Estrategias y consejos para la colaboración en el digital workplace

InvGate septiembre 14, 2021

El trabajo remoto y los espacios digitales se han convertido rápidamente en la nueva normalidad. Lo que comenzó como una idea de las empresas más progresistas es ahora una estrategia de vida o muerte que tiene tanto que ver con la innovación como con la supervivencia. Pero, lo que inevitablemente sucedió es que muchas empresas aún no saben cómo abordar la colaboración en el espacio de trabajo digital. ¿Cómo se puede maximizar lo bueno y compensar lo malo? En este artículo, compartiremos algunos consejos útiles para que pueda mantenerse a la vanguardia.

Los espacios digitales están en constante evolución; Solía ​​ser engorroso y muy complejo mantener cosas como el compromiso de los empleados y la comunicación unificada. Pero ahora, la colaboración digital es más fácil, más rápida, más ágil y, sobre todo, absolutamente necesaria para competir.

Además, la colaboración en el espacio de trabajo digital bien hecha puede traer resultados finales positivos para su empresa, así como mejoras en la calidad de vida de los empleados.
  • La mayoría (hasta un 77%) informa que son más productivos con el trabajo remoto.
  • Además, hasta un 52% informa que su experiencia general es tan positiva que es menos probable que se tomen un descanso. Además, pueden trabajar donde quieran, difuminando las líneas entre el tiempo de vacaciones y el trabajo.
  • Más del 30% de los trabajadores remotos dicen que lograron más trabajo en menos tiempo.
  • El 23% informó que con gusto trabajaría más horas fuera del sitio que en el sitio.
  • Lo más importante para la colaboración digital en el lugar de trabajo: cerca del 50% dice que la comunicación no ha cambiado con respecto al trabajo en persona. Aún más, ¡muchos informaron que se mejoró por completo!

Pero, ciertamente, no es sabio apresurarse en las cosas solo porque abundan las buenas noticias. Echemos un vistazo, en primer lugar, a qué es la colaboración digital y por qué está avanzando a un ritmo tan rápido.

Los hechos concretos de la colaboración en el digital workplace

Usamos tecnología y dispositivos digitales todo el tiempo. No hace falta decir que, en 2021, su ubicuidad los ha convertido en un hecho de la vida tan aceptado que pocos, jóvenes o mayores, imaginarían la vida sin ellos.

Entonces, lo que sucede inevitablemente es que estas útiles adiciones también encuentran formas de mejorar y enriquecer la experiencia del trabajo en sí. Lo que no sorprende es que las oficinas y otros lugares de trabajo ya estén experimentando cambios radicales debido a la implementación de tecnologías en la nube, Internet y dispositivos inteligentes.

Por lo tanto, la colaboración digital se trata de crear y administrar espacios digitales productivos y centrados en el trabajo mediante el uso de la tecnología. Cualquier cosa, desde la comunicación, la colaboración, la gestión de documentos y IT, etc., está destinada a aumentar la eficiencia y promover resultados aún mejores que las "formas antiguas".

Y, sin embargo, lo que es aún más atractivo es que puede formar equipos que estén formados por lo mejor de lo mejor en cualquier ubicación geográfica o zona horaria. Al dejar de estar paralizado por estas limitaciones o costos fijos, como los campus y las enormes áreas de oficinas, puedes comenzar a pensar realmente de manera global.

Por supuesto, nada de esto ocurre en el vacío; Necesitarás el derecho a establecer una comunicación unificada mediante el uso de la herramienta de colaboración digital o la plataforma de colaboración adecuadas para que todo funcione sin problemas.

Otro factor a considerar es que no tiene que ser todo o nada con el digital workplace. Algunas empresas prefieren una forma de trabajo híbrido, con una combinación de empleados en persona y empleados completamente remotos, o una combinación de días de oficina y días remotos. Aún así, sería difícil contradecir los datos que indican que las cosas se están moviendo cada vez más hacia el trabajo remoto.

Sin embargo, todas estas cosas requieren más información sobre la naturaleza de los espacios de trabajo colaborativos. ¿Qué los hace así?

¿Qué significa que el trabajo sea colaborativo?

Hay muchos factores que hacen que la colaboración digital en el lugar de trabajo sea lo que es. Sin embargo, el simple hecho de ser remoto, o medio remoto, y dar por terminado el día no es exactamente lo que tenemos en mente. Echemos un vistazo, paso a paso, para que puedas crear una especie de lista mental de cómo debe verse la colaboración digital sólida.

Mejora la interacción del equipo

La colaboración digital puede ayudar a personas de todos los ámbitos de la vida y ubicaciones geográficas a construir una base sólida de confianza, comunicación y productividad.

¿Cómo logran esto? A través de herramientas de videoconferencia como Zoom o Skype, correo electrónico, herramientas de chat como Slack, WhatsApp, Telegram y otras. El uso juicioso de estas herramientas permite espacios de trabajo más inteligentes, más conectados y más flexibles. También significa que, independientemente de la ubicación, los equipos pueden garantizar un flujo de trabajo constante y fluido con vías de comunicación abiertas en todo momento.

Gestión sólida del conocimiento e intercambio de información

Compartimos información a través de una vasta red de aplicaciones, dominios, servidores y redes. Naturalmente, esto significa que incluso en los casos más bien intencionados, el conocimiento tiende a estar disperso. De hecho, una parte importante de la semana laboral de cada empleado (¡el 20% o más!) Se dedica a recorrer Google Drive o encontrar una memoria USB que falta con ese archivo de PowerPoint.

Por lo tanto, la sólida colaboración digital en el lugar de trabajo consiste en garantizar que se pueda acceder y compartir esta información importante de manera rápida y eficiente. El camino a seguir aquí es utilizar una solución de lugar de trabajo digital sólida en la que todos los empleados puedan iniciar sesión.

El resultado es menos tiempo perdido buscando en la nube o en los sistemas de almacenamiento físico archivos perdidos o, peor aún, contraseñas olvidadas, y más tiempo para que los empleados estén comprometidos, felices y sean productivos. Permite un lugar de trabajo unificado independientemente del lugar donde vivan los miembros de su equipo; simplemente inician sesión en un único sistema unificado y comienzan las carreras.

Mejora la ejecución empresarial de principio a fin

Es más fácil que nunca mantener a sus empleados informados en todo momento, especialmente con las tecnologías móviles. Se puede decir con seguridad que estar en una isla o en los bosques no es la excusa que solía ser.

Una plataforma de trabajo digital eficiente es la solución ideal para mantener el flujo de comunicación y la información compartida fácilmente. Los empleados pueden hablar, compartir y resolver problemas en un solo lugar, lo que permite tomar decisiones más rápidas y un trabajo más rápido y productivo. Y también significará que tu tiempo se gastará mejor donde sea necesario (haciendo una lluvia de ideas y haciendo avanzar tu negocio, y menos tratando de ponerse en contacto o de mantenerse informados entre sí de lo que sucede detrás de escena).

Otro efecto aditivo de esto es que no tiene que gastar fondos adicionales para brindar capacitación intensiva. El intercambio de conocimientos es una medida de ahorro de tiempo y costos que aumenta las métricas de productividad y eficiencia en varios dominios. En esencia, retiene el conocimiento, por lo que no se centra en las personas, sino en la organización.

Ayuda a evitar la compartimentación

Equipos, departamentos y equipos dentro de equipos; estas y muchas más subdivisiones son parte integral de las culturas corporativas de todo el mundo. Pero esta compartimentación y descentralización (la construcción de “silos organizativos”) también puede provocar que surjan problemas inesperados, como una mala comunicación entre equipos. O, peor aún, puede hacer que la mano derecha no sepa lo que está haciendo la izquierda.

Una comunicación más rápida es un trabajo más rápido y eficiente y se pierde menos conocimiento. Cualquier plataforma de colaboración que se precie puede ayudar a mejorar las relaciones entre departamentos, impulsar la comunicación, mejorar el flujo de trabajo entre equipos y aumentar la transparencia en general.

Es mejor para la productividad

Y esto es lo que más importa, ¿no? La idea de la colaboración digital en el lugar de trabajo es hacer más con menos: menos costos, menos tiempo, menos esfuerzo y menos molestias para los empleados, gerentes y propietarios. Al final, se trata de aumentar la eficiencia y la productividad.

Y sí, definitivamente funciona y puede ser una bendición para toda tu organización, independientemente de si todavía prefieres trabajar en espacios de oficina, elige una forma de trabajo híbrido o está a la vanguardia de la adopción de una organización completamente remota, como Facebook.

El objetivo final es: flujo de trabajo más eficiente, mejores relaciones entre departamentos, retención de conocimientos, acceso a la información más fácilmente, comunicación unificada y una serie de otras mejoras y soluciones a problemas tan antiguos como la idea de negocio.

Más aún, según Celerative:

“Según Global Workplace Analytics, el 95% de los empleadores encuestados dijeron que permitir el trabajo remoto ha aumentado las tasas de retención de empleados. Cuando las empresas pierden a un empleado valioso, les puede costar entre $ 10,000 y $ 30,000 en disminución de la productividad, contratación, capacitación y otros costos de nuevas contrataciones ".

digital workplace collaboration

Niveles de colaboración en el digital workplace

A continuación, dividiremos los tipos de colaboración en niveles; sin embargo, no te dejes engañar por la idea de los niveles. Cada paso es tan importante como el último, e importante para crear y preservar una estructura organizativa funcional y un flujo de trabajo óptimo.

Colaboración en equipos

Este es un tipo de colaboración muy común. Aquí, todos los miembros de un espacio de trabajo se conocen entre sí, incluidos sus roles y su impacto en otros miembros del equipo. En este caso, el jefe de operaciones es el director del proyecto o del equipo. Es su responsabilidad mantener todas las piezas en movimiento haciendo lo que deben hacer y mantener el contacto y la comunicación fluidos.

Los equipos generalmente operan por fecha límite y hacen un esfuerzo colectivo para alcanzar el mismo objetivo. Por lo tanto, cuando finaliza un proyecto, todo el equipo suele recibir elogios, en lugar de un solo miembro.

Colaboración comunitaria

En el caso de la colaboración comunitaria, todos los participantes están vinculados por un interés común. Aquí, el objetivo no es el mismo que el del equipo típico: lo que motiva a los participantes es compartir conocimientos y aprender. Todos los miembros pueden compartir información o hacer preguntas, y luego pueden llevar ese conocimiento a sus respectivos equipos.

Este tipo de colaboración digital en el lugar de trabajo es más horizontal que otros, aunque existe cierta antigüedad. La idea principal es que todos los miembros del grupo puedan colaborar y compartir conocimientos, pero, por supuesto, no significa que todos tengan que aportar la misma cantidad.

Redes

Los tipos anteriores de colaboración digital se basan en equipos y grupos discretos. Aquí, son individuos autodirigidos y motivados coordinados a través de una red. Si bien también confían en compartir su experiencia con otros miembros, no todos en la red necesariamente se conocen entre sí, y dependen de las referencias para ingresar.

Si necesitas el ejemplo por excelencia de este tipo de colaboración, no busques más allá de las herramientas de redes sociales. Allí, los miembros hacen publicaciones, publican enlaces, toman fotografías, marcan URL relevantes y resaltan cualquier información importante que pueda ayudar a los miembros.

Colaboración en la nube

La nube nos permite compartir información rápidamente y en tiempo real. En este tipo de colaboración digital en el lugar de trabajo, varios usuarios pueden iniciar sesión en el mismo sistema, acceder, leer y editar varios documentos simultáneamente. Además, los usuarios pueden tener un registro de cambios, así como quién está leyendo o editando un documento.

Por supuesto, cuanto más el trabajo remoto sea la norma, más veremos la colaboración en la nube como una realidad. Los trabajadores del espacio de trabajo digital comparten archivos grandes a través de herramientas de colaboración en la nube, y esto suele ser mucho más fácil de hacer que por correo electrónico u otros canales más restrictivos.

Colaboración interna

La mayoría de las empresas, grandes o pequeñas, pueden tener varios canales donde los equipos o miembros pueden acceder libremente a la información, hacer preguntas o interactuar entre sí. Algunos ejemplos de estos son:

Los microblogs o el contenido interno de formato breve significan para los empleados. Aquí, los miembros del equipo pueden colaborar y contribuir con el deleite de su corazón en pequeñas conversaciones.
Los foros (o BBS, como se les llamaba hace mucho tiempo), siguen siendo una forma efectiva de discutir cualquier cosa, como lo muestra la popularidad actual de sitios como Reddit.
Una wiki es una forma segura e inteligente para que una empresa tenga fácilmente un depósito de información relevante al que los miembros del equipo puedan acceder cuando sea necesario. La mayoría de las veces, una wiki requerirá un empleado, o varios, para mantener y administrar.

Video

¿Dónde estaría la colaboración digital en el lugar de trabajo sin video? Especialmente con las complicaciones provocadas por la pandemia de COVID-19, el video ha sido una herramienta poderosa y humanizadora, y una parte vital de una experiencia positiva para los empleados.

Herramientas como Zoom, Microsoft Teams y Google Workspace pueden ayudar a los equipos a configurar salas de conferencias con mucha facilidad. Cualquier sistema basado en la nube permitirá a los usuarios iniciar sesión a través del móvil, y la mayoría ni siquiera les pedirá que descarguen una aplicación externa, solo un navegador web servirá.

Con un equipo muy básico (un auricular o audífonos y una PC o teléfono móvil), todos los miembros del mismo equipo pueden comunicarse desde diferentes ubicaciones y zonas horarias, y es tan efectivo como reunirse en persona.

Alianzas estrategicas

Una forma muy común de colaboración digital es cuando dos o más empresas se unen para ayudarse mutuamente a alcanzar sus objetivos. El principio detrás de este tipo de colaboración es hacer uso de los aspectos complementarios de cada uno: uno tiene lo que el otro no tiene, y sus esfuerzos combinados los hacen más fuertes y con un mayor alcance.

Comunicación externa

Los medios de colaboración orientados hacia el exterior también son importantes. Cosas como blogs, redes sociales y tener una presencia de marca saludable son muy importantes. Es más, son formas para que las empresas "tomen la temperatura" sutilmente sobre si su mensaje está resonando en los usuarios o si tienen que hacer ajustes.

Aplicaciones para la colaboración en el digital workplace

En una publicación de blog anterior, elogiamos las mejores aplicaciones de Microsoft Teams. Allí, dijimos:

Microsoft Teams es una de las herramientas de comunicación más utilizadas por distintas empresas, organizaciones e instituciones educativas alrededor del mundo. Su interfaz simple y elegante es fácil de usar y está optimizada para incrementar la productividad. A medida que las organizaciones adoptaban la modalidad de trabajo remoto, surgió la necesidad inmediata de incorporar plataformas de colaboración para los empleados y managers. Debido a su eficacia y alto alcance, empresas de diversas industrias adoptaron con rapidez a Microsoft Teams.

¿Algunas de nuestras aplicaciones elegidas para espacios de trabajo digitales en MS Teams?
  • Trello: un planificador de estilo Kanban con tableros intercambiables y personalizables que puede usar para planificar eventos, establecer fechas límite y organizar tareas fácilmente.
  • AttendanceBot: simplifica y automatiza el seguimiento de la asistencia en su organización.
  • Polly: una aplicación de encuestas que es una forma divertida y sencilla de recibir comentarios de su equipo.
  • Power Bi: una aplicación que recopila datos de varias fuentes y ayuda a visualizarlos para obtener información empresarial.
  • MeisterTask: un administrador de proyectos y tareas que se puede agregar como una pestaña dentro de los equipos y ayuda a rastrear fácilmente los objetivos y el progreso.

Conclusión

El trabajo remoto llegó para quedarse, y la colaboración en el digital workplace es lo que lo hace más eficiente, productivo y la forma elegida de trabajar tanto para las empresas como para los empleados. Todos quieren más movilidad laboral, flexibilidad, eficiencia y un mayor retorno de la inversión (especialmente cuando se trata de sus activos de IT). ¡Pero es más fácil decirlo que hacerlo!

Implementar las ideas correctas, las prácticas correctas y las herramientas correctas para ayudar a crear un espacio de trabajo digital donde la comunicación fluya sin problemas debe ser tu prioridad número uno. Si se hace bien, y creemos que este artículo puede ayudar a orientarte en la dirección correcta, puede marcar la diferencia entre un experimento fallido y una empresa que avanza a toda máquina hacia el éxito.

Te deseamos todo lo mejor en su búsqueda para crear el espacio de trabajo digital ideal.

Prueba a InvGate cómo tu solución ITSM

Pruébalo 30 días sin costo - Sin tarjeta de crédito

Comienza ahora