Smartmatic centralizó sus operaciones y mejoró la Gestión de Activos con InvGate

Smartmatic, líder mundial en la modernización de procesos electorales, se enfrentaba a los obstáculos habituales que experimentan las organizaciones que dependen de múltiples herramientas para la Gestión de Servicios de IT (ITSM), incluyendo costos operativos elevados, flujos de trabajo ineficaces y visibilidad limitada de todos los sistemas. 

Para subsanar estos inconvenientes y mejorar sus operaciones tecnológicas internas, a fines de 2020 la empresa se embarcó en una importante transformación, que involucró la implementación de una única solución alineada con las prácticas de ITIL, en pos de lograr más transparencia, seguridad y eficiencia.

Así fue como seleccionó las plataformas integradas de InvGate para la Gestión de Servicios y la Gestión de Activos de IT (ITAM) orientadas a consolidar sus procesos y agilizar las operaciones. Esta decisión le permitió centralizar sus datos, mejorar los flujos de trabajo y obtener información crítica para optimizar la toma de decisiones.

En este artículo exploramos sobre la forma en que Smartmatic cambió sus procesos de IT gracias a InvGate.

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Descubre cómo Smartmatic agilizó sus operaciones tecnológicas y obtuvo el control total de sus datos del inventario y de los activos.

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Acerca de Smartmatic

Smartmatic es una empresa líder mundial dedicada a la gestión y modernización de procesos electorales. Desde su fundación en 2000, procesó electrónicamente más de 6.000 millones de votos en más de 3.500 elecciones en todo el mundo. Su compromiso es ofrecer soluciones seguras, transparentes y eficientes a las autoridades electorales a nivel global.

Aumento de la eficacia y centralización de las operaciones con InvGate

Desafíos antes de implementar las herramientas de InvGate

A finales de 2020, el equipo de IT de Smartmatic reconoció la necesidad de una transformación completa. Aunque estaba equipado con múltiples herramientas de ITSM, la falta de integración entre ellas conducía a flujos de trabajo fragmentados, mayores costos e ineficiencias en la prestación de los servicios.

En ese contexto, la empresa requería una solución capaz de:

• Simplificar la implementación y la configuración.
• Integrarse perfectamente con el sistema de autenticación de usuarios basado en LDAP.
• Ofrecer capacidades como Gestión de Incidentes, seguimiento del SLA, Gestión de Activos, creación de catálogos de servicios y automatización.

En resumen, la compañía buscaba una plataforma centralizada que cumpliera con ITIL para mejorar la transparencia y la eficiencia operativa.

Cómo ayudó InvGate

Smartmatic adoptó las soluciones verificadas por ITIL de InvGate para la Gestión de Servicios y la Gestión de Activos, que le permitieron centralizar sus operaciones dentro de un único conjunto de herramientas.

El proceso de implementación incluyó:

• Base de Datos de Gestión de la Configuración (CMDB): la empresa diseñó e implementó 14 diagramas de CMDBs, con el objetivo de consolidar grandes volúmenes de datos del inventario y de activos en un sistema unificado.
• Gestión del Conocimiento: el equipo creó un portal de autoservicio y construyó una base de conocimiento de más de 200 artículos, lo cual contribuyó a reducir significativamente el número de tickets de soporte.
• Matriz de impacto y urgencia: las herramientas de InvGate también ayudaron a asignar niveles de prioridad a los incidentes. Como resultado se logró agilizar el seguimiento de los SLAs y mejorar los tiempos de resolución de los tickets.
• Automatización: se establecieron niveles de servicio claros y rutas de asignación automatizadas para optimizar los flujos de trabajo y elevar la eficiencia.

Estos cambios transformaron las operaciones de IT de Smartmatic, alineándolas con las mejores prácticas de ITIL y asegurando la escalabilidad a largo plazo.

Resultados clave de la aplicación de las soluciones de InvGate

Las soluciones de Gestión de Servicios y Gestión de Activos de IT de InvGate le permitieron a Smartmatic lograr lo siguiente:

• Operaciones centralizadas: los datos del inventario y los activos ahora se encuentran unificados a través de 14 diagramas de la CMDB que optimizan la visibilidad y la trazabilidad.
• Mayor eficiencia: los flujos de trabajo automatizados reducen los tiempos de resolución de los tickets y aumentan la productividad del equipo.
• Agilización de los procesos de asistencia: una base de conocimiento con más de 200 artículos ayuda a los empleados para que puedan resolver los problemas comunes de forma independiente, lo cual reduce el volumen de tickets.
• Mejor cumplimiento de los SLAs: la matriz de impacto y urgencia garantiza que los incidentes críticos se prioricen de forma eficaz.
• Toma de decisiones más estratégica: los datos consolidados permiten llegar a determinaciones informadas y basadas en datos sobre la Gestión de Activos y la prestación de servicios.

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