La gestion des licences logicielles (SLM) est un aspect essentiel de la gestion des actifs informatiques (ITAM). Les organisations dépendent fortement des applications logicielles pour leurs fonctions quotidiennes. Cependant, la gestion des différents modèles de licences et le respect des exigences de conformité nécessitent une bonne organisation, des connaissances en la matière et un outil compétent.
La gestion efficace des licences logicielles est le moyen d'y parvenir. Pour comprendre comment la mettre en œuvre, nous expliquerons dans cet article ce qu'elle implique, son champ d'application, ses meilleures pratiques et les fonctionnalités indispensables. Nous verrons ensuite comment InvGate Asset Management peut être votre meilleur allié au cours du processus.
Que vous commenciez à explorer cette pratique ou que vous cherchiez à améliorer vos méthodes existantes, cet article vous fournira des informations précieuses et des conseils pratiques.
Alors, plongeons dans cet article et débloquons les connaissances dont vous avez besoin pour maîtriser l'art de la gestion des licences logicielles !
Qu'est-ce que la gestion des licences logicielles ?
La gestion des licences logicielles est le processus qui consiste à suivre, contrôler et gérer efficacement l'utilisation et la distribution des licences logicielles au sein d'une organisation. Elle implique leur gestion systématique, la garantie du respect des accords de licence, l'optimisation de l'utilisation des logiciels et la minimisation des risques juridiques et financiers potentiels associés aux violations.
Cette pratique englobe tous les aspects de l'octroi de licences de logiciels, y compris l'acquisition, le déploiement, le suivi, la maintenance et le retrait des contrats de logiciels. Cela signifie qu'il s'agit de maintenir un inventaire précis des licences, de suivre leur utilisation et de veiller au respect des termes et conditions.
La gestion du cycle de vie des logiciels est étroitement liée à deux autres disciplines : La gestion des actifs logiciels (SAM) et la gestion des actifs informatiques. La gestion des actifs informatiques (ITAM) est chargée de gérer tous les actifs informatiques au sein d'une organisation. Cela comprend la gestion du cycle de vie des actifs informatiques du matériel, des logiciels et des autres ressources technologiques. La gestion des actifs logiciels (SAM) est incluse dans la gestion des actifs informatiques et englobe en particulier la gestion des actifs logiciels.
La pratique se concentre principalement sur la garantie de trois éléments :
1. La conformité des licences
Veiller à ce que l'utilisation des logiciels au sein de l'organisation respecte les termes et conditions définis dans les accords de licence. Cela implique de surveiller l'utilisation, de suivre les droits et d'éviter l'utilisation de logiciels non autorisés ou sans licence.
2. Optimisation des coûts
Maximiser la valeur des investissements en logiciels en optimisant l'utilisation des licences et en minimisant les dépenses inutiles. Il s'agit notamment d'identifier les licences inutilisées ou sous-utilisées et de les réaffecter à d'autres utilisateurs ou services, ainsi que de négocier des accords favorables avec les fournisseurs.
3. Atténuation des risques
Réduire les risques juridiques et financiers associés à la non-conformité et à l'utilisation non autorisée des logiciels. En tenant des registres précis et en effectuant des audits réguliers des logiciels, les organisations peuvent identifier et rectifier tout problème de conformité potentiel avant qu'il ne se transforme en litige juridique ou en pénalité financière.
Types de licences logicielles
Il existe différents types de licences logicielles, chacun ayant ses propres conditions. En outre, il convient de mentionner que les différents fournisseurs de logiciels proposent généralement des modèles de licence spécifiques pour leurs produits.
Néanmoins, voici quelques licences couramment rencontrées :
1. Licence nominative
Également appelée licence basée sur l'utilisateur, elle est liée à une personne ou à un compte spécifique. Seul l'utilisateur désigné est autorisé à accéder au logiciel. Ce type de licence convient aux organisations qui ont besoin de contrôler l'accès de chaque utilisateur et qui souhaitent suivre l'utilisation par utilisateur.
2. Licence simultanée
La licence simultanée permet à un nombre déterminé d'utilisateurs d'accéder au logiciel et de l'utiliser simultanément. Le nombre d'utilisateurs pouvant accéder au logiciel en même temps est limité dans chaque cas. Cette catégorie de licence est avantageuse pour les organisations qui disposent d'un grand nombre d'utilisateurs et qui doivent contrôler le nombre maximum d'utilisateurs simultanés autorisés.
3. Licence d'accès client (CAL)
Cette licence permet aux appareils clients ou aux utilisateurs d'accéder à un logiciel serveur spécifique. Elles sont couramment utilisées dans les environnements basés sur des serveurs, tels que Microsoft Windows Server, où chaque appareil client ou utilisateur a besoin d'une licence d'accès client (CAL) distincte pour y accéder. Elles peuvent être attribuées par utilisateur ou par appareil, en fonction du modèle de licence.
Principaux avantages de la gestion du cycle de vie des logiciels
La gestion efficace des actifs logiciels et l'optimisation de leur utilisation apportent aux organisations de nombreux avantages :
1. Réduction des coûts de la gestion du cycle de vie des logiciels
En ayant une visibilité sur l'acquisition et l'utilisation des licences, les entreprises peuvent les répartir efficacement entre les différents secteurs et négocier plus efficacement avec les fournisseurs, ce qui se traduit par une réduction du budget et des déchets.
2. Valeur pour les clients et les employés de la gestion des licences logicielles
La gestion des licences logicielles garantit que les logiciels sont disponibles pour les bons utilisateurs lorsqu'ils en ont besoin, ce qui améliore la productivité et l'efficacité, réduit les temps d'arrêt et accroît la satisfaction.
3. Réduire la complexité de la gestion des licences logicielles
La gestion d'une gamme variée de licences logicielles peut s'avérer complexe et chronophage. En normalisant l'utilisation des logiciels dans l'ensemble de l'organisation, vous pouvez simplifier ce processus en réduisant la diversité des logiciels au sein de l'organisation. Avec moins de variations logicielles à gérer, votre équipe peut fournir une assistance et un dépannage plus efficaces, réduisant ainsi les temps d'arrêt et améliorant les performances informatiques globales.
Comment gérer les licences logicielles avec InvGate Asset Management
Mais comment faire tout cela ? InvGate Asset Management est un logiciel de gestion des actifs informatiques qui vous permet de gérer efficacement vos licences logicielles tout au long de leur cycle de vie. L'outil vous donne une vue complète de l'ensemble de votre environnement informatique et de ses relations, ainsi qu'un accès clair à toutes les informations sur vos actifs, y compris les licences.
Voyons comment vous pouvez rationaliser le processus de SLM :
1. Créez votre inventaire logiciel avec InvGate Asset Management
La première étape consiste à créer un inventaire complet de vos licences et contrats de logiciels, ainsi que des actifs auxquels ils sont liés. Vous pouvez installer un agent sur vos ordinateurs pour suivre les logiciels qui y sont installés ou les importer manuellement dans InvGate Asset Management.
2. Construisez votre approvisionnement en licences avec InvGate Asset Management
Associez des contrats avec des titres de logiciels individuels, des utilisateurs, des ordinateurs et des emplacements sur InvGate Asset Management. Cela permettra une gestion efficace du cycle d'achat et de soutien pour chaque application, car vous aurez une meilleure vue de l'utilisation et du cycle de vie du logiciel.
3. Cartographier votre CMDB avec InvGate Asset Management
En cartographiant les contrats et les logiciels dans la base de données de gestion des configurations d'InvGate Asset Management, vous pouvez obtenir une meilleure visibilité dans les relations des environnements informatiques complexes. Ceci est essentiel pour les logiciels qui sont liés à de nombreux actifs dans votre infrastructure.
4. Suivre l'utilisation des logiciels avec InvGate Asset Management
En installant des agents sur chaque machine, vous obtiendrez un comptage des logiciels en temps réel et des informations précises et à jour sur l'utilisation des logiciels. Utilisez ces données en temps réel pour surveiller l'utilisation des licences, identifier les domaines potentiels de réduction des coûts et détecter toute lacune ou divergence dans l'utilisation.
5. Automatiser les processus et les étiquettes intelligentes
Les fonctions d'automatisation, l'étiquetage intelligent et les notifications d'InvGate Asset Management vous aideront également à rester au courant de l'état de vos licences. Définissez des notifications pour alerter votre équipe lorsque les licences approchent de leurs limites, assurant des actions opportunes pour prévenir les violations de conformité ou les pénuries de licences.
Configurez des étiquettes intelligentes qui classeront automatiquement les licences en fonction d'attributs personnalisables, facilitant ainsi le suivi et la création de rapports.
Le rôle d'un gestionnaire de licences logicielles dans votre organisation
Le gestionnaire de licences logicielles joue un rôle essentiel dans la gestion des actifs logiciels et la garantie de la conformité. Qu'il s'agisse d'une personne ou d'un outil, le gestionnaire de licences logicielles supervise le cycle de vie des licences, de l'acquisition au retrait. Il contrôle l'attribution, suit l'utilisation et veille à ce que la conformité des licences soit maintenue conformément aux accords conclus avec les fournisseurs de logiciels.
Dans les grandes entreprises, le gestionnaire de licences logicielles travaille en étroite collaboration avec les équipes informatiques afin d'intégrer le logiciel de gestion des licences à d'autres outils tels qu'une CMDB. Cette intégration fournit une vue d'ensemble des actifs logiciels, permettant un meilleur suivi de l'utilisation des licences logicielles dans plusieurs départements ou régions.
Meilleures pratiques en matière de gestion des licences logicielles
Outre l'utilisation de ces fonctionnalités, les meilleures pratiques en matière de gestion des licences logicielles vous aideront à optimiser la pratique ITAM de votre organisation :
1. Certification de la gestion des licences logicielles
L'obtention de certifications SLM, telles que Certified Software Asset Manager (CSAM ) ou Certified IT Asset Manager (CITAM), valide et met en valeur vos connaissances et vos compétences en matière de processus SLM, de politiques et de normes industrielles, garantissant que vous êtes qualifié en la matière.
2. Base de données de gestion des licences logicielles
Le maintien d'une base de données ou d'un référentiel centralisé de gestion des licences logicielles est essentiel pour disposer d'une source unique de vérité pour la gestion des licences logicielles. Avec un inventaire unifié, vous pouvez facilement y parvenir avec InvGate Asset Management, et fournir à votre organisation des données d'acquisition et d'utilisation, des renouvellements rationalisés, et une CMDB pour surveiller le cycle de vie des licences et assurer la conformité.
3. Politique de gestion des licences logicielles
Le développement d'une politique complète de gestion des licences logicielles établit des directives et des procédures claires pour la gestion des licences logicielles au sein de l'organisation. N'oubliez pas de tenir compte de l'ensemble du cycle de vie et de communiquer clairement à toutes les personnes concernées l'accès à ces règles.
4. Automatisation des demandes
L'automatisation des demandes de logiciels disponibles et l'existence d'une option de demande générique pour rationaliser le processus d'acquisition de logiciels permettent de réduire le gaspillage, d'unifier la fourniture de logiciels et de répondre efficacement à la demande des clients. La meilleure façon d'y parvenir est d'intégrer votre logiciel ITSM à votre outil ITAM, comme InvGate Service Management et InvGate Asset Management.
5. Audits réguliers et optimisation
La réalisation d'audits logiciels réguliers et d'exercices d'optimisation permet de s'assurer que tout fonctionne comme il se doit et vous prépare à d'éventuels audits externes. . En analysant les données relatives à l'utilisation des logiciels et en alignant les licences sur les besoins réels, vous pouvez optimiser la distribution des licences, éviter les achats inutiles et réduire les risques potentiels.
Éviter les achats inutiles de logiciels grâce à l'optimisation des licences
L'un des plus grands défis auxquels les entreprises sont confrontées est l'achat de logiciels inutiles en raison d'un manque de visibilité sur leurs licences logicielles existantes. De nombreuses entreprises finissent par acheter des licences dont elles n'ont pas besoin, soit parce qu'elles n'ont pas connaissance des licences sous-utilisées, soit parce qu'elles n'ont pas mis en place de système de suivi de l'utilisation des licences.
En utilisant des outils de gestion des licences logicielles, vous pouvez identifier les licences sous-utilisées et les redistribuer au sein de votre organisation, éliminant ainsi le besoin d'achats supplémentaires. Cela permet non seulement d'économiser de l'argent, mais aussi de s'assurer que vos ressources logicielles sont utilisées de la manière la plus efficace possible.
Des audits et des rapports réguliers de votre logiciel de gestion des licences vous aideront à comprendre les schémas d'utilisation réels de votre organisation et à prendre des décisions éclairées concernant l'acquisition de nouveaux logiciels.
Fonctions indispensables d'un logiciel de gestion des licences
Comme nous l'avons vu plus haut, vous avez besoin de certains éléments pour rationaliser votre gestion des licences. En particulier, il existe neuf fonctionnalités incontournables d'un logiciel de gestion des licences:
- Établissement de relations - La possibilité d'associer des licences à des utilisateurs, des ordinateurs ou des sites spécifiques permet de suivre avec précision l'attribution et l'utilisation des licences. Elle permet aux organisations d'aligner les licences sur les parties prenantes appropriées, en garantissant la responsabilité et l'attribution des coûts.
- Suivi financier - Les capacités intégrées de suivi financier permettent aux organisations de surveiller les coûts et l'affectation du budget.
- Software Metering - Pour surveiller et mesurer l'utilisation des logiciels, identifier les licences sous-utilisées, optimiser l'allocation des licences et prendre des décisions éclairées concernant l'acquisition et le renouvellement des licences.
- Normalisation - Les fonctionnalités de normalisation permettent de standardiser les noms, les versions et les attributs des logiciels dans l'ensemble de l'organisation, contribuant ainsi à maintenir des données propres et cohérentes pour une gestion et un reporting précis.
- Gestion des contrats - Pour faciliter le suivi des licences, la surveillance de la conformité et la négociation.
- Étiquetage intelligent - La catégorisation dynamique vous permet d'attribuer et de gérer les licences en fonction d'attributs ou d'étiquettes personnalisables, ce qui améliore la visibilité des licences, permet des recherches rapides et simplifie la gestion des licences en fonction de critères spécifiques, tels que les types de logiciels, les droits d'utilisation ou les modèles de licence.
- Notification et automatisation - Pour permettre des actions prédéfinies basées sur des déclencheurs, rationaliser les flux de travail et réduire les efforts manuels.
- Déploiement et création de scripts - Pour automatiser les processus de déploiement, appliquer les configurations de licence et maintenir la cohérence des licences sur l'ensemble du réseau.
- Intégration CMDB - Pour disposer d'une vue globale des actifs logiciels, de leurs relations et de leurs dépendances au sein de l'infrastructure informatique.
Gestion de la conformité des licences logicielles
La gestion de la conformité des licences logicielles implique diverses stratégies visant à garantir le respect des accords de licence et à atténuer les risques juridiques et financiers.
- Utilisation de fonctions de mesure des logiciels pour surveiller l'utilisation des logiciels et empêcher le dépassement du seuil des licences détenues. Mise en place de procédures contrôlées d'installation des logiciels afin d'empêcher l'installation d'applications dont l'entreprise n'est pas propriétaire ou pour lesquelles elle ne possède pas de licence en bonne et due forme. Réaliser des audits internes pour évaluer la conformité des licences dans l'ensemble de l'organisation, identifier les écarts et mettre en œuvre des mesures pour garantir la conformité.
- Mettre en place des tableaux de bord en temps réel pour suivre quotidiennement les indicateurs ITAM utiles et agir sur toute anomalie dès qu'elle est détectée.
Bien que cela puisse sembler compliqué, la gestion de la conformité peut être facilement réalisée avec les fonctionnalités indispensables que nous avons mentionnées ci-dessus, et fournies par InvGate Asset Management. Par exemple, vous pouvez activer des étiquettes intelligentes pour catégoriser les logiciels en fonction des attributs de licence, et contrôler les procédures d'installation. Ou vous pouvez créer des tableaux de bord personnalisables pour suivre les KPI qui vous intéressent le plus, tout en automatisant des rapports périodiques pour effectuer des audits internes.
Exploiter les solutions de gestion des licences logicielles pour assurer la conformité
L'utilisation d'une solution de gestion des licences logicielles permet à votre organisation de rester en conformité avec les accords de licence et de réduire le risque de sanctions juridiques. Ces solutions vous permettent d'automatiser de nombreux aspects de la gestion des licences, depuis le suivi de l'utilisation jusqu'à l'alerte concernant les renouvellements de licence à venir.
Une bonne solution de gestion des licences logicielles fournit également un tableau de bord qui vous donne une vue d'ensemble de vos actifs logiciels, de vos modèles de licence et de votre statut de conformité. En centralisant les données relatives aux licences et en automatisant les processus, il devient beaucoup plus facile de gérer tous vos actifs logiciels et de maintenir la conformité, même si votre environnement logiciel devient de plus en plus complexe.
En conclusion
La gestion des licences logicielles permet aux entreprises de minimiser les risques et de maximiser la valeur de leurs investissements logiciels. Elle leur permet de maintenir un inventaire centralisé des licences, de surveiller l'utilisation et d'identifier les possibilités de réduction des coûts.
N'oubliez pas qu'il s'agit d'un processus permanent qui nécessite un suivi, une évaluation et une adaptation continus pour suivre l'évolution des environnements logiciels et des modèles de licence.
Pour commencer à mettre en œuvre votre stratégie de gestion des licences logicielles, demandez un essai gratuit de 30 jours de InvGate Asset Management !
Foire aux questions (FAQ)
1. Pourquoi la gestion des licences logicielles est-elle importante ?
La gestion des licences logicielles est essentielle pour garantir le respect des contrats de licence logicielle, optimiser l'utilisation des actifs logiciels et atténuer les risques. En utilisant un outil robuste de gestion des licences logicielles, les organisations peuvent suivre toutes leurs licences logicielles, assurer la rentabilité et éviter les problèmes juridiques découlant de la non-conformité.
2. Qu'est-ce que le processus ITIL de gestion des licences logicielles ?
Le processus de gestion des licences logicielles ITIL comprend le suivi des licences logicielles, la gestion des contrats de licences logicielles, le contrôle de l'utilisation et l'assurance du respect des accords de licences logicielles.. Il aide les organisations à rationaliser l'acquisition de logiciels, à maximiser l'utilisation des actifs et à garantir la conformité avec les normes industrielles.
3. Que fait un gestionnaire de licences logicielles ?
Un gestionnaire de licences logicielles - qu'ils'agisse d'une personne ou d'un outil - est chargé de superviser la gestion des licences logicielles. Il suit l'utilisation des logiciels, veille au respect des réglementations en matière de licences et optimise les licences afin de réduire les coûts. Des outils populaires, tels que InvGate Asset Management ou Snow License Manager, offrent des fonctions d'automatisation de ces tâches.
4. Comment gérer les clés de licence logicielle en toute sécurité ?
Pour gérer des clés de licence symétriques sécurisées, vous devez utiliser un outil de gestion des licences logicielles qui centralise le stockage des clés, fournit un accès basé sur les rôles et automatise les audits. Le suivi de l'utilisation des licences est également essentiel pour garantir la conformité et prévenir l'utilisation abusive des licences logicielles.
5. Quelle est la différence entre la propriété des logiciels et les licences logicielles ?
La propriété d'un logiciel fait référence à l'achat d'une copie du logiciel, tandis qu'un accord de licence de logiciel vous donne le droit d'utiliser le logiciel dans des conditions spécifiques. Dans la plupart des cas, vous n'êtes pas propriétaire du logiciel, mais vous avez le droit de l'utiliser sur la base du modèle de licence.
6. Les licences de logiciels sont-elles considérées comme des actifs ?
Oui, les licences de logiciels sont classées comme des actifs incorporels et peuvent être gérées au moyen d'un outil de gestion des actifs logiciels. Le suivi des licences existantes, des coûts et de l'utilisation est essentiel pour optimiser les investissements logiciels de l'organisation et garantir le respect des accords de licence.
7. Une licence logicielle peut-elle être une immobilisation ?
Bien que les licences de logiciels soient des actifs incorporels, elles ne sont pas considérées comme des actifs fixes comme le matériel. Elles relèvent plutôt de la catégorie plus large de la propriété intellectuelle ou des actifs incorporels, en particulier lorsqu'il s'agit de gérer des licences propriétaires ou des licences du domaine public.
8. Comment puis-je suivre l'état des licences logicielles de mon organisation ?
En utilisant un tableau de bord des licences ou un outil de gestion des licences logicielles comme InvGate Asset Management, vous pouvez surveiller l'état des actifs logiciels, suivre les dates d'expiration et vous assurer que toutes vos licences logicielles sont à jour. Ces outils peuvent également vous alerter en cas de licences inutilisées ou de problèmes de conformité potentiels.
9. Quelles sont les meilleures pratiques de gestion des licences logicielles ?
Les meilleures pratiques comprennent la réalisation d'audits réguliers des logiciels, l'utilisation d'un outil de gestion des actifs logiciels pour suivre l'utilisation et garantir la conformité, et l'optimisation des dépenses en logiciels par la réaffectation des licences inutilisées. En outre, l'intégration de la gestion des relations avec les fournisseurs permet de faciliter les négociations et les renouvellements.
10. Quelle est la différence entre un contrat de licence d'utilisateur final et une licence de logiciel ?
Un contrat de licence d'utilisateur final (CLUF) est un contrat juridique entre le fournisseur du logiciel et l'utilisateur, qui précise comment le logiciel peut être utilisé. Une licence de logiciel, quant à elle, fait référence à l'autorisation réelle accordée par le vendeur d'utiliser le logiciel dans des conditions spécifiques décrites dans l'accord de licence.
