Rapports sur la gestion des actifs informatiques : 10 rapports pour améliorer votre stratégie ITAM

Lesrapports sur la gestion des actifs informatiques sont essentiels pour que les agents puissent planifier leur stratégie ITAM de manière plus détaillée. Les rapports fournissent des informations précieuses qui vous permettent de prendre des décisions éclairées et d'identifier les domaines à améliorer. En les exploitant, vous pouvez comprendre en profondeur l' infrastructure informatique de votre organisation et les coûts associés, ce qui vous permet de maximiser les dépenses et les performances informatiques.

Il est courant de rester bloqué dans la boucle quotidienne sans prendre le temps de s'arrêter et d'analyser les faiblesses éventuelles. Ainsi, pour faire du reporting ITAM une habitude, vous devez disposer d'un logiciel spécifique qui peut vous aider dans ce processus. InvGate Asset Management offre un ensemble de fonctionnalités, y compris un module de reporting, qui vous aidera à tirer le meilleur parti de votre gestion des biens.

Voyons cela de plus près.

Avantages et défis du reporting ITAM

Les rapports ITAM collectent, analysent et présentent les données relatives aux actifs informatiques de manière organisée et claire. Ses avantages sont évidents :

• Visibilité accrue - Une bonne compréhension de la performance des actifs vous permet de planifier à l'avance, d'identifier les domaines d'amélioration et de prendre des décisions mieux informées.
  
  
• Amélioration de la conformité - Le reporting ITAM vous aidera à respecter les normes de conformité, tout en réduisant le risque de pénalités financières et de conséquences juridiques potentielles.
  
  
• Réduction des coûts - En analysant régulièrement la performance des actifs, vous pouvez rapidement identifier les opportunités de réduction des coûts et optimiser les coûts informatiques.
  
  
• Satisfaction des clients - Grâce à des rapports précis et actualisés, vous pouvez offrir aux utilisateurs un meilleur service et une meilleure assistance.

En même temps, il y a quelques défis associés que vous devez prendre en compte :

• Collecte des données - Les actifs informatiques couvrent un large éventail de catégories. La collecte et la consolidation de données provenant de sources multiples peuvent s'avérer difficiles. InvGate Asset Management offre la possibilité de créer un inventaire unifié et à jour et de résoudre facilement ce défi.
• Garantir l'exactitude des informations - Des informations inexactes ou obsolètes peuvent conduire à de mauvaises décisions, il est donc essentiel de garantir que les données que vous utilisez sont à jour. La surveillance de vos appareils informatiques avec l'agent InvGate garantit que vos données sont toujours à jour.
  
  
• Manque d'outils - Avec les bons outils, il est plus facile de collecter, d'organiser et de faire des rapports sur vos actifs informatiques. Évitez d' avoir votre inventaire informatique dans Excel ou d'autres outils qui ne sont pas spécifiquement conçus pour l'ITAM. Ces outils peuvent sembler pratiques au départ, mais ils finiront par vous retarder à long terme.
  
  
• Consommation de temps - La mise en place d'un système de reporting ITAM peut prendre du temps dans les organisations de toutes tailles, assurez-vous donc que vous disposez de suffisamment de temps pour le faire.

Création de rapports avec InvGate Asset Management

La création de rapports devrait être facile, rapide et intuitive, surtout si vous avez déjà tout votre inventaire informatique situé dans InvGate Asset Management.

Si c'est votre cas, tout ce que vous avez à faire est d'exécuter une requête de vos biens et ensuite de l'exporter. Dans la barre de recherche, introduisez le type de bien et les filtres que vous souhaitez appliquer.

Disons que vous voulez voir combien et quels Chromebooks sont affectés. Allez dans la barre de recherche et appliquez les conditions suivantes :

• Biens > Le statut est Attribué
• Biens > Type est Chromebook

Vous obtiendrez alors une liste de tous les biens et de leurs détails. Vous pourrez également accéder facilement à un tableau de bord dans lequel vous pourrez définir d'autres filtres, ainsi qu'à un résumé du coût total du bien.

Vous pouvez enregistrer ce rapport ou le télécharger pour le partager avec d'autres personnes.

10 cas d'utilisation des rapports de gestion des actifs informatiques

Maintenant que vous connaissez les bases du reporting ITAM, examinons quelques-unes des situations les plus courantes dans lesquelles il est utilisé. Bien que chaque organisation ait ses propres besoins et exigences, et que les rapports doivent pouvoir s'y adapter, voici quelques-uns des rapports les plus courants que les agents analysent pour améliorer leur stratégie ITAM.

1. Nombre de types d'appareils liés à un problème

Les problèmes liés à un modèle d'ordinateur ou à une catégorie d'appareil spécifique sont extrêmement fréquents. Parfois, il peut s'agir d'un lot d'ordinateurs qui a tendance à présenter un problème commun. Pour décider de la marche à suivre, la première étape consiste à établir un rapport sur le nombre d'appareils concernés. Ensuite, il faut les suivre et agir. Aussi simple que cela puisse paraître, vous serez surpris du nombre de fois où vous utiliserez ce type de rapport.

2. Nombre de types d'appareils pour les finances

Les services financiers s'intéressent au coût des actifs de l'organisation. Ils connaîtront probablement, par exemple, le montant total investi dans un certain type de CI, leur risque total et la dépréciation de leur valeur, toujours en rapport avec le nombre d'appareils.

Ce type de rapport est généralement exécuté périodiquement et partagé avec un utilisateur externe. Vous devrez donc les générer d'une manière conviviale pour que les personnes non techniques puissent y accéder et les lire facilement.

3. Appareils par emplacement

Il est extrêmement important de savoir où se trouve chaque appareil . Cela peut servir à retrouver une machine, à planifier une mise en œuvre ou à savoir qui possède un certain matériel. En outre, les équipes d'assistance informatique peuvent les utiliser à leur avantage lorsqu'il s'agit d'appliquer des politiques sur plusieurs sites.

4. Actifs par état

Il peut arriver que vous ayez besoin d'une vue d'ensemble de tous les actifs dans un état spécifique. L'exécution d'un rapport sur le nombre et le type d'appareils affectés, en réparation, en stock ou mis hors service est donc très utile. Il vous aidera à

• Identifier et prévenir les problèmes avant qu'ils ne surviennent.
• S'assurer que les actifs sont utilisés correctement et efficacement.
• Contrôler l'intégrité de vos actifs, suivre leurs performances et détecter toute irrégularité.
• Planifier à l'avance l'acquisition ou le remplacement d'actifs à l'avenir.

5. Nombre de licences inutilisées

La gestion des licences nécessite de nombreux rapports. Le premier rapport relatif aux licences qu'il convient d'exécuter est le décompte des licences inutilisées. Il se peut que vous ayez acquis plusieurs licences pour une proposition, puis que vous vous soyez rendu compte que les gens utilisent un autre logiciel ou que l'équipe n'a pas besoin de ce nombre de licences en même temps.

6. Utilisation des licences

Parfois, vous ne disposez que d'un nombre limité de licences à attribuer et vous devez savoir si elles sont utilisées. Vous pouvez exécuter un rapport pour voir qui a utilisé une certaine licence et combien au cours des 7 et 30 derniers jours.

7. Coût des licences

Vous devez également savoir combien d'argent vous avez investi dans les licences. Cela peut inclure le suivi des dépenses liées aux coûts récurrents, tels que la maintenance des logiciels et les renouvellements de licences. Grâce à ce rapport, vous saurez quelle part de votre budget informatique est consacrée aux licences logicielles et si leur valeur est égale ou supérieure à vos attentes. En outre, il vous aidera à planifier plus précisément l'avenir.

8. Versions par titre/fournisseur

Il est essentiel de savoir quelle version vous utilisez pour réduire les risques de sécurité et effectuer la gestion des correctifs. Les exigences, les lois et la conformité sont susceptibles d'être modifiées. Exécutez un rapport qui montre quelles versions de logiciel ou de matériel (et leur fournisseur) sont liées à un titre spécifique. Ce type de rapport est également souvent utilisé pour les processus d'audit des logiciels .

9. Contrats par état

Pour les logiciels en particulier, ce sont les contrats et leur état qui déterminent la validité d'une licence. Il est donc essentiel d'avoir une vue d'ensemble de l'état de chaque contrat. Ce rapport vous montre tous les détails de l'accord, tels que la date d'expiration, le fournisseur, le client et toute autre information dont vous pourriez avoir besoin.

10. Contrats arrivant à échéance

La création d'un rapport sur les contrats arrivant à échéance est indispensable. Il vous permettra de savoir quand les contrats arrivent à échéance et que la licence doit être renouvelée ou remplacée. Vous éviterez ainsi les mauvaises surprises et les coûts inattendus.

Meilleures pratiques en matière de reporting ITAM

Pour réussir, voici quelques bonnes pratiques à suivre en matière de reporting ITAM :

• Centraliser vos données - Le fait de centraliser toutes vos données sur les actifs vous permettra d'y accéder et de les analyser plus facilement.
  
  
• Mettre en place des rapports automatisés - L'automatisation de vos rapports ITAM vous permettra d'économiser du temps et des efforts, vous permettant de vous concentrer sur d'autres tâches. Avec InvGate Asset Management, vous pouvez configurer des rapports programmés à exécuter périodiquement.
  
  
• Vérifier l'exactitude - Il est essentiel d'avoir des données correctes et mises à jour. Assurez-vous de vérifier régulièrement l'exactitude de vos informations sur les biens et d'identifier toute erreur.
  
  
• Établir des points de référence - Définissez des indicateurs clés de performance pour toutes vos catégories d'actifs afin de pouvoir facilement comparer les performances de chacune d'entre elles. Cela vous aidera à identifier les domaines d'amélioration et à prendre des mesures.
  
  
• Exploiter les notifications et les alertes - Personnalisez vos notifications et vos alertes afin de réagir rapidement aux problèmes potentiels. Le fait de savoir quand vos contrats sont sur le point d'expirer, par exemple, améliorera la façon dont vous les gérez.
  
  
• Partager les rapports - Il y aura toujours d'autres parties intéressées par les rapports ITAM. Avec InvGate Asset Management, vous pouvez les exporter et les partager avec qui vous voulez.
  
  
• Tirerle meilleur parti des données en direct - Assurez-vous que vous utilisez des données en direct pour une prise de décision précise. Les fonctions de découverte ou d'agent d'InvGate Asset Management permettront aux appareils de votre organisation de produire des rapports en temps réel.

Points clés à retenir

Un accès clair et simple aux rapports sur tous vos actifs informatiques est essentiel pour la gestion de toute organisation. Pour en tirer le meilleur parti, veillez à centraliser vos données, à automatiser les rapports et à en vérifier l'exactitude. Il est également important de définir des notifications et des alertes, de partager les rapports avec d'autres parties si nécessaire et de comparer différents rapports pour prendre de meilleures décisions.

N'oubliez pas de revoir régulièrement vos licences, car les contrats changent et les licences doivent être renouvelées ou remplacées. Vous éviterez ainsi les surprises et les coûts inattendus.

En suivant ces conseils et pratiques, vous pouvez rester au fait de vos rapports ITAM et prendre de meilleures décisions concernant votre gestion des actifs informatiques.

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Questions fréquemment posées

Que dois-je rapporter sur la gestion des actifs informatiques ?

Vous devriez établir des rapports sur tous les actifs informatiques liés à votre organisation : appareils, licences, contrats, et plus encore. Cela vous permettra de savoir quels sont les domaines à améliorer et d'identifier les tendances, entre autres.

Quels sont les trois principaux résultats attendus de la gestion des actifs informatiques ?

Les trois principaux résultats de la gestion des actifs informatiques sont un inventaire précis, la conformité aux réglementations et l'optimisation des coûts. Un inventaire précis vous permettra de disposer de toutes les données nécessaires pour prendre des décisions éclairées. Le respect des réglementations permet d'éviter tout problème juridique. L'optimisation des coûts vous permettra d'économiser de l'argent en utilisant mieux vos ressources.

Quels sont les indicateurs clés de performance pour la gestion des actifs informatiques ?

Les indicateurs clés de performance pour la gestion des actifs informatiques dépendent des besoins spécifiques de votre organisation. Il peut s'agir par exemple de la valeur totale, du risque, de la dépréciation, de l'utilisation des licences (7 ou 30 derniers jours), des dates de renouvellement des contrats, etc. Ces indicateurs doivent être mis en place pour vous aider à comparer les performances des différentes catégories d'actifs.