permanecem atualizados, o que as torna ideais para a geração de relatórios e para o Gerenciamento de Inventário automatizado em larga escala.
Como funcionam as Etiquetas Inteligentes?
As Etiquetas Inteligentes do InvGate Asset Management agrupam ativos que compartilham um ou mais critérios predefinidos. Ao contrário das etiquetas regulares, que podem ser aplicadas a diferentes tipos de CIs (como usuários ou software), as Etiquetas Inteligentes estão disponíveis exclusivamente para ativos. Sua operação é muito simples.
A equipe responsável pela organização do inventário de TI define as regras que um ativo deve atender para pertencer a uma Etiqueta Inteligente. Em seguida, ela cria a etiqueta e atribui essas condições. A partir desse momento, sempre que um ativo corresponder aos critérios configurados, ele será automaticamente incluído nesse grupo.
Como configurar as Etiquetas Inteligentes no InvGate Asset Management?
Existem duas maneiras principais de criar uma Etiqueta Inteligente no InvGate Asset Management:
- Criar uma Etiqueta Inteligente a partir do zero na seção Configurações.
- Filtrar um grupo de ativos com base em uma ou mais condições e criar uma Etiqueta Inteligente rápida diretamente do Explorer.
1. Como criar uma Etiqueta Inteligente na seção Configurações
Para criar uma Etiqueta Inteligente na seção Configurações, siga estas etapas:
- Vá para Configurações > Geral > Etiquetas.
- Clique em "Adicionar".
- Preencha os campos:
- Nome: selecione um nome para sua Etiqueta Inteligente.
- Descrição: adicione contexto para sua Etiqueta Inteligente.
- Cor: escolha uma cor para identificar visualmente a etiqueta em toda a plataforma.
- Etiqueta Inteligente: ative essa opção para que ela seja atualizada automaticamente com base em suas condições.
- Configure as condições de acordo com o que você deseja rastrear.
2. Como criar uma Etiqueta Inteligente rápida no Explorer
Uma Etiqueta Inteligente rápida funciona da mesma forma que uma Etiqueta Inteligente, mas é criada de forma diferente. Para criar uma no Explorer, siga estas etapas:
- Vá para Ativos.
- Clique no botão "+" para criar uma nova visualização.
- Adicione condições específicas para filtrar os ativos.
- Clique em "Atualizar" para garantir que haja ativos com essa condição.
- Clique em "Filtros aplicados" e, em seguida, clique em "Etiqueta inteligente rápida".
- Preencha os campos:
- Nome: selecione um nome para sua Etiqueta Inteligente.
- Descrição: adicione contexto para sua Etiqueta Inteligente.
- Cor: escolha uma cor para identificar visualmente a etiqueta em toda a plataforma.
- Clique em "Criar" para criar a nova Etiqueta Inteligente.
5 exemplos para aumentar a automação do ITAM com as Etiquetas Inteligentes
O uso de Etiquetas Inteligentes ajuda a manter seu inventário de TI preciso e atualizado, fortalecendo sua estratégia geral de Gestão de Ativos de TI (ITAM). Combinado com as capacidades de inventário do InvGate Asset Management, as Etiquetas Inteligentes transformam os dados dos ativos em grupos acionáveis que suportam a automação, os relatórios e o controle operacional da ITAM.
Embora as possibilidades sejam praticamente infinitas, aqui estão cinco Etiquetas Inteligentes que toda organização em crescimento deve considerar criar para uma gestão de inventário mais avançada:
- Ativos com dados essenciais incompletos.
- Computadores com atualizações importantes do Windows ausentes.
- Ativos de TI obscuros.
- Ativos que estão chegando ao fim da vida útil.
- Dispositivos fora da garantia.
Observação: as Etiquetas Inteligentes não precisam ser permanentes. Você também pode criar Etiquetas Inteligentes temporárias para situações de segurança específicas ou requisitos de conformidade internos e externos. Por exemplo, você pode criar uma Etiqueta Inteligente para identificar dispositivos que executam o Windows 10, especialmente considerando que ele está se aproximando do fim de sua vida útil.
Lembre-se de que, para cada uma dessas Etiquetas Inteligentes, você precisará definir um nome, uma cor e uma descrição. Recomendamos manter esse processo o mais organizado possível para dar suporte a um melhor Gerenciamento de inventário.
1: Ativos com dados essenciais incompletos
Os ativos com informações ausentes ou incompletas são um dos desafios mais comuns à medida que os inventários de TI aumentam. Quando os principais campos estão vazios, fica mais difícil atribuir propriedade, planejar renovações, avaliar riscos ou automatizar fluxos de trabalho. Essa Etiqueta Inteligente funciona como uma verificação contínua da qualidade dos dados, ajudando-o a identificar rapidamente quais ativos precisam de atenção para que seu inventário permaneça confiável e acionável.
Quando estiver criando essa Etiqueta Inteligente específica, certifique-se de adicionar as seguintes condições:
- Ativos > Localização > É > Nenhum.
- Ativos > Nome do proprietário > É > Nenhum.
- Ativos > Status da garantia > É > Não definido.
Observação: os atributos acima são apenas exemplos. Cada equipe pode definir seu próprio conjunto de campos essenciais com base em processos internos, prioridades e objetivos comerciais. As Etiquetas Inteligentes são totalmente flexíveis, portanto, você pode incluir quaisquer condições que façam sentido para a sua organização.
2. Computadores com atualizações importantes do Windows ausentes
Manter os sistemas operacionais atualizados é fundamental para reduzir as vulnerabilidades de segurança e manter a conformidade. Os dispositivos que executam o Windows com atualizações pendentes geralmente representam um dos pontos de entrada mais fáceis para as ameaças, especialmente em ambientes em crescimento, onde a aplicação de patches pode se tornar inconsistente rapidamente.
Essa Etiqueta Inteligente ajuda a revelar os computadores que exigem atenção imediata, facilitando a priorização da correção e a automatização das ações de acompanhamento.
Crie uma Etiqueta Inteligente que corresponda aos ativos em que:
-
Computador > Tem atualizações pendentes > Sim.
3. Ativos de shadow IT
A shadow IT geralmente aparece discretamente, por meio de softwares não aprovados ou não comerciais instalados nos dispositivos da empresa. Embora alguns aplicativos possam parecer inofensivos, eles podem apresentar riscos de segurança, problemas de licenciamento e preocupações com a produtividade.
Essa Etiqueta Inteligente ajuda a identificar computadores que executam plataformas de jogos populares, um indicador comum de software não autorizado, para que as equipes de TI possam investigar e agir rapidamente.
Crie uma Etiqueta Inteligente que corresponda aos ativos onde:
-
Computador > Instalações de software > Contém > Steam.
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OU - Computador > Instalações de software > Contém > Epic.
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OU - Computador > Instalações de software > Contém > Battle.
Observação: essa lista pode incluir qualquer software que a sua equipe considere relevante. O InvGate Asset Management também inclui um recurso dedicado de Políticas de Autorização de Software, o que torna este processo muito mais fácil.
4. Ativos que se aproximam do fim da vida útil (EOL)
Rastrear os ativos à medida que se aproximam do final do seu ciclo de vida é essencial para o planejamento proativo de substituição, previsão de orçamento e redução do risco operacional. Essa Etiqueta Inteligente ajuda a identificar os dispositivos que estão se aproximando do fim da vida útil prevista, para que você possa agir antes que ocorram falhas ou interrupções.
Crie uma Etiqueta Inteligente que corresponda aos ativos onde:
-
Ativos > Data EOL > É (intervalo) > Este ano.
Observação: para usar essa Etiqueta Inteligente, você precisará criar um campo personalizado chamado "EOL date" e garantir que ele seja preenchido em todos os seus ativos. Uma vez implementadas, as Etiquetas Inteligentes manterão automaticamente esse grupo atualizado.
5. Dispositivos fora da garantia
Os dispositivos que estão chegando ao fim do período de garantia geralmente representam um risco operacional maior e custos de suporte inesperados. Essa Etiqueta Inteligente o ajuda a identificar proativamente os ativos cuja garantia está prestes a expirar, facilitando o planejamento de renovações, a priorização de substituições ou a preparação de ações de mitigação.
Crie uma Etiqueta Inteligente que corresponda aos ativos onde:
-
Ativos > Data de expiração da garantia > É > Próximos 30 dias.
Observação: o intervalo de tempo é totalmente personalizável. Você pode ajustá-lo para 7 dias, 15 dias ou qualquer período que se adeque aos seus processos, e também pode criar Etiquetas Inteligentes adicionais para identificar ativos com garantias já expiradas ou combinar essa regra com outras condições, conforme necessário.
Considerações finais
As Etiquetas Inteligentes ajudam a transformar seu inventário de TI em um sistema vivo que se mantém organizado, se adapta às suas prioridades e oferece suporte à automação em escala. Quer você esteja melhorando a qualidade dos dados, reforçando a segurança ou planejando ciclos de vida de ativos, as Etiquetas Inteligentes oferecem uma maneira simples de passar da visibilidade à ação.
Se você gostaria de ver como isso funciona na prática, você pode experimentar o InvGate Asset Management com uma avaliação gratuita de 30 dias e começar a construir suas próprias Etiquetas Inteligentes em apenas alguns minutos.
