A etiquetagem de ativos de TI, também conhecida como marcação de ativos de TI, é a prática de rotular os ativos de TI com identificadores exclusivos para rastreá-los e gerenciá-los durante todo o seu ciclo de vida. Na Gestão de Ativos de TI (ITAM), a etiquetagem de ativos de TI é essencial para melhorar a visibilidade, a segurança e a conformidade. Sem ela, o controle de hardware, software e outros ativos de TI pode se tornar rapidamente caótico.
Neste artigo, exploraremos como etiquetar os ativos de TI de forma eficaz e por que isso é um divisor de águas para a gestão de TI. Vamos nos aprofundar no assunto.
O que é etiquetagem de ativos de TI?
A etiquetagem de ativos de TI é o processo de rotular os ativos de TI com identificadores exclusivos que armazenam detalhes essenciais, como tipo, proprietário, status, localização e histórico de uso. Essas etiquetas podem ser físicas ou digitais, o que facilita o rastreamento, mapeamento e a Gestão dos Ativos durante todo o seu ciclo de vida.
O que é uma etiqueta de TI?
Pode parecer óbvio, mas é importante estabelecer uma definição clara para evitar confusão. Uma etiqueta de TI é um rótulo (físico ou digital) que identifica exclusivamente um ativo de TI e fornece informações essenciais sobre ele. Elas são específicas para ativos relacionados à tecnologia, como laptops, servidores ou licenças de software, e são um subconjunto das etiquetas de ativos.
Tipos de etiquetas de ativos de TI
As etiquetas de ativos de TI são de dois tipos: físicas e digitais. As etiquetas físicas, como números de série, códigos de barras ou códigos QR, são fixadas diretamente nos ativos para facilitar a identificação. Um exemplo do uso da etiqueta de ativo físico seria um técnico escanear um código QR em um laptop para acessar instantaneamente sua garantia, histórico de manutenção e atribuição de usuário.
As etiquetas digitais existem nos sistemas ITAM, categorizando os ativos com base nas condições para melhorar o rastreamento e a manutenção. Um exemplo de etiqueta de ativo digital seria um sistema ITAM que etiquetasse automaticamente os dispositivos em uma filial e alertasse a TI quando as atualizações fossem necessárias, garantindo a conformidade e a segurança.
Como realizar a etiquetagem de ativos de TI?
A etiquetagem/marcação de ativos de TI é um processo. Isso significa que, para fazê-lo corretamente, você precisa seguir uma série de etapas. Embora cada etapa siga uma estrutura organizada, elas não são rígidas, você pode adaptar o processo de acordo com suas metas e recursos.
Veja a seguir como realizar a etiquetagem de ativos de TI:
- Defina padrões de etiquetagem - Estabeleça quais informações cada etiqueta deve incluir, como tipo de ativo, número de série, detalhes de propriedade e códigos de rastreamento.
- Selecione o tipo certo de etiqueta - Escolha entre etiquetas físicas ou digitais com base no tipo de ativo e em suas necessidades de ITAM.
- Aplique as etiquetas - Anexe etiquetas físicas ao hardware ou atribua etiquetas digitais em seu sistema ITAM.
- Integre com o software ITAM - Certifique-se de que as etiquetas estejam vinculadas à sua ferramenta ITAM para um rastreamento regular e Gestão de Ativos.
- Atualize e audite regularmente as etiquetas - Realize verificações de rotina para averiguar a precisão das etiquetas, atualizar as informações dos ativos e retirar as etiquetas dos ativos desativados.
Como fazer a etiquetagem física de ativos de TI?
A etiquetagem física de ativos de hardware é uma parte central do Gerenciamento de Inventário de Hardware. Ela envolve a afixação de etiquetas de identificação em ativos de hardware individuais. Aqui está um guia sobre como fazer isso com o InvGate Asset Management.
Para começar, vamos ver os diferentes tipos de etiquetas que podem ser usadas para a marcação de ativos de hardware:
- Códigos QR - Códigos de barras bidimensionais que podem armazenar grandes quantidades de informações. Eles podem ser facilmente escaneados usando smartphones ou dispositivos de escaneamento especializados, permitindo acesso rápido aos detalhes dos ativos.
- Códigos de barras - Linhas verticais de larguras variadas que representam dados, geralmente codificados com números. São necessários scanners de código de barras para ler e decodificar as informações.
- Etiquetas RFID - As etiquetas de identificação por radiofrequência (RFID) usam ondas de rádio para transmitir dados sem fio. Elas são comumente usadas para rastreamento de ativos em ambientes de grande escala, pois os leitores de RFID podem capturar informações de várias tags simultaneamente.
Ao etiquetar ativos de hardware, inclua o nome ou o nome do inventário, que deve conter o tipo de ativo e um número distinto, o código da etiqueta e quaisquer outros detalhes pertinentes que ajudem a identificar e rastrear o ativo.
Embora as etiquetas físicas geralmente sejam criadas com ferramentas de terceiros, o InvGate Asset Management permite gerar códigos QR diretamente de sua instância. Dessa forma, você pode acessar os perfis dos ativos assim que os escaneia, o que lhe dá a capacidade de realizar várias ações, como alterar seu estado, atualizar seus dados ou criar um ticket relacionado por meio da integração do InvGate Service Management.
Como fazer a etiquetagem digital de ativos de TI?
A etiquetagem digital de ativos de TI é usada para gerenciar os ativos de TI anexando etiquetas digitais (ou metadados) a eles dentro do software de Gestão de ativos de TI.
Os mais comuns que você pode usar no InvGate Asset Management são:
- Categorias - Os ativos podem ser etiquetados com base nas classificações definidas pela organização. Geralmente são categorias estáticas como software de produtividade, ferramentas de design, aplicativos de comunicação, localização ou a idade do hardware. A categorização dos ativos de software ajuda a organizá-los e agrupá-los para melhorar a visibilidade e o gerenciamento.
- Informações sobre licenciamento - As tags podem ser usadas para indicar o status do licenciamento, como, por exemplo, se estão licenciados, não licenciados, em versões de teste ou expirados. Você pode até mesmo automatizar as notificações para receber um alerta quando uma licença estiver prestes a expirar. Isso é especialmente útil para o Gerenciamento de Licenças.
- Uso ou departamento - A marcação de ativos de software com base em seu uso ou departamento pode ser útil para rastrear a alocação de software em uma organização. Isso permite uma melhor atribuição de recursos e otimização de custos.
- Versão ou lançamento - As etiquetas também podem ser usadas para indicar a versão ou o lançamento específico dos ativos de software. Isso é particularmente útil para o Gerenciamento de Software, incluindo o Gerenciamento de Mudanças e patches.
Embora as etiquetas digitais estejam relacionadas principalmente aos ativos de software, isso não significa que você não possa usá-las também no hardware. De fato, o InvGate Asset Management permite ambas opções. Além disso, o InvGate Asset Management oferece a possibilidade de transformar qualquer etiqueta em uma etiqueta inteligente para que, uma vez que você projete suas condições, elas sejam automaticamente atribuída aos CIs que as atendam, proporcionando visibilidade de ativos em tempo real.
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4 benefícios da etiquetagem de ativos
A implementação da etiquetagem de ativos como parte de sua estratégia ITAM pode lhe oferecer vários benefícios:
- Melhor organização - O rastreamento rápido e eficiente de ativos minimiza o risco de perda ou extravio de ativos, garantindo melhor controle sobre toda a infraestrutura de TI.
- Informações mais precisas - A automação da identificação e do rastreamento de ativos digitais simplifica tarefas como Gerenciamento de Inventário, auditorias e manutenção.
- Gerenciamento completo do ciclo de vida dos ativos de TI - A marcação de ativos de TI com informações relevantes permite que as organizações rastreiem os dados dos ativos por meio de aquisição, implantação, utilização, manutenção e desativação. Isso possibilita uma melhor tomada de decisão em relação à substituição de ativos, upgrades e cronogramas de manutenção, além de permitir a aplicação de protocolos em diferentes estágios de seu ciclo de vida.
- Visibilidade e relatórios aprimorados - Com a visibilidade aprimorada, você pode gerar relatórios precisos sobre a utilização de ativos, o histórico de manutenção e a conformidade.
Lembre-se de que a marcação de ativos pode ser feita fisicamente ou em ambientes digitais. Nas seções a seguir, nos aprofundaremos nas considerações específicas e nas melhores práticas de etiquetagem com cada método.
InvGate Asset Management como seu sistema de etiquetagem de ativos de TI
InvGate Asset Management simplifica a etiquetagem de ativos de TI, fornecendo ferramentas integradas para a etiquetagem física e digital. Para os ativos físicos, permite gerar códigos QR diretamente, assegurando a identificação e a gestão do hardware sem problemas. A leitura desses códigos concede acesso instantâneo aos perfis de ativos, permitindo atualizações, alterações de status e até mesmo a criação de tickets por meio do InvGate Service Management.
Para a etiquetagem digital, o InvGate Asset Management oferece etiquetas inteligentes personalizadas que categorizam automaticamente os ativos com base em condições predefinidas. Uma vez configuradas, elas se atualizam automaticamente à medida que as condições mudam, proporcionando uma visibilidade precisa sem intervenção manual.
Com as etiquetas inteligentes, as equipes de TI podem:
- Segmentar os ativos por categorias como "antivírus ausente" ou "software desatualizado" para identificar rapidamente os riscos.
- Simplificar as consultas, localizando instantaneamente os ativos de alto risco e priorizando a mitigação.
- Personalizar os parâmetros para garantir que a marcação reflita as condições mais recentes dos ativos.
Configuração de etiquetas inteligentes com o InvGate Asset Managament
A configuração das etiquetas inteligentes é simples: navegue até Configurações >> Geral >> Etiquetas, crie uma nova etiqueta com um nome, descrição e cor e ative a opção de etiqueta inteligente. Defina as condições que a acionarão automaticamente, e o InvGate Asset Management cuidará do resto.
Uma vez configurado, você pode filtrar os ativos por tag para se concentrar em áreas críticas, melhorando a segurança e a eficiência.
Em resumo
A etiquetagem precisa de ativos de TI é uma forma de simplificar e organizar o rastreamento de ativos, garantindo que tudo esteja corretamente identificado e fácil de rastrear e acessar. Ela funciona como um ponto de partida em seus processos de ITAM para gerenciar seus ativos durante todo o ciclo de vida.
Você pode fazer isso usando etiquetas físicas e digitais, de acordo com os ativos e as informações que precisa monitorar.
Para começar a implementar a marcação de ativos de TI, solicite a avaliação gratuita de 30 dias do InvGate Asset Management! E não se preocupe com a perda de dados, pois você pode transformá-los posteriormente em sua instância de trabalho!
Perguntas frequentes
Como é um exemplo de etiquetagem de ativos?
Um exemplo de etiquetagem de ativos é afixar uma etiqueta de código de barras em um computador ou anexar uma etiqueta RFID a um servidor para facilitar a identificação e o rastreamento.
Quais ativos devem ser etiquetados?
Em geral, os ativos de software e hardware devem ser etiquetados. Isso inclui computadores, servidores, dispositivos móveis, aplicativos de software e outros componentes da infraestrutura de TI.
O que deve conter um registro de ativos de TI?
Um registro de ativos de TI deve conter informações essenciais sobre cada ativo, como o nome do ativo, o identificador exclusivo, a descrição, o proprietário, o local, a data de compra, os detalhes da garantia e qualquer outra informação relevante sobre licença ou manutenção.
Como se faz a etiquetagem de ativos de um computador?
Para etiquetar um computador, você pode afixar uma etiqueta física ou um adesivo contendo um código de barras ou um código QR no dispositivo. Essa etiqueta deve incluir informações essenciais, como o nome do ativo, o número de série e quaisquer outros detalhes relevantes.
O que é o processo de etiquetagem?
O processo de etiquetagem envolve a atribuição de etiquetas de identificação exclusivas, como códigos de barras, códigos QR ou etiquetas RFID, aos ativos. Essas etiquetas são associadas a informações relevantes sobre os ativos em um sistema de Gestão de Ativos, permitindo fácil identificação, rastreamento e gerenciamento.
