Toute stratégie informatique réussie commence par l'acquisition de matériel informatique. Il est impossible de gérer des actifs informatiques au sein d'une organisation sans les acheter au préalable, et ce processus implique une série d'étapes bien conçues.
Les activités impliquées ici font partie du cadre plus large de la gestion financière des technologies de l'information (ITFM) et jouent un rôle essentiel dans l'alignement des décisions financières et de la planification entre les départements d'une organisation.
Par ailleurs, les entreprises du monde entier sont prêtes à continuer d'augmenter leurs achats de technologies de l'information. Selon une prévision récente de Gartner, les dépenses informatiques devraient s'élever à 5 100 milliards de dollars en 2024, soit une augmentation de 8 % par rapport à 2023. Le secret, cependant, est de s'y prendre de la bonne manière pour éviter la prolifération des technologies de l'information et le gaspillage.
Plongez dans ce guide complet de l'approvisionnement en TI pour découvrir pourquoi vous avez besoin d'une stratégie d'approvisionnement correcte, les avantages et les défis de l'application de cette pratique, et comment InvGate Asset Management peut aider et améliorer ce processus vital d'obtention de biens de TI tout en optimisant les coûts avec certaines de ses caractéristiques clés.
Que vous soyez un nouveau venu sur le sujet ou que vous cherchiez simplement à améliorer votre compréhension avant de plonger dans le processus, vous trouverez ici tout ce que vous devez savoir pour commencer ou transformer votre voyage d'approvisionnement en TI.
Allons-y, entrons dans le vif du sujet !
Handling IT Procurement And Inventory of New Hardware And Software
Qu'est-ce que l'approvisionnement informatique ?
L'approvisionnement est le processus d'acquisition et de déploiement de biens ou de services - dans ce cas, des logiciels, du matériel, des systèmes ou tout autre service lié aux technologies de l'information. Les achats informatiques comprennent donc l'analyse de la stratégie informatique d'une organisation et de ses besoins, la sélection des fournisseurs, la négociation des contrats ou des licences et, enfin, l'exécution des bons de commande.
Catégories d'achats informatiques
Les catégories spécifiques d' achats informatiques peuvent varier en fonction du contexte et des besoins de l'organisation. Toutefois, les catégories communément reconnues dans tout processus d'achat sont les suivantes :
- Achat direct - Il s'agit de l'acquisition de biens ou de services qui seront directement utilisés dans le processus de production. Dans le domaine technologique, il s'agit d'acquérir des biens et des services essentiels qui ont un impact sur votre infrastructure informatique, tels que le matériel, les immobilisations, les serveurs ou les licences logicielles nécessaires.
- Achats indirects - Ils contribuent au fonctionnement quotidien d'une entreprise, en se concentrant sur les opérations internes. Dans le domaine des technologies de l'information, ces achats concernent le maintien d'opérations quotidiennes harmonieuses, comme l'achat de fournitures consommables, de solutions logicielles basées sur l'informatique en nuage et la gestion des services publics.
- Marchés de services - Ils portent généralement sur des services fournis par des particuliers, mais peuvent également inclure des logiciels en tant que service (SaaS). Le processus d'achat peut englober des méthodes d'acquisition directes et indirectes.
- Achat de biens - L 'achat de biens concerne généralement des actifs physiques tels que le matériel, mais il peut également s'étendre aux logiciels d'entreprise. Des pratiques efficaces de gestion des achats informatiques jouent un rôle crucial dans ce processus, en garantissant l'intégration harmonieuse des méthodes d'achat directes et indirectes dans le cadre informatique.
Pourquoi avez-vous besoin de la gestion des achats informatiques ?
Dans le paysage numérique complexe d'aujourd'hui, une stratégie de gestion des achats informatiques aide les responsables informatiques à s'assurer que leurs infrastructures sont équipées de tous les éléments nécessaires. Cela garantit également que les changements peuvent être mis en œuvre rapidement et de manière transparente, en minimisant les perturbations des opérations de l'entreprise et en obtenant le contrôle des actifs informatiques dans l'ensemble de l'organisation.
Les applications et les logiciels en tant que service (SaaS) étant devenus plus accessibles dans les différentes unités commerciales, les services informatiques perdent souvent le contrôle des dépenses et de la sécurité de toutes les technologies achetées. Cette situation a conduit à un problème important connu sous le nom de SaaS sprawl - la prolifération incontrôlée des applications au sein d'une organisation.
En fait, 59 % des professionnels de l'informatique considèrent que la prolifération des SaaS est le principal défi à relever dans la gestion de ce type d'applications. L'absence de supervision centralisée peut se traduire par des applications non autorisées, une visibilité limitée et des difficultés à identifier et à atténuer les problèmes potentiels, tels que l'informatique parallèle (shadow IT).
Afin de mettre en œuvre une stratégie d'approvisionnement informatique appropriée, il est essentiel de procéder régulièrement à des audits informatiques pour vérifier la conformité des licences, la sécurité des serveurs ou la santé des actifs de votre organisation et pour voir ce qui vous échappe.
L'approvisionnement informatique devient primordial pour renforcer la sécurité, optimiser les coûts et s'assurer que tous les achats informatiques de votre organisation s'alignent bien sur votre stratégie d'entreprise.
Avantages et défis de l'approvisionnement en technologies de l'information
Avantages des achats informatiques
La mise en œuvre d'une stratégie optimale en matière d'achats informatiques présente plusieurs avantages. En voici les principaux :
- Alignement stratégique - Les achats informatiques alignent les acquisitions technologiques sur les objectifs stratégiques de l'organisation, garantissant ainsi que les investissements informatiques contribuent directement aux objectifs et à la croissance de l'entreprise.
- Gestion des risques - Des pratiques d'achat appropriées garantissent l'acquisition de produits et de services informatiques fiables et de haute qualité, réduisant ainsi le risque de perturbations opérationnelles et de vulnérabilités en matière de sécurité.
- Optimisation des coûts - Des processus d'achat efficaces aident les organisations à négocier de meilleures offres, à tirer parti de leur pouvoir d'achat et à identifier des solutions rentables, ce qui permet en fin de compte d'optimiser les dépenses globales.
- Gestion des relations avec les fournisseurs - L'établissement de relations solides avec les fournisseurs informatiques favorise la collaboration, l'innovation et l'obtention de conditions favorables, améliorant ainsi l'efficacité globale de l'écosystème d'approvisionnement.
- Prise de décision - En comprenant les contraintes et les opportunités financières au sein de votre écosystème informatique, une planification efficace devient possible. Ce processus facilite la prise de décisions éclairées sur les priorités et les projets.
- Assurance GRC - Bien menés, les processus d'approvisionnement informatique renforcent l'adhésion aux exigences de gouvernance, de risque et de conformité (GRC), en garantissant que les licences logicielles, le traitement des données et les pratiques de sécurité sont conformes aux normes de l'industrie.
Défis liés à la mise en œuvre de l'approvisionnement en technologies de l'information
Cependant, cette pratique s'accompagne également d'une série de défis à relever avant de la mettre en œuvre :
- Budgétisation et planification de l'informatique - L'absence d'une stratégie solide de budgétisation de l'informatique constitue un obstacle important pour les achats, car il peut être difficile de prévoir les dépenses prévues. En revanche, l'élaboration d'un budget informatique peut vous aider à définir les besoins spécifiques de votre organisation en matière d'achats.
- Absencede processus d'appel d'offres - En l'absence d'un processus d'appel d'offres bien défini, les organisations peuvent avoir du mal à formuler leurs besoins et à s'engager avec des fournisseurs potentiels de manière transparente, structurée et équitable.
- Inventaire diversifié des actifs - Il est essentiel de disposer d'un inventaire unifié des actifs afin de savoir quelle est la prochaine étape à franchir en matière d'acquisition de technologies de l'information. Sans cela, les organisations peuvent avoir du mal à organiser et à gérer efficacement le matériel et les logiciels informatiques tout au long de leur cycle de vie.
- Gestion du changement - La mise en œuvre de nouveaux processus d'achats informatiques peut se heurter à la résistance des parties prenantes habituées aux pratiques existantes, ce qui nécessite des stratégies efficaces de gestion du changement pour assurer des transitions en douceur.
La stratégie d'acquisition des technologies de l'information
Bien que la stratégie optimale en matière d'achats informatiques puisse varier d'une organisation à l'autre, le guide suivant présente les principales étapes à prendre en compte si vous êtes à la recherche d'une solide gestion des achats informatiques.
1. Auditer et unifier votre inventaire informatique
Avant de vous lancer dans la passation de marchés informatiques, procédez à un audit approfondi de vos actifs informatiques existants. Identifiez et cataloguez le matériel, les logiciels et les autres ressources informatiques dans l'ensemble de l'organisation. Regroupez ces informations dans un inventaire centralisé à l'aide d'un outil de gestion des actifs informatiques (ITAM qui peut fournir une vue d'ensemble complète.
2. Procéder à une évaluation des besoins
Une fois que vous avez audité et inventorié vos actifs informatiques, il est temps d'analyser et d'évaluer les besoins en produits et services liés aux technologies de l'information, tels que les systèmes d'exploitation, les licences logicielles, les imprimantes, les serveurs, etc.
3. Mettre en place une équipe interfonctionnelle
Étant donné que ce processus concerne l'ensemble de l'organisation, il est essentiel de réunir une équipe composée de personnes issues de différents services tels que les finances, la gestion des approvisionnements ou les ressources humaines, en fonction des besoins de l'entreprise en matière d'achats de technologies de l'information.
4. Définir les objectifs et les buts
Il est clair qu'après avoir évalué les besoins et constitué une équipe pour cette tâche, il est nécessaire d'articuler les objectifs et les buts de la stratégie d'acquisition de technologies de l'information. Il convient de les aligner sur la stratégie globale de l'entreprise afin de garantir une approche cohérente.
5. Planification du budget informatique
Élaborer un budget informatique complet qui s'aligne sur les objectifs stratégiques. Il faut tenir compte non seulement du coût des produits et services informatiques, mais aussi de facteurs tels que la maintenance, la formation et les mises à niveau potentielles.
6. Évaluation et gestion des risques
Identifier les risques potentiels associés aux achats informatiques, tels que la fiabilité des fournisseurs, les menaces de cybersécurité et les problèmes de conformité. Élaborer des stratégies pour atténuer et gérer efficacement ces risques.
7. Évaluation des fournisseurs
Établir des critères d'évaluation et de sélection des fournisseurs. Tenir compte de facteurs tels que la réputation, la stabilité financière, l'expérience et la capacité à répondre à des besoins informatiques spécifiques.
8. Demande d'information, de devis ou de proposition
Élaborer des demandes claires et détaillées avant tout achat. Au début du processus, vous devrez peut-être envoyer une demande d'information (RFI) pour comprendre le marché et ses principaux acteurs.
Ensuite, lorsque vous êtes prêt à rechercher des informations tarifaires auprès de fournisseurs potentiels, vous pouvez envoyer une demande de devis ou soumettre une demande de proposition lorsque vous cherchez des fournisseurs potentiels pour répondre avec leurs estimations sur la façon dont ils atteindraient les critères et les objectifs que vous avez demandés.
9. Évaluation des offres et négociation des contrats
Évaluer les offres reçues en réponse aux appels d'offres, en tenant compte des aspects techniques, sécuritaires et financiers. Engager des négociations avec les fournisseurs sélectionnés afin d'obtenir des conditions favorables.
10. Planification de la mise en œuvre
Élaborer un plan détaillé pour la mise en œuvre des solutions informatiques. Inclure les considérations relatives à l'installation, à la formation, à la migration des données et à l'intégration avec les systèmes existants.
11. Contrôler les indicateurs clés de performance et améliorer les performances
Établissez des indicateurs clés de performance (ICP) pour mesurer le succès de la stratégie d'achat de technologies de l'information. Surveillez les performances des fournisseurs, la rentabilité, la réalisation des objectifs stratégiques ou tout autre indicateur correspondant à vos objectifs. Ensuite, révisez et améliorez votre stratégie d'approvisionnement en TI sur la base de rapports réguliers.
Utiliser InvGate Asset Management comme logiciel d'approvisionnement en TI
Lorsqu'il s'agit de rationaliser les processus d'approvisionnement en TI, InvGate Asset Management apparaît comme un allié puissant, offrant une gamme de caractéristiques conçues pour améliorer l'efficacité et optimiser la prise de décision.
Voici comment InvGate Asset Management peut élever vos pratiques d'approvisionnement en TI:
Gestion complète de l'inventaire informatique
InvGate Asset Management vous permet d'élaborer un inventaire TI complet en toute confiance, sachant qu'aucun actif ne sera négligé. En tirant parti des capacités de balayage du réseau et de l'agent, vous pouvez automatiser le processus d'inventaire, en minimisant le risque d'erreurs manuelles. Ainsi, vous saurez exactement où vous en êtes avant d'entamer tout processus d'acquisition de matériel informatique.
Visibilité financière avec la budgétisation informatique
La fonction de budgétisation informatique et d'amortissement des actifs d'InvGate Asset Management incorpore des données financières pertinentes liées aux actifs. Cela comprend des aperçus sur les investissements actuels, les taux de dépréciation du matériel, la mesure des logiciels et les contrats liés aux appareils, qui sont des indicateurs clés à analyser avant et pendant un processus d'approvisionnement informatique.
Découverte et visualisation de la CMDB
Avoir une vue claire et dynamique des relations entre les systèmes et les applications est essentiel pour l'approvisionnement informatique.
La base de données de gestion des contrôles (CMDB) d'InvGate Asset Management fournit une compréhension complète de l'interconnectivité de tous vos éléments de configuration (CI), aidant à l'identification des dépendances, des lacunes potentielles et des domaines d'amélioration.
Gestion des risques à travers le cycle de vie des actifs
InvGate Asset Management prend en charge la gestion de l'ensemble du cycle de vie des actifs informatiques, de l'approvisionnement à la mise hors service/élimination. En mettant en œuvre des fonctions de gestion des risques, telles que les règles de santé des actifs, vous pouvez appliquer des contrôles internes critiques à différents stades et prendre des décisions d'approvisionnement mieux informées.
Marquage des actifs informatiques pour le suivi
Le suivi de vos actifs est essentiel pour s'adapter à l'évolution des besoins en matière d'approvisionnement. Grâce à l'étiquetage physique et numérique des actifs informatiques, InvGate Asset Management vous permet de mettre en œuvre des mesures ITAM proactives, de rester au fait de l'ensemble de votre environnement informatique et de prévoir les remplacements à venir.
Déploiement de logiciels sans effort
Dans le domaine de l'approvisionnement informatique, le déploiement efficace de logiciels est crucial. Le déploiement de logiciels alimenté par script d'InvGate Asset Management garantit que les logiciels nouvellement acquis ou les mises à jour sont installés de manière transparente dans l'ensemble de l'organisation.
Meilleures pratiques en matière d'approvisionnement informatique
Il est clair que l'établissement d'une bonne stratégie d'approvisionnement informatique est essentiel pour les entreprises qui cherchent à améliorer leur efficacité opérationnelle.
Voici quelques-unes des meilleures pratiques en matière d'achats informatiques pour améliorer ce processus :
- Veillez à ce que votre cycle d'acquisition informatique soit aligné sur l'exercice financier de votre organisation afin de disposer de suffisamment de temps pour évaluer, planifier, acheter et déployer les actifs informatiques.
- Établir des critères clairs et précis pour la sélection des fournisseurs et rédiger un appel d'offres complet, en tenant compte de facteurs tels que la réputation, la stabilité financière et les mesures de cybersécurité.
- Mettre en place un suivi continu des performances des fournisseurs et du respect des contrats pour permettre une résolution proactive des problèmes et favoriser des relations solides et durables avec les fournisseurs.
- Adopter des solutions technologiques comme InvGate Asset Management pour rationaliser les processus, automatiser la gestion des stocks et améliorer l'efficacité de la prise de décision pour l'approvisionnement en TI.
En bref
Une stratégie informatique réussie commence par l' acquisition de biens informatiques (y compris le matériel, les logiciels et les services informatiques), en alignant les décisions financières entre les départements d'une organisation.
Voici les principaux enseignements de ce guide ultime :
- Une stratégie d'achat informatique complète est essentielle pour garantir des changements rapides sans perturbations, relever des défis tels que la prolifération des SaaS et mettre l'accent sur les audits informatiques pour assurer la conformité.
- L'alignement stratégique, l'atténuation des risques et l'optimisation des coûts figurent parmi les avantages de cette stratégie, tandis que les défis à relever concernent la budgétisation informatique, les processus d'appel d'offres et la diversification de l'inventaire.
- Une stratégie d'achat informatique améliorée comporte plusieurs étapes, telles que l'audit de l'inventaire informatique, l'évaluation des besoins, la mise en œuvre du plan, etc.
- Vous pouvez rationaliser et améliorer ce processus avec InvGate Asset Management car il fournit une visibilité financière, soutient la gestion des risques et offre une découverte et une visualisation CMDB.
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Questions fréquemment posées
Quel est le rôle de l'informatique dans l'approvisionnement ?
Dans l'approvisionnement, les TI impliquent la budgétisation, l'élaboration d'une demande de proposition (DP) pour les fournisseurs, l'analyse des perspectives, la sélection de la technologie et le contrôle de la gestion des actifs TI tout au long de son cycle de vie.
Quels sont les principaux acteurs du processus d'approvisionnement ?
Les principaux acteurs du processus d'approvisionnement sont les responsables des achats, les acheteurs, les fournisseurs, les parties prenantes des différents départements et, souvent, les professionnels de l'informatique.
Que fait un responsable des achats informatiques ?
Le responsable des achats informatiques est chargé de superviser l'acquisition de biens et de services informatiques. Son rôle consiste notamment à sélectionner les fournisseurs, à négocier les contrats, à gérer le budget et à veiller à ce que les achats informatiques soient conformes aux objectifs stratégiques de l'organisation.
Comment les achats et l'informatique peuvent-ils collaborer ?
Les services d'achat et les services informatiques peuvent collaborer en établissant des canaux de communication clairs, en alignant les objectifs stratégiques et en impliquant les services informatiques dès le début du processus de planification des achats.
Comment acquérir des services informatiques ?
L'acquisition de services informatiques implique de définir les besoins, d'identifier les fournisseurs potentiels, de lancer des appels d'offres, d'évaluer les propositions, de négocier les contrats et de gérer les relations avec les fournisseurs.
Comment définir des indicateurs clés de performance pour la passation de marchés informatiques ?
Les indicateurs clés de performance (ICP) pour les achats informatiques peuvent inclure des mesures telles que les économies de coûts, les performances des fournisseurs, le respect des contrats, la durée du cycle d'achat et la satisfaction des parties prenantes.
