A etiquetagem de ativos de TI é a prática de identificar os ativos de tecnologia com etiquetas exclusivas para rastrear e gerenciá-los ao longo de seu ciclo de vida. Na Gestão de Ativos de TI (ITAM), essa prática é essencial para aumentar a visibilidade, segurança e conformidade. Sem ela, acompanhar os hardwares, os softwares e outros recursos pode rapidamente se tornar caótico.
Neste artigo, exploraremos como etiquetar os ativos de TI de forma eficaz e por que isso é um divisor de águas para a gestão de TI. Vamos nos aprofundar no assunto.
O que são etiquetas de TI?
Uma etiqueta de TI (física ou digital) é um identificador único aplicado a um ativo, contendo informações essenciais sobre ele. Elas são específicas para ativos relacionados à tecnologia, como notebooks, servidores, softwares e licenças e são um subconjunto das etiquetas de ativos.
O que é a etiquetagem de ativos de TI?
A etiquetagem de ativos de TI é o processo de aplicar identificadores exclusivos que armazenam detalhes como tipo, proprietário, status, localização e histórico de uso. Essas etiquetas podem ser físicas ou digitais, o que facilita o rastreamento e a Gestão de Ativos durante todo o ciclo de vida.
Por que a etiquetagem de ativos é importante?
As etiquetas de ativo são fundamentais para manter o ecossistema de TI organizado e rastreável. Eles também são um sinal de maturidade operacional, mostrando que sua organização possui um sistema para rastrear, manter e controlar os ativos ao longo de todo o seu ciclo de vida (sejam eles físicos ou digitais).
Em ambientes de TI, as etiquetas vão além: oferecem visibilidade, segurança e conformidade. Ao implementar a etiquetagem de ativos de TI, você cria uma fonte única e confiável de informações para auditorias, monitoramento e tomadas de decisão estratégicas ao longo do ciclo de vida dos ativos.
5 benefícios da etiquetagem de ativos de TI
Implementar essa prática como parte do ITAM traz diversos ganhos:
- Melhor organização – O rastreamento rápido e eficiente de ativos minimiza o risco de perda ou extravio, garantindo maior controle sobre toda a infraestrutura de TI.
- Gestão simplificada – Quando as etiquetas de ativos possuem um equivalente digital, elas permitem agrupar e gerenciar os ativos por critérios como localização, departamento, status ou risco. Isso facilita a execução de ações em massa, o monitoramento de segmentos e a manutenção da organização em larga escala.
- Informações consistentes – A etiquetagem dos seus ativos de TI fornece informações valiosas e consistentes sobre eles. E quando se trata do rastreamento automatizado de ativos, o processo fica ainda melhor, pois funciona de forma autônoma.
- Rastreamento do ciclo de vida – Desde a aquisição até o descarte, as etiquetas de ativos ajudam a monitorar cada etapa do ciclo de vida, permitindo um planejamento mais eficiente de atualizações, substituições ou manutenção.
- Mais visibilidade e relatórios – Com maior visibilidade, você pode gerar relatórios precisos sobre a utilização dos ativos, histórico de manutenção e conformidade.
Existem muitos ativos de TI que valem a pena ser monitorados, mas o verdadeiro valor está em focar naqueles que proporcionam o maior retorno para sua organização. Ao etiquetar os ativos certos, você ganha visibilidade, reduz riscos e economiza custos (sem se perder em itens de baixo impacto).
Aqui estão os principais tipos de ativos de TI que você deve considerar etiquetar:
- Hardware – Laptops, desktops, servidores, equipamentos de rede e periféricos. São tangíveis, de alto valor e frequentemente críticos para as operações.
- Softwares e licenças – Aplicativos, sistemas operacionais, softwares corporativos e assinaturas SaaS. É importante monitorar o uso, datas de renovação e conformidade de licenças.
- Serviços em nuvem e ativos virtuais – Máquinas virtuais, armazenamento em nuvem e serviços online. Embora não sejam físicos, costumam gerar custos recorrentes e apresentar vulnerabilidades ocultas.
- Consumíveis e periféricos – Itens como teclados, cabos, mouses e adaptadores. Possuem baixo custo, mas quando estão faltando ou quebrados, podem se tornar um gargalo.
- Equipamentos especializados – Dispositivos com exigências regulatórias, de manutenção ou calibração (por exemplo, equipamentos médicos ou de laboratório) ou qualquer ativo com alto custo de reposição ou necessidades de conformidade únicas.
5 tipos de etiquetas de ativos de TI
Quando falamos em etiquetas de ativos de TI, geralmente nos referimos a rótulos físicos fixados diretamente aos dispositivos. Essas etiquetas são a forma mais comum de identificar e rastrear ativos de TI:
- Etiquetas de código de barras – Econômicas e fáceis de implementar, mas exigem scanners para leitura.
- Etiquetas QR – Armazenam mais informações do que códigos de barras e podem ser escaneadas com smartphones ou tablets.
- Etiquetas RFID – Utilizam ondas de rádio para rastreamento sem fio, sendo ideais para ambientes com grande volume de ativos.
- Etiquetas NFC – Uma variação do RFID com alcance mais curto, frequentemente usada para identificação rápida via dispositivos móveis.
- Etiquetas GPS – Equipadas com recursos de geolocalização, permitem rastreamento em tempo real dos ativos em qualquer lugar. Embora menos comuns em ambientes de TI tradicionais devido ao custo, são úteis para ativos móveis ou de alto valor que exigem visibilidade constante.
Além das etiquetas físicas, as plataformas modernas de ITAM também permitem o uso de etiquetas digitais. Elas não são rótulos que você fixa nos dispositivos, mas sim classificações dentro do sistema que permitem agrupar, filtrar e gerenciar ativos por critérios como departamento, localização, licenciamento ou risco. Quando combinadas com etiquetas físicas, oferecem o mais alto nível de controle e visibilidade.
Como etiquetar ativos de TI em uma empresa? O processo de etiquetagem de ativos
Embora a etiquetagem de ativos de TI possa ser feita manualmente, é sempre mais eficaz gerenciar o processo por meio de um software especializado em rastreamento de ativos. Uma plataforma dedicada não apenas acelera o processo como também ajuda a evitar erros humanos e automatizar partes do fluxo de trabalho. Muitas dessas ferramentas já incluem campos padronizados para os dados dos ativos, facilitando o estabelecimento de uma estrutura de etiquetagem consistente.
A seguir, um passo a passo de como etiquetar ativos físicos de TI:
- Definir padrões de etiquetagem – Decida quais informações cada etiqueta deve conter, como tipo de ativo, ID único, número de série, localização e usuário responsável. Estabelecer convenções de nomenclatura claras garante consistência em todo o seu inventário.
- Cadastrar os ativos no sistema – Registre seus ativos em uma plataforma, preenchendo seus perfis com os dados básicos necessários. Isso cria a base para um rastreamento preciso.
- Gerar e imprimir etiquetas físicas – Crie códigos de barras, QR codes ou outros identificadores diretamente a partir das informações registradas e, em seguida, imprima as etiquetas para cada ativo.
- Fixar as etiquetas nos ativos – Coloque as etiquetas em uma área visível e de fácil acesso do dispositivo, garantindo que sejam duráveis e seguras o suficiente para resistir ao uso regular.
- Vincular e validar – Escaneie as etiquetas para conectá-las aos perfis dos ativos no sistema e verifique se todas as informações estão corretas e atualizadas.
- Auditar regularmente – Realize verificações periódicas para garantir que as etiquetas permaneçam intactas, os dados continuem precisos e os ativos desativados sejam removidos do sistema.
Opcional: Depois que seus ativos forem cadastrados e etiquetados, você pode avançar na etiquetagem adicionando etiquetas digitais dentro do software de Gestão de Ativos. Essas etiquetas baseadas em metadados permitem agrupar ativos por departamento, localização, status de licença ou estágio do ciclo de vida, oferecendo ainda mais flexibilidade e visibilidade.
Exemplos de etiquetagem de ativos
Para ilustrar o processo, aqui estão três exemplos de como as organizações costumam usar a etiquetagem física de ativos de TI:
- Laptops com QR codes – As etiquetas para computadores ou laptops são um ótimo exemplo. Cada laptop entregue aos funcionários recebe uma etiqueta com QR code. Ao escanear o código, o perfil do ativo é aberto instantaneamente, mostrando detalhes como usuário responsável, data de aquisição e status da garantia. Isso facilita o rastreamento dos dispositivos em uma equipe distribuída.
- Servidores com códigos de barras – Em um data center, os servidores recebem códigos de barras duráveis. Durante auditorias de rotina, os técnicos escaneiam os códigos para confirmar localização, histórico de manutenção e detalhes de configuração, garantindo precisão sem a necessidade de papelada manual.
- Equipamentos de rede com RFID – Equipamentos de rede de alto valor, como switches ou firewalls, são etiquetados com chips RFID. Isso permite que as equipes capturem informações de vários dispositivos de uma só vez, acelerando a verificação de inventário em larga escala e reduzindo o risco de ativos extraviados.
Usando o InvGate Asset Management como seu software de etiquetagem de ativos de TI
Como Criar QR Codes para Gerenciamento de Ativos
O InvGate Asset Management elimina a complexidade da etiquetagem de ativos de TI, fornecendo tudo o que você precisa para criar e manter um inventário confiável. É uma ferramenta que funciona perfeitamente como sistema de etiquetagem de ativos e ainda inclui recursos que permitem levar sua estratégia de ITAM para o próximo nível.
Veja como ele dá suporte ao processo:
- Construa um inventário completo de ativos de TI – A plataforma oferece várias formas de capturar dados: por meio de descoberta automática de rede, agentes de software, importações em massa ou entrada manual. Essa flexibilidade garante que você obtenha uma visibilidade completa do seu ambiente de TI de forma rápida e precisa.
- Adicione campos personalizados – Além dos campos padrão que todo ativo deve ter (como tipo, número de série, localização ou usuário designado), você pode criar campos personalizados adaptados às necessidades do seu setor. Isso permite gerar etiquetas de ativos altamente específicas, especialmente valiosas nas fases iniciais de etiquetagem, quando definir as informações corretas é crucial.
- Gere QR codes para seus ativos – O InvGate Asset Management permite criar QR codes para ativos de TI e outros ativos importantes que você queira monitorar. Eles podem ser gerados individualmente ou em massa, facilitando a escalabilidade do seu processo de etiquetagem.
- Mantenha as informações dinâmicas – Os QR codes não são etiquetas estáticas. Sempre que um ativo é atualizado no sistema (por exemplo, quando sua localização muda) essa nova informação fica instantaneamente disponível ao escanear o código.
- Use etiquetas inteligentes para organização avançada – As etiquetas inteligentes vão além das etiquetas físicas. São regras definidas na plataforma para agrupar e classificar ativos automaticamente, físicos, digitais, de TI ou não. Isso garante que os ativos permaneçam organizados sem intervenção manual e oferece um controle adicional.
- Crie relatórios e dashboards – Cada detalhe capturado por meio da etiquetagem se transforma em dados valiosos para relatórios. Com o InvGate Asset Management, você pode criar dashboards personalizados para visualizar o status dos ativos, identificar riscos e oportunidades de melhoria.
- Aproveite o aplicativo móvel – O aplicativo móvel facilita o escaneamento de QR codes, tornando o processo acessível para sua equipe de TI. Isso torna auditorias, atualizações e o acompanhamento diário de ativos rápidos e sem complicações.
Pronto para assumir o controle da etiquetagem de ativos de TI? Comece suas avaliação gratuita de 30 dias do InvGate Asset Management hoje mesmo. E não se preocupe, todos os seus dados podem ser mantidos quando você migrar para sua instância de trabalho.
5 boas práticas para ter sucesso na etiquetagem de ativos de TI
Para aproveitar ao máximo sua estratégia de etiquetagem, não basta apenas colocar etiquetas nos dispositivos. Aqui estão cinco melhores práticas que vão ajudar você a ter sucesso:
- Padronize suas etiquetas de ativos – Certifique-se de que cada etiqueta siga o mesmo formato, incluindo informações essenciais como ID, tipo e localização. A consistência evita confusões e facilita as auditorias.
- Etiquete os equipamentos mais importantes – Foque primeiro em ativos de alto valor e críticos para os negócios, como laptops, servidores e equipamentos de rede. Etiquetas para os equipamentos de maior impacto proporcionam o maior retorno.
- Use etiquetas duráveis para ativos – Escolha rótulos que resistam ao desgaste diário, condições ambientais e manuseio. As melhores etiquetas são aquelas que permanecem legíveis e intactas ao longo do tempo.
- Integre o gerenciamento de etiquetas à sua plataforma de ITAM – Não se limite a imprimir e esquecer. Vincule suas etiquetas a um sistema de Gestão de Ativos para acompanhar o ciclo de vida, uso e propriedade. Isso garante que as etiquetas forneçam valor real e atualizado.
- Planeje a impressão e auditoria das etiquetas – Estabeleça um processo para imprimir, aplicar e revisar as etiquetas regularmente. Auditorias ajudam a confirmar que as etiquetas de Gestão de Ativos permanecem precisas e que nenhum equipamento passa despercebido.
