Los profesionales se enfrentan a muchos problemas en la Gestión de Inventarios Tecnológicos. Aunque los inconvenientes de un registro tradicional coinciden en algunos aspectos con los IT, lo cierto es que la administración de activos informáticos es totalmente diferente.
Nosotros lo sabemos muy bien porque ayudamos a cientos de organizaciones a dar claridad a sus entornos tecnológicos con InvGate Asset Management. Desde laptops perdidas hasta shadow IT y licencias de software dispersas, todos estos obstáculos son reales, pero (aquí está la buena noticia) resultan manejables utilizando el enfoque correcto.
En este artículo, desglosamos los desafíos en la Gestión de Inventarios IT y te mostraremos cómo superarlos.
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Los desafíos en la Gestión de Inventarios IT que son más habituales
La Gestión del Inventario IT conlleva un conjunto de obstáculos, que presentamos en las próximas líneas. Para facilitar la lectura, clasificamos la información en una secuencia lógica, empezando por los inconvenientes con la visibilidad, luego los gaps en el seguimiento y la propiedad, y finalmente los riesgos más amplios.
Además de desplegar los problemas en la Gestinòn de Inventarios, profundizamos en la forma en que éstos afectan la capacidad para administrar eficazmente los activos tecnológicos.
1. Visibilidad de los activos limitada
La raíz de la mayoría de los inconvenientes en los inventarios es la falta de una visión completa de todos los activos (hardware, software, servicios en la nube y otros recursos informáticos).
Los equipos del área de tecnología suelen tratar con entornos fragmentados, en los que algunos dispositivos se rastrean en hojas de cálculo, otros en correos electrónicos y en muchos directamente no se hace ningún seguimiento. Esta ausencia de visibilidad centralizada dificulta la toma de decisiones inteligentes, la planificación de las compras y la respuesta ante los incidentes.
¿Cuál es el resultado? Activos perdidos, gastos innecesarios y muchas conjeturas sin una información correcta.
2. Datos inexactos u obsoletos
Aunque exista un registro de todo, eso no significa que los datos sean confiables. Por caso, una laptop puede figurar como activo, pero el empleado que aparece como propietario se marchó hace meses. O la versión del software no coincide con la que efectivamente se encuentra instalada.
Estos gaps suelen producirse cuando las actualizaciones del inventario dependen de la incorporación manual de la información o cuando los sistemas están desconectados.
Y una vez que dichos detalles son erróneos, cada decisión posterior (desde renovaciones hasta sustituciones) se impulsa desde un terreno inestable.
3. Seguimiento incoherente
Si bien el seguimiento de los activos parece sencillo, cuando existen docenas (o cientos) de dispositivos que se pasan entre los usuarios, departamentos o incluso países la tarea se vuelve muy compleja.
Sin un proceso claro y estandarizado para registrar estos cambios, esos activos se reasignan o reubican sin dejar rastro. Con el tiempo, el inventario deja de coincidir con la realidad, y los equipos de IT deben adivinar dónde se encuentran o quién los está utilizando. En consecuencia, cuando algo se rompe, desaparece o hay que sustituirlo, el proceso se convierte en una verdadera búsqueda del tesoro.
4. Shadow IT y dispositivos desconocidos
No todos los activos ingresan por la puerta principal. A menudo, los empleados llevan sus propios dispositivos, instalan herramientas no autorizadas o se conectan a servicios sin la aprobación de IT, y en ese punto el escenario se torna arriesgado.
Estos activos no rastreados, también conocidos como shadow IT, crean puntos ciegos en el inventario: el equipo no los mantiene, supervisa ni protege, lo cual significa que pueden convertirse fácilmente en espacios abiertos a filtraciones de datos o problemas de cumplimiento.
Es simple: si no se encuentra en el sistema, es imposible protegerlo. Y en IT, aquello que no sabes te termina perjudicando.
5. Propiedad y responsabilidad poco claras
Uno de los problemas en la Gestión de Inventarios Tecnológicos que es más común es desconocer quién es responsable de cada equipo, lo cual sucede cuando se lo asigna de manera informal (o no se lo asigna en absoluto).
Esto también dificulta el seguimiento de su uso, su recolección durante el offboarding o la exigencia de compromiso si desaparece un activo.
La propiedad clara, entonces, consiste en crear responsabilidades, mejorar la trazabilidad y asegurarse de que cada dispositivos o solución de IT ocupa un lugar determinado en el entorno de la organización.
6. Documentación manual
Si bien la utilización de las hojas de cálculo para la Gestión de Activos de IT es ineficiente, muchos equipos confían en ellas porque les resultan familiares y “suficientemente buenas”.
Sin embargo, el seguimiento manual es lento, propenso a errores, difícil de mantener; además de no ser escalable, carecer de automatización y dejar demasiado espacio para la pérdida de los dispositivos o soluciones tecnológicas.
Cuantos más activos gestiones, más claro lo tendrás: necesitas un sistema más inteligente.
7. Gestión del Ciclo de Vida de IT deficiente
Los activos informáticos pasan por diferentes etapas, como la adquisición, el uso, el mantenimiento y, finalmente, la eliminación.
Pero sin una Gestión del Ciclo de Vida de IT, es fácil perder la pista de la situación de cada equipo. Como consecuencia, se siguen utilizando mucho después del momento de su retiro, caducan las garantías sin saberlo y los que dejan de operar se acumulan en el depósito.
Esto conduce a un incremento en los costos y en los problemas de soporte, además de desaprovechar el potencial.
8. Falta de integración con otras herramientas
El inventario debe estar conectado con otras plataformas clave de la organización para que todo se encuentre sincronizado y ofrezca una imagen completa del estado, uso y propiedad de cada activo.
Si no se comunica con el help desk, la solución de RR.HH., el sistema de compras o el proveedor de identidades, se duplicará el trabajo y, probablemente, se perderá un contexto clave.
Además, la desconexión implica tener que ejecutar más actualizaciones manuales, incurrir en errores y contar con menos visibilidad.
9. Posibilidad de incumplimiento y escasa preparación para las auditorías
Cuando llega una auditoría, es necesario mostrar la cantidad de activos, dónde se localizan y cómo se están utilizando.
Asimismo, si el inventario está incompleto u obsoleto, el cumplimiento de las normas se convierte en una pesadilla, especialmente en sectores con regulaciones estrictas.
Por lo tanto, una óptima Gestión del Inventario de IT no solo consiste en mantenerse organizado, sino también en demostrar el control, la responsabilidad y la seguridad en cualquier instancia.
10. Riesgos de seguridad derivados de los activos no gestionados
Cada activo sin un seguimiento representa una amenaza potencial a la seguridad. Porque si no figura en el inventario, probablemente no esté parcheado, supervisado o protegido, lo cual lo convierte en un objetivo fácil.
Desde laptops no autorizadas hasta servidores olvidados, los dispositivos que no son gestionados constituyen en potenciales puntos de ingreso de malware, violaciones de datos o accesos no permitidos.
¿Cómo InvGate Asset Management ayuda a superar los problemas en la Gestión de Inventarios?
¿La buena noticia? No tienes que abordar manualmente todos los problemas en la Gestión de Inventarios: InvGate Asset Management lo hace por ti al simplificar y agilizar cada etapa, desde el descubrimiento hasta la eliminación de los activos.
Gracias a su interfaz intuitiva, sus múltiples opciones de implementación (en la nube u on-premise), su potente AI Hub (capacidades de IA) y su enfoque de automatización sin código, nuestra plataforma se adapta a tu entorno, y no al revés.
He aquí cómo ayuda:
- Visibilidad centralizada: permite crear un inventario de IT completo y único al descubrir automáticamente todo el hardware, el software y los servicios en la nube.
- Datos precisos y en tiempo real: para que esté actualizada, la plataforma realiza un seguimiento automatizado y la normalización de los datos, asegurando información consistente, clara y confiable de los activos en todos los ámbitos.
- Rastreo y propiedad estandarizados: asigna activos a los usuarios, departamentos o ubicaciones, lo cual ayuda a mantener los registros de actividad detallados para realizar un rastreo de los cambios, las transferencias y las responsabilidades a lo largo del tiempo.
- Gestión del Ciclo de Vida de IT: gracias a las reglas de automatización para la incorporación, el mantenimiento y la eliminación, supervisa cada etapa, lo cual conlleva una reducción de los costos y una extensión de la vida útil del hardware.
- Documentación automatizada: al registrarse todo en el sistema, es posible realizar un seguimiento del estado, acceder a los reportes y estar preparado para las auditorías, sin necesidad de utilizar hojas de cálculo.
- Listo para la integración: además de anexarse con InvGate Service Management, permite vincular la solución con otras plataformas y herramientas de ITSM populares, para que los datos de los activos estén siempre conectados y sean coherentes.
- Detección del shadow IT: InvGate Asset Management descubre dispositivos no autorizados en la red a través de escaneos automatizados y alertas basadas en reglas, ayudando a actuar sobre los riesgos ocultos.
- Soporte en entornos remotos: realiza el rastreo y la gestión de activos en equipos híbridos o que trabajan a distancia con total visibilidad y control, independientemente de dónde se encuentren los aparatos.
- Cumplimiento facilitado: gracias a los registros de auditoría detallados, historiales de los activos y reportes personalizables adaptados a los requisitos normativos.
- Alineación de la seguridad: al garantizar el seguimiento y el mantenimiento de todos los activos, se refuerza la posición general de la seguridad, a la vez de reducir la exposición a amenazas no supervisadas.
Reflexiones finales
Si bien la Gestión del Inventario Tecnológico conlleva sus propios desafíos, se sortean si se utilizan las herramientas y los procesos adecuados. De este modo, se puede pasar de los registros dispersos y del seguimiento manual a una visibilidad, una responsabilidad y a unos control totales.
InvGate Asset Management fue creado para hacer frente a esos problemas en la Gestión de Inventarios. Ya sea que estés lidiando con equipos remotos, te encuentras presionado por el cumplimiento o uses hojas de cálculo obsoletas, nuestra plataforma te ayudará para que tu registro te resulte simple, escalable y eficiente.
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