Les actifs étant l'objet principal de la pratique de gestion des actifs informatiques, il est essentiel, pour en tirer pleinement parti, d'aller plus loin et de mettre en œuvre une gestion complète du cycle de vie des actifs informatiques. Il s'agit d'un processus complexe qui va de la demande du bien à sa mise au rebut. Il est donc important de concevoir et d'appliquer un plan ITAM pour s'assurer que chaque étape et chaque exigence sont prises en compte.
Pour vous aider dans ce processus, votre pratique doit être soutenue par un logiciel ITAM spécifique tel que InvGate Asset Management, qui offre plusieurs fonctionnalités pour optimiser chaque étape de la pratique de la gestion du cycle de vie des actifs informatiques (ITLAM).
Nous commencerons donc par examiner certains des principaux avantages de l'ITLAM et nous décomposerons la pratique en étapes gérables. Ensuite, nous verrons comment la mettre en œuvre dans votre organisation, ainsi que les meilleures pratiques à ne pas manquer. Enfin, nous verrons pourquoi vous devez envisager la mise en œuvre d'une solution ITAM compétente afin de tirer le meilleur parti de votre gestion du cycle de vie des actifs informatiques.
Sans plus attendre, entrons dans le vif du sujet !
Table des matières
- Définition du cycle de vie de la gestion des actifs informatiques
- Avantages du cycle de vie de l'ITAM
- Les 9 étapes du cycle de vie de l'ITAM
- Mise en œuvre d'un processus de gestion du cycle de vie des actifs informatiques (IT Asset Management Lifecycle)
- Utiliser un logiciel pour automatiser le cycle de vie de l'ITAM
Définition de la gestion du cycle de vie des actifs informatiques
La gestion du cycle de vie des actifs informatiques est le processus de gestion de l'ensemble du cycle de vie d'un actif informatique, de l'acquisition à la mise au rebut. Son objectif principal est d'optimiser la valeur et l'utilisation des actifs tout au long de leur cycle de vie, tout en minimisant les coûts, en atténuant les risques et en garantissant la conformité aux exigences réglementaires.
L'ITALM est étroitement lié à deux autres pratiques informatiques importantes : La gestion des actifs informatiques (ITAM) et, plus spécifiquement, la gestion des actifs matériels (HAM). Alors que la première se concentre sur la gestion des actifs logiciels et matériels pour s'assurer qu'ils sont correctement licenciés, utilisés et entretenus, la HAM est un sous-ensemble de l'ITAM qui traite distinctement des actifs matériels d'une organisation, y compris leur acquisition, leur déploiement, leur maintenance et leur élimination.
Mais ITALM va au-delà de ces deux pratiques : elle adopte une approche holistique pour gérer les actifs informatiques tout au long de leur cycle de vie, de la planification et de l'acquisition à la mise au rebut et au déclassement (plus d'informations à ce sujet ci-dessous, nous le promettons !).
5 avantages du cycle de vie de la gestion des actifs informatiques
L'adoption de la gestion du cycle de vie des actifs informatiques peut offrir plusieurs avantages à votre organisation, car elle permet de suivre les actifs informatiques de manière complète et intégrée.
Voici les principaux avantages :
- Amélioration de la visibilité des actifs - La gestion du cycle de vie des actifs informatiques offre une vue d'ensemble des actifs informatiques d'une organisation, ce qui permet aux équipes informatiques de suivre et de gérer leurs actifs de manière plus efficace. Ceci est essentiel pour assurer la conformité réglementaire, réduire les risques de sécurité et optimiser l'utilisation des actifs.
- Réduction des coûts - ITALM aide les organisations à réduire les coûts en optimisant l'utilisation des actifs, en minimisant les achats et les remplacements inutiles, et en évitant les pénalités associées à la non-conformité.
- Efficacité accrue - La gestion du cycle de vie complet de vos actifs permet de rationaliser les processus de gestion générale. Cela peut inclure l'automatisation de tâches telles que le suivi des actifs, la maintenance et la mise au rebut, libérant ainsi le personnel informatique pour qu'il se concentre sur d'autres tâches essentielles.
- Meilleure gestion des risques - En gérant les actifs de manière plus structurée et intégrée, les entreprises peuvent réduire la probabilité de violation des données et garantir la conformité avec les réglementations en vigueur.
- Amélioration de la prise de décision - En fournissant aux équipes informatiques des données pertinentes tout au long du cycle de vie, elle leur permet de prendre des décisions fondées sur des données.
- Amélioration de la satisfaction des clients - En veillant à ce que les actifs informatiques soient correctement entretenus, disponibles et sécurisés, les clients sont plus satisfaits.
Les 9 étapes de la gestion du cycle de vie des actifs informatiques
Il est maintenant temps d'apprendre comment démarrer la gestion du cycle de vie des actifs informatiques. Le processus peut être organisé en neuf étapes clés qui prennent en compte l'ensemble du cycle de vie d'un bien.
Voici un aperçu détaillé de chacune d'entre elles.
1. Demande de biens
La première étape commence lorsqu'un employé demande du matériel par l'intermédiaire du service d'assistance. N'oubliez pas de veiller à ce que les demandes de matériel soient faites de manière organisée et contrôlée, afin que chaque demande soit traitée aussi rapidement et convenablement que possible.
Il est important que ce processus soit aligné sur le budget et les activités de planification de la gestion des actifs informatiques de l'organisation.
L'intégration d'InvGate Asset Management avec InvGate Service Management - qui, soit dit en passant, est un processus simple et rapide - offrira la possibilité de créer des flux de travail pour l'ensemble de ce processus, qui comprend des fonctions d'automatisation dans les deux solutions.
2. Acquisition
L'étape de l'acquisition, comme son nom l'indique, correspond au moment où l'organisation achète, loue ou acquiert un bien. Elle doit s'assurer qu'ils sont obtenus de manière rentable.
Pour ce faire, il est très utile de mettre en place un processus d'acquisition bien défini et de documenter la valeur et l'amortissement de l'actif sur InvGate Asset Management. N'oubliez pas d'inclure toutes les variables dans le calcul, comme la valeur périphérique, qui peut être l'assistance, la maintenance, etc. C'est la clé du calcul du coût total de possession d' un bien.
3. Biens en
Une fois que vous avez acquis le bien et que vous l'avez reçu du fournisseur, n'oubliez pas de le vérifier et de lui apposer une étiquette afin de l'identifier.
Il existe plusieurs façons d'ajouter un bien à votre inventaire dans InvGate Asset Management :
- Installer un agent
- L'ajouter manuellement
- Importer un modèle de fichier .xlx
Une fois votre inventaire terminé, utilisez InvGate Asset Management pour créer et attacher des codes QR. De cette façon, vous pouvez les scanner pour accéder au profil des biens dans votre instance et vous assurer que le matériel est comptabilisé et suivi tout au long de son cycle de vie.
4. Assurance qualité
Au cours de cette étape, vous devez vérifier si le bien est adapté à son usage ; cela signifie qu'il doit répondre aux exigences en matière d'utilité et de garantie. Ce processus nécessite un processus de test bien défini, aligné sur le plan de gestion des actifs informatiques de l'organisation. S'il doit être envoyé à la garantie, n'oubliez pas de modifier l'état du bien.
Avec la fonction de gestion des contrats d'InvGate Asset Management, ce processus est simple, car vous pouvez lier les accords à d'autres éléments de configuration (CI) pour voir rapidement si leur garantie est respectée.
5. Déploiement
L'installation et la configuration d'un logiciel dans le matériel correspondant sont essentielles pour assurer son bon fonctionnement et sa maintenance. InvGate Asset Management vous permet d'installer, de configurer et de mettre à jour des logiciels simultanément sur plusieurs ordinateurs ou serveurs.
Grâce à sa fonction de déploiement de logiciels, vous pouvez automatiser le processus en créant des scripts à exécuter sur plusieurs ordinateurs en même temps. En outre, il offre des intégrations natives avec plusieurs bureaux à distance pour faciliter l'accès à n'importe quel ordinateur surveillé.
6. Support BAU
Au cours de la phase de support BAU (Business as Usual), vous devez fournir un support continu pour le bien via des pratiques standard de gestion des incidents, afin de vous assurer qu'il est disponible et qu'il fonctionne correctement pour les employés qui en ont besoin. Ajoutez les contrats correspondants à votre inventaire et automatisez les notifications relatives à la gestion du cycle de vie du logiciel.
7. Maintenance
Une maintenance régulière est nécessaire pour que les biens matériels fonctionnent de manière optimale et pour prolonger leur durée de vie. Cela comprend à la fois la maintenance proactive, comme les mises à jour programmées, et la maintenance préventive, ainsi que la maintenance réactive pour résoudre des problèmes ou des pannes inattendus.
Pour maintenir ce processus continu, les règles de santé et les étiquettes intelligentes d'InvGate Asset Management sont la meilleure option. Alors que les premières vous montrent l'état de santé des actifs surveillés, les secondes sont automatiquement assignées aux actifs qui répondent aux conditions de l'étiquette.
8. Retraite
Lorsque les biens matériels approchent de la fin de leur durée de vie utile, ils doivent être mis hors service de manière contrôlée. Il s'agit de déterminer le meilleur plan d'action, comme la vente ou le don du matériel, et de s'assurer que toutes les données sensibles sont effacées en toute sécurité avant que le matériel ne quitte l'organisation.
Vous pouvez automatiser les notifications pour vous rappeler quand un actif atteint un certain nombre d'années ou d'utilisation, et changer l'état et la propriété de l'actif une fois qu'il est mis hors service.
9. Mise au rebut
Une fois que vous avez décidé qu'un matériel doit être mis hors service, vous devez également vous assurer qu'il est correctement mis au rebut. Dans une optique de développement durable, il s'agit de s'assurer que les matériaux dangereux sont éliminés conformément aux réglementations locales et que les matériaux recyclables sont correctement recyclés. Pour cette étape, vous devez également vous demander s'il existe des données confidentielles à prendre en compte. Enfin, vérifiez si le bien peut être vendu ou donné, car cela aura un impact positif sur son coût de possession.
Mise en œuvre d'un processus de gestion du cycle de vie des actifs informatiques
La mise en œuvre d'un processus de gestion du cycle de vie des actifs informatiques peut être une entreprise complexe, mais elle est essentielle pour que les organisations gèrent efficacement leurs actifs informatiques. Voici quelques étapes pour aider les entreprises à mettre en œuvre un processus de gestion du cycle de vie des actifs informatiques :
- Définir la portée - Cela comprend l'identification des types d'actifs qui seront gérés, les parties prenantes impliquées et toutes les exigences réglementaires ou de conformité qui doivent être respectées. N'oubliez pas qu'avec InvGate Asset Management, vous pouvez créer des champs et des CI personnalisés.
- Établir les rôles et les responsabilités - Une fois le champ d'application défini, il est important d'établir des rôles et des responsabilités clairs pour toutes les personnes impliquées dans le processus de gestion du cycle de vie des biens informatiques. Il s'agit notamment de déterminer qui sera responsable de chaque étape du processus et qui sera chargé de la gestion et de la supervision globales du processus.
- Élaborer des politiques et des procédures - Cespolitiques et procédures devraient inclure des directives relatives aux demandes et aux acquisitions de matériel, à l'étiquetage et au suivi des actifs, à l'assurance qualité, au déploiement, à la maintenance, à la mise hors service et à l'élimination des actifs. N'oubliez pas d'établir des règles de santé pour vous assurer que vos biens respectent ces politiques.
- Choisirun outil de gestion du cycle de vie des biens informatiques - Choisissez un outil qui répond aux besoins de votre organisation et qui peut s'intégrer aux systèmes informatiques existants. InvGate Asset Management peut vous aider à chaque étape du cycle de vie des biens, et possède en outre des fonctions supplémentaires qui répondront à vos besoins pour l'ensemble du processus ITAM.
- Former le personnel - Une fois que vous avez sélectionné les politiques, procédures et outils adéquats, il est tout aussi important de former votre personnel à la manière de les utiliser. Cette formation doit porter sur les processus de demande et d'acquisition de matériel, le suivi et l'étiquetage des actifs, l'assurance qualité, le déploiement, la maintenance, le retrait et la mise au rebut.
- Déployer le processus - Une fois le programme pilote terminé et les ajustements nécessaires effectués, il est temps de mettre en œuvre le processus de gestion du cycle de vie des actifs informatiques à l'échelle de l'entreprise. Assurez-vous
- que l
- 'ensemble du personnel connaît le processus, qu'il a accès aux outils et ressources nécessaires et que le processus est suivi de manière cohérente.
- Contrôler et évaluer - Contrôlez le processus de gestion du cycle de vie des actifs informatiques de manière continue et évaluez son efficacité. Il s'agit notamment de suivre les indicateurs de performance clés de l'ITAM qui veillera à ce que le processus soit ajusté et amélioré au fil du temps afin de garantir une gestion aussi efficace que possible des actifs informatiques.
L'intégration d'un cadre comme IMACD - Installation, Déplacement, Ajout, Changement et Mise au rebut - peut encore améliorer vos efforts de gestion des actifs informatiques. L'IMACD fournit une approche structurée pour gérer chaque étape du cycle de vie des actifs, garantissant ainsi que vos actifs sont gérés efficacement du début à la fin.
4 Meilleures pratiques de gestion du cycle de vie des actifs informatiques
Maintenant que vous savez comment mettre en œuvre la gestion du cycle de vie des actifs informatiques, n'oubliez pas qu'il existe des pratiques exemplaires à suivre :
- Établir des politiques et des procédures claires - Élaborer un ensemble complet de politiques et de procédures qui décrivent l'ensemble du processus de gestion du cycle de vie des biens informatiques, de l'acquisition à la mise au rebut. Cela garantira la cohérence et la normalisation de la gestion des actifs informatiques dans l'ensemble de l'organisation.
- Utiliser un logiciel de gestion des actifs - La mise en œuvre d'InvGate Asset Management en tant que solution logicielle ITAM peut aider à rationaliser et à automatiser l'ensemble du processus de gestion du cycle de vie des actifs informatiques, en suivant et en surveillant les actifs informatiques en temps réel tout au long de leur cycle de vie.
- Réaliser des audits informatiques réguliers - La réalisation d'audits internes réguliers des actifs matériels et logiciels permet d'identifier les divergences ou les erreurs dans les enregistrements des actifs. Cela permettra à votre organisation de disposer d'un inventaire précis de ses actifs informatiques.
- Former les employés - Veillez à ce que tous les employés soient formés au processus et à ce qu'ils comprennent leur rôle et leurs responsabilités. Cela permettra de s'assurer que les actifs informatiques sont gérés efficacement et que tout le monde suit les mêmes procédures.
Utiliser un logiciel pour automatiser la gestion du cycle de vie des actifs informatiques
Comme nous l'avons déjà mentionné, un logiciel ITAM spécifique est votre meilleur allié pour vous aider tout au long du processus de gestion du cycle de vie des actifs informatiques.
Lorsqu'il s'agit d'automatiser, InvGate Asset Management vous offre plusieurs fonctionnalités pour entreprendre ce processus :
- Règles de santé - Les règles de santé des actifs sont des paramètres d'état des actifs qui sont déterminés par le degré de criticité de l'état de l'actif. Cela dépendra de la conformité réglementaire de votre entreprise. Elles sont personnalisables et fonctionnent avec un code couleur : le vert signifie que vos appareils sont sûrs, le jaune qu'il y a un avertissement et le rouge que vos appareils sont dans un état critique.
- Étiquettes intelligentes - Vous pouvez créer des étiquettes en définissant certaines règles qui seront automatiquement attribuées aux actifs qui les respectent. Elles sont très utiles pour réduire les temps d'arrêt des équipements, car elles vous permettent de détecter un problème ou un changement dès qu'il se produit.
- Automatisation - Cette fonction permet de créer des règles et des déclencheurs qui répondent à des actions particulières. Elle offre un large éventail de possibilités : des notifications par courrier électronique à la modification des champs d'un bien.
Principaux enseignements
Lagestion du cycle de vie des actifs informatiques est un cadre complet permettant de gérer les actifs informatiques d'une organisation tout au long de leur cycle de vie, qui commence par leur acquisition et se termine par leur mise au rebut. Lorsqu'elle est mise en œuvre de manière efficace, elle peut aider votre organisation à :
- Réduire les coûts.
- Optimiser l'utilisation des actifs.
- Garantir la conformité avec les réglementations obligatoires.
- Améliorer les performances globales et la fiabilité de son infrastructure informatique.
Une mise en œuvre réussie doit comprendre à la fois un processus bien défini dès le départ, avec des étapes, des rôles et des responsabilités clairement définis, et l'utilisation de l'outil ITAM adéquat pour soutenir votre travail.
À chaque étape, vous pouvez compter sur InvGate Asset Management en tant que logiciel ITAM.
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Questions fréquemment posées
Un plan de gestion des risques inclut-il le cycle de vie des actifs informatiques ?
Un plan de gestion des risques doit inclure la gestion du cycle de vie des actifs informatiques en tant qu'élément clé, car les actifs informatiques peuvent entraîner divers risques pour une organisation, tels que des failles de sécurité, des pertes de données et des violations de la conformité.
Quels sont les trois principaux types de gestion des actifs ?
Les trois principaux types de gestion des actifs sont la gestion des actifs matériels (HAM), qui se concentre sur la gestion des actifs physiques tels que les ordinateurs et les serveurs, la gestion des actifs logiciels (SAM), qui gère les licences de logiciels, et la gestion des services informatiques (ITSM), qui est axée sur les services informatiques et veille à ce qu'ils répondent aux besoins de l'organisation.
Quelle est la première étape du cycle de vie des actifs informatiques ?
La première étape du cycle de vie des biens informatiques est celle de la demande de matériel, au cours de laquelle un employé demande le matériel par l'intermédiaire du service d'assistance. Il s'agit de recueillir des informations sur les besoins en matériel, telles que le type d'équipement, la quantité et le délai de livraison.
