El inventario fantasma se refiere a los artículos que aparecen en los registros, pero que en realidad ya no existen porque se perdieron, fueron robados o desechados, o simplemente nunca se actualizaron de forma correcta. Sea cual fuere la razón, el sistema asegura que siguen allí, aunque ya no estén.
El término suele estar más relacionado con el comercio minorista o la logística, donde es fundamental saber con exactitud el stock. Sin embargo, estos problemas también se perciben en la Gestión de Activos de IT (ITAM): de hecho, sin el cuidado adecuado, seguramente se tomen decisiones basadas en soluciones tecnológicas o equipos inexistentes.
Así que veamos en las próximas líneas qué es un inventario fantasma en ITAM, por qué se origina y cómo evitarlo.
¿Qué es un inventario fantasma?
Son activos que figuran en una base de datos o en un sistema de Gestión de Inventario que ya no se encuentran físicamente, no son utilizables o resultan inválidos, pero siguen registrados como tales. Estas discrepancias pueden deberse a ingreso de información inexacta, actualizaciones fallidas, procesos de seguimiento deficientes o fallos en el ciclo de vida de los equipos y de las soluciones de IT.
El inventario fantasma genera una visión falsa, que suele sesgar los reportes, desperdiciar los recursos y crear riesgos de incumplimiento, en especial cuando se utiliza para auditorías, presupuestos o decisiones de seguridad.
Inventario fantasma en la Gestión de Activos de IT
En el contexto de la Gestión de Activos de IT, el inventario fantasma aparece cuando dichos registros no reflejan la realidad. Y es más común de lo que se piensa, en especial en organizaciones donde se manejan manualmente los procesos, los sistemas se encuentran aislados o la supervisión del ciclo de vida es limitada.
Aquí algunos ejemplos sobre esta situación:
- Una laptop sigue marcada como “en uso”, aunque se perdió hace meses y nunca se informó sobre ello.
- Un servidor fue dado de baja, pero no se eliminó de la CMDB.
- Las licencias de software fueron asignadas a dispositivos que se borraron, vendieron o se reciclaron.
- Los dispositivos se otorgaron a empleados que dejaron la empresa y que nunca se recuperaron ni se redistribuyeron.
- Ciertas importaciones de datos fueron duplicadas o algunas herramientas automatizadas no se conciliaron correctamente.
En todos estos casos, los activos siguen “vivos” en el inventario, pero en los hechos desaparecieron, no funcionan o son irrelevantes. Y cuanto más tiempo permanecen allí, más distorsionan el registro, lo cual puede dar lugar a:
- Gastos excesivos en mantenimiento, licencias o sustituciones.
- Auditorías de IT fallidas debido a un stock inconsistente.
- Vulnerabilidades de seguridad por dispositivos no rastreados o no autorizados.
- Toma de decisiones erróneas basadas en datos inexactos.
Por eso, la detección y la eliminación del inventario fantasma es fundamental para una eficaz ITAM.
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Los 5 principales riesgos de un registro de ITAM inexistente
Al principio un inventario fantasma parece inofensivo: se trata de unos pocos registros obsoletos. Sin embargo, esos activos inexistentes suelen generar consecuencias concretas en las operaciones de IT.
En las próximas líneas enumeramos los cinco riesgos principales para tener en cuenta en este contexto.
1. Desperdicio del presupuesto en activos inexistentes
Cuando el stock incluye equipos que no se encuentran en la realidad, las inversiones se destinan a productos innecesarios. Por ejemplo, se renuevan licencias, contratos de soporte o garantías para dispositivos que ya se perdieron, se desecharon o fueron robados hace meses.
No se trata solo de un error presupuestario, es dinero que podría orientarse a actualizaciones reales o a proyectos críticos.
2. Fallos en las auditorías y problemas de cumplimiento normativo
Las auditorías se basan en registros precisos. Si éstos no coinciden con la infraestructura real, es una gran señal de alarma.
Tanto para controles internos como de cumplimiento externos, el inventario fantasma suele dar lugar a auditorías fallidas, posibles multas y muchas explicaciones para dar, especialmente en sectores altamente regulados como la salud, las finanzas o la administración pública.
3. Vulnerabilidades de seguridad
Los activos que ya no existen (pero que siguen marcados como tales) se convierten en graves puntos ciegos en la estrategia de seguridad. Quizás una laptop robada todavía tenga credenciales válidas. O un servidor fuera de servicio nunca fue borrado. Si siguen “vivos” en el sistema, pero olvidados en la realidad, se abren puertas a riesgos innecesarios.
4. Informes sesgados y consecuentes toma de decisiones erradas
La estrategia de IT es tan sólida como los datos. Cuando el registro infla el recuento de los activos, los informes pierden precisión, lo cual conduce a decisiones incorrectas sobre la planificación de la capacidad, las sustituciones o las nuevas compras.
Posiblemente los responsables piensen que están cubiertos o que, por el contrario, requieren cubrir faltantes, cuando la verdad se encuentra oculta bajo un inventario inexacto.
5. Operaciones ineficientes de IT
La búsqueda de dispositivos que ya no existen, el intento de recuperar activos durante el offboarding, la solución de problemas en endpoints que se borraron hace meses... Todo eso representa una pérdida de tiempo.
El inventario fantasma satura los sistemas, confunde los flujos de trabajo y distrae al equipo en tareas que no son críticas ni de gran impacto.
Consejos para evitar el inventario fantasma en la Gestión de Activos de IT
¿La buena noticia? El inventario fantasma no es inevitable. Con los hábitos y las herramientas adecuadas, es posible mantener los registros claros, precisos y confiables.
Aquí, seis consejos prácticos que te ayudarán a que los activos inexistentes no acechen tu entorno de IT.
1. Automatizar la detección de los activos
El seguimiento manual constituye una vía rápida hacia los errores. En consecuencia, configura plataformas de detección automatizadas, ya sean basadas en agentes, sin ellos o una combinación de ambos, para escanear la red y mantener el inventario actualizado.
Esto contribuye a garantizar que todos los equipos se encuentren contabilizados y que aquellos inactivos se marquen como tales antes de que se conviertan en un problema.
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2. Efectuar un rastreo del ciclo de vida
La Gestión de Activos Tecnológicos excede la adquisición de IT; involucra el registro de cada fase, desde su incorporación y uso diario hasta su reasignación, reparación y eliminación.
La visibilidad de todo el ciclo de vida hace que sea mucho más difícil la pérdida de un activo.
3. Integrar la plataforma de ITAM con otros sistemas
Las herramientas desconectadas generan datos desconectados. Por lo tanto, vincula tu plataforma de ITAM con tu sistema de RR.HH., help desk y software de compra, entre otros.
De este modo, eventos como la salida de un empleado o la resolución de un ticket desencadenan automáticamente cambios en el estado de los activos, y así el inventario se mantiene actualizado.
4. Realizar auditorías y conciliaciones periódicas
Incluso con la automatización, es necesario volver a verificar el inventario a través de auditorías. En consecuencia, establece instancias periódicas de este tipo (ya sean físicas o digitales) para comparar los registros de tu sistema con el estado real de tu entorno.
Estas conciliaciones permiten detectar en forma temprana los activos fantasmas y eliminarlos antes de que causen problemas.
5. Asignar una propiedad clara a cada activo
Cuando nadie es responsable de un equipo, éste se pierde. Así que asigna a cada activo una persona, departamento o función.
Esto fomenta la responsabilidad y facilita el seguimiento de los dispositivos, especialmente durante el offboarding o los traslados de oficina.
6. Estandarizar las actualizaciones del estado
Otra de las iniciativas fundamentales es definir y aplicar un proceso claro para cambiar el estado de los activos. Por ejemplo: “Retirado” significa que fue borrado y eliminado físicamente; “en reparación” implica que está temporalmente fuera de la red.
Cuanto más coherente sea la terminología y el procedimiento de actualización, menos entradas obsoletas o engañosas tendrás que gestionar en el futuro.
Reflexiones finales
El inventario fantasma no parece un problema, hasta el momento en que empieza a afectar a tu presupuesto, tus auditorías y tu capacidad para tomar decisiones inteligentes. La clave para evitarlo es contar con un sistema preciso, integrado y con un mantenimiento constante.
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