O InvGate Asset Management agora executa auditorias físicas de ativos a partir de um celular, de uma tablet ou de um leitor RFID (Identificação por Radiofrequência), e o que a equipe encontra em campo é reconciliado automaticamente com o registro do ativo enquanto a leitura ainda está em andamento. Isso pode economizar centenas de horas de trabalho manual para as equipes.
A verificação física sempre aconteceu longe do registro, e é por isso que as discrepâncias se acumulam entre um ciclo e outro e cruzá-las depois vira um projeto à parte. O InvGate Asset Management elimina esse retrabalho e oferece três métodos de leitura para você trabalhar. Continue lendo para saber como executar uma auditoria física, o que é possível fazer em campo e o que vem a seguir.
Como realizar uma auditoria física com o InvGate Asset Management
Uma auditoria no InvGate Asset Management é uma passagem de verificação estruturada que você cria, delimita e executa a partir do dispositivo que tem em mãos. A equipe escaneia e a plataforma compara cada leitura com o inventário ativo conforme ela é registrada.
Essa comparação é o que muda de forma fundamental o formato do trabalho. As discrepâncias são resolvidas no registro durante a passagem, em vez de em uma fase separada depois, então, quando a equipe deixa a última localização, o inventário já reflete o que ela encontrou. A leitura funciona por três métodos, agrupados pelo hardware que cada um exige:
- QR codes, escaneados com a câmera de qualquer celular ou tablet iOS ou Android.
- Códigos de barras, escaneados da mesma forma, a partir dos mesmos dispositivos (em breve).
- RFID, RFID, escaneado com um leitor portátil Zebra, que roda o próprio aplicativo e captura todos os ativos etiquetados ao alcance em uma única passagem, sem que ninguém precise apontar para dispositivos individuais.
Passo 1: etiquete os ativos primeiro
Uma auditoria só pode verificar aquilo que consegue identificar, então as etiquetas precisam estar nos ativos antes da primeira leitura. Cada ativo carrega um QR code, um código de barras e/ou uma etiqueta RFID que remete ao seu registro no inventário.
Gerar, imprimir e posicionar essas etiquetas é um trabalho à parte, com decisões reais sobre tamanho, material e posicionamento da etiqueta. Etiquetar e rastrear hardware com QR codes percorre essa configuração, da montagem do inventário até o posicionamento das etiquetas, e é a etapa que precisa estar concluída antes de valer a pena agendar uma auditoria. O mesmo vale para o etiquetamento RFID.
A etiqueta mais flexível carrega os três: um chip RFID, um QR code único e texto legível por pessoas. Essa combinação mantém todos os métodos disponíveis e permite que cada situação use o mais rápido. Uma reconciliação de inventário em um depósito é onde o RFID pode economizar centenas de horas de trabalho, enquanto um técnico com um único dispositivo deixado na mesa dele identifica o aparelho mais rápido pelo código impresso do que por qualquer leitura.
A InvGate fornece essas etiquetas, então a configuração do etiquetamento não é um projeto que a equipe precisa resolver sozinha.
Passo 2: defina o escopo da auditoria
Toda auditoria é criada sobre um conjunto definido de ativos, e existem duas formas de definir esse conjunto. Qual delas você escolhe muda o que os resultados conseguem dizer.
A) Por que a localização é a unidade que importa
A localização é o escopo padrão porque é o único limite que um auditor consegue percorrer fisicamente. Uma sala, um andar ou uma unidade é uma área que uma pessoa consegue cobrir por completo, e a cobertura completa é o que faz uma contagem significar alguma coisa.
É também o campo que se desatualiza mais rápido, porque os ativos se movem entre mesas, andares e depósitos sem que ninguém atualize o registro. A localização é o que dá sentido aos resultados também, já que um ativo só pode estar ausente em relação ao lugar onde era esperado.
B) Listas personalizadas para todo o resto
A segunda opção delimita a auditoria a uma lista personalizada de ativos, independentemente de onde eles estão registrados. É isso que torna práticas as verificações pontuais entre ciclos completos, quando percorrer todas as localizações daria mais trabalho do que a pergunta merece.
Ela cobre as passagens que não se encaixam bem em uma sala: uma sala de servidores antes de uma janela de manutenção, um lote de dispositivos devolvidos após um período de empréstimo e um conjunto de ativos de alto valor antes de um relatório trimestral.
Passo 3: execute a leitura
Com o escopo definido, a equipe o percorre, e cada leitura é comparada com a lista esperada conforme é registrada. O método decide a velocidade disso: QR codes e códigos de barras exigem uma leitura por ativo, enquanto o RFID captura tudo o que está ao alcance de uma vez só, o que é o que torna viável auditar uma sala de servidores ou uma área de armazenamento.
O mesmo padrão cobre os ciclos recorrentes de recolhimento. Uma rede de escolas que distribui 2.000 Chromebooks no início do ano escaneia cada um deles na devolução, e o InvGate Asset Management marca cada dispositivo como devolvido, atualiza o status dele e sinaliza tudo o que era esperado de volta e nunca foi escaneado.
O que acontece durante e depois da leitura
Uma auditoria física faz mais do que produzir uma contagem. A passagem também é a melhor oportunidade que uma equipe tem de corrigir o registro, e a plataforma foi construída para aproveitá-la.
Corrigir registros sem voltar para a mesa
Quando um auditor encontra algo que não bate, ele pode corrigir na hora, pelo celular. Status, localização, responsável, etiquetas e campos personalizados são atualizados no registro do ativo durante a passagem.
Por exemplo, um técnico em uma visita a uma planta industrial pode encontrar um servidor que o registro coloca em outra sala. Ele pode escanear o QR code do servidor e atualizar a localização, o status, o responsável, as etiquetas e quaisquer campos personalizados antes de sair, de modo que a discrepância não sobrevive até a próxima auditoria.
Encontrados, Ausentes e Extras
O resumo de uma auditoria retorna três grupos:
- Encontrados: ativos que eram esperados na localização auditada e foram escaneados ou inseridos durante a passagem.
- Pendentes: ativos que eram esperados ali e ainda não apareceram. Quando a auditoria é encerrada, eles passam a Ausentes.
- Outros: tudo o que apareceu sem ser esperado.
“Encontrados” e “Pendentes/Ausentes” são as duas metades do que a auditoria tinha no escopo, então ler um em relação ao outro é a leitura da própria localização. “Outros” fica fora desse escopo e se divide em dois: “Extra” cobre ativos que existem no InvGate Asset Management, mas estão registrados em outro lugar, e Desconhecidos cobre itens que foram escaneados e não têm registro algum, identificados apenas pelo número de série ou pelo código RFID.
A visão de resultados combina um resumo por localização com uma visão detalhada por ativo, mostrando qual dispositivo está sem paradeiro, onde ele foi registrado pela última vez e quando foi visto pela última vez. Toda auditoria tem registro de data e hora e é sincronizada com o inventário, então a próxima começa a partir de uma base atual, e não da planilha do trimestre passado.
A reconciliação acontece automaticamente durante a leitura
É isso que elimina a fase separada de reconciliação. As discrepâncias são comparadas com o inventário ativo enquanto a leitura acontece, então um ativo “Ausente” se conecta diretamente ao seu registro, um ativo “Extra” pode ser identificado e adicionado ao inventário na hora, e um ativo “Encontrado” é marcado como verificado.
O efeito prático aparece na forma como um ciclo é planejado. Em vez de percorrer com uma planilha cada localização que precisa ser auditada, as organizações podem tratar a caminhada como o trabalho inteiro, porque toda discrepância já está resolvida no registro quando a última localização é escaneada.
Encontrar ativos no InvGate Asset Management a partir de qualquer lista externa
Nem toda pergunta sobre ativos começa por uma localização. O InvGate Asset Management permite que você cole ou escaneie qualquer lista de identificadores, incluindo números de série, hostnames, IDs de ativos, IDs de inventário, nomes de ativos e códigos RFID, e retorna todos os ativos correspondentes em uma única busca, com até 500 identificadores por busca.
É isso que monta a lista esperada antes de uma auditoria, para que você possa comparar a lista que já tem com a que a auditoria produz. A mesma busca cobre três momentos:
- Antes de uma auditoria, para definir o que deveria estar lá.
- Durante o recebimento, para confirmar o que de fato chegou.
- Depois de uma auditoria, para atualizar em massa o status dos dispositivos devolvidos ou ausentes.
Em breve: o QR Menu Portal
Um QR code em um ativo não precisa ser só para a equipe de TI. O QR Menu Portal, que chega em uma versão futura, transforma qualquer ativo etiquetado em um ponto de partida para a ação, com um menu configurável que abre na leitura e não exige aplicativo nem login.
O que aparece nesse menu é configurado por tipo de ativo. Uma impressora compartilhada em uma sala de reuniões pode oferecer "Relatar um problema", "Solicitar suprimentos" e "Quem gerencia isto?", e, quando alguém toca na primeira opção, um ticket é criado no InvGate Service Management, sem que essa pessoa precise saber o número da etiqueta do ativo ou o processo do help desk.
Conclusão
As auditorias físicas no InvGate Asset Management trazem verificação e reconciliação para o mesmo ato. A equipe delimita uma auditoria por localização ou por lista personalizada, percorre essa auditoria com um celular ou um leitor RFID, corrige o que encontra pelo caminho e sai com Encontrados, Ausentes e Extra já refletidos no inventário.
O pré-requisito é real, e as etiquetas precisam estar nos ativos antes que qualquer coisa disso funcione. Uma vez que elas estejam lá, você pode executar uma passagem no seu próprio inventário com uma avaliação gratuita de 30 dias, ou falar com a equipe de Vendas para definir qual método de leitura se encaixa nas suas localizações e volumes.
FAQs
O que é uma auditoria física de ativos?
Uma auditoria física de ativos é uma passagem de verificação delimitada que compara o registro do ativo com o que está fisicamente presente em uma localização ou em uma lista. Ela produz um resultado categorizado, mostrando o que bateu, o que era esperado e não foi encontrado, e o que foi encontrado e não era esperado.
O que eu preciso para executar uma auditoria física com o InvGate Asset Management?
Os ativos precisam ter as etiquetas já colocadas neles, e você precisa de um dispositivo para escanear. QR codes e códigos de barras funcionam com a câmera de qualquer celular ou tablet iOS ou Android, enquanto a leitura RFID exige um leitor RFID portátil Zebra.
Posso auditar ativos que não são equipamentos de TI?
Sim. A auditoria funciona em qualquer ativo que tenha uma etiqueta e um registro no inventário, incluindo dispositivos não conectados que nunca aparecem em uma varredura de rede.
Qual é a diferença entre Encontrados, Ausentes e Extra?
“Encontrado” significa que o ativo estava na localização esperada e bateu com o registro, e “Ausente” significa que ele era esperado ali e não foi detectado durante a leitura. “Extra” significa que o ativo foi detectado naquela localização sem ser esperado com base nos registros, e ele pode ser adicionado ao inventário durante a passagem.
