En el competitivo panorama empresarial actual, las capacidades de adaptación y cambio resultan esenciales. La transformación de procesos de negocio o BPT (business process transformation) representa una evolución fundamental en la forma en que operan las organizaciones. También facilita la adopción de la innovación. Este enfoque implica la superación de los métodos tradicionales.
Alineada con la Gestión del Cambio, una práctica fundamental dentro de la Gestión de Servicios de IT (ITSM), la transformación de procesos de negocio ayuda a implementar y mantener las modificaciones de forma organizada y eficiente.
Esta guía explora las estrategias esenciales para lograr el éxito en estos procedimientos, de modo de optimizar los resultados empresariales y sentar las bases para el éxito a largo plazo.
¿Qué es un proceso de transformación en los negocios?
La transformación de procesos de negocio consiste en reimaginar cómo funcionan las operaciones de una organización para lograr mejores resultados. En lugar de optimizar los procedimientos existentes, este enfoque los redefine y reestructura, en pos de una mayor eficiencia y capacidad de respuesta a las cambiantes demandas empresariales.
Se trata de un método fundamental para las estrategias de transformación digital, ya que alinea a las personas, la tecnología y la cultura para alcanzar nuevos niveles de productividad y adaptabilidad.
Conexión con la Gestión de Procesos Empresariales
El BPT se enmarca en el ámbito más amplio de la Gestión de Procesos Empresariales (BPM - Business Process Management), una disciplina centrada en la evaluación y optimización continuas de los procedimientos del negocio.
Mientras que la BPM garantiza que los procesos individuales se ajusten a los objetivos organizacionales, la transformación de procesos de negocio va más allá mediante la reingeniería de los flujos de trabajo y la introducción de nuevos procedimientos según sea necesario.
Como parte de una transformación empresarial más amplia, la BPT ayuda a las organizaciones a alcanzar sus objetivos estratégicos proporcionando un enfoque estructurado del cambio.
¿Qué es un Sistema de Gestión de Procesos de Negocio (BPMS)?
¿Cómo llevar a cabo una exitosa transformación de procesos de negocio?
1. Identificar la necesidad del cambio
A menudo, las organizaciones poseen procesos ineficaces u obsoletos que limitan sus posibilidades para alcanzar nuevos objetivos de negocios. Cuestiones como los costos elevados, la prolongación del plazo de comercialización y la disminución de la satisfacción del cliente ponen de manifiesto la necesidad de una transformación.
Luego, es menester realizar un análisis exhaustivo de los procedimientos existentes e identificar las áreas de mejora.
Sin embargo, también surgen desafíos en este proceso, como la resistencia al cambio, el escaso compromiso de los empleados y la complejidad de integrar las nuevas tecnologías.
2. Preparar la transformación
Para alcanzar el éxito en la transformación de procesos de negocio es fundamental establecer objetivos claros e indicadores clave de rendimiento (KPIs), como la reducción de costos, la conversión de los clientes y la mejora de la performance empresarial.
Estas métricas no sólo hacen un seguimiento del progreso, sino que también validan que los esfuerzos del proceso se alinean con los objetivos estratégicos más amplios.
Por ejemplo, si una empresa tiene como meta reducir el tiempo que demora la aprobación de las facturas o elevar la experiencia del cliente, puede implementar un sistema que agilice los flujos de trabajo de datos del cliente.
3. Involucrar a las partes interesadas y crear un equipo de colaboración
Para sortear las dificultades respecto a los empleados, la iniciativa de transformación requiere de su participación y de la creación de un equipo multidisciplinario. Además, hay que involucrar en la toma de decisiones a los líderes de los departamentos, como IT, operaciones y Recursos Humanos en pos de una comprensión global del impacto del cambio.
Al fomentar la colaboración, las empresas crean un proceso más inclusivo y solidario, abordando la posible resistencia y empoderando a los empleados para que contribuyan al éxito de la iniciativa.
4. Diseñar y aplicar la iniciativa
Rediseñar los procesos empresariales básicos
Tras realizar un análisis exhaustivo de los procesos empresariales de modo de evaluar los flujos de trabajo actuales e identificar los puntos débiles mediante una metodología estructurada de transformación de procesos de negocio, las empresas rediseñarán dichos flujos.
Cada fase de la iniciativa debe ser documentada, desde los procesos existentes hasta los nuevos requerimientos tecnológicos, de modo de garantizar una transición fluida.
Por ejemplo, un nuevo proceso para la gestión de la cadena de suministro podría incluir el seguimiento automatizado de los pedidos, lo cual reduciría los retrasos y elevaría la satisfacción del cliente.
Automatizar y mejorar los procesos
La automatización de los procesos desempeña un papel importante en el éxito de la transformación, al reducir las tareas manuales, aumentar la eficiencia operativa y reducir los costos.
Mediante la integración de plataformas de transformación digital, las organizaciones agilizarán los procedimientos con herramientas de automatización inteligentes.
Ya se trate de la gestión de datos de los clientes o de la aprobación de las facturas, la automatización permite a los empleados centrarse en tareas de alto impacto, lo cual conlleva un incremento de la productividad y un impulso del valor empresarial.
¿Cómo superar los desafíos de la transformación empresarial?
1. Gestionar el cambio para minimizar las interrupciones
La Gestión del Cambio es esencial para mantener el impulso de los esfuerzos de transformación y evitar las interrupciones.
Un sólido plan define funciones, responsabilidades y una estrategia de comunicación para garantizar que todos los miembros del equipo permanezcan alineados con los objetivos del proceso.
Un compromiso proactivo y una hoja de ruta clara también ayudan a manejar las interrupciones del servicio en un entorno que está cambiando.
2. Mejorar el compromiso de los empleados para reducir la resistencia
La inclusión y el compromiso de los empleados es un factor crítico para el éxito de la transformación, porque aceptarán los cambios positivamente.
Técnicas como la retroalimentación, los controles periódicos y la formación en nuevas tecnologías contribuyen a reducir la resistencia y a capacitar a los trabajadores.
El aumento de la productividad no sólo mejora la satisfacción individual, sino que también aumenta la eficiencia general, lo cual impulsa a elevar el rendimiento de la empresa.
Medición del éxito de una BPT
1. Definir los indicadores clave de rendimiento
Desde el principio es fundamental establecer los KPIs para que las organizaciones evalúen objetivamente el éxito de la transformación de procesos de negocio. Las métricas pueden incluir el rendimiento financiero, el ahorro de costos y la eficiencia operativa.
El seguimiento de estos indicadores a lo largo de cada etapa del proceso permite a las empresas supervisar el progreso, adaptar las estrategias según sea necesario y asegurar que los resultados se alineen con los objetivos de éxito a largo plazo.
2. Monitorear y optimizar en forma continua
La transformación no termina una vez que se implementan los procesos; el monitoreo y la optimización permanentes son necesarios para mantener el progreso.
Dicha supervisión constante permite a las organizaciones realizar ajustes graduales, de modo de asegurar que los procedimientos sigan siendo eficaces a medida que evolucionan los requerimientos empresariales.
Por ejemplo, el seguimiento de la productividad de los empleados y de las métricas de satisfacción de los clientes proporciona información sobre el impacto de los nuevos procesos en el rendimiento general de la empresa.
Consejos para implementar y mantener la transformación
1. Empezar poco a poco con una iniciativa de transformación específica
Un enfoque por fases facilita la transición a una transformación a gran escala. Al comenzar con una iniciativa más pequeña y manejable, las organizaciones tienen la posibilidad de refinar sus métodos y abordar los posibles desafíos.
Por caso, la implementación de una plataforma de transformación digital para manejar tareas específicas, como la automatización del procesamiento de datos de los clientes, facilita la recopilación de los comentarios, la realización de mejoras y el escalamiento a otras soluciones a medida que la organización se siente más cómoda con el proceso.
2. Capacitar a los empleados para el éxito continuo
Una de las formas más eficaces de mantener la transformación es dotar a los empleados de las herramientas y la formación necesarias para seguir innovando.
Sí usan soluciones y automatizaciones sin código se apropiarán más fácil de los procesos empresariales, fomentando una cultura de mejora continua.
Así, los trabajadores empoderados son más productivos, obtienen una mayor satisfacción laboral y contribuyen activamente a la consecución de los objetivos estratégicos.
3. Superar los desafíos operativos y estructurales
Alinear la estructura organizacional a los nuevos procesos
La implementación de los nuevos procesos implica una evaluación y, si es necesaria, una modificación de la estructura organizacional.
El reajuste de los equipos para que se adapten mejor a los flujos de trabajo modificados garantiza que los procesos fluyan sin problemas entre los departamentos.
Esta alineación minimiza los cuellos de botella, reduce las redundancias y crea un entorno que fomenta la colaboración eficaz.
Gestionar los riesgos y la gobernanza
La introducción de nuevos procesos suele conllevar riesgos, especialmente si requiere integrar varias unidades de negocio o datos de los clientes.
Un marco sólido de Gestión de Riesgos proporciona directrices para identificar, evaluar y mitigar dichas amenazas, garantizando que las iniciativas de transformación se desarrollen de forma óptima.
Complementariamente, una estructura clara de gobernanza mantiene el cumplimiento, salvaguarda la integridad de los datos y asegura que los procesos respondan a los requisitos de la empresa.
10 pasos para crear un plan de Gestión de Riesgos
4. Aprovechar la tecnología
Adoptar las herramientas de transformación digital
Las herramientas de transformación digital proporcionan la base para el éxito de la iniciativa de BPT, al permitir la automatización de los procesos, la mayor visibilidad de los datos y la facilitación de la colaboración interdepartamental.
Ya sea con la automatización inteligente o el análisis de información de los clientes, estas tecnologías optimizan los flujos de trabajo, mejoran la satisfacción e impulsan mejores resultados empresariales.
Integrar las opiniones y los datos de los clientes
Las necesidades de los clientes fomentan muchas iniciativas de transformación, por lo que es esencial incorporar sus datos y opiniones.
Mediante el análisis de las métricas de satisfacción del usuario, las tasas de conversión y los comentarios, las organizaciones pueden ajustar los esfuerzos de transformación de procesos de negocio para abordar los puntos débiles y crear una experiencia más centrada en el consumidor.
Una empresa que alinea estas iniciativas con las necesidades del cliente aumenta la fidelidad, incentiva la confianza y, en última instancia, eleva el rendimiento empresarial.
Puntos clave para el éxito a largo plazo
Mantener un seguimiento y una adaptación constantes
La transformación de procesos de negocio no termina con su implementación; sino que requiere el monitoreo y la adaptación periódicas para mantener las mejoras.
Mediante la revisión continua de los indicadores clave de rendimiento y el perfeccionamiento de los procesos, las organizaciones se adaptarán a los nuevos desafíos y sabrán aprovechar las oportunidades emergentes.
En definitiva, este enfoque mantiene a las empresas ágiles, así como su alineación con los objetivos más amplios del negocio.
Crear una cultura de mejora continua
Una transformación exitosa de los procesos empresariales establece una cultura de innovación y mejora. El incentivo a los empleados para que busquen formas nuevas y eficientes de trabajar garantiza que la organización siga siendo resiliente y competitiva.
Pero primero es menester facultar a los equipos para que contribuyan a la optimización continua de los procesos para lograr un mayor compromiso de los trabajadores, una mayor satisfacción de los clientes y un mejor rendimiento financiero.
Conclusión
La transformación de procesos de negocio redefine la forma en que las organizaciones abordan la eficiencia, la satisfacción del cliente y la resiliencia operativa.
Al centrarse en objetivos clave, fomentar el compromiso de los empleados y aprovechar las herramientas de transformación digital, las empresas pueden lograr un alto impacto que se alinee con los objetivos estratégicos a largo plazo.
Si bien el proceso presenta ciertos desafíos, con el enfoque adecuado, las empresas crearán un cambio duradero que empodere a los trabajadores, satisfaga a los usuarios y posicione al negocio para un éxito sostenido.
La adopción de la BPT permite a las organizaciones seguir siendo competitivas, contar con capacidad de respuesta y estar preparadas para las demandas futuras. Con un esfuerzo constante y un enfoque en la innovación, cualquier empresa puede liberar el potencial de transformación para alcanzar nuevas cotas de productividad y rentabilidad.
Preguntas frecuentes
1. ¿Qué es la transformación de procesos de negocio?
La transformación de procesos de negocio implica la reingeniería y reestructuración de los flujos de trabajo para mejorar la eficiencia y alcanzar nuevos objetivos empresariales. A diferencia de la Gestión de Procesos Empresariales (BPM), que se centra en optimizar y manejar procedimientos individuales, la BPT adopta un enfoque más integral al rediseñar los procesos para alinearlos con los objetivos estratégicos y las metas de transformación digital.
2. ¿Cómo identifico si mi empresa necesita una transformación de procesos?
Primero analiza los procesos actuales para detectar ineficiencias o desalineaciones con los objetivos empresariales. Si los flujos de trabajo existentes son obsoletos, excesivamente complejos o costosos; o si la satisfacción del cliente y la productividad se están resintiendo, llegó el momento de una transformación. Algunos indicadores comunes son los costos elevados, la lentitud en la comercialización y el bajo compromiso de los empleados.
3. ¿Qué papel desempeña la automatización en la BPT?
La automatización es crucial en la transformación de procesos de negocio, ya que reduce las tareas manuales, minimiza los errores y mejora la eficiencia operativa. Además, los empleados pueden centrarse en actividades de alto impacto, lo cual conlleva una mejora de la productividad y el impulso de los resultados empresariales.
4. ¿Cómo las empresas pueden gestionar la resistencia al cambio durante la transformación?
Para la gestión de la resistencia es necesaria la adopción de una comunicación proactiva, la participación de las partes interesadas y la creación de un plan claro de Gestión del Cambio. En efecto, hay que involucrar a los empleados haciéndoles partícipes de la toma de decisiones, recabando su opinión y ofreciendo formación para los nuevos procesos.
5. ¿Qué son los KPIs para medir el éxito de una transformación de procesos empresariales?
Los KPIs ayudan a medir la eficacia de las iniciativas de transformación. Entre los más comunes se encuentran la reducción de costos, la mejora del rendimiento financiero, el aumento de la productividad de los empleados, la satisfacción del cliente y la eficiencia operativa. El seguimiento de estos parámetros y la supervisión constante del progreso garantizan que los esfuerzos de la iniciativa cumplan los objetivos estratégicos.
